Perustiedot tietokannasta

Artikkelin sisältö

• Mikä on tietokanta?

• Access-tietokannan osat

Mikä on tietokanta?

Tietokanta on tietojen keräämiseen ja järjestämiseen käytettävä työkalu. Tietokantoihin voidaan tallentaa esimerkiksi henkilöihin, tuotteisiin ja tilauksiin liittyviä tietoja. Monet tietokannat ovat aluksi tekstinkäsittelyohjelmalla luotuja luetteloita tai laskentataulukoita. Kun luettelo kasvaa, tietoihin alkaa tulla päällekkäisyyksiä ja epäyhtenäisyyksiä. Tietoja on vaikea ymmärtää luettelomuodossa ja tietojen osajoukoista on vaikea tehdä hakuja tarkistusta varten. Kun tällaisia ongelmia alkaa esiintyä, tiedot kannattaa siirtää tietokannan hallintajärjestelmällä (DBMS:llä) (kuten Access) luotuun tietokantaan.

Tietokoneistettu tietokanta on objektien säilö. Yksi tietokanta voi sisältää useita taulukoita. Esimerkiksi varastonseurantajärjestelmä, jossa käytetään kolmea taulukkoa, ei sisällä kolmea eri tietokantaa vaan yhden tietokannan, jossa on kolme taulukkoa. Access-tietokanta tallentaa taulukot ja muut objektit, kuten lomakkeet, raportit, makrot ja moduulit yhteen tiedostoon, ellei sitä ole erityisesti suunniteltu käyttämään tietoja tai koodeja toisesta lähteestä. Access 2007–2016 -muodossa luotujen tietokantojen (joita käyttävät myös Access for Microsoft 365, Access 2021 ja Access 2019) tiedostotunniste on .accdb, ja aiemmissa Access-muodoissa luotujen tietokantojen tiedostotunniste on .mdb.

Accessia käyttämällä voit

• lisätä tietokantaan uusia tietoja, esimerkiksi varastotietoihin uuden kohteen

• muokata tietokannassa olevia tietoja, esimerkiksi muuttaa kohteen nykyisen sijainnin

• poistaa tietoja, jos kohde on esimerkiksi myyty tai poistettu

• järjestää ja tarkastella tietoja eri tavoilla

• jakaa tietoja toisten kanssa raporteissa, sähköpostiviesteissä sekä intranetissä ja Internetissä.

Access-tietokannan osat

Seuraavissa kohdissa kuvataan lyhyesti tyypillisen Access-tietokannan osat.

Taulukot

Tietokannan taulukko näyttää samalta kuin laskentataulukko, sillä tiedot tallennetaan riveihin ja sarakkeisiin. Siksi laskentataulukon vieminen tietokannan taulukoksi on yleensä melko helppoa. Suurin ero laskentataulukkoon tallentamisen ja tietokantaan tallentamisen välillä on tavassa, jolla tiedot järjestetään.

Jotta tietokannan käyttäminen on mahdollisimman joustavaa, tiedot on järjestettävä taulukoihin päällekkäisyyksien välttämiseksi. Jos esimerkiksi tallennat työntekijöidesi tietoja, jokainen työntekijä lisätään vain kerran taulukkoon, joka on luotu ainoastaan työntekijöiden tietoja varten. Tuotteiden tiedot tallennetaan omaan taulukkoonsa, ja sivutoimistojen tiedot tallennetaan toiseen taulukkoon. Tätä menetelmää kutsutaan normalisoinniksi.

Taulukon jokaista riviä kutsutaan tietueeksi. Tietueet ovat paikkoja, joihin yksittäiset tiedot tallennetaan. Jokaisessa tietueessa on yksi tai useampi kenttä. Kentät vastaavat taulukon sarakkeita. Sinulla saattaa olla esimerkiksi taulukko "Työntekijät", jonka jokaisessa tietueessa (rivissä) on yhden työntekijän tiedot ja jokaisessa kentässä (sarakkeessa) on erityyppinen tieto, kuten etunimi, sukunimi, osoite jne. Jokaiselle kentälle on määritettävä tietty tietotyyppi, esimerkiksi teksti, päivämäärä tai aika, numero tai muu tietotyyppi.

Toinen tapa kuvata tietueita ja kenttiä on visualisoida kirjaston vanhanaikainen korttiluettelo. Jokainen kaapin kortti vastaa tietokannan tietuetta . Jokainen yksittäisen kortin tieto (tekijä, otsikko jne.) vastaa tietokannan kenttää .

Lisätietoja taulukoista on artikkelissa Johdanto taulukoihin.

Lomakkeet

Lomakkeiden avulla voit luoda käyttöliittymän tietojen lisäämistä ja muokkaamista varten. Lomakkeissa on yleensä komentopainikkeita ja muita ohjaimia, jotka suorittavat erilaisia tehtäviä. Voit luoda tietokannan ilman lomakkeita yksinkertaisesti muokkaamalla tietoja taulukon taulukkonäkymässä. Useimmiten tietokantojen käyttäjät haluavat kuitenkin käyttää lomakkeita taulukossa olevien tietojen tarkasteluun, lisäämiseen ja muokkaamiseen.

Voit ohjelmoida komentopainikkeita, joilla määritetään lomakkeessa näkyvät tiedot, avataan muita lomakkeita tai raportteja tai suoritetaan muutamia muita tehtäviä. Käytössäsi voi esimerkiksi olla lomake nimeltä "Asiakaslomake", jossa käsittelet asiakkaiden tietoja. Asiakaslomakkeessa voi esimerkiksi olla painike, josta avautuu tilauslomake asiakkaan uuden tilauksen syöttämistä varten.

Lomakkeilla voit myös määrittää, kuinka muut käyttäjät voivat käsitellä tietokannan tietoja. Voit esimerkiksi luoda lomakkeen, jossa näkyy ainoastaan tietyt kentät ja jossa voi suorittaa ainoastaan valittuja toimintoja. Tämä helpottaa tietojen suojaamista ja varmistaa, että tiedot lisätään oikein.

Lisätietoja lomakkeista on artikkelissa Johdanto lomakkeisiin.

Raportit

Raportteja käytetään tietojen muokkaamiseen, tiivistämiseen ja esittämiseen. Raportti vastaa yleensä tarkkaan kysymykseen, kuten "Kuinka paljon tuloja saimme kultakin asiakkaalta tänä vuonna?" tai "Missä kaupungeissa asiakkaillamme on toimipaikat?" Jokaista raporttia on mahdollista muokata tietojen esittämiseksi mahdollisimman helppolukuisessa muodossa.

Raportin voi luoda milloin vaan, ja siinä näkyvät aina tietokannan ajantasaiset tiedot. Raportit muotoillaan yleensä tulostamista varten, mutta niitä voi myös tarkastella suoraan näytössä, viedä toiseen ohjelmaan tai lähettää sähköpostin liitteenä.

Lisätietoja raporteista on artikkelissa Johdanto Accessin raportteihin.

Kyselyt

Kyselyillä on tietokannoissa monia eri käyttötarkoituksia. Yleisimmin niitä käytetään määrättyjen tietojen noutamiseen taulukoista. Haluamasi tiedot sijaitsevat yleensä useissa eri taulukoissa, ja kyselyjen avulla voit tarkastella niitä yhdessä taulukkonäkymässä. Yleensä et myöskään halua nähdä kaikkia tietueita kerralla, joten kyselyjen avulla voit lisätä kriteerejä ja suodattaa tiedoista esiin sinua kiinnostavat tietueet.

Jotkin kyselyt mahdollistavat myös muokkaamisen, eli kyselyn pohjana olevia taulukoita on mahdollista muokata kyselyn taulukkonäkymän kautta. Jos käytät muokkauksen mahdollistavaa kyselyä, muista että muutokset tehdään taulukoihin, ei vain kyselyn taulukkonäkymään.

Kyselyissä on kaksi perustyyppiä: valintakyselyt ja muutoskyselyt. Valintakysely noutaa tiedot ja mahdollistaa niiden käyttämisen. Voit näyttää kyselyn tulokset suoraan näytössä, tulostaa ne tai kopioida ne leikepöydälle. Voit myös käyttää kyselyn tuloksia lomakkeen tai raportin tietuelähteenä.

Kuten nimestä voi päätellä, muutoskyselyitä käytetään tietojen muokkaamiseen. Muutoskyselyillä on mahdollista luoda uusia taulukoita, lisätä tietoja olemassa oleviin taulukoihin tai päivittää tai poistaa tietoja.

Lisätietoja kyselyistä on artikkelissa Johdanto kyselyihin.

Makrot

Accessissa käytettävät makrot ovat ikään kuin yksinkertainen ohjelmointikieli, jonka avulla tietokantaan voi lisätä toimintoja. Voit esimerkiksi liittää lomakkeessa olevaan komentopainikkeeseen makron, jolloin makro suoritetaan aina, kun painiketta painetaan. Makrot sisältävät toimintoja, joilla suoritetaan tehtäviä, esimerkiksi avataan raportti, suoritetaan kysely tai suljetaan tietokanta. Useimmat manuaalisesti käytettävissä olevat tietokantaoperaatiot on mahdollista automatisoida makroja käyttämällä, joten ne sopivat hyvin ajan säästämiseen.

Lisätietoja makroista on artikkelissa Johdanto Access-ohjelmointiin.

Moduulit

Moduulit ja makrot ovat objekteja, joilla voit lisätä toimintoja tietokantaan. Makroja luodaan Accessissa valitsemalla makrotoimintoja luettelosta, mutta moduulit kirjoitetaan Visual Basic for Applications (VBA) -ohjelmointikielellä. Moduuli on kokoelma määrityksiä, lausekkeita ja toimintosarjoja, jotka tallennetaan yhtenä yksikkönä. Moduuli voi olla joko luokkamoduuli tai perusmoduuli. Luokkamoduulit liitetään lomakkeisiin tai raportteihin ja ne sisältävät yleensä toimintosarjoja, jotka koskevat niihin liitettyjä lomakkeita tai raportteja. Perusmoduulit sisältävät yleisiä toimintosarjoja, jotka eivät liity muihin objekteihin. Perusmoduulit on lueteltu siirtymisruudun Moduulit-kohdassa, mutta luokkamoduuleja ei ole.

Lisätietoja moduuleista on artikkelissa Johdanto Access-ohjelmointiin.

Sivun alkuun