Tietueiden hallinta

Voit hallita tietueita "paikallaan" eli pitää tiedostoja sivustossa omissa sijainneissaan, tai voit tallentaa tietueet erityiseen arkistoon, kuten tietuekeskuksen sivustoon.

Ennen kuin organisaatiossa ryhdytään tietueiden hallintatoimiin, on suositeltavaa luoda tietueiden hallintasuunnitelma. Lisätietoa organisaatiolle sopivan tietueiden hallintajärjestelmän valinnasta on artikkelissa Tietueiden tallennus- ja hallinnointitavan valitseminen.

Huomautus: SharePoint Onlinessa olemme ottaneet käyttöön säilytys otsikoita, joiden avulla voit julistaa sisältöä tietueiksija joka korvaa käytännössä tietue keskuksen käyttö tarpeen. Jos käytät tietue keskusta, voit jatkaa sen käyttöä säilytys merkkien ohessa. Tietueiden hallintaa varten suosittelemme kuitenkin käyttämään säilytys otsikoita tietue keskuksen sijaan.

Tietuekeskuksen sivuston luominen ja määrittäminen

Tässä osassa on yleisluonteisesti kuvattu tietuekeskuksen sivuston luonnin ja määrityksen tärkeimmät vaiheet. Linkkejä napsauttamalla saat näkyviin kuhunkin vaiheeseen liittyviä erityisohjeita.

  1. Tietuekeskuksen sivuston luominen tietuekeskuksen sivustomallin avulla

  2. Luo tietue kirjastoja tai luetteloita , joilla hallitaan ja tallennetaan kutakin tiedosto ohjelmassa määritettyä tietue tyyppiä (def: tiedosto-ohjelmassa kuvataan asia kirjoja tai kohteita, joita organisaatio tunnustaa viralliseksi yritys tietueeksi. Se osoittaa, mihin nämä tietueet tallennetaan, ja siinä on tietoja, jotka erottavat tietyntyyppisen tietueen toisistaan.

  3. Lisää liittyvä sisältötyyppi kirjastoihin ja luetteloihin.

  4. Luo sivustosarakkeet ja lisää ne sisältölajeja varten. Sarakkeisiin tallennetaan tiedostosuunnitelmassa määritettyjen tietuetyyppien metatiedot.

  5. Tietojen hallintakäytännön lisääminen sisältötyypille tietuekeskuksen sivustossa.

  6. Määritä sisällönjärjestäminen, jota käytetään kunkin tietuetyypin reitittämiseen oikeaan paikkaan.

Sivun alkuun

Tietuekeskuksen sivuston luominen

Suosittelemme, että luot tietuekeskuksen pääsivustokokoelmaksi, et alisivustoksi. Jos haluat luoda sivustokokoelman, sinun täytyy kuulua klusterin järjestelmänvalvojien SharePoint-ryhmään siinä tietokoneessa, jossa SharePointin keskitetyn hallinnan sivusto on käytössä.

SharePoint Onlinessa voit luoda tietue keskuksen sivuston ylimmän tason SharePoint-sivustosta. Valitse + Luo sivustoja aloita vaiheesta 4 alla.

  1. Käynnistä SharePoint 2013 tai 2016-keskitetty hallinta.

    • Windows Server 2008 R2:

      • Napsauta Käynnistä-painiketta, valitse Microsoft SharePoint 2013-tuotteet tai Microsoft SharePoint 2013-tuotteetja valitse sitten sharepoint 2013-keskitetty hallinta tai SharePoint 2016-keskitetty hallinta.

    • Windows Server 2012:

      • Valitse Aloitus näytössä SharePoint 2013 Central administration tai SharePoint 2016 Central Administration.

        Jos sharepoint 2013-keskitetty hallinta tai SharePoint 2016-keskitetty hallinta ei ole Aloitus näytössä:

      • Napsauta hiiren kakkos painikkeella tieto kone-kohtaa, valitse Kaikki sovelluksetja valitse sitten SharePoint 2013 Central Administration tai SharePoint 2016 Central Administration.

  2. Valitse keskitetyn hallinnan sivuston sovellushallinnan osiosta Luo sivustokokoelmia.

  3. Jos verkko sovellus, johon haluat luoda sivustokokoelman, ei ole valittuna Luo sivustokokoelma -sivun Verkko sovellus -osassa, napsauta alanuolta. Valitse verkko sovellus-valikossa Muuta verkko sovellustaja napsauta sitten verkko sovellusta, johon haluat luoda sivustokokoelman.

  4. Anna otsikon ja kuvauksen kohdassa sivustokokoelman otsikko ja kuvaus.

  5. Valitse verkkosivuston osoitteen kohdassa URL-osoitteen polku (voit käyttää esimerkiksi yleismerkin sisältävää polkua, kuten /sites/, tai juurihakemistoa (/)).

    Jos valitse yleismerkin sisältävän polun, sinun täytyy kirjoittaa myös sivustonimi, jota käytetään sivustosi URL-osoitteessa.

  6. Valitse Mallin valinta -kohdan Valitse kokeiluversio -luettelosta haluamiesi mallien SharePoint-kokemusversio.

    Valitse käyttö kokemus versio, jos haluat, että sivustokokoelman ulkoasu ja suoritus tapa ovat samat kuin SharePoint Serverin sivustokokoelmassa. Sivustokokoelma, joka käyttää aiempaa versio versiota, suoritetaan SharePointin uudemmassa versiossa, mutta sivustokokoelman käyttö liittymä ja käyttö kokemus vastaavat aiempaa versiota. Sivustokokoelma, joka voidaan päivittää milloin tahansa uusimpaan versioon.

  7. Valitse Mallin valinta -kohdan Yritys-välilehti ja valitse sitten Tietuekeskus.

  8. Kirjoita Sivustokokoelman ensisijainen järjestelmänvalvoja -kohtaan sen käyttäjän käyttäjänimi (muodossa TOIMIALUE\käyttäjänimi), jonka haluat olevan sivustokokoelman järjestelmänvalvoja.

  9. Kirjoita Sivustokokoelman toissijainen järjestelmänvalvoja -kohtaan sen käyttäjän käyttäjänimi, jonka haluat olevan sivustokokoelman toissijainen järjestelmänvalvoja. Kun määrität toissijaisen järjestelmänvalvojan, varmistat, että joku voi hallita sivustoa myös silloin, jos ensisijainen järjestelmänvalvoja ei ole paikalla.

  10. Jos hallitset sivustokokoelmien tallennusta kiintiöiden avulla, valitse Kiintiömalli-kohdan Valitse kiintiömalli -luettelosta haluamasi malli.

  11. Napsauta OK.

Tietueiden hallintaan käytettävien kirjastojen tai luetteloiden luominen

Kirjastot ja luettelot ovat tärkeitä asioita tietueiden hallinnassa. Ne toimivat tiedosto kaapeina kunkin tietue tyypin osalta, jonka haluat tallentaa tai hallita. Sisältö tyyppien liittäminen (selitetään myöhemmin) kirjastoille ja luetteloille helpottaa tietueiden luokittelua. On suositeltavaa luoda yksi tiedosto kirjasto tai luettelo kunkin sisältö tyypin osalta tietue tiedosto-ohjelmassa.

Aiemmin luodun sisältötyypin lisääminen luetteloon tai kirjastoon

Kun lisäät sisältötyypin luetteloon tai kirjastoon, kirjasto tai luettelo voi sen jälkeen sisältää kyseisen tyyppisiä kohteita. Kun tietueita lähetetään tietuekeskukseen, ohjelma reitittää ne oikeaan luetteloon tai kirjastoon tiedoston sisältötyypin perusteella.

Sivun alkuun

Sivustosarakkeiden luominen ja lisääminen luetteloihin, kirjastoihin tai sisältötyyppeihin

Sarakkeiden avulla voit ryhmitellä, luokitella ja seurata tietueita ja muita kohteita. Sivustosarake määrittää metatietokohteen, joka voidaan liittää sisältötyyppiin, luetteloon tai kirjastoon. Voit esimerkiksi lisätä sivustosarakkeita, joilla voit määrittää kohteen tekijän tai valmistumispäivämäärän. Voit lisätä sivustosarakkeen tietueiden sisältötyypille joko tallentaaksesi metatietokohteen, joka lähetetään yhdessä tietueen kanssa, tai helpottaaksesi tietueen hallintaa.

Sivustosarakkeen luominen

  1. Valitse tietue keskus-sivustossa asetukset Office 365:n Asetukset-painike ja valitse sitten sivuston asetukset.

    Valitse SharePoint -ryhmään liittyvässä sivustossa Asetukset, napsauta Sivuston sisältö ja napsauta sitten Sivuston asetukset.

  2. Valitse Sivuston asetukset -sivun Web Designer Galleries -kohdasta Sivustosarakkeet.

  3. Valitse Sivustosarakkeet-sivulla Luo.

  4. Kirjoita haluamasi nimi Uusi sivustosarake -sivun Nimi ja laji -osan Sarakkeen nimi -ruutuun.

  5. Valitse niiden tietojen tyyppi, joita haluat tallentaa sarakkeeseen (esimerkiksi valuutta, päivämäärä ja aika tai teksti).

  6. Valitse Ryhmä-kohdassa aiemmin luotu ryhmä, johon uusi sivustosarake tallennetaan, tai luo uusi ryhmä sarakkeen tallentamista varten valitsemalla Uusi ryhmä. Ryhmillä voit järjestää sarakkeita ja helpottaa niiden löytymistä.

Valitse muut haluamasi sarakeasetukset Sarakkeiden lisäasetukset -osassa. Käytettävissä olevat vaihtoehdot vaihtelevat Nimi ja laji -osassa valitun saraketyypin mukaan. Jos esimerkiksi sarakkeeseen tallennettavien tietojen tyyppi on Valinta, voit määrittää luettelointivaihtoehdot Sarakkeiden lisäasetukset -kohdassa.

  1. Valitse OK.

Sivustosarakkeen lisääminen tietueiden sisältötyyppiin

  1. Valitse tietue keskuksen sivuston aloitus sivulla asetukset ja valitse sitten sivuston asetukset.

    Valitse SharePoint -ryhmään liittyvässä sivustossa Asetukset, napsauta Sivuston sisältö ja napsauta sitten Sivuston asetukset.

  2. Valitse verkko suunnittelijan valikoimat -osassa sivuston sisältö tyypit.

  3. Napsauta Sivuston sisältötyypit -sivulla sivuston sisältötyyppiä, jonka haluat määrittää.

  4. Kun olet joko valinnut sivuston sisältötyypin pääsivustosta tai luonut uuden sivuston sisältötyypin, valitse valitun sivuston sisältötyypin sivun Sarakkeet-osassa Lisää aiemmin luoduista sivustosarakkeista.

  5. Valitse Lisää sarakkeet sisältötyyppiin -sivun Valitse sarakkeet -osan Valitse sarakkeet kohteesta -luettelosta ryhmä, jonka mukaan haluat suodattaa tiedot.

  6. Valitse käytettävissä olevat sarakkeet -luettelosta sarake, jonka haluat lisätä, ja valitse sitten Lisää.

  7. Määritä Päivitä luettelon ja sivuston sisältötyypit -kohdassa, päivitetäänkö muutokset myös alisivustojen sisältötyyppeihin, joihin tämän sivuston sisältötyyppi periytyy.

  8. Kun olet lisännyt haluamasi sarakkeet, valitse OK.

Huomautus: Jos haluamasi sisältötyyppi ei näy sivulla linkkinä (vaan harmaana), sisältötyyppi kuuluu tietuekeskuksen sivuston pääsivustoon, joten se on valittava ja määritettävä pääsivustossa. Voit tehdä sen napsauttamalla Lähde-sarakkeen alapuolella olevaa linkkiä, joka on Sivuston sisältötyyppi -sarakkeen alapuolella harmaana näkyvän sivuston sisältötyypin vieressä.

Sivun alkuun

Tietojen hallintakäytäntöjen luominen tietueille

Tietojen hallintakäytäntö on sisältötyyppiä koskeva sääntöjoukko. Tietojen hallintakäytäntöjen avulla organisaatiot voivat valvoa ja seurata esimerkiksi sisällön säilytysaikaa ja toimintoja, joita käyttäjät voivat suorittaa sisällölle.

Huomautus: Tämän tehtävän voi suorittaa vain tietuekeskuksen sivuston Omistajat-ryhmän jäsen.

Tietojen hallintakäytännön lisääminen sisältötyypille

Huomautus: Et voi määrittää tietojen hallintakäytäntöä päätason sisältötyypille. Päätason sisältötyypit asennetaan, kun sivustokokoelma luodaan. Sinun täytyy luoda sisältötyyppi, joka perustuu päätason sisältötyyppiin, ja otettava käyttöön tietojen hallintakäytäntö päätason sisältötyypille.

  1. Valitse sivustossa asetukset Office 365:n Asetukset-painike ja valitse sitten sivuston asetukset.

    Valitse SharePoint -ryhmään liittyvässä sivustossa Asetukset, napsauta Sivuston sisältö ja napsauta sitten Sivuston asetukset.

  2. Valitse Sivuston asetukset -sivun Verkkosuunnittelijan valikoimat-osassa Sivuston sisältötyypit.

  3. Napsauta Sivuston sisältötyypit -sivulla sisältötyyppiä, johon haluat lisätä tietojen hallintakäytännön.

  4. Valitse Sisältötyyppi-sivulla Tietojen hallintakäytännön asetukset.

  5. Kirjoita Muokkaa käytäntöä-sivulla käytännölle kuvaus ja kirjoita lyhyt raportti, jossa kerrotaan käyttäjille, mitä käytäntöä käytetään. Käytäntöjen lauseke voi olla enintään 512 merkkiä.

  6. Lisää seuraavaksi tietojen hallintakäytäntöön vähintään yksi käytäntöominaisuus. Kun otat ominaisuudet käyttöön, näkyviin tulee lisä asetuksia.

Käytäntöominaisuuksien lisääminen tietojen hallintakäytäntöön

Voit lisätä tietojen hallintakäytäntöön seuraavia käytäntöominaisuuksia: selitteitä, valvontatietoja, voimassaolotietoja ja viivakoodeja.

Säilytyskäytännön lisääminen tietojen hallintakäytäntöön

  1. Valitse Muokkaa käytäntöä -sivulla Ota käyttöön säilytys -valintaruutu.

  2. Valitse Lisää säilytysvaihe ja määritä asiakirjojen vanhenemisaika valitsemalla jokin seuraavista säilytysaikavaihtoehdoista. Jos haluat määrittää vanhenemispäivän päivämääräominaisuuden perusteella, valitse Tämä vaihe perustuu kohteen päivämääräominaisuuteen ja valitse sitten toiminto (Luotu tai Muokattu) sekä ajanjakso (päivä, kuukausi tai vuosi).

  3. Kirjoita luetteloruutujen väliin ajanjakson ilmaiseva arvo.

  4. Valitse toiminto, joka suoritetaan, kun tiedosto vanhenee.

  5. Jos haluat valitun toiminnon toistuvan, valitse Toistuminen-osan valintaruutu ja valitse sitten toistumisjakso.

  6. Valitse OK.

Sivun alkuun

Valvontakäytännön lisääminen tietojen hallintakäytäntöön

  1. Valitse Muokkaa käytäntöä -sivun Valvonta-osassa Ota valvonta käyttöön -valintaruutu ja valitse sitten niiden tapahtumien vieressä olevat valintaruudut, joista haluat tehdä valvontakirjauksia.

  2. Valitse OK.

    Huomautus: Jos haluat tarkastella valvontalokeja, valitse sivustokokoelman asetussivulla Valvontalokiraportit ja valitse sitten katseltava raportti.

Viivakoodikäytännön lisääminen tietojen hallintakäytäntöön

  1. Valitse Muokkaa käytäntöä -sivun Viivakoodit-osassa Ota käyttöön viivakoodit -valintaruutu.

  2. Valitse Kehota käyttäjiä lisäämään viivakoodi -valintaruutu, jos haluat Office-asiakassovellusten kehottavan käyttäjiä lisäämään viivakoodin asiakirjaan.

Selitekäytäntöominaisuuden lisääminen tietojen hallintakäytäntöön

  1. Valitse Muokkaa käytäntöä -sivun Selitteet-osassa Ota käyttöön selitteet -valintaruutu.

  2. Jos haluat käyttäjien lisäävän selitteen ennen tiedoston tallentamista tai tulostamista, valitse Kehota käyttäjiä lisäämään selite ennen asiakirjojen tallentamista ja tulostamista.

  3. Jos haluat estää selitteiden muuttamisen niiden lisäämisen jälkeen, valitse Estä muutosten tekeminen selitteisiin sen jälkeen, kun ne on lisätty.

  4. Kirjoita Selitteen muoto -ruutuun teksti, jonka haluat näkyvän selitteessä. Voit käyttää mitä tahansa kiinteän tekstin ja tiedoston ominaisuuksien yhdistelmää lukuun ottamatta laskettuja tai valmiiksi määritettyjä ominaisuuksia, kuten GUID-tunnuksia tai Tekijä-tietoja. Kun haluat aloittaa uuden rivin, kirjoita merkkijono \n.

  5. Valitse selitteen tekstin fontti, fonttikoko, fonttityyli ja tasaus.

  6. Kirjoita selitteen korkeus tuumina Korkeus-ruutuun ja selitteen leveys tuumina Leveys-ruutuun.

  7. Saat tekemäsi muutokset näkyviin valitsemalla Päivitä.

  8. Valitse OK.

Paikallaan tapahtuvan tietueiden hallinnan määrittäminen

Tietuekeskusta käyttäessäsi työskentelet lukitussa säilössä ja voit käyttää Lähetä-toimintoa hakiessasi tietueita säilöön. Paikallaan tapahtuva tietueiden hallinta voidaan kuitenkin ottaa käyttöön missä tahansa sivustossa, ja mikä tahansa sivusto voidaan määrittää tietueiden hallintajärjestelmäksi. Toisin kuin tietuekeskuksessa, tämänkaltaisessa järjestelmässä voit säilyttää tietueita aktiivisten tiedostojen kanssa yhteistyötilassa. Seuraavassa on muutamia paikallaan tapahtuvan tietueiden hallinnan käyttämisestä koituvia lisäetuja:

  • Tietueita voidaan säilyttää ja hallita useissa sivustoissa.

  • Jos versiotiedot on otettu käyttöön, tietueiden versionhallinta on automaattista.

  • eDiscovery-haku voidaan kohdistaa sekä tietueisiin että aktiivisiin tiedostoihin.

  • Organisaatiossa voidaan entistä paremmin hallita tietueita ja niiden luomisoikeuksia.

Paikallaan tapahtuvan tietueiden hallinnan määrittämisessä on kolme päävaihetta:

  1. Ota käyttöön paikallaan tapahtuva tietueiden hallinta sivustokokoelmatasolla.

  2. Määritä tietueiden määrittelyasetukset sivustokokoelmatasolla.

  3. Määritä tietueiden määrittelyasetukset luettelo- tai kirjastotasolla.

    Huomautus: Vain luettelon osallistujat tai järjestelmänvalvojat voivat manuaalisesti määritellä kohteita tietueiksi.

Sivun alkuun

Paikallaan tapahtuvan tietueiden hallinnan ottaminen käyttöön sivustokokoelmatasolla

Paikallaan tapahtuvan tietueiden hallintajärjestelmän määrittämisen ensimmäinen vaihe on ominaisuuden ottaminen käyttöön sivustokokoelmatasolla. Ominaisuuden ottaminen käyttöön ottaa käyttöön valintanauhan tietueen määrittelykomennon.

Huomautus: Vain sivustokokoelman järjestelmänvalvojat voivat suorittaa tämän tehtävän..

  1. Valitse ylimmällä sivustotasolla asetukset Office 365:n Asetukset-painike ja valitse sitten sivuston asetukset.

    Valitse SharePoint -ryhmään liittyvässä sivustossa Asetukset, napsauta Sivuston sisältö ja napsauta sitten Sivuston asetukset.

  2. Valitse Sivustokokoelman hallinta -kohdassa Sivustokokoelman ominaisuudet.

  3. Valitse Paikallaan tapahtuva tietueiden käsittely -kohdan vierestä Aktivoi.

Tietueiden määrittelyasetusten määrittäminen sivustokokoelmatasolla

  1. Valitse ylimmällä sivustotasolla asetukset Office 365:n Asetukset-painike ja valitse sitten sivuston asetukset.

    Valitse SharePoint -ryhmään liittyvässä sivustossa Asetukset, napsauta Sivuston sisältö ja napsauta sitten Sivuston asetukset.

  2. Valitse Sivustokokoelman hallinta -kohdassa Tietueen määrittelyasetukset.

  3. Jos haluat rajoittaa toimintoja, joita tietueiksi määriteltyihin kohteisiin voi kohdistaa, valitse Tietueen määrittelyasetukset -sivulla jokin Tietueen rajoitukset -osan vaihtoehto.

  4. Valitse Tietueeksi määrittelyn käytettävyys -kohdassa, onko tietueiden manuaalinen määrittely oletusarvoisesti käytössä vai ei luetteloissa ja kirjastoissa. Jos valitset Ei ole käytettävissä kaikissa sijainneissa oletusarvoisesti -asetuksen, tietueita voi määrittää vain käytännön tai työnkulun avulla.

  5. Valitse Määrittelyroolit-osassa roolit, joilla on oikeus määritellä tietueita ja poistaa tietuemäärittelyjä manuaalisesti.

  6. Valitse OK.

Tietueiden määrittelyasetusten määrittäminen luettelo- tai kirjastotasolla

Jos määrität tietueiden määrittelyn luettelon tai kirjaston tasolla, voit hallita tarkemmin, missä kohteita voi määritellä tietueiksi. Kun määrität tietuemäärittelyn luetteloon tai kirjastoon, kohteita voi määritellä tietueiksi automaattisesti, kun ne lisätään luetteloon tai kirjastoon.

  1. Valitse luettelosta tai kirjastosta, jossa haluat määrittää tietue määrittely asetukset, valinta nauhan Kirjasto -tai luettelo -väli lehti ja valitse sitten kirjaston asetukset tai luettelon asetukset.

    Valitse SharePoint Onlinessa asetukset Office 365:n Asetukset-painike ja valitse sitten luettelon asetukset tai kirjaston asetukset.

  2. Valitse tiedostokirjaston tai luettelon asetussivun Käyttöoikeudet ja hallinta -kohdassa Tietueen määrittelyasetukset.

  3. Valitse Manuaalisen tietueeksi määrittelyn käytettävyys -osassa,

  4. käytetäänkö luettelossa tai kirjastossa tietueeksi määrittelyssä sivustokokoelmatason oletusasetuksia

  5. onko käyttäjillä aina oikeus määritellä luettelon tai kirjaston kohteita tietueiksi manuaalisesti

  6. onko käyttäjillä koskaan oikeutta määritellä luettelon tai kirjaston kohteita tietueiksi manuaalisesti.

  7. Valitse Automaattinen määrittely -osan valintaruutu, jos haluat, että kaikki luetteloon tai kirjastoon lisätyt kohteet määritellään automaattisesti tietueiksi.

  8. Valitse OK.

Sivun alkuun

Huomautus:  Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kerrotko meille, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset artikkelin englanninkieliseen versioon.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin