Tietojen hallinta Accessin tai Excelin avulla

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Microsoft Accessin ja Excelin käytössään paljon yhtäläisyyksiä, joka voi olla vaikea päättää, mitä ohjelmaa kannattaa käyttää. Molempien ohjelmien voit esimerkiksi tallentaa suuria tietomääriä, suorittaa tehokkaita kyselyt ja Osita ja dice tiedot Analyysityökalut ja kehittyneitä laskutoimituksia, jotka palauttavat tarvitsemasi tiedot.

Jokainen ohjelma on kuitenkin Tyhjennä eduista hallinnoit tietoja ja mitä haluat tehdä tietojen tyypin mukaan. Esimerkiksi jos se on tavoite säilyttämään tietojen eheyden muodossa, jota voi käyttää useita käyttäjiä, Access on paras vaihtoehto-, Excel on paremmin hyödyntää monimutkaisia numeerisia tietoja, jotka haluat analysoida perusteellisesti.

Monissa tapauksissa voit käyttää sekä ohjelmat, joissa kukin tarkoitukseen, johon se sopii parhaiten. Yleensä Access on parempi tietojen hallinta: kirjautumisvirheiden, voit säilyttää sen järjestetty, etsimistä ja käytettävissä samanaikaisesti useille käyttäjille. Excel on yleensä parempi tietojen analysoimista varten: Monimutkaisten laskutoimitusten suorittaminen ja tutkiminen mahdollisten tulosten tuottavat laadukkaita kaavioita. Jos käytät Access tallentaa tiedot ja Excelin analysoitaviksi, voit käyttää molempien ohjelmien etuja.

Ennen kuin päätät käytettävän ohjelman, voit verrata kunkin ohjelman edut, kun kannattaa käyttää toisen ja katso, kuinka voit käsitellä kummankin juuri tulos, jonka haluat tietoja.

Huomautus: Kaikki Microsoft Office-ohjelmistopaketit sisältää Excel, mutta ei kaikkia tuotepakettien ovat Access.

Vertaa kunkin ohjelman edut

Valitsemalla oikea ohjelma on kriittisiä, jos haluat käyttää ja Päivitä tiedot parhaan mahdollisen suorituskyvyn ja tarkkuutta. Nähdäksesi, mitkä ohjelma sopii parhaiten tehtävät, jotka haluat tehdä sen avulla verrata hyödyt, joita ohjelmien uusista ominaisuuksista koskevat tietojen tallentaminen, tietojen analysointi tai usean käyttäjän yhteistyö suojaus.

Tasainen ja relaatiotietoja    Sopivuutta käytettävän ohjelman parhaiten tietojen tallentamista varten, kysy itseltäsi seuraavaan kysymykseen: tiedot on suhteellinen vai ei? Tiedot, jotka voi sisältyä tehokkaasti yhdeksi taulukoksi tai taulukon nimi on Tasainen tai nonrelational tietoja. Esimerkiksi jos haluat luoda yksinkertaisen Asiakasluettelo, yhteen kunkin asiakkaan osoite- ja yhteystiedot henkilön kanssa, Excel voi olla parempi vaihtoehto. Jos haluat tallentaa monimutkaisia Asiakasluettelo laskutus ja toimitus kunkin asiakkaan tai kunkin asiakkaan yhteyshenkilöitä osoitteet sisältävä Access on parempi ratkaisu.

relaatiotietokantavoit järjestää tiedot jaetaan useita taulukoita. Hyvin suunnitellut relaatiotietokannasta jokaisessa taulukossa on tasainen ja sisältää vain yhden tietolaji tiedot. Esimerkiksi jos luot asiakkaan tietokannan, asiakkaiden nimet olisi tallennetaan yhdestä taulukosta olisi ne asiakkaat laskutus- ja osoitteet toimitus tallentaa erillinen taulukko. Osoitteiden erillään nimet tallentamista on hyvä, koska kunkin asiakkaan voi olla useita osoitteita ja haluat, että voit määrittää useita osoitteita kunkin asiakkaan tarvitsematta kirjoittaa uudelleen jokaisen osoitteen asiakkaan nimi.

Paikallinen ja ulkoiset tiedot    Accessin avulla voit muodostaa yhteyden tietoja useista ulkoisista tietolähteistä, niin, että voit tarkastella, kyselyn, ja muokata tietoja tarvitsematta tuoda sen. Accessissa on esimerkiksi komennot muodostaa yhteyden Microsoft SQL Server-tietokantaan, dBASE-tiedosto tai Outlook-kansioon, sekä monia muita tietolähteitä olemassa olevia tietoja. Voit muodostaa yhteyden tietolähteistä, mukaan lukien Access, SQL Server- ja Analysis Services-tietokannat, tekstin ja XML-tiedostot ja ODBC- ja OLE DB-tietolähteiden erilaisia Excel. Tiedot Excel-käyttöliittymän lähdetietojen muuttaminen ei kuitenkaan voi muokata.

Accessin ja Excelin on komentoja Windows SharePoint Services luetteloiden tietojen yhdistäminen. Excel sisältää kuitenkin vain SharePoint-luetteloiden; vain luku-yhteys Tämän vuoksi Access voit lukea ja kirjoittaa tietoja SharePoint-luetteloihin.

Tietojen eheyden ja joustavuus    Yksilöivää tunnistetta Ohje tietojen eheyden säilyttäminen ja ne varmistavat, että kaksi riviä (tai tietueita ei ole) sisältävät täsmälleen samat tiedot. Yksilöivää tunnistetta tarjoavat myös nopein tapa etsiä tai lajitella tietojen hakemiseen. Accessin luo automaattisesti yksilöllisen tunnuksen kunkin tietueen laskuri-tietotyypin avulla. Voit käyttää näiden tunnusten tietueet, liittämiseksi toisesta taulukosta tietueiden poistaminen.

Rakenteen, Access käyttää tietojen avulla voit varmistaa tietojen eheys. Käyttö edellyttää, että uusi tietueet on aiemmin vastaavan arvon eri taulukon niin, että et voi luoda ”eheyden”. Voit halua tilausta, jotka eivät kuulu asiakastiedot. Käyttö edellyttää, että jokainen uusi tietue Tilaukset-taulukossa on vastaava asiakas-arvo-Asiakkaat-taulukko. Tämä edellyttää kirjeenvaihto arvojen kutsutaan viite-eheys.

Voit myös määrittää omia rajoitukset ja säännöt varmistamiseksi, että tiedot on kirjoitettu oikein. Excelissä voit kirjoittaa tietoja Lisää vapaamuotoiset tavalla, mutta Excel ei tue relaatiotietoja, koska se ei tue viite-eheys. Voit kuitenkin määrittää tietojen tallentamista Excel- Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen -komento.

Kyselyt    Jos joudut usein tarkastella tietoja usealla eri tavalla sen mukaan, ehdot ja tapahtumia, muuttamisesta Access saattaa olla parempi vaihtoehto tallentamis-ja tietojen käsitteleminen. Accessin avulla voit hakea nopeasti vain rivien ja sarakkeiden tiedot, jotka haluat-, onko tiedot sisältyvät yhdestä taulukosta tai useita taulukoita Structured Query Language (SQL) kyselyjen avulla. Voit myös luoda laskettuja kenttiä kyselyissä lausekkeiden avulla. Lausekkeen avulla Accessin on samanlainen kuin kaavojen käyttäminen Excel-arvojen laskemiseen. Voit käyttää myös Access-kyselyiden yhteenvetoja ja esittää koostearvoja, kuten summien, keskiarvojen ja laskee.

Mallinnus    Valitse Excelin ennuste taulukkomallia ulkoasusta entä jos -analyysi työkalujen avulla. Entä jos-analyysin avulla voit suorittaa eri skenaarioissa analyysejä, kuten Paras tapaus ja Huonoin tapaus skenaarioita ja verrata useiden skenaariot yhteenvetoraportin tuloksena olevat tiedot. Ei ole samanlainen ominaisuus on käytettävissä Accessissa.

Pivoting ja kaavio-ominaisuudet    Voit luoda pivot-taulukkoraporteista ja pivot-kaaviot, molemmissa ohjelmissa. Excel sisältää kuitenkin monimutkaisemman pivot-taulukon raportointi- ja kaavio-ominaisuudet kuin Access. Jos haluat luoda monipuolisia pivot-taulukkoraporttien tai antaa ammattimaisen näköisiä kaaviot säännöllisesti, voit käyttää reporting pivot-taulukon tai pivot-taulukon kaavioiden Excelin sen sijaan, että samoja ominaisuuksia Accessissa.

Sekä Accessissa että Excelissä voidaan käyttää yhteiskäytön ympäristöissä, kuten Windows SharePoint Services ja verkossa olevat tiedostoresurssit, mutta eroja useat käyttäjät voivat käyttää tietoja tavalla.

Useiden käyttäjien käyttöoikeuksien tietoihin    Valitse Normaali toiminto Accessin avulla usea käyttäjä voi avata yksittäisen tietokannan samanaikaisesti; Tämä toimii hyvin, sillä Access lukitsee vain muokataan; tiedot Tämän vuoksi muut käyttäjät voivat muokata eri tietueet ilman ristiriidat. Excelissä voit jakaa työkirjan muiden käyttäjien, mutta usean käyttäjän yhteistyö Funktiot parhaat kun käyttäjät käsitellä työkirjan tietoja eri aikoina sijaan samanaikaisesti. Access-tietokannan käyttäjien yhteiskäyttö tietojaja asiakirjanyhteiskäyttö käyttäjien Excel-työkirjan.

Käyttämällä Windows SharePoint Services yhteistyö    Microsoft Windows SharePoint Services-toiminnot, kuten SharePoint-luetteloiden ja tiedostokirjastojen integroi molemmat ohjelmat.

Accessissa on useilla eri tavoilla yhteiskäytön useita käyttäjiä SharePoint-sivustossa. Esimerkiksi voit ladata koko tietokanta Windows SharePoint Services-tiedostokirjastoon, tee lomakkeiden ja raporttien käytettävissä Windows SharePoint Services-näkymien ja tietokannan tietoihin, jotka on tallennettu SharePoint-luetteloissa.

Excelissä on vain yksi tapa tehdä yhteistyötä useiden käyttäjien SharePoint Services-sivuston kanssa. Voit ladata työkirjan Windows SharePoint Services-tiedostokirjastoon, jossa yksittäisille käyttäjille voi kuitata ulos tehdä muutoksia, työkirja työkirjan muokkaaminen yhtä aikaa muiden käyttäjien estäminen. Käyttäjät voivat muokata työkirjan tarkistamatta ulos tiedostokirjastoon, jolloin niitä on järjestämiseen Vältä tietojen ristiriitoja muiden käyttäjien kanssa.

Yhteistyö Verkkokansioiden avulla    Jos tallennat Access-tietokannan jaettu verkkokansio, useat käyttäjät voivat avata tietokannan ja sen tietojen käsitteleminen samanaikaisesti. Yksittäisten tietueiden lukitaan, kun käyttäjä muokkaa niitä. Jos tallennat Excel-työkirjan jaettu verkkokansio, vain yksi käyttäjä voi muokata työkirjan kerrallaan. Tarkasteluun tarkoituksiin useita käyttäjät voivat avata työkirjan toinen käyttäjä muokkaa sitä, mutta nämä käyttäjät et voi tehdä muutoksia tiedot, kunnes käyttäjä, joka on Muokkaa työkirjaa sulkee sen.

Molemmissa ohjelmissa vastaavia toimintoja, salasanan ja salauksen –, jotka helpottavat tietojen menetyksen estäminen ja tietojen suojaaminen luvattomalta käytöltä. Välillä on kuitenkin joitakin eroja Accessin ja Excelin miten käyttäjätason tietojen suojauksen toimii.

Tietojen menetyksen estäminen    Accessissa työsi tallentuu jatkuvasti niin, että tapahtui odottamaton virhe, jos olet todennäköisesti menettää jäljellä olevan työmäärän (jos saatavilla). Sillä Access tallentaa työsi jatkuvasti, on myös mahdollista, voit tehdä muutoksia, voit myöhemmin et halua vahvistaminen. Voit varmistaa, että voit palauttaa tietokannan haluamallasi tavalla, sinun on luotava aikataulussa tarpeitasi vastaavaa tietokantatiedoston varmuuskopion. Voit palauttaa koko tietokanta varmuuskopiosta tai palauttaa vain taulukon tai muun tietokantaobjektin, jotka on. Jos käytät varmuuskopiointi tiedoston järjestelmä-apuohjelman, voit käyttää myös tiedoston järjestelmän varmuuskopiosta tietokannan kopion palauttaa tiedot. Excelissä voit tallentaa automaattisen palauttamisen tietojen tietyin väliajoin samalla, kun päivität tiedot.

Käyttäjätason tietojen suojaaminen    Excelissä kriittinen tai yksityisten tietojen poistaminen näkymän piilottamalla sarakkeiden ja rivien tiedot ja suojaa koko laskentataulukon piilotettujen tietojen käyttöoikeuksia. Laskentataulukon- ja sen osat suojaamisen lisäksi voit lukita ja estää muita käyttäjiä muokkaamasta vahingossa tärkeitä tietoja laskentataulukon solujen lukituksen poistaminen.

Tiedostotason suojaus    Tiedoston tasolla voit estää luvattomia käyttäjiä näkemästä tiedot salaus molemmissa ohjelmissa. Voit myös määrittää, että salasana kirjoitetaan tietokantatiedoston tai työkirjan avaamiseen. Lisäksi voit suojata tietokantatiedoston tai työkirjan käyttämällä digitaalinen allekirjoitus.

Rajoitettu tietojen käyttäminen    Excelissä voit määrittää käyttäjän perustuva oikeudet käyttää tietoja tai määrittäminen vain luku-oikeudet, joka estää muita käyttäjiä tekemästä muutoksia tietoihin, jotka heillä on käyttöoikeus. Access ei tarjoa käyttäjätason suojaustoiminnot, mutta Access tukee käyttäjän suojausmalli minkä tahansa tietokantapalvelimen se muodostaa yhteyden. Jos linkität SharePoint-luetteloon, Access heeds SharePoint-luettelon käyttöoikeuksia. Jos haluat estää luvattomia käyttäjiä ulos Accessissa olevia tietoja, voit salata tietokannan salasanalla. Käyttäjien on syötettävä voi lukea tietoja tietokannan salasanan, vaikka ne käyttää sitä toisessa ohjelmassa, kuten Excelin avulla.

Saat lisätietoja tietojen suojaamisesta Access 2007-tietokannan suojaaminen ja Suojaus- ja tietoturva Excelissä.

Accessin käyttötilanteita

Hyvin yleisesti Access on paras vaihtoehto, kun olet seurannassa ja tietojen säännöllisesti, ja sitten Näytä, vieminen tai tulostaa tietojen alijoukot. Access-lomakkeiden avulla tarkoituksenmukaista liittymää kuin Excel-laskentataulukon tietojen käsitteleminen. Accessin avulla voit automatisoida usein tehtävät toiminnot ja Access-raporttiin, voit tehdä yhteenvedon tiedoista tulostettavan tai sähköisessä muodossa oleva lomake. Accessissa on useita rakenteen tiedoillesi; Voit valita esimerkiksi, mitä tietotyyppiä voi olla syötetty, voidaan kirjoittaa mitä arvoja, ja voit määrittää, miten yhden taulukon tiedot liittyvät muiden taulukoiden tietojen. Tämän rakenteen avulla voit varmistaa, että vain oikea tietotyyppien on syötetty.

Access tallentaa tiedot, jotka näyttävät lähes sama kuin laskentataulukoita taulukoiden, mutta Access-taulukot on suunniteltu monimutkaisia kyselyt suhteessa muihin taulukoihin tallennetut tiedot.

Accessia kannattaa käyttää seuraavissa tilanteissa:

  • Tietokannan käyttäminen useiden käyttäjien on tarkoitus ja haluat tehokkaat asetukset, käsitellä turvallisesti päivityksiä tietoihin, kuten tietueiden lukituksen ja ristiriitojen ratkaisu.

  • Tarkoitus ei tarvitse lisätä taulukkoja tietojoukon, joka on peräisin tasainen tai nonrelational taulukoksi.

  • Suoritettavat kyselyt ovat monimutkaisia.

  • Haluat tuottaa erilaisia raportteja tai osoitetarrojen.

  • Yhteystietojen hallinta    Voit hallita yhteyshenkilöitä ja osoitetiedot, raporttien luominen Access tai Yhdistä Microsoft Office Word kirjeitä, kirjekuorien ja osoitetarrojen tulostaminen tiedot.

  • Varaston ja kohteiden seuranta    Voit luoda kohteiden varaston kotiin tai yritykseen, ja tallentaa valokuvia tai muita tietoihin liittyviä tiedostoja tietojen mukana.

  • Tilauksen seuranta    Voit kirjoittaa tietoja tuotteista, asiakkaista ja tilauksista, ja luoda sitten raportteja, joista käy ilmi Myynti työntekijän, alueen, ajanjakson tai jonkin muun arvon mukaan.

  • Tehtävän seuranta    Voit seurata tehtäviin käyttäjäryhmä ja kirjoita uusien tehtävien yhtä aikaa muiden päivittämässä niiden olemassa olevien tehtävien saman tietokannan.

  • Lending kirjastojen järjestäminen    Accessin avulla voit tallentaa tiedot kirjojen ja CD-levyjä ja seurantaan kanssa on lainattu ne.

  • Tapahtumien suunnittelu    Voit kirjoittaa tietoja tapahtuman päivämäärät, sijainnit ja osallistujien ja aikatauluja tai siitä, mitä yhteenvetoja tulostaminen.

  • Ravitsemusta seuranta    Pidä kirjaa resepteistä ja kirjaudu sisään Light ja käyttää toimintoja.

Excelin käyttötilanteita

Kuin taulukkolaskentaohjelma Excel voi tallentaa työkirjat, jotka sisältävät yhden tai usean laskentataulukon suurista tietomääristä. Kuitenkin sijaan toimiva tietokannan hallintajärjestelmän, kuten Access, Excel on tarkoitettu tietojen analysointi- ja laskenta. Voit luoda malleja tietojen analysoimista varten, kirjoittaa yksinkertaiset ja monimutkaiset kaavat, jos haluat suorittaa laskutoimituksen, jonka tietotyypiksi pivot tiedot tapaa, jolla haluat, ja esittää tiedot useilla ammattimaisen näköisen kaavioiden joustavia ohjelma.

Exceliä kannattaa käyttää seuraavissa tilanteissa:

  • Vaadi tasainen tai nonrelational näkymän tietojen sijaan relaatiotietokanta , joka käyttää useita taulukoita, ja kun tiedot ovat etupäässä numeerisia.

  • Suorita tiedoista laskutoimenpiteitä ja tilastollisia vertailuja usein tiedot.

  • Haluat käyttää pivot-taulukkoraportteja hierarkkisten tietojen näyttämiseen tiiviissä ja joustavassa asettelussa tarkastelemiseen.

  • Aiot luoda kaavioita säännöllisesti ja haluat käyttää uuden kaavioiden muotoiluja, jotka ovat käytettävissä Excelissä.

  • Haluat korostaa tiedot käyttämällä ehdollisen muotoilun kuvakkeita, tietopalkkeja, ja värin asteikko.

  • Haluat Suorita tiedoista hienostuneita entä jos-analyysejä, kuten tilastollisia, teknisiä tai regressioanalyysejä.

  • Jos haluat seurantaan yksinkertainen luettelon, joko käyttöäsi tai yhteiskäyttöä varten.

  • Laskenta    Voit käyttää tehokkaita laskentatoimintoja Excelin monenlaisessa kirjanpidossa, esimerkiksi rahavirtalaskelma, tuloslaskelma tai tuloslaskelma.

  • Budjetointi.    Ovatko tarpeitasi henkilökohtaiset ja työhön liittyvät, voit luoda monenlaisia budjetin Excelin — esimerkiksi markkinointi budjetti-palvelupaketti, tapahtuman budjetin tai käytöstä poistaminen budjetin.

  • Laskutus- ja myynti    Excel voi myös hyödyntää laskutus- ja tietojen hallinta ja voit helposti luoda lomakkeita, jotka tarvitset — esimerkiksi myynnin laskut pakkaaminen viivästyy tai ostaa tilauksia.

  • Raportointi    Voit luoda erilaisia raportteja, jotka kuvastavat tietojen analysointia tai tekevät tiedoista yhteenvedon Excelin — esimerkiksi raportteja, joissa mitataan projektin edistymisestä, ennuste tietoja, yhteenveto tietoja tai esitetään vaihtelutietoja.

  • Suunnittelu    Excel on erinomainen työkalu professional suunnitelmien tai hyödyllisiä suunnittelijat — esimerkiksi viikoittain luokan suunnitelma, markkinoinnin Oheistiedot-palvelupaketti, vuoden ALV-suunnitelma tai suunnittelijat, joiden avulla voit suunnitella viikoittain ateriat osapuolet ja lomat.

  • Seuranta    Voit käyttää Excelin seurantaan työaikaraportin tai luettelon tietojen – esimerkiksi työaikaraportin työ tai varaston-luettelo, joka seuraa laitteiden seurannassa.

  • Kalenterien käyttäminen    Ruudukon kaltaisessa sen laatu vuoksi Excel kohdealueella hyvin luominen minkä tahansa kalenterin tyyppi, esimerkiksi seurantaan toimintoja oppilaitoksen vuoden aikana lukuvuosikalenteri tai voit seurata liiketoiminnan tapahtumien ja välitavoitteiden tilivuoden kalenteriin.

Saat hyödyllisiä Excel-mallit, jos jokin näistä luokista, Microsoft Office Online- malleja Excel .

Accessin ja Excelin käyttäminen yhdessä

Saatat välillä, jotka haluat ehkä käyttöösi uusia toimintoja, jotka kummankin tarjota. Esimerkiksi luomasi laskentataulukko Excelissä, jossa voit laskea ja analysoida tietoja, mutta laskentataulukon on tullut liian suuri ja monimutkainen ja muut käyttäjät, jotka on pystyttävä muodostamaan yhteys tietoihin. Tässä vaiheessa voit haluta tai linkittää laskentataulukon Accessiin ja käytä sen sijaan, että se käsitteleminen Excelissä tietokantana. Tai olet tiedot Access-tietokannan, johon haluat luoda joitakin yksityiskohtaiset Excelin pivot-taulukkoraporteissa ja ammattimaisen näköisen Excel-kaavioiden.

Riippumatta siitä, mikä ohjelma käyttää ensin voit aina siirtää tiedot ohjelmasta toiseen, jossa voit edelleen käyttää sitä. Kanssa tai ilman tietoyhteyden voit tuoda tietoja Accessiin Excelistä (tai päinvastoin) kopioiminen, tuominen tai vieminen sitä.

Saat lisätietoja vaihtaa tietoja usein sekä Siirrä tiedot Excelistä Accessiin.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×