Tietolähteet, joita voi käyttää yhdistämisessä

Yhdistämisen vastaanottajat ovat yleensä peräisin olemassa olevan luettelon nimi- ja tietoluettelosta, kuten Excel-laskentataulukosta tai Outlookin yhteystietoluettelosta. Olemassa oleva luettelo voi olla myös mikä tahansa tietokanta, johon voit muodostaa yhteyden. Jos sinulla ei vielä ole luetteloa, voit kirjoittaa sen Wordissa osana yhdistämisprosessia.

Luetteloa tai tietokantaa kutsutaan yhdistämisen tietolähteeksi.

Valitse, minkä tyyppistä luetteloa aiot käyttää tietolähteenä:

Uusi luettelo

Jos sinulla ei ole vielä tietolähdettä, valitse Kirjoita uusi luettelo ja luo sitten luettelo näkyviin tulevan lomakkeen avulla. Luettelo tallennetaan tietokantatiedostona (.mdb), jota voit käyttää myöhemmin uudelleen.

Lisätietoja uuden luettelon luomisesta on artikkelissa Uuden yhdistämisluettelon määrittäminen Wordissa.

Olemassa oleva luettelo

Olemassa oleva luettelo voi olla Excel-laskentataulukko, Access-tietokanta tai jokin muu tietokanta. Jos haluat käyttää sitä tietolähteenä, valitse Käytä aiemmin luotua luetteloa.

Tärkeää: Muista tallentaa se paikalliselle tietokoneelle tai tiedostojakoon riippumatta siitä, minkä tyyppistä tiedostoa käytät tietolähteenä, sillä HTPP-sijaintiin tallennusta ei tueta yhdistämisessä.

  1. Siirry kohtaan Postitus > Valitse vastaanottajat > Käytä aiemmin luotua luetteloa, ja avaa sitten Ohjattu tietoyhteyden muodostaminen -toiminto valitsemalla Uusi lähde.

    yhdistämisen tietolähde

  2. Valitse tietolähdetyyppi, jota haluat käyttää yhdistämisessä, ja valitse sitten Seuraava.

    Ohjattu tietoyhteyden muodostaminen

  3. Muodosta tietoyhteys yhdistämisasiakirjaan Ohjattu tietoyhteyden muodostaminen -toiminnon kehotteiden mukaisesti.

Outlookin yhteystietoluettelo

Voit noutaa yhteystiedot suoraan Outlookin yhteystietoluettelosta Wordissa. Jos haluat käyttää tätä tietolähteenä, valitse Valitse Outlookin yhteystiedoista. Katso lisätietoja artikkelista Outlookin yhteystietojen käyttö yhdistämisen tietolähteenä.

Uusi luettelo

Jos sinulla ei ole vielä tietolähdettä, valitse Luo uusi luettelo ja luo sitten luettelo näkyviin tulevien valintaikkunoiden avulla. Luettelo tallennetaan asiakirjatiedostona, jota voit käyttää myöhemmin uudelleen.

Lisätietoja uuden luettelon luomisesta on artikkelissa Uuden yhdistämisluettelon määrittäminen Wordissa.

Olemassa olevat tietolähteet

Seuraavassa on esimerkkejä tietolähteistä, joita voi käyttää yhdistämisessä Wordissa.

  • Excel-laskentataulukko

    Excel-laskentataulukko toimii hyvin tietolähteenä yhdistämisessä. Tietojen on oltava yhdessä taulukossa ja niiden tulee olla muotoiltu niin, että Word voi lukea ne. Lisätietoja on artikkelissa Excel-tietolähteen valmisteleminen yhdistämistoimintoa varten.

  • Outlookin yhteystietoluettelo

    Voit hakea yhteystietoja Outlookin yhteystietoluettelosta suoraan Wordiin. Katso Outlook-kohteiden vieminen.

  • Applen yhteystietoluettelo

    Voit viedä Apple-yhteystiedot Excel-laskentataulukkoon ja käyttää sitä postituslistana yhdistämisessä.

  • Tekstitiedostot

    Voit käyttää mitä tahansa tekstitiedostoa, jonka tietokentät on erotettu toisistaan sarakemerkeillä tai pilkuilla ja tietueet kappalemerkeillä.

 

 

• Luo uusi luettelo

Word_generic luo automaattisesti Muokkaa luettelon kenttiä -valintaikkunaan kenttiä joillekin perustiedoille, kuten etunimelle, sukunimelle ja osoitteelle. Jos haluat lisätä uuden kentän – kuten viestikentän – lisää se nyt, niin voit täyttää kentän kirjoittaessasi merkintää.

  1. Kirjoita Uuden kentän nimi -kohtaan lisättävä kentän nimi ja napsauta sitten +-merkkiä (plusmerkki).

    Vihje: Jos haluat muuttaa kenttien järjestystä, valitse siirrettävä kenttä ja käytä sitten ylä- tai alanuolta.

  2. Kun kaikki kentät on määritetty haluamallasi tavalla, luo uusi luettelo valitsemalla Luo.

 

 

• Käytä nykyistä luetteloa

  1. Selaa käytettävään tiedostoon ja valitse Avaa.

  2. Valitse Avaa työkirja -valintaikkunassa taulukko, jota haluat käyttää, ja tee jokin seuraavista:

    • Jätä Solualue tyhjäksi, jos haluat käyttää koko laskentataulukkoa.

      tai

    • Kirjoita käytettävien tietojen solualue.

  3. Valitse OK.

 

 

Valitse Outlookin yhteystiedoista

  1. Valitse Suodata vastaanottajat, niin voit valita sisällytettävät vastaanottajat.

  2. Valitse Kyselyasetukset-valintaikkunassa Yhdistämisen vastaanottajien luettelointiperuste -kohdan vierestä vaihtoehto Täydellinen tietue.

  3. Valitse yhteystietoluettelosta yhteystiedot, jotka haluat sisällyttää yhdistämiseen, ja valitse sitten OK.

 

 

• Apple-osoitteisto

  1. Valitse Suodata vastaanottajat, niin voit valita sisällytettävät vastaanottajat.

  2. Valitse Kyselyasetukset-valintaikkunan Apple-osoitteistoryhmät-kohdassa ryhmä, jonka haluat sisällyttää yhdistämiseen, ja valitse sitten OK.

 

 

• File Maker Pro

  1. Selaa käytettävään tiedostoon ja valitse Avaa.

  2. Valitse Otsikkotietueen erottimet -valintaikkunassa kenttäerotin, joka erottaa tietokentät toisistaan, sekä tietue-erotin, joka erottaa datatietueet toisistaan, ja valitse sitten OK.

Seuraavassa on esimerkkejä tietolähteistä, joita voi käyttää yhdistämisessä Wordissa.

  • Excel-laskentataulukko

    Excel-laskentataulukko toimii hyvin tietolähteenä yhdistämisessä, jos kaikki tiedot ovat yhdessä taulukossa ja jos tiedot on muotoiltu niin, että Word pystyy lukemaan ne. Lisätietoja on artikkelissa Excel-tietolähteen valmisteleminen yhdistämistoimintoa varten.

  • Outlookin yhteystietoluettelo

    Voit hakea yhteystietoja Outlookin yhteystietoluettelosta suoraan Wordiin. Katso Outlook-kohteiden vieminen.

  • Applen yhteystietoluettelo

    Voit viedä Apple-yhteystiedot Excel-laskentataulukkoon ja käyttää sitä postituslistana yhdistämisessä.

  • Tekstitiedostot

    Voit käyttää mitä tahansa tekstitiedostoa, jonka tietokentät on erotettu toisistaan sarakemerkeillä tai pilkuilla ja tietueet kappalemerkeillä.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×