Joskus tiedot halutaan lajitella aakkos- tai numeerisen järjestyksen sijaan käyttäjän määrittämän järjestyksen (eli mukautetun tai loogisen järjestyksen) mukaan. Esimerkiksi arkipäivien lajitteleminen siten, että maanantai näkyy ensimmäisenä, on järkevämpää kuin lajittelu aakkosjärjestyksessä, jossa perjantai näkyy ensimmäisenä. Voit lajitella tietoja taulukon tai kyselyn taulukkonäkymässä tai lomakkeen lomakenäkymässä.
Sisältö
Lajittele pieni, rajallinen määrä yksilöllisiä kenttäarvoja
Tässä toimenpiteessä kirjoitat lausekkeen, joka käyttää IIf-funktiota työntekijöiden nimien luokitteluun.
Luo ensin taulukko, joka sisältää kolme kenttää: Otsikko, Etunimi ja Sukunimi. Kirjoita Otsikko-kenttään seuraavat arvot neljälle uudelle tietueelle:
-
Sisäinen myyntikoordinaattori
-
Myyntipäällikkö
-
Myyntiedustaja
-
Myyntijohtaja
Kirjoita neljän tietueen Etunimi- ja Sukunimi-kenttiin haluamasi nimet.
-
Avaa taulukko taulukkonäkymässä.
-
Valitse Aloitus-välilehdenLajittele & suodatin -ryhmässä Lisäasetukset ja valitse sitten pikavalikosta Erikoissuodatus/lajittelu .
-
Lisää haluamasi kentät, kuten Etunimi, Sukunimi ja Otsikko, ruudukkoon.
-
Napsauta ensimmäisen tyhjän sarakkeen Kenttä-riviä hiiren kakkospainikkeella, valitse Zoomaus ja kirjoita sitten seuraava lauseke:
IIf ([Title] = "Vice President, Sales", 1, IIf ([Title] = "Sales Manager", 2, IIf ([Title] = "Sales Representative", 3, IIf ([Title] = "Inside Sales Coordinator", 4, 5))))
Otsikko on sen kentän nimi, joka sisältää luokitellut arvot. Lainausmerkeissä olevat arvot ovat kenttään tallennettuja yksittäisiä arvoja. Seuraava numeerinen arvo on sille määritetty järjestysluku. Edellä oleva lauseke määrittää rivit 1–4 neljään eri otsikkoon ja määrittää järjestysnumeron 5 kaikille muille. Kun suoritat lajittelun, otsikoille, joita ei mainita tässä lausekkeessa, määritetään sama järjestys (5).
-
Valitse lausekkeen sisältävän sarakkeen Lajittele-rivilläNouseva.
-
Valitse Aloitus-välilehdenLajittele & suodatin -ryhmässä Ota suodatin käyttöön.
IIf-funktio palauttaa numeerisen arvon, joka vastaa Otsikko-kentän arvoa. Jos esimerkiksi Otsikko-kentän arvo on Myyntipäällikkö, määritetty luku on 2. Jos Otsikko-kentässä on arvo, jota ei ole lueteltu funktion argumenttina – esimerkiksi Aluekoordinaattori – sille määritetään luku 5. Kysely lajittelee sitten nämä luvut nousevaan järjestykseen.
Lajittele suuri määrä yksilöllisiä kenttien arvoja
Jos sinulla on suuri määrä arvoja, voit lajitella tiedot paremmin luomalla hakutaulukon.
Oletetaan, että Työntekijät-taulukko viittaa yli 50 eri otsikkoon. Sinun on ensin luotava hakutaulukko ja valmisteltava aiemmin luotu taulukko, jotta voit etsiä uuden taulukon. Tämän jälkeen voit yhdistää nämä kaksi taulukkoa ja luoda kyselyn.
Hakutaulukon luominen ja aiemmin luodun taulukon muokkaaminen
-
Luo uusi hakutaulukko, johon otsikot tallennetaan. Nimeä taulukon tekstitys ja määritä kentät sulkeissa ilmoitettuihin tietotyyppeihin seuraavassa taulukossa esitetyllä tavalla:
TitleID
(Laskuri)Otsikko
(teksti)1
Myyntijohtaja
2
Myyntipäällikkö
3
Myyntiedustaja
4
Sisäinen myyntikoordinaattori
-
Määritä Otsikkotunnus-kenttä perusavaimeksi.
-
Muokkaa Työntekijä-taulukkoa niin, että se hakee tblTitles-taulukon.
-
Muuta rakennenäkymässä Otsikko-kentän nimeksi Otsikkotunnus.
-
Muuta Tietotyyppi-sarakkeessaTietotyyppi-tyypiksiLuku.
-
-
Muuta Yleiset-välilehdenKentän ominaisuudet -kohdassa Kentän kokopitkäksi kokonaisluvuksi.
-
Tallenna taulukko ja ohita tietojen menettämistä koskeva varoitus.
-
Vaihda taulukkonäkymään.
-
Täytä Otsikot-sarakkeeseen Otsikkotunnus-arvo, joka vastaa otsikkoarvoa.
Jos esimerkiksi otsikkoarvo on Myyntipäällikkö, kirjoita 2. Kirjoita Myyntiedustaja-kohtaan 3.
-
Tallenna ja sulje taulukko.
Kahden taulukon yhdistäminen
-
Valitse Tietokantatyökalut-välilehden Yhteydet-ryhmästä Yhteydet.
-
Valitse Rakenne-välilehdenYhteydet-ryhmässäLisää taulukoita (tai Näytä taulukotAccess 2013 ).
-
Valitse tblTitles and Employees ja lisää ne Yhteydet-ikkunaan valitsemalla Lisää . Sulje Näytä taulukko -valintaikkuna.
-
Vedä Otsikkotunnus-kenttä tblTitles-taulukosta Työntekijät-taulukon TitleID-kenttään.
Muokkaa yhteyksiä -valintaikkuna avautuu.
-
Varmista, että molemmissa sarakkeissa näkyvät kenttien nimet ovat sekä Otsikkotunnus että Että Suhteen tyyppi -ruudussa näkyy yksi-moneen. Voit muuttaa kenttien nimiä tarvittaessa.
-
Valitse Säilytä viite-eheys -valintaruutu.
-
Luo yhteys valitsemalla Luo.
Muokkaa yhteyksiä -valintaikkuna sulkeutuu ja tallentaa muutokset.
-
Sulje Yhteydet-välilehti .
Kyselyn luominen
-
Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.
-
Valitse Lisää taulukoita (Näytä taulukkoAccess 2013 ) -valintaikkunassa Taulukot-välilehti , kaksoisnapsauta Työntekijät ja kaksoisnapsauta sitten tblTitles-painiketta.
-
Lisää Työntekijätunnus-, Sukunimi- ja Etunimi-kentät Työntekijät-taulukosta ja Otsikko-kenttä tblTitles-taulukosta kyselyn rakenneruudukkoon.
-
Vaihda taulukkonäkymään.
