Tietojen visualisointikaavioiden luominen

Huomautus:  Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .

Haluatko luoda Excel-työkirjasta automaattisesti yksityiskohtaisen ja viimeistellyn Visio-vuokaavion? Se onnistuu tietojen visualisoinnin malleilla. Jokaiseen malliin on yhdistetty Excel-työkirja, jonka avulla prosessitiedot muunnetaan vuokaavioksi Visiossa. Voit käyttää myös omaa Excel-mallia, yhdistää Excel-tiedot muotoihin käyttämällä Ohjatun tietojen luomisen Luo kaavio -kohtaa ja luoda kaavion automaattisesti. Excelissä voi jopa lisätä tietosarakkeita, jotka muunnetaan Visiossa muodon tiedoiksi.

Visio tukee myös kaksisuuntaista synkronointia Visio-kaavion ja Excel-työkirjan välillä. Muokkaamalla tietoja Excelissä ja päivittämällä kaavion Visiosta voit luoda vuokaavion. Sen lisäksi voit tehdä muutoksia Visio-kaavioon ja päivittää sitten Excel-tiedot kaaviosta. 

Tietojen visualisoinnin yleiskatsaus

Tietojen visualisoinnin mallit ovat käytettävissä vain Visio Online -palvelupaketin 2 kanssa Nykyinen versio -kanavalla. Jos et ole varma, mikä Visio-versio sinulla on, valitse Tiedosto > Tili > Tietoja Visiosta. Katso Visio Online -palvelupaketti 2, jos haluat lisätietoja Vision tilausversiosta.

Jos et näe tietojen visualisoinnin malleja tai jos sinulla on muita aloittamista koskevia kysymyksiä, käy Tietojen visualisoinnin usein kysyttyjen kysymysten sivulla.

Huomautus: Sinulla on oltava Office 365 -tilaus, jotta voit käyttää tätä toimintoa. Jos olet Office 365 -tilaaja, varmista, että käytössäsi on Officen uusin versio. Jos olet Office 365:n päivitysprosessin hallinnasta vastaava IT-ammattilainen, saat kanavajulkaisusivulta tietoja siitä, mitä päivityksiä eri kanavilta on saatavissa.

Tämän artikkelin sisältö

Tietojen visualisointikaavion luominen

Ennen aloittamista

Kerää ideasi ja työstä niistä luonnos paperilla tai käsinkirjoituksella. Tämän raakaluonnoksen avulla pääsen nopeasti alkuun ja suoriudut seuraavista vaiheista jouhevasti.

Kun luot tietojen visualisointikaaviota, voit käyttää samanaikaisesti Exceliä ja Visiota. Voi olla helpointa käyttää kahta Windows-laitteen ikkunaa tai usean näytön ympäristöä. Vertailemalla työtäsi visuaalisesti Excelissä ja Visiossa saat varmuuden, että olet tekemässä juuri sitä, mitä haluat.

Suositeltu    Katso tässä Microsoft Office -videossa miten se toimii: Tietojen visualisointi: Esittely.

Vaihe 1: Tietojen visualisointimallin valitseminen

  1. Avaa Visio tai valitse Tiedosto > Uusi, jos muokkaat kaaviota.

  2. Valitse MALLIT.

    MALLIT-komento
  3. Valitse Vuokaavio.

    Vuokaavio-komento
  4. Valitse Perusvuokaavio - tietojen Visualizer, toimintojen välinen vuokaavio - tietojen Visualizertai Tilintarkastuskaavio - tietojen Visualizer.

    Tietojen visualisointimallit

    Tietojen visualisointimallin vasemmassa yläkulmassa on Excel-kuvake.

Lisätietoja vuokaavioista ja niiden muodoista saat artikkeleista Perusvuokaavion luominen ja Toimintojen välisen vuokaavion luominen.

Vaihe 2: Excel-työkirjan luominen

  1. Valitse mallin esikatselussa Excel-tietomalli.

    Excel-tietomallin linkin valitseminen

    Huomautus   : jos haluat käyttää tässä artikkelissa viitteenä käytettyjä samoja Excel-esimerkkimalleja, voit ladata ne seuraavien linkkien kautta:

  2. Valitse Tiedosto > Tallenna, määritä tietokone, verkkopalvelin tai SharePoint-tiedostokirjasto, kirjoita tiedostonimi ja valitse sitten Tallenna.

  3. Lisää uusi laskentataulukko valitsemalla työkirjan alareunassa Uusi taulukko Uusi taulukko -painike .

  4. Luo Excel-taulukko. Lisätietoja Excel-taulukoiden käyttämisestä on artikkeleissa Yleistä Excel-taulukoista, Excel-taulukon luominen tai poistaminen ja Taulukon koon muuttaminen lisäämällä tai poistamalla rivejä ja sarakkeita.

  5. Sarakkeiden ja rivien lisääminen taulukkoon joka Visio-kaavion luonnissa käytetyt. Excel-taulukon sarakkeen otsikoiden ja arvojen tietyn edellytetään. -Osassa, miten Excel-sarakkeiden käsitellä Visio-vuokaavio osien visuaalisen oppaan.

Vaihe 3: Muiden muodon tietojen lisääminen Excel-taulukkoon (valinnainen)

  1. Tutustu Excel-mallin prosessikarttaan. Excel-taulukon sarakkeet ovat sinisiä ja vihreitä. Väri kertoo visuaalisesti sarakkeiden välisistä eroista.

    Sinisten sarakkeiden avulla luodaan vuokaavio Visio-kaavioon. Kaikki sarakkeet lisätään myös muodon tietoihin.

  2. Jos haluat lisätä muita muodon tietoja, lisää yksi tai useampi sarake Excel-taulukkoosi.

    Vihreät sarakkeet sisältävät muita muodon tietoja, joita voit lisätä kuhunkin muotoon. Voit lisätä taulukkoon haluamasi määrän lisäsarakkeita. Oletusarvon mukaan nämä tiedot eivät näy kaaviossa, ellet lisää tietokuvia. Voit katsella muodon tietoja Visio-kaaviossa valitsemalla Tiedot > Muodon tiedot -ikkuna. Lisätietoja muodon tiedoista ja tietokuvista saat artikkelista Tietojen lisääminen muotoihin ja Tietokuvien yleiskatsaus.

Vaihe 4: Ohjattu Visio-kaavion luominen

  1. Palaa Visioon, valitse mallin esikatselussa mittayksikkösi ja valitse sitten Luo.

  2. Toimi ohjatun Kaavion luominen tiedoista -toiminnon ensimmäisellä sivulla seuraavasti:

    1. Valitse kohdasta Minkä kaavion haluat luoda tiedoista? jokin malli: Perusvuokaavio, Toimintojen välinen vuokaavio (vaakasuuntainen) tai Toimintojen välinen vuokaavio (pystysuuntainen).

    2. Valitse Valitse Excel-työkirja -kohdan viimeksi käytettyjen työkirjojen luettelosta työkirja tai etsi vaiheessa 2 luomasi työkirja valitsemalla Selaa.

    3. Valitse Valitse taulukko tai mukautettu alue työkirjasta -kohdasta Excel-prosessitietosi sisältävä taulukko.

    4. Valitse Valmis. Kaikki oletusarvot hyväksytään, ja Visio täyttää ohjatun toiminnon muut sivut niiden mukaisesti.

Näin kaavio luodaan automaattisesti säilön sisällä. Muita Visio-sivuja lisätään vuokaavion koon mukaan.

Vaihe 5: Visio-kaavion tallentaminen

  • Valitse Tiedosto > Tallenna, etsi sijainti, kirjoita tiedostonimi ja valitse Tallenna.

Excel ja Visio-tiedostot kannattaa pitää samassa paikassa, koska ne käyttävät toistensa tietoja.

Vaihe 6: Tietojen ja kaavion synkronointi

Kun olet luonut kaavion tietojen visualisoinnin avulla, haluat ehkä tehdä siihen muutoksia. Visio tukee kaksisuuntaista synkronointia tietolähteen ja kaavion välillä.

Vihje    Pidä molemmat tiedostot synkronoituina ja ajan tasalla, kun olet lopettanut työskentelyn niiden kanssa. Kun muutat Excel-tietoja, päivitä kaavio. Kun muutat kaavion sisältöä, päivitä Excel-tiedot.

Excel-tietojen muokkaaminen ja kaavion päivittäminen sen jälkeen

  1. Muokkaa tietolähdettä Excel-taulukossa. Voit lisätä, päivittää tai poistaa rivejä.

  2. Tallenna Excel-työkirja.

  3. Ota käyttöön valintanauhan Datatyökalut Rakenne -välilehti napsauttamalla Vision kaaviosäilössä ja valitse sitten Päivitä kaavio.

Excel-työkirjaan tekemäsi muutokset näkyvät Visio-kaaviossa. Huomautus:

  • Jos olet tehnyt kaavioon muutoksia, jotka voivat kadota päivityksessä, Visio tuo näyttöön Päivitä kaavion ristiriita -valintaikkunan.

  • Päivittäminen tekee muutoksia muotoihin ja yhteyksiin vain säilön sisäisesti.

  • Kaikki säilön sisäisiin muotoihin ja yhdistimiin tekemäsi muotoilumuutokset säilyvät ennallaan.

  • Pidä kaikki muodot ja yhdysviivat säilön sisällä. Päivitys ei vaikuta sivun muihin kuin säilön sisällä oleviin objekteihin. Lisätietoja säilöistä on artikkelissa Kaavioiden rakenteen selkiyttäminen säilöillä ja luetteloilla.

Kaavion sisällön päivittäminen ja Excel-tietojen päivittäminen sen jälkeen

  1. Tee muutokset Visio-kaavioon. Voit lisätä, päivittää tai poistaa muotoja ja yhdistimiä.

  2. Jos Excel-työkirja on pöytätietokoneessa tai verkkopalvelimessa, varmista, että se on tallennettu ja suljettu.

  3. Ota käyttöön valintanauhan Datatyökalut Rakenne -välilehti napsauttamalla kaaviosäilössä ja valitse sitten Päivitä tietolähde.

Visio-kaavioon tekemäsi muutokset näkyvät nyt Excel-työkirjassa. Jos Excel-tietoja voi kadota, Visio näyttää Päivitä tietolähderistiriita -valintaikkunan. Voit välttää ongelmia noudattamalla seuraavia parhaita käytäntöjä:

  • Tallenna Excel-tietojen varmuuskopio, ennen kuin korvaat muutokset.

  • Käytä Excel-työkirjassa tietolähteenä Excel-taulukkoa mukautetun alueen sijasta. Kun olet valinnut Korvaa-vaihtoehdon Päivitä tietolähde -valintaikkunassa, Visio muuntaa mukautetun alueen Excel-taulukoksi.

  • Älä käytä kaavoja Excel-tietolähteessä. Kun olet valinnut Korvaa-vaihtoehdon Päivitä tietolähde -valintaikkunassa, Visio muuntaa kaavan kaavan tulokseksi.

  • Loit kaavion käyttämällä seuraavaa vaihtoehtoa Ohjatun kaavion luomisen Luo kaavio -kohdassa, jossa tietosarakkeet yhdistetään toimintoihin ja vaiheisiin: Yhdistäminen > Lisäasetukset > Säilytä tietosarakearvojen järjestys luotavista tiedoista > Valitse toiminto tai kaista tai Valitse vaihe tai aikajana. Tässä tapauksessa Visio edellyttää, että tiedoissa on lisäsarake, joka ilmaisee muotojen välisen yhteyden. Kun olet valinnut Korvaa-vaihtoehdon Päivitä tietolähde -valintaikkunassa, lisäsarake lisätään.

  • Loit toimintojen välisen vuokaavion, jossa on sekä kaistoja että vaiheita Excelin tietoarvojen järjestyksen mukaisesti. Loit kaavion käyttämällä seuraavaa vaihtoehtoa Ohjatun kaavion luomisen Luo kaavio -kohdassa, jossa tietosarakkeet yhdistetään vaihteisiin ja toimintoihin: Yhdistäminen > Määritä, miten prosessin vaiheet/toiminnot yhdistetään > Yhdistä järjestyksessä. Tässä tapauksessa Visio edellyttää, että tiedoissa on lisäsarake, joka ilmaisee muotojen välisen yhteyden. Jos muutat kaistojen tai vaiheiden järjestyksen kaaviossa, järjestys muuttuu tietolähteessä. Kun olet valinnut Korvaa-vaihtoehdon Päivitä tietolähde -valintaikkunassa, kaavion kaistat ja vaiheet eivät enää noudata Excel-työkirjan tietojen järjestystä.

Vaihe 7: Excel-taulukon ja Visio-kaavion välisen vuorovaikutuksen mukauttaminen (valinnainen)

Joskus voi tulla tarve mukauttaa tapaa, jolla kaavioita luodaan tietojen visualisoinnin avulla. Joskus voidaan haluta esimerkiksi käyttää organisaation standardien vuoksi muita muotoja tai yhdistää muihin Excel-taulukon sarakkeiden nimiin.

  1. Kun siirryt ohjattuun Kaavion luominen tiedoista -toimintoon valitsemalla Luo ja kun olet lisännyt tiedot ensimmäiselle sivulle (katso vaihe 4), valitse Seuraava tai Takaisin, niin näet ohjatun toiminnon kunkin sivun.

  2. Valitsemalla Ohje (?) saat lisätietoa sivun kunkin asetuksen mukauttamisesta. Lisätietoja on artikkelissa Kaavioiden luominen tiedoista ohjatulla toiminnolla.

Sivun alkuun

Excelin sarakkeiden keskustelu Visio-vuokaavion osien kanssa

Seuraavassa kuvasarjassa esitetään vaihe vaiheelta, miten kutakin Excel-saraketta käytetään Visio-vuokaavion luomiseen.

Prosessin vaiheen tunnus   Luku, joka yksilöi vuokaavion kunkin muodon. Tämä sarake on pakollinen, ja Excel-taulukon jokaisen arvon on oltava yksilöllinen, eikä tyhjiä arvoja sallita. Tämä arvo ei näy vuokaaviossa.

Excel-prosessikartan vuorovaikutus Visio-vuokaavion kanssa: Prosessin vaiheen tunnus

Prosessin vaiheen kuvaus   Vuokaavion muotoihin lisättävät tekstit.

Excel-prosessikartan vuorovaikutus Visio-vuokaavion kanssa: Prosessin vaiheen kuvaus

Seuraavan vaiheen tunnus   Prosessisarjan seuraavan muodon vaihetunnus. Haarautuvalla muodolla on kaksi vaihetta, jotka esitetään pilkuin erotetuilla numeroilla, kuten 4,5. Seuraavia vaiheita voi olla enemmän kuin kaksi.

Excel-prosessikartan vuorovaikutus Visio-vuokaavion kanssa: Seuraavan vaiheen tunnus

Yhdistimen otsikko   Haarautuvien muotojen yhdistimen otsikot näytetään pilkuin eroteltuna tekstinä, kuten Kyllä,Ei. Esimerkissä Kyllä-vaihtoehtoa vastaa 4 ja Ei-vaihtoehtoa 5.

Excel-prosessikartan vuorovaikutus Visio-vuokaavion kanssa: Yhdistimen otsikko

Muodon tyyppi   Se muodon tyyppi, jonka haluat esittää Visio-kaaviossa, kuten Prosessi tai Päätös. Suosittelemme käyttämään avattavia luetteloita vaihtoehtojen vahvistamiseen.

Excel-prosessikartan vuorovaikutus Visio-vuokaavion kanssa: Muodon tyyppi

Toiminto ja vaihe    Toiminto (tai kaista) ja vaihe (tai aikajanan), johon kukin muoto kuuluu. Tämä sarake koskee vain toimintojen välistä vuokaavio -kaaviota. Perusvuokaavio ohittaa sarakkeen.

Excel-prosessikartan vuorovaikutus Visio-vuokaavion kanssa: Toiminto ja vaihe

Sivun alkuun

Visualisointikaavion luominen muiden kaavainten avulla

Lisäksi tietojen Visualizer mallien avulla voit käyttää myös kaavaimia muista malleista tietojen Visualizer kaavion luomisen. Esimerkiksi luoda prosessikaavioiden taloudellisen tilanteen tapahtumien tai Varastonhallinta. On myös BPMN perus-ja työ Flow objektien muut prosessin aloittaminen kaavaimet. Mukautettujen muotojen lisääminen myös käyttämällä Omat muodot -kaavaimesta. Lisätietoja on artikkelissa luominen, tallentaminen ja jakaminen mukautettuja kaavaimia.

  1. Avaa tietojen visualisointikaavio (perusvuokaavio tai toimintojen välinen vuokaavio), jonka olet jo luonut.

  2. Valitse Luo, jolloin ohjattu Luo kaavio tiedoista -toiminto avautuu. Anna arvot ensimmäisellä sivulla ja valitse Seuraava, kunnes Muotojen yhdistäminen -sivu näkyy ohjatussa toiminnossa.

  3. Lisää ainakin yksi kaavain Lisää muotoja -vaihtoehdolla.

  4. Valitse jokin muoto ja yhdistä se Muodon tyyppi -sarakkeen tietoarvoihin vetämällä.

Sivun alkuun

Tietokuvien käyttäminen kaaviossa

Voit parantaa kaaviotasi lisäämällä tietokuvia, joilla saat kaavion tiedot visuaaliseen muotoon. Voit tehdä kaaviosta prosessin raporttinäkymän, jonka tietokuvissa näkyy suorituskyvyn mittareiden (KPI) tietoja. Mittareiden tiedoissa käytetään muotojen tietoihin perustuvaa tietokuvien kuvakkeita.

  1. Avaa tietojen visualisointikaavio.

    Valitse säilö, jossa haluat käyttää tietokuvia.

  2. Valitse Tiedot > Tietokuvien kentät.

  3. Valitse kaavioon lisättävät tietokuvakentät.

    Tietokuvien käyttäminen Vision tietojen visualisointikaaviossa

    Tietokuvia käytetään koko kaaviossa. Jos haluat piilottaa tiettyjen muotojen tietokuvat, jätä kyseisten rivien tietosarakearvot tyhjiksi Excel-työkirjassa.

  4. Voit halutessasi määrittää lisäasetuksia Tiedot-välilehdessä. Lisätietoja on artikkelissa Tietokuvien yleiskatsaus.

Sivun alkuun

Seuraavat vaiheet

Seuraavassa on joitakin tehtäviä, joita voit suorittaa tietojen visualisointikaavion luomisen jälkeen.

  • Teemat    Visiossa teemalla tarkoitetaan joukkoa värejä ja tehosteita, jotka voit lisätä piirustukseesi yhdellä napsautuksella. Teemat on nopea tapa antaa piirustukselle ammattimaisesti suunniteltu ulkonäkö. Lisätietoja saat artikkelista Ammattimaisen ulkonäön lisääminen piirustukselle teeman avulla.

  • Asettelu    Vision manuaaliset oppaat ja automaattiset työkalut auttavat varmistamaan, että kaavion muodot ovat oikein tasattu ja välistetty. Tämä tekee piirustuksista mahdollisimman selkeitä ja ammattimaisia. Lisätietoja saat artikkelista Kaavion muotojen tasaaminen ja sijoittelu.

  • Vienti    Vie tietojen visualisointikaavio ja yhdistetty Excel-työkirja Visio-mallipakettiin (.vtpx). Visio-mallipaketti tallentaa kaavion asetukset, kaavaimet ja tiedot, jotta muut voivat luoda nopeasti omia tietojen visualisointikaavioita. Muut käyttäjät voivat asentaa mallipaketin tietokoneeseensa. Lisätietoja on artikkelissa Tietojen visualisointimallipaketin vienti ja asennus.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×