Work Smart: Using Lync 2010 with Office 2010

Henkilön yhteystietokortin ja yhteystietovaihtoehtojen tarkasteleminen Office 2010 -ohjelmassa

• Osoita henkilön tavoitettavuusilmaisinta ja napsauta sitten Näytä lisää asetuksia - painiketta. Lisätietoja on artikkelissa Yhteystietokortin käyttäminen.

Seuraavassa taulukossa kuvataan, mistä löydät Lync 2010:n tavoitettavuusilmaisimen ja yhteystietokortin Office 2010 -ohjelmissa.

Vastaa pikaviestillä

1. Valitse Outlook sähköpostinAloitus-välilehdenVastaa-ryhmässäPikaviesti.

   

2. Valitse Vastaa pikaviestillä tai Vastaa kaikille pikaviestillä.

Voit vastata pikaviestillä myös muissa Outlook sijainneissa:

• Avaa sähköpostiviestin Viesti-välilehdenVastaa-ryhmässä

• Outlook Yhteystiedot-kohdanAloitus-välilehdenViestintä-ryhmänLisää-valikossa

• Outlook Tehtävät-kohdan Aloitus-välilehden Vastaa-ryhmässä

Vastaa puhelulla

1. Valitse Outlook sähköpostinAloitus-välilehdenVastaa-ryhmässäLisää ja valitse sitten Soita.

   

2. Toimi seuraavasti:

   • Napsauta sähköpostiviestin lähettäneen henkilön nimeä tai numeroa

   • Aloita Lync 2010 -äänineuvottelu kaikkien sähköpostiviestin saaneiden kanssa valitsemalla Soita kaikille

Voit vastata pikaviestillä myös muissa Outlook sijainneissa:

• Avaa sähköpostiviestin Viesti-välilehdenVastaa-ryhmänLisää-valikossa

• Outlook Yhteystiedot-kohdanAloitus-välilehdenViestintä-ryhmänLisää-valikossa

• Outlook Tehtävät-kohdanAloitus-välilehdenVastaa-ryhmänLisää-valikossa

Yhteyshenkilön hakeminen nopeasti

• Kirjoita etsittävän yhteyshenkilön nimi Outlook Etsi yhteystieto -ruutuun. Hakutulosten luettelo tulee näkyviin heti, kun alat kirjoittaa.

Yhteystietoluettelon tarkasteleminen Outlook To-Do-palkissa

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella To-Do palkissa, valitse Asetukset ja valitse sitten Näytä pikayhteyshenkilöt tai poista sen valinta.

2. (Valinnainen) Valitse Näytä yhteystietokuva tai poista sen valinta.

Verkkokokouksen ajoittaminen

• Valitse Outlookin kalenteri valintanauhanAloitus-välilehdenOnline-kokous-ryhmässäOnline-kokous (Microsoft Outlook 2007) tai Uusi online-kokous (Microsoft Outlook 2010).

Keskusteluhistorian tarkasteleminen

• Valitse Outlook siirtymisruudussaKeskusteluhistoria-kansio. Tämä kansio sisältää tallenteen Lync 2010 -puheluista, vastaajavieseistä ja keskusteluista.

Outlook integrointiasetusten määrittäminen Lync 2010:ssä

1. Napsauta Lyncin pääikkunassa Asetukset-painiketta ja valitse sitten Henkilökohtainen.

2. Valitse Henkilökohtaisten tietojen hallinta -kohdassa joko Microsoft Exchange tai Microsoft Outlook tai Ei mitään avattavasta luettelosta.

   

   Jos valitset Microsoft Exchange tai Microsoft Outlook -vaihtoehdon, Lyncin hakutoiminto käyttää Microsoft Outlookin yhteystietoluetteloa yhteystietojen lähteenä yleisen osoitteiston lisäksi. Jos valitset Ei mitään, Lyncin hakutoiminto etsii yhteystietoja vain yleisestä osoitteistosta. Se ei käytä Windows osoitteistoa tai Outlook yhteystietoluetteloa.

3. Jos valitset vaihtoehdon Microsoft Exchange tai Microsoft Outlook, tee jokin seuraavista:

   • Jos haluat tavoitettavuustietosi automaattisesti näkyviin ollessasi kalenteriin merkityssä kokouksessa, valitse Päivitä tavoitettavuustilani kalenteritietojen perusteella ‑valintaruutu. Seuraavien asetusten avulla voit täsmentää, kuka voi nähdä nämä tiedot:

     • Jos haluat näyttää nämä tiedot Työryhmän yhteyshenkilöille, valitse Näytä kokouksen aihe ja sijainti Työryhmä-tietosuojatason yhteyshenkilöilleni ‑valintaruutu.

     • Jos haluat näyttää poissa-Office tiedot yhteyshenkilöille, valitse Näytä poissa-Office tiedot Ystävät ja sukulaiset -, Työryhmä- ja Työtoverit-tietosuojatasojen yhteyshenkilöille -valintaruutu. Poista valintaruudun valinta, jos haluat piilottaa poissa-Office tiedot kaikilta yhteyshenkilöiltäsi.

   • Jos haluat tallentaa keskusteluhistorian Outlookiin, valitse Tallenna pikaviestikeskustelut sähköpostin Keskusteluhistoria-kansiooni ‑valintaruutu. Jos poistat valintaruudun valinnan, pikaviestien historiatietoja ei tallenneta.

   • Jos haluat tallentaa puheluhistoriasi Outlookiin, valitse Tallenna puhelulokit sähköpostin Keskusteluhistoria-kansiooni ‑valintaruutu. Jos poistat valintaruudun valinnan, puhelujen historiatietoja ei tallenneta.

   • Jos haluat tallentaa yhteystiedot Microsoft Exchange Server, valitse Tallenna Lync-yhteyshenkilöt henkilökohtaiseen yhteystietokansioon Exchange-palvelimessa -valintaruutu. Jos poistat tämän valintaruudun valinnan, Lync-yhteystietoja säilytetään vain Lyncissä.

Lync-integrointiasetusten määrittäminen Outlook 2010:ssä

1. Valitse Outlook Tiedosto-välilehdessä Asetukset ja valitse sitten Yhteystiedot.

2. Valitse Online-tila ja valokuvat -kohdassa Näytä online-tila nimen vieressä tai poista sen valinta.

Sivun alkuun

Avoimen tiedoston jakaminen Tiedosto-välilehdessä

Jos haluat lähettää asiakirjasta kopion pikaviestin liitteenä, toimi seuraavasti:

1. Valitse Tiedosto-välilehdessäLähetä & Tallenna ja valitse sitten Lähetä pikaviestinä.

2. Täytä Lähetä pikaviestinä - ruudussa Vastaanottaja-, Aihe- ja Viesti-ruudut .

   

3. Valitse Lähetä pikaviesti.

Jos haluat aloittaa Lync 2010:n jakamis- ja yhteiskäyttöistunnon tiedoston kanssa, toimi seuraavasti:

1. Valitse Tiedosto-välilehdessäLähetä & Tallenna ja valitse sitten Jaa asiakirjaikkuna.

2. Täytä Jaa asiakirjaikkuna -ruudussa Vastaanottaja-, Aihe- ja Viesti-ruudut.

   

3. Valitse Jaa nyt.

Avoimen asiakirjan jakaminen Tarkista-välilehdessä

Jos haluat lähettää asiakirjasta kopion pikaviestin liitteenä, toimi seuraavasti:

1. Valitse Tarkista-välilehdenJaa-ryhmästäLähetä pikaviestinä.

   

2. Valitse Lähetä tiedosto - ikkunassa yksi tai useampi henkilö yhteystietoluettelosta tai etsi lisää yhteystietoja hakuruudusta.

3. Valitse OK.

Jos haluat aloittaa Lync 2010:n jakamis- ja yhteiskäyttöistunnon tiedoston kanssa, toimi seuraavasti:

1. Valitse Tarkista-välilehdenJaa-ryhmästäJaa nyt.

   

2. Valitse Jaa nyt -ikkunassa vähintään yksi henkilö yhteystietoluettelosta tai etsi lisää yhteystietoja hakuruudusta.

3. Valitse OK.

Sivun alkuun