Tietueiden lajitteleminen tekstin, numeeristen arvojen tai päivämääräarvojen perusteella

Huomautus:  Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .

Tietojen lajittelu on tärkeää, kun raportista tai lomakkeesta halutaan tehdä tehokas ja helposti luettava. Esimerkiksi tuoteluetteloa, jossa tuotteet ovat aakkosjärjestyksessä tai yksikköhintojen mukaisessa järjestyksessä, on paljon helpompi käyttää kuin luetteloa, jossa nimikkeet ovat satunnaisessa järjestyksessä.

Tässä aiheessa kerrotaan, kuinka tietueet lajitellaan tarkasteltaessa ja suunniteltaessa taulukkoa, kyselyä, lomaketta tai raporttia.

Artikkelin sisältö

Johdanto

Näkymän tietueiden lajitteleminen

Poista lajittelujärjestys

Lajittelujärjestyksen tallentaminen objekti

Johdanto

Monet jokapäiväisessä elämässä tarvittavat luettelot on lajiteltu valmiiksi tai voit lajitella ne haluamallasi tavalla. Kalenteri ja päivyri on järjestetty päivämäärien mukaan. Toisaalta kun etsit lentolippuja tai selailet sähköpostin Saapuneet-kansion sisältöä, voit lajitella tiedot jonkin käytettävissä olevan kentän mukaan. Voit lajitella liput hinnan, lähtöajan tai lentoyhtiön mukaan ja voit lajitella Saapuneet-kansion sisällön lähettäjän, aiheen tai päivämäärän mukaan. Lajitellun luettelon avulla käyttäjät voivat tarkistaa ja etsiä haluamansa tiedon käymättä kaikkia tietoja läpi.

Voit lajitella taulukon, kyselyn, lomakkeen tai raportin tietueet yhden tai usean kentän mukaan. Suunnittelu ei vaadi paljon aikaa, ja sinä sekä lomakkeen muut käyttäjät voivat valita, kuinka tietueet lajitellaan.

Kun esimerkiksi suunnittelet tuoteluetteloraporttia, voit valita, että tuotteet luetellaan aakkosjärjestyksessä. Järjestyksestä, jonka valitset suunnitellessasi objektia, tulee objektin oletuslajittelujärjestys. Kun käyttäjä tarkastelee kyselyä tai raporttia, hän voi lajitella tietueet haluamallaan tavalla, esimerkiksi hinnan tai toimittajan mukaan.

Huomautus: Näkymä voidaan lajitella minkä tahansa näkymässä näkyvän kentän mukaan lukuun ottamatta liitteitä tai OLE-objekteja sisältäviä kenttiä.

Voit tarkentaa tuloksia lajittelemalla tietueet useamman kuin yhden kentän mukaan. Kun lajittelet useiden kenttien mukaan, on tärkeää määrittää uloimmat ja sisimmät lajittelukentät, jotta tulokset vastaisivat toiveita. Oletetaan esimerkiksi, että haluat lajitella Yhteyshenkilöt-taulukon Etunimi- ja Sukunimi-kenttien mukaan. Jos haluat, että etunimet lajitellaan A:sta Ö:hön (tai Ö:stä A:han) jokaisen sukunimen kesken. Etunimi on sisin kenttä. Toisaalta jos haluat, että sukunimet lajitellaan jokaisen etunimen mukaan, Sukunimi on sisin kenttä. Toisin sanoen tietueet lajitellaan ensin (uloin) Sukunimi-kentän mukaan ja sitten (sisin) Etunimi-kentän mukaan.

Sisimmät ja uloimmat lajittelukentät

1. Sukunimi on uloin kenttä ja Etunimi on sisin kenttä

2. Etunimi on uloin kenttä ja Sukunimi on sisin kenttä

Lajittelujärjestyksiä käytettäessä on syytä muistaa, että luvut, teksti ja erikoismerkit lajitellaan tietokoneen kieli- ja aluekohtaisten asetusten mukaan. Jos Accessin asetukset-valintaikkunan kieli- ja aluekohtaiset asetukset eivät vastaa Ohjauspaneelissa määritettyjä asetuksia, tuloksena olevat lajittelujärjestykset eivät ehkä vastaa odotuksiasi.

Oletuskielen tai alueen tarkistaminen tai muuttaminen

Tarkista kieliasetukset Accessissa, valitse Microsoft Office-painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse sitten Accessin asetukset. Valitse Määritätarkastella tai muuttaa uuden tietokannan lajittelujärjestys -luetteloruudusta arvo. Määritä asetukseksi Yleinen , jos haluat käyttää jotakin näistä kielistä, Afrikaans, Albania, arabia, baski (baski), Bulgaria, valkovenäjä, katalaani, hollanti, englanti, fääri, Farsi, saksa standardi, kreikka, heprea, Hindi, Indonesia, italia, malaiji, Portugali, venäjä, serbia, suahili ja Urdu. Huomaa, että tämä asetus koskee vain uusia tietokantoja. Jos haluat käyttää tätä asetusta aiemmin luotuun tietokantaan ensimmäisen Järjestä tietokanta.

Tietokannan järjestäminen uudelleen:

  • Valitse Microsoft Office-painiketta Office-painikkeen kuva , valitsemalla Hallitseja valitse tietokannan hallinta-kohdassa Järjestä ja korjaa tietokanta.

Jos haluat tarkistaa tietokoneen aluekohtaiset asetukset, avaa Ohjauspaneelissa Aluekohtaiset ja kieliasetukset. Tarkista Aluekohtaiset asetukset -välilehden asetukset ja tee haluamasi muutokset. Lisätietoja on Microsoft Windowsin ohjeessa.

Sivun alkuun

Näkymän tietueiden lajitteleminen

Huomautus: Accessissa raportti lajitellaan hieman eri tavalla kuin taulukko, kysely tai lomake.

Raportin lajitteleminen

Taulukon, kyselyn tai lomakkeen lajittelu

Raportin lajitteleminen

  1. Avaa raportti asettelunäkymään tai rakennenäkymään.

  2. Jos Ryhmittely, lajittelu ja summa -ruutu ei ole avoinna, valitse ( Muotoile -välilehden asettelu-näkymässä) tai rakennenäkymässä, rakenne -välilehden Ryhmittely ja summat -ryhmästä Ryhmittele ja Lajittele.

  3. Tee jompikumpi seuraavista toimista:

    • Jos raporttia ei ole ryhmitelty eikä lajiteltu, valitse Ryhmittely, lajittelu ja summa -ruudussa Lisää ryhmittely ja valitse sitten uloin lajittelukenttä. Napsauta toista avattavan luetteloruudun nuolta ja valitse arvojen lajittelutapa. Valitse Lisää ja napsauta sitten ylätunnisteosan kanssa -kohdan oikealla puolella olevaa nuolta ja valitse ilman ylätunnisteosaa. Toista nämä vaiheet jokaisen lajittelukentän kohdalla sisimmän lajittelukentän näkyessä alimpana.

    • Jos raportti on jo ryhmitelty tai lajiteltu, tarkista olemassa olevat tasot ja tee muutokset huolella. Jos haluat muuttaa kenttää, käytä ensimmäisen avattavan luetteloruudun nuolta. Jos haluat muuttaa järjestystä, napsauta toisen avattavan luetteloruudun nuolta. Jos haluat muuttaa ryhmittelytason vain lajittelutasoksi, vaihda ylätunnisteosan kanssa -asetus ilman ylätunnisteosaa -asetukseksi.

Vihje: Jos haluat lajitella raportin yhden kentän mukaan, avaa raportti asettelunäkymään, napsauta kenttää hiiren kakkospainikkeella ja valitse haluamasi lajittelukomento. Jos valitset esimerkiksi Ikä-kentän, valitse joko Lajittele pienimmistä suurimpaan tai Lajittele suurimmasta pienimpään. Jos raportti on ryhmitelty tai jos haluat lajitella useiden kenttien mukaan, käytä Ryhmittely, lajittelu ja summa -ruutua.

Taulukon, kyselyn tai lomakkeen lajitteleminen

  1. Päätä kentät, joiden mukaan haluat lajitella. Jos haluat lajitella kahden tai useamman kentän mukaan, määritä sisimmät ja uloimmat lajittelukentät.

  2. Napsauta sisintä kenttää vastaavaa saraketta tai ohjausobjektia hiiren kakkospainikkeella ja valitse jokin lajittelukomennoista. Komennot vaihtelevat valitussa kentässä olevien tietojen tyypin mukaan.

    Huomautus: Kun lajitellaan Kyllä/Ei-tietotyyppiä olevan kentän tietoja, arvoa "Kyllä", "Tosi" tai "Käytössä" pidetään valittuna ja arvoa "Ei", "Epätosi" tai "Ei käytössä" pidetään valitsemattomana. Tätä tyyppiä olevan kentän oletusnäyttötapa on valintaruutu, mutta voit määrittää sen näkymään muokkausruutuna tai yhdistelmäruutuna. Jos muutat tätä tyyppiä olevan kentän näyttötavan muokkausruuduksi tai yhdistelmäruuduksi, sitä käsitellään lajittelussa edelleen valittuna tai valitsemattomana.

    Lajitteluvaihtoehdot

    1. Luku, Valuutta, Laskuri

    2. Teksti, Memo, Hyperlinkki

    3. Kyllä/Ei

    4. Pvm./klo

  3. Toista edellinen vaihe jokaisen lajittelukentän kohdalla, uloin lajittelukenttä viimeiseksi.

    Tietueet järjestetään uudelleen lajittelujärjestyksen mukaan.

    Huomautus: Jos tekstikenttä sisältää Null-merkkijonoja tai tyhjiä merkkijonoja lajiteltaessa nousevaan järjestykseen, tietueet, joissa on Null-arvoja, luetellaan ensin, sitten tyhjät merkkijonot ja sitten tietueet, joissa on muita kuin tyhjiä arvoja.

    Lue tietoja siitä, miten erikoismerkkejä, välilyönnit ja negatiivisia arvoja käsitellään lajittelun aikana

    Jos kentän arvo alkaa erikoismerkillä, esimerkiksi yhdysmerkillä, sulkeella tai jollakin muulla merkillä, lajittelu nousevaan järjestykseen tapahtuu seuraavasti:

    • Välilyönnillä alkavat arvot näkyvät ennen aakkosnumeerisia arvoja.

    • Lainausmerkkien sisällä olevat arvot tulevat välilyönnillä alkavien arvojen jälkeen mutta ennen aakkosnumeerisia arvoja.

    • Miinusmerkillä (-) alkavat arvot tulevat ennen plusmerkillä (+) alkavia arvoja.

    • Kaikkien muiden merkkien osalta järjestys määräytyy merkkien ASCII-koodien perusteella. Esimerkiksi dollarin merkin ($) koodi on 36 ja yhtäläisyysmerkin (=) koodi on 61, joten $-merkillä alkavat arvot näkyvät ennen =-merkillä alkavia arvoja.

      Jos haluat ohittaa tämän tilauksen, voit ohittaa kaikki kentän arvot ensimmäisen merkin. Tämä menetelmä toimii, jos kentässä olevat arvot Käynnistä aina yhden erikoismerkkejä, kuten miinusmerkki tai erikoismerkkejä sama määrä – näin tiedät, kuinka monta merkkiä Ohita. Osittaisten arvojen lajittelusta vaiheittaiset ohjeet ovat artikkelissa tietueiden lajitteleminen kentän osittaisten arvojen perusteella. Jos haluat ohittaa merkkien määrä vaihtelee, voit määrittää mukautetun lajittelujärjestyksen. Vaiheittaiset ohjeet on artikkelissa tietueiden lajitteleminen mukautettuun järjestykseen.

Muista, että lajittelujärjestystä ei voi poistaa vain yhdeltä kentältä. Jos haluat poistaa lajittelun kaikilta lajittelukentiltä, valitse Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmässä Poista kaikki lajittelut ja käytä sitten haluamiasi lajittelujärjestyksiä.

Lisää lajittelu skenaarioita   

Kun käytät lajittelukomentoja, tietueiden järjestys määräytyy kentän tietotyypin ja kunkin kentän kokonaisten arvojen mukaan. Entä jos haluat lajitella tekstiarvoja, kuten maanantai, tiistai ja niin edelleen, mukautettuun järjestykseen aakkosjärjestyksen sijasta? Tai entä jos haluat lajitella IP-osoitteita sisältävän tekstikentän? Jos lajittelukomennot eivät täytä lajittelutarpeitasi, katso seuraavia aiheita:

  • Tietueiden lajitteleminen kentän osittaisten arvojen perusteella Haluatko lajitella tietueet kentän muutaman ensimmäisen tai viimeisen muutamia merkkimäärän perusteella? Jos olet tottunut yksinkertaisia lausekkeita, katso ohjeaihe, jossa kerrotaan, miten voit poimia osittaisia arvoja lausekkeiden avulla.

  • Tietueiden lajitteleminen kirjainkoon mukaan Access ohittaa tekstiarvojen kirjainkokoa. Esimerkiksi arvot Suominen ja Suominen käsitellään samalla ja ei voi hallita yhtä näkyy ensimmäisenä. Katso tämän ohjeaiheen, jos haluat tehdä kirjainkoko on merkitsevä lajittelu.

  • Tietueiden lajitteleminen tekstikenttään tallennettujen numeeristen arvojen Näkyykö tietueet, jotka on lajiteltu yksittäisten numeroiden ja ei-numeerinen arvo? Jos esimerkiksi tietueet, joiden 11 ja 121 arvot näkyvät ennen tietueita, joiden arvo on 2 tai 25, katso tässä artikkelissa.

  • Tietueiden lajitteleminen mukautettuun järjestykseen Jos haluat lajitella tietyt arvot, kuten päivien nimet (maanantai, tiistai ja niin edelleen) tai työntekijän otsikoita (Manager, johtaja) haluamaasi järjestykseen, lue artikkeli.

  • Lajittele IP-osoitteet IP-osoitteiden tallentavan kentän sisältää useita numeroita ja pisteitä (.) ja siten IP-osoitteita ei toimi yksinkertainen tekstin tai numeroiden lajittelu. Tässä ohjeaiheessa esitellään, miten voit lajitella IP-osoitteet.

Sivun alkuun

Lajittelujärjestyksen poistaminen

  • Jos haluat poistaa lajittelujärjestyksen taulukosta, kyselystä tai lomakkeesta, valitse Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmässä Poista kaikki lajittelut.

    Lajittelujärjestys poistuu kaikilta näkymän kentiltä.

  • Jos haluat poistaa lajittelujärjestyksen raportin, Avaa Ryhmittely, lajittelu ja summa -ruutu valitsemalla ( Muotoile -välilehden asettelu-näkymässä, rakenne -välilehden rakennenäkymässä) Ryhmittely ja summat ‑ryhmästä Ryhmittele ja Lajittele . Valitse lajittelutasoa, jonka haluat poistaa ja valitse Poista. Vastaavat lajittelukenttä tapahtuma alkaa sanalla Lajitteluperuste. Vältä poistamasta tapahtumat, jotka alkavat Ryhmittelyperuste, koska, jotka muuttuvat raportin rakenne.

Sivun alkuun

Lajittelujärjestyksen tallentaminen objektin kanssa

Viimeksi käytetty lajittelujärjestys tallentuu automaattisesti taulukon, kyselyn, lomakkeen tai raportin mukana. Jos haluat, että sitä käytetään automaattisesti, kun objekti avataan seuraavan kerran, varmista, että objektin LajittelunKäyttäminenLadattaessa-ominaisuuden arvoksi on asetettu Kyllä.

Koska viimeksi käytetty lajittelujärjestys muuttuu aika ajoin, haluat ehkä määrittää pysyvän lajittelujärjestyksen (oletuslajittelujärjestyksen). Voit määrittää kyselylle tai raportille oletuslajittelujärjestyksen. On tärkeää huomata, että vaikka nykyinen tai viimeksi tallennettu lajittelujärjestys ei korvaa oletuslajittelujärjestystä, se tulee voimaan vain, jos nykyinen tai viimeksi tallennettu lajittelujärjestys poistetaan näkymästä.

  • Jos haluat määrittää kyselylle oletuslajittelujärjestyksen, avaa kysely rakennenäkymään. Lisää lajittelukentät rakenneruudukkoon ja määritä sitten Lajittele-rivillä haluamasi järjestys.

  • Voit määrittää raportin oletuslajittelujärjestyksen käyttäminen asettelun tai rakennenäkymän Ryhmittely, lajittelu ja summa -ruutu. Vaiheittaiset ohjeet ovat kohdassa Lajittele raportti.

Jos haluat nähdä oletuslajittelujärjestykseen lajitellut tietueet, valitse Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmässä Poista kaikki lajittelut. Käytössä oleva tai viimeksi tallennettu suodatin poistuu näkymästä, ja voit tarkastella oletusjärjestyksessä olevia tietueita.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×