Tietojen lähettäminen Accessista Wordiin yhdistämistoiminnolla

Videon sisältö

Seuraavassa on yleisiä ohjeita Word yhdistämisen luomiseksi Accessissa:

1. Avaa Access-tietokanta, joka sisältää osoitteet, jotka haluat yhdistää Word.

2. Jos siirtymisruutu ei ole auki, avaa se painamalla F11-näppäintä.

3. Valitse osoitteet sisältävä taulukko tai kysely. Jos osoitekentät jakautuvat useisiin taulukoihin, luo yksinkertainen valintakysely , joka sisältää tarvitsemasi kentät, ja valitse kysely yhdistämistoimintoa varten.

4. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Vie-ryhmästäWord Yhdistä.

5. Microsoft Word ohjattu yhdistämistoiminto -valintaikkuna avautuu.

   

6. Valitse, linkittääkö ohjattu toiminto osoitetietosi aiemmin luotuun Word asiakirjaan vai aloittaako se uudesta tyhjästä asiakirjasta.

7. Valitse OK.

Word käynnistyy ja näyttää Postitukset-välilehden ja Yhdistäminen-ruudun.

1. Voit tehdä ohjatun toiminnon vaiheet napsauttamalla Seuraava - ja Edellinen-linkkejä Yhdistäminen-ruudun alareunassa.

2. Ohjatun toiminnon vaiheessa 3 vastaanottajaluetteloa ei tarvitse valita. Tämä määritettiin, kun valitsit sen Accessissa. Haluat ehkä kuitenkin hienosäätää luetteloa valitsemalla Muokkaa vastaanottajaluetteloa. Avautuvassa ruudussa voit poistaa yksittäisiä vastaanottajia yhdistämisestä, käyttää suodattimia, lajitella luettelon ja niin edelleen.

3. Kirjoita kirjain ohjatun toiminnon vaiheessa 4 (ellet käsittele aiemmin luotua asiakirjaa).

4. Aseta kohdistin asiakirjaan, johon haluat osoitetietojen näkyvän, ja lisää Access-tiedot asiakirjaan valitsemalla Osoitelohko, Tervehdysrivi tai Lisää kohteita . Valitse näkyviin tulevista ruuduista haluamasi muoto ja valitse Sitten Vastaavat kentät , jotta kentät täsmäävät oikein.

5. Napsauta ohjatun toiminnon vaiheessa 5 Seuraava (>>)- ja Edellinen (<<) -painikkeita, jotta voit esikatsella, miltä yhdistetyt tiedot näyttävät, kun tulostat asiakirjan.

6. Valitse ohjatun toiminnon vaiheessa 6 Tulosta ja valitse haluamasi tulostusasetukset.

7. Tallenna ja sulje Word asiakirja.

   Huomautukset: 

   • Jos haluat palata takaisin ja muuttaa yhdistämisasetuksia ohjatun toiminnon suorittamisen jälkeen, kaikki toiminnot ovat käytettävissä Word Postitukset-välilehdessä.

   • Jos teet rakennemuutoksia Access-tietokannassa, sinun on ehkä muutettava joitakin yhdistämisasetuksia Word, jotta yhdistäminen toimii uudelleen oikein.

   • Ohjattu yhdistämistoiminto on suunniteltu postiosoitetietojen käsittelyyn. Yhdistämistoiminnon avulla voit kuitenkin yhdistää minkä tahansalaisia tietoja Word, kuten varastotietueita, tehtäviä tai mitä tahansa Accessiin tallentamiasi tietoja.

Lisätietoja Word yhdistämisominaisuuksista on seuraavissa artikkeleissa:

• Asiakirjojen mukauttaminen yhdistämistoiminnon avulla

• Tarrojen luominen yhdistämisen avulla

• sähköpostin yhdistäminen Word