Tietojen lajitteleminen ja suodattaminen yhdistämistä varten

Tietojen lajitteleminen ja suodattaminen yhdistämistä varten

Yhdistämistoiminnon avulla voit luoda ja lähettää joukkosähköpostia sekä luoda kirjekuoria ja tarroja. Postitusluettelosi on yhdistämisen tietolähde. Word hakee tiedot postitusluettelosta ja lisää ne yhdistämisasiakirjaan.

Postitusluettelon muokkaaminen

Yhdistämistoiminnolla voit lajitella ja suodattaa postitusluettelossa olevia tietoja ja siten valita vain haluamasi tietueet.

  1. Avaa yhdistämisasiakirja tarvittaessa.

  2. Valitse Postitukset-välilehden Aloita yhdistäminen -ryhmässä Muokkaa vastaanottajaluetteloa.

    Valitse osana Wordin yhdistämistoimintoa Postitukset-välilehden Aloita yhdistäminen -ryhmässä Muokkaa vastaanottajaluetteloa.

    Vihje: Jos Muokkaa vastaanottajaluetteloa -vaihtoehto ei ole käytettävissä, valitse Valitse vastaanottajat ja liitä tiedosto postituslistaan, jota haluat käyttää.

  3. Valitse Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa valintaruutu kaikkien niiden vastaanottajien vieressä, jonka tietueen haluat sisällyttää yhdistämiseen.

    Valitse jokaisella rivillä valintaruutu vastaanottajan sisällyttämistä varten.

    Vihje: Voit ryhmitellä rivit tai rajoittaa näkymäsi tiettyihin riveihin lajittelemalla tai suodattamalla postitusluettelon.

Lisäasetukset

Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa on toimintoja vastaanottajaluettelon muokkaamiseen. Kaksi useimmin käytettävä toimintoa ovat luettelon lajittelu ja suodatus niin, että nimien ja osoitteiden löytäminen helpottuu. Lisätietoja on kohdissa Vastaanottajaluettelon lajitteleminen ja Vastaanottajaluettelon suodattaminen seuraavassa.

Valitse Word-yhdistämisasiakirjassa Muokkaa vastaanottajia ja valitse vaihtoehto Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunan Muokkaa vastaanottajaluetteloa -kohdassa.

Vastaanottajaluettelon lajitteleminen

Voit lajitella vastaanottajaluettelon monella tavalla. Alla olevissa ohjeissa on kuvattu vain yksi esimerkki siitä, miten tietueet voidaan lajitella.

  1. Valitse Muokkaa vastaanottajaluetteloa -kohdassa Lajittele, jolloin Suodata ja lajittele -valintaikkuna avautuu.

  2. Valitse Lajittele tietueet -välilehdessä Lajittele tietueet -ruudun alanuoli, valitse sen Excelpostituslistan sarakkeen nimi, jonka mukaan haluat lajitella, ja valitse sitten lajittelujärjestykseksi Nouseva tai Laskeva.

    Valitse osana Wordin yhdistämistoimintoa Muokkaa vastaanottajaluetteloa ja valitse Muokkaa vastaanottajaluetteloa -kohdassa Lajittele.

  3. (Valinnainen) Valitse 2. lajitteluperuste -ruudun alanuoli, valitse toisen sarakkeen nimi, jonka mukaan haluat lajitella, ja valitse sitten lajittelujärjestykseksi Nouseva tai Laskeva.

  4. (Valinnainen) Toista vaihe 3, jos haluat lisätä uuden sarakkeen, jonka mukaan lajitellaan.

  5. Valitse OK ja tarkastele lajittelun tuloksia.

    Vastaanottajaluettelon lajittelun tulokset osana Wordin yhdistämistoimintoa.

    Huomautus: Vastaanottajaluettelo on nyt nousevassa aakkosjärjestyksessä.

Vastaanottajaluettelon suodattaminen

Voit suodattaa postitusluettelon niin, että näet vain yhdistämisessä käytettävät vastaanottajat. Suodattimesi voisi palauttaa esimerkiksi tietyssä kaupungissa asuvien henkilöiden tietueet tai tietyn hintaiset varastonimikkeet.

Seuraavissa ohjeissa määritetään postitusluettelon suodatusehdot. Suodatuksessa käytetään tekemiisi valintoihin perustuvia yksinkertaisia ehtoja (lausekkeita) määrittämiesi tietojen olemassaolon arviointiin.

  1. Valitse Muokkaa vastaanottajaluetteloa -kohdassa Suodata, jolloin Suodata ja lajittele -valintaikkuna avautuu.

  2. Valitse Suodata tietueet -välilehdessä Kenttäruudun alanuoli ja valitse sitten sen Excelpostituslistan sarakkeen nimi, jota haluat käyttää ensimmäisen tason suodattimena.

    Huomautus: Suodata tietueet -välilehti on muotoiltu lomakkeeksi, jossa on neljä saraketta. Vasemmalta oikealle lueteltuina sarakkeet ovat ehto, kenttä, vertailuoperaattori ja käyttäjän vastaavuusehdot.

  3. Valitse Vertailu-ruudun alanuoli ja valitse sitten Yhtä suuri kuin tai muu vertailuvaihtoehto.

  4. Kirjoita Vertailukohde-tiedot, joita haluat Kenttä-ruudun valinnan vastaavan.

  5. (Valinnainen) Jos haluat lisätä toisen tason suodattimen, tee vasemmanpuolimmaisessa sarakkeessa jompikumpi seuraavista:

    • Valitse Ja, jos haluat varmistaa, että molemmat suodatinehdot täyttyvät, ja toista sitten vaiheet 2–4.

      tai

    • Valitse Tai, jos haluat varmistaa, että jompikumpi suodatinehto täyttyy, ja toista sitten vaiheet 2–4.

    Valitse osana Wordin yhdistämistoimintoa Muokkaa vastaanottajaluetteloa ja valitse Muokkaa vastaanottajaluetteloa -kohdassa Suodata.

  6. Toista vaihe 5 tarvittaessa.

  7. Kun olet valmis, valitse OK ja tarkastele sitten tietueiden suodatuksen tuloksia.

    Vastaanottajaluetteloon käytetyn suodattimen tulokset osana Wordin yhdistämistoimintoa.

Vastaanottajan etsiminen

Voit kohdistaa etsinnän postitusluetteloon ja etsiä tietyn vastaanottajan tai vastaanottajaryhmän, joka jakaa saman määritteen, kuten sukunimen, postinumeron tai jäsennumeron.

  1. Valitse Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunan Muokkaa vastaanottajaluetteloa -kohdassa, valitse Etsi vastaanottaja.

  2. Kirjoita Etsi merkintä -valintaikkunan Etsi-ruutuun sen määritteen nimi, jota haluat etsiä postitusluettelosta.

    Kirjoita nimi Etsi merkintä -valintaikkunassa vastaanottaja etsintää varten.

  3. Tee kohdassa Kohde jokin seuraavista:

    • Hyväksy oletusasetus Kaikki kentät -vaihtoehto.

      tai

    • Valitse Tämä kenttä ja valitse avattavasta luettelosta sarakkeen nimi, josta haluat etsiä.

  4. Valitse Etsi seuraava.

    Huomautus: Jos etsittävän kohteen vastine löytyy, kohde näkyy postitusluettelossa korostettuna. Valitse Etsi seuraava uudelleen. Jos toinen vastine on olemassa, myös se korostetaan.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Katso maksuton koulutusvideo Yhdistämistoiminnon edistynyt käyttö, jossa kerrotaan yhdistämiskenttien lajittelemisesta ja suodattamisesta, yhdistämistoiminnon mukauttamisesta yksilöidyillä viesteillä sekä mukautettujen yhdistämiskenttien lisäämisestä.

Joissain tilanteissa et ehkä halua käyttää kaikkea yhdistämisen vastaanottajaluettelosi tietoa. Voit halutessasi valita vain osan luettelon käyttäjistä sekä lajitella ja suodattaa tietoa niin, että sisällytät yhdistämiseen vain haluamasi tiedot.

Yhdistämisluettelon lajitteleminen ja suodattaminen

  1. Avaa yhdistämisasiakirja, jos sitä ei ole vielä avattu.

  2. Valitse Postitukset > Muokkaa vastaanottajia.

    Muokkaa vastaanottajaluetteloa napsauttamalla

    Jos Muokkaa vastaanottajia -vaihtoehto näkyy harmaana, valitse Valitse vastaanottajat ja liitä tiedosto postituslistaan, jota haluat käyttää.

  3. Muokkaa luettelon tietoja -kohdassa voit lisätä tai poistaa henkilöitä luettelosta napsauttamalla plusmerkkiä (+) lisätäksesi henkilön tai miinusmerkkiä (-) poistaaksesi henkilön luettelosta.

    Lisää henkilöitä tai poista henkilöitä luettelosta napsauttamalla plus- tai miinusmerkkiä.

  4. Kun olet valinnut henkilöt, jotka haluat luetteloon, valitse OK.

Luettelon lajitteleminen ryhmien löytämiseksi

Voit lajitella vastaanottajalistan ryhmittelemään tietoa tietyillä tavoilla. Jos esimerkiksi haluat lähettää sähköpostia vain tietyissä kaupungeissa asuville henkilöille, voit lajitella kaupungin mukaan, jolloin kunkin kaupungin ihmiset ryhmitellään yhteen. Näin sinun on helpompi valita heidät, kun aloitat yhdistämisen.

  1. Valitse Postitukset > Suodata vastaanottajat.

  2. Valitse Lajittele tietueet > Lajittele ensin ja valitse sitten kenttänimi, jonka mukaan haluat lajitella tiedot.

    Valitse Lajittele tietueet lajitellaksesi yhdistämisen kohteet

    Jos haluat lajitella useiden kenttien mukaan, esimerkiksi alueen ja kaupungin, valitse Lajittele sitten ja valitse sitten kentät, joiden mukaan haluat lajitella.

    Lajittele useiden kenttien mukaan napsauttamalla

  3. Kun kaikki kentät on lajiteltu haluamallasi tavalla, valitse OK.

Luettelon suodattaminen näyttämään vain rivit, jotka haluat sisällyttää

Voit suodattaa luettelon niin, että vain ne henkilöt tai kohteet näkyvät, jotka haluat sisällyttää yhdistämiseen. Voit esimerkiksi suodattaa vain tietyn kaupungin asukkaat tai varaston tietynhintaiset tuotteet näkymään.

  1. Valitse Postitukset > Suodata vastaanottajat.

    Suodata yhdistämisluettelo napsauttamalla

  2. Valitse Suodata tietueet -kohdassa nuoli Kenttä-ruudun vieressä ja valitse sitten sarake, jonka mukaan haluat suodattaa, esimerkiksi Otsikko tai Sukunimi.

    Valitse kenttä, jonka mukaan haluat suodattaa

  3. Valitse Vertailu ja napsauta sitten vertailutyyppiä, jonka haluat suorittaa.

    Valitse Vertailu-asetukset, jotka haluat määrittää

  4. Kirjoita Vertaa-ruutuun suodattimen arvo. Jos esimerkiksi valitset Kenttä-luettelosta Kaupungin, kirjoita haluamasi kaupungin nimi.

  5. Valitse Ja tai Tai ja valitse sitten suodattimelle toinen ehto. Jos esimerkiksi haluat kahden kaupungin tulokset, valitse Tai, valitse Kaupunki Kenttä-luettelosta, valitse Yhtä suuri kuin ja kirjoita sitten toisen kaupungin nimi.

  6. Valitse OK.

Voit nyt lisätä yhdistämiskentät asiakirjaan, jota käytetään yhdistämiseen tai tarroihin. Lisätietoja on kohdassa Yhdistämiskenttien lisääminen.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×