Tietoja työnkulkujen käyttämisestä InfoPath-lomakkeilla

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Tässä artikkelissa

Tietoja työnkuluista

Työnkulkujen käyttäminen InfoPath-lomakkeilla

Office SharePoint Server 2007 -sovelluksen sisältämät työnkulut

Mukautettujen työnkulkujen tuki Windows SharePoint Services 3.0- ja Office SharePoint Server 2007 -ohjelmissa

Työnkulkujen käyttämisen vaiheet

Asiakirjan tai kohteen työnkulun käynnistäminen

Tietoja työnkuluista

Työnkulkua voisi kuvata tehtäväsarjaksi, joka vie tiettyyn lopputulokseen. Microsoft SharePoint Products and Technologiesin näkökulmasta työnkulku voidaan määritellä asiakirjojen tai kohteiden automaattiseksi siirtymiseksi liiketoimintaprosessiin liittyvän toiminta- tai tehtäväsarjan vaiheesta toiseen. Kun liiketoimintaprosesseja halutaan hallita organisaatiossa johdonmukaisesti , SharePoint-luettelon tai -kirjaston asiakirjoihin tai kohteisiin voi liittää liiketoimintalogiikoita työnkulkuja hyödyntäen. Liiketoimintalogiikka tarkoittaa toimintaohjeita, jotka määrittävät asiakirjalle tai kohteelle tehtävät toimet ja vastaavat näiden toimien hallinnasta.

Työnkulkujen avulla voidaan hallita ja seurata tavallisiin liiketoimintaprosesseihin, kuten projektien hyväksyntään ja asiakirjojen tarkistukseen, liittyvien tehtävien käyttäjätoimia ja keventää näin koordinoinnin kustannuksia ja kestoa. Esimerkiksi Microsoft Office SharePoint Server 2007 -sivustossa käyttäjä voi lisätä työnkulun tiedostokirjasto, joka reitittää asiakirjan tietylle käyttäjäryhmälle hyväksyntätoimia varten. Kun asiakirjan tekijä käynnistää tämän työnkulun kyseisen kirjaston asiakirjalle, työnkulku luo asiakirjan hyväksyntätehtäviä, määrittää ne työnkulun osallistujille ja lähettää osallistujille sähköposti-ilmoituksen, jossa on tehtävään liittyvät ohjeet ja hyväksyttävän asiakirjan linkki. Kun työnkulku on meneillään, työnkulun omistaja (tässä tilanteessa asiakirjan tekijä) tai työnkulun osallistujat voivat tarkistaa Työnkulun tila -sivulta, ketkä osallistujat ovat suorittaneet työnkulkutehtävänsä. Työnkulun tila -sivun voi avata napsauttamalla asiakirjan tai kohteen tilaa asiakirjakirjastossa. Kun osallistujat ovat suorittaneet työnkulkutehtävänsä, työnkulku päättyy ja työnkulun päättymisestä ilmoitetaan automaattisesti omistajalle.

Hyväksyntä-työnkulun eteneminen näkyy seuraavassa kuvassa.

Hyväksyntä-työnkulun vuokaavio

Työnkulut paitsi tukevat käytössä olevia manuaalisia työprosesseja myös antavat käyttäjille lisämahdollisuuksia yhteistyön tekemiseen ja asiakirjojen, luetteloiden ja kirjastojen käsittelemiseen. Sivustojen käyttäjät voivat käynnistää työnkulkuja ja osallistua niihin mukautettavilla lomakkeilla, joita voi avata SharePoint-luettelon tai -kirjaston asiakirjasta tai kohteesta. Nämä mukautettavat lomakkeet ovat SharePoint-sivuja, joiden avulla käyttäjät voivat tarkistaa työnkulkuja ja tehdä niihin muutoksia. Office SharePoint Server 2007 -ohjelman työnkulkutoiminnot on myös integroitu tiiviisti 2007 Microsoft Office System -ohjelmaan. Seuraavat työnkulkutehtävät voi suorittaa joko Office SharePoint Server 2007 -sivustossa tai suoraan tietyissä 2007 Office -versio -ohjelmistoon kuuluvissa sovelluksissa:

  • asiakirjan tai kohteen käytettävissä olevien työnkulkujen luettelon tarkasteleminen

  • työnkulun aloittaminen asiakirjalle tai kohteelle

  • työnkulun tehtävän tarkasteleminen, muokkaaminen tai määrittäminen uudelleen

  • työnkulun tehtävän suorittaminen.

Sivun alkuun

Työnkulkujen käyttäminen InfoPath-lomakkeilla

Voit luoda Microsoft Office InfoPath-lomakkeita, joka näyttää tietyt tiedot, joka vastaa nykyisen tilan työnkulun. Voit tehdä tämän suunnittelemalla lomakemallin käyttää sääntöjä aloittaa toiminnot lomakkeessa työnkulun tilan perusteella. Tämä nopeuttaa prosesseja, jonka avulla käyttäjät voivat täyttää lomakkeita. Voit esimerkiksi suunnitella lomakkeita, jotka sisältävät vain luku- näkymä , kun työnkulun tila on Valmis , ja siksi lomakkeen tiedot ei muuteta.

Sääntöjen avulla lomakkeet voi määrittää reagoimaan työnkulkuihin myös muilla tavoin. Voit esimerkiksi määrittää säännön avulla, että näkyviin tulee valintaikkunasanoma, jossa on tiettyä työnkulun tilaa koskevia ohjeita.

Huomautus: Valintaikkunat eivät automaattisesti tule näkyviin selainyhteensopiviin lomakemalleihin, joita käyttäjät täyttävät Web-selaimessa.

Työnkulut täytyy lisätä luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin, jotta ne ovat käytettävissä InfoPath-lomakkeissa. Sivuston käytettävissä olevat työnkulkutyypit määräytyvät sivuston tyypin mukaan sekä sen mukaan, onko työnkulut aktivoitu ja onko mukautettuja työkulkuja luotu Microsoft Office SharePoint Designer 2007 -ohjelmalla. Ota yhteys farmin järjestelmänvalvojaan ja selvitä, mitkä työnkulut on asennettu ja valmiita käytettäviksi sivustossa.

Jokaiselle työnkululle määritetään eri tilat kuvaavat nimet, kuten Meneilläänkanssa. Tilat nimet vaihtelevat työnkulun tyypin mukaan. Esimerkiksi hyväksymistyönkulun, joka on saatavilla palvelimessa on Microsoft Office SharePoint Server 2007 – tila on Meneillään, Peruutettuja Valmis. Kolmen tilan työnkulun tila, joka on käytettävissä Windows SharePoint Services 3.0 – voidaan määrittää henkilön, joka lisää kirjastoon tai luetteloon, työnkulun muista työnkuluista käyttää vakio tilat, kuten mainittiin Meneillään tila. Vaikka kuvaava nimi näkyy käyttäjän, työnkulun tilat ilmaistaan ohjelmallisesti numeerisia arvoja. Sinun on tiedettävä numeerinen arvo, jota haluat käyttää työnkulun tilan tietyn työnkulun tilaa vastaavan lomakemallin suunnitteleminen. Tämä johtuu siitä InfoPath käyttää numeroarvon työnkulun toiminnon, kuten vaihtamista aloittaminen.

SharePoint-sivustoihin sisältyvät työnkulut

Seuraavat työnkulut, joissa käsitellään tavallisia liiketoimintaskenaarioita, sisältyvät Windows SharePoint Services 3.0- ja Office SharePoint Server 2007 -ohjelmiin.

Windows SharePoint Services 3.0 -ohjelmaan sisältyvät työnkulut

Kolmen tilan työnkulku on käytettävissä Windows SharePoint Services 3.0- ja Office SharePoint Server 2007 -sivustoissa. Kolmen tilan työnkulun avulla hallitaan liiketoimintaprosesseja, joissa organisaatiolla on seurattavanaan lukuisia seurantakohteita ja muita kohteita. Tällaisia kohteita ovat esimerkiksi asiakastukiasiat, myyntimahdollisuudet ja projektitehtävät.

Sivun alkuun

Office SharePoint Server 2007 -ohjelmaan sisältyvät työnkulut

Office SharePoint Server 2007 -sivustossa on myös seuraavat tavallisten liiketoimintaskenaarioiden käsittelemiseen tarkoitetut työnkulut:

  • Hyväksyntä     Tämä työnkulku reitittää lomakkeen tietylle käyttäjäryhmälle hyväksyntätoimia varten. Oletusarvon mukaan Hyväksyntä-työnkulku liitetään Asiakirja-sisältölajiin. Tämä merkitsee, että Asiakirja-sisältölaji on automaattisesti käytettävissä asiakirjakirjastoissa. Oletusarvon mukaan Hyväksyntä-työnkulun versio liitetään myös julkaisusivuston sivujen kirjastoon, ja työnkulkua voi tämän jälkeen käyttää Web-sivujen julkaisemiseen liittyvien hyväksyntätoimien hallinnassa.

  • Palautteen pyytäminen     Tämä työnkulku reitittää lomakkeen tietylle käyttäjäryhmälle, jotta he voivat antaa siitä palautetta. Palaute koostetaan ja lähetetään henkilölle, joka on käynnistänyt työnkulun. Oletusarvon mukaan Palautteen pyytäminen -työnkulku liitetään Asiakirja-sisältölajiin. Tämä merkitsee, että Asiakirja-sisältölaji on automaattisesti käytettävissä asiakirjakirjastoissa.

  • Allekirjoitusten kerääminen    Tämä työnkulku reitittää Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007tai Microsoft Office Excel 2007 käyttäjäryhmä voi kerätä digitaaliset allekirjoitukset. Tämä työnkulku on aloitettava 2007 Microsoft Office System -ohjelmassa. Oletusarvon mukaan Allekirjoitusten kerääminen-työnkulku on liitetty asiakirja-sisältötyyppiin, mikä tarkoittaa, että se on automaattisesti käytettävissä tiedostokirjastojen. Allekirjoitusten kerääminen-työnkulku on käytettävissä vain Office-asiakirjoja, joissa on vähintään yksi Microsoft Officen allekirjoitusrivi.

    Huomautus: Tätä työnkulkua ei voi käyttää InfoPath-lomakkeissa.

  • Poistamisen hyväksyntä     Tämä tietueiden hallintaprosesseja tukeva työnkulku hallitsee asiakirjojen vanhenemista ja säilyttämistä antamalla osallistujille mahdollisuuden päättää, säilytetäänkö vain poistetaanko vanhentuneet asiakirjat. Poistamisen hyväksyntä -työnkulku on tarkoitettu pääasiallisesti tietuekeskuksen sivustossa käytettäväksi.

  • Ryhmän hyväksyntä     Tämä työnkulku muistuttaa Hyväksyntä-työnkulkua, mutta tässä työnkulussa käytetään määritettyä asiakirjakirjastoa, ja mukana on myös mukautettu näkymä hyväksyntäprosesseista, joihin käyttäjä osallistuu. Tässä työnkulussa on myös hierarkkinen organisaatiokaavio, josta käyttäjä voi valita hyväksyjät. Työnkulku sallii myös leimaohjausobjektin käyttämisen allekirjoituksen asemesta. Tämä ratkaisu on käytettävissä vain Office SharePoint Server 2007 -ohjelman itäaasialaisissa versioissa.

  • Käännöksenhallinta    Tämä työnkulku on tarkoitettu asiakirjan manuaalisen käännösprosessin hallintaan. Asiakirjasta luodaan käännettäviksi tarkoitettuja kopioita, joiden käännöstehtävät määritetään kääntäjille. Tämä työnkulku on käytettävissä vain käännöksenhallinnan kirjastoissa.

Kaikki edellä mainitut työnkulut voi mukauttaa organisaation tarpeisiin usealla tavalla. Kun esimerkiksi lisäät työnkulun luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin, jossa se on asiakirjojen tai kohteiden käytettävissä, voit mukauttaa tehtäväluettelot ja historialuettelot, joihin työnkulkua koskevia tietoja on tallennettu.

Kun käyttäjä käynnistää asiakirjan tai kohteen työnkulun, käyttäjä voi mukauttaa työnkulkua edelleen määrittämällä osallistujaluetteloita, määräpäivä ja tehtäväohjeita. Käytettävissä olevat vaihtoehdot määräytyvät työnkulun tyypin mukaan.

Sivun alkuun

Mukautettujen työnkulkujen tuki Windows SharePoint Services 3.0- ja Office SharePoint Server 2007 -ohjelmissa

Organisaatio voi halutessaan kehittää ja ottaa käyttöön mukautettuja työnkulkuja, jotka ovat organisaation liiketoimintaprosessien yksilöllisten tarpeiden mukaisia. Työnkulut voivat olla juuri niin yksinkertaisia tai monimutkaisia kuin organisaation liiketoimintaprosessit edellyttävät. Kehittäjät voivat luoda työnkulkuja, joita sivuston käyttäjät voivat käynnistää, tai työnkulkuja, jotka käynnistyvät tietyissä tilanteissa automaattisesti. Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi, kun asiakirjakirjaston SharePoint-luettelokohde tai -lomake luodaan tai siihen tehdään muutoksia. Jos organisaatio on kehittänyt mukautettuja työnkulkuja ja ottanut niitä käyttöön, ne voivat olla käytettävissä sivustossa.

Käytettävissä on kaksi tapaa, joilla erilaiset käyttäjät voivat luoda mukautettuja työnkulkuja Windows SharePoint Services 3.0- ja Office SharePoint Server 2007 -ohjelmaa varten:

  • Ohjelmistokehittäjät     Ohjelmistokehittäjät voivat luoda työnkulkuja Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundationin avulla. Nämä työnkulut sisältävät mukautettua koodia ja työnkulkutoimintoja. Kun ohjelmistokehittäjä on luonut mukautetun työnkulun, palvelimen järjestelmänvalvoja voi ottaa työnkulun käyttöön useassa eri sivustossa.

  • Web-kehittäjät    Web-kehittäjät voivat suunnitella tiettyjä luetteloita tai kirjastoja varten työnkulkuja, jotka eivät edellytä koodia, Windows SharePoint Services -yhteensopivalla Web-suunnitteluohjelmalla. Esimerkiksi Microsoft Office SharePoint Designer 2007 on tällainen ohjelma. Nämä työnkulut luodaan käytettävissä olevien työnkulkutoimintojen luettelon perusteella, ja työnkulun suunnitellut Web-kehittäjä voi ottaa työnkulun käyttöön suoraan siinä luettelossa tai asiakirjakirjastossa, jossa sitä on tarkoitus käyttää.

Jos haluat ottaa käyttöön mukautetun työnkulun, ota yhteyttä klusterin järjestelmänvalvojaan resursseilla organisaation tietoja. Saat lisätietoja kehittämällä mukautettuja työnkulkuja, Windows SharePoint Services 3.0MSDN-sivuston Windows SharePoint Services Developer Centerissä. Lisätietoja kehittämällä mukautettuja työnkulkuja Office SharePoint Server 2007varten katso Microsoft Office SharePoint Server 2007: n SDK-, joka on käytettävissä Microsoft Office SharePoint Server 2007 Developer portaalissa MSDN-sivuston.

Sivun alkuun

Työnkulkujen käyttämisen vaiheet

Työnkulun käyttäminen asiakirjassa tai kohteessa sisältää useita vaiheita, ja kukin vaihe on suunniteltu yksittäisten, eri rooleissa toimivien käyttäjien suoritettaviksi. Esimerkiksi sivuston järjestelmänvalvoja voi lisätä työnkulun asiakirjakirjastoon, sisällön tekijä voi käynnistää työnkulun tai muokata meneillään olevaa työnkulkua ja asiakirjan tarkistaja tai hyväksyjä voi suorittaa työnkulun tehtävän.

Seuraavassa osassa käsitellään seuraavia työnkulkujen käyttämiseen liittyviä prosesseja:

  • työnkulun lisääminen luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin

  • asiakirjan tai kohteen työnkulun käynnistäminen

  • meneillään olevan työnkulun muokkaaminen

  • työnkulun tehtävien suorittaminen

  • työnkulkujen tilan seuraaminen.

Työnkulun lisääminen luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin

Ennen kuin työnkulkua voi käyttää, se täytyy lisätä luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin. Tähän tarvitaan Luetteloiden hallinta -oikeudet. Sivuston järjestelmänvalvojat tai tiettyjen luetteloiden tai kirjastojen hallinnasta vastaavat käyttäjät suorittavat tavallisesti tämän tehtävän.

Työnkulun käytettävyys sivustossa vaihtelee sen mukaan, mihin työnkulku on lisätty:

  • Suoraan luetteloon tai kirjastoon lisätty työnkulku on vain kyseisen luettelon tai kirjaston kohteiden käytettävissä.

  • Luettelon sisältötyyppiin (sivuston sisältötyypin esiintymään, joka on lisätty tiettyyn luetteloon tai kirjastoon) lisätty työnkulku on vain kyseiseen sisältötyyppiin kuuluvien kohteiden käytettävissä siinä luettelossa tai kirjastossa, johon sisältötyyppi on yhdistetty.

  • Sivuston sisältötyyppiin lisätty työnkulku on käytettävissä kaikissa kyseistä sisältötyyppiä edustavissa kohteissa kaikissa luetteloissa ja kirjastoissa, joihin on lisätty kyseisen sisältötyypin esiintymä. Jos haluat työnkulun olevan laajalti käytettävissä tiettyä sisältötyyppiä edustavissa kohteissa sivustokokoelman kirjastoissa tai luetteloissa, työnkulku kannattaa lisätä suoraan sivuston sisältötyyppiin.

Kun lisäät työnkulun luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin, voit mukauttaa työnkulun sen sijainnin mukaisesti määrittämällä jonkin seuraavista:

  • työnkulun esiintymän nimi

  • tehtäväluettelot, joihin työnkulkuun liittyvät tehtävät tallennetaan

  • historialuettelo, johon kaikki työnkulkuun liittyvät tapahtumat kirjataan

  • työnkulkujen käynnistämistapa

  • työnkulkukohtaiset lisävalinnat; esimerkiksi tapa, jolla tehtävät reititetään osallistujille, tilanteet, joissa työnkulku päättyy, sekä työnkulun päättymisen jälkeen tehtävät toimet.

Huomautus: Kun työnkulku lisätään luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin, se on tietyssä sijainnissa olevien asiakirjojen tai kohteiden käytettävissä. Varsinainen työnkulku ei käynnisty. Katso myös -kohdassa on linkkejä artikkeleihin, joissa käsitellään työnkulkujen lisäämistä luetteloihin, kirjastoihin tai sisältölajeihin.

Asiakirjan tai kohteen työnkulun käynnistäminen

Kun työnkulku on lisätty luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin, voit käynnistää asiakirjan tai kohteen työnkulun kyseisestä sijainnista (jos työnkulku on määritetty sallimaan manuaalinen käynnistäminen). Työnkulku käynnistetään valitsemalla se asiakirjan tai kohteen käytettävissä olevien työnkulkujen luettelosta. Tarvittaessa voit myös täyttää työnkulun edellyttämät tiedot lomakkeeseen. Kun työnkulku käynnistetään, voit mahdollisesti mukauttaa sitä edelleen määrittämällä esimerkiksi osallistujia, määräpäiviä ja tehtävien ohjeita. Käytettävissä olevat vaihtoehdot määräytyvät sen mukaan, kuinka työnkulku on suunniteltu ja määritetty.

Meneillään olevan työnkulun muokkaaminen

Käynnistettyyn työnkulkuun voi tarvittaessa tehdä muutoksia. Osallistujia voi esimerkiksi lisätä, tehtäviä voi määrittää muille käyttäjille ja työnkulun asiakirjaan tai kohteeseen voi pyytää muutoksia. Tiettyjä Office SharePoint Server 2007 -ohjelmaan sisältyviä esimääritettyjä työnkulkuja voi muokata, kun työnkulku on meneillään. Meneillään olevan, organisaation kehittämän ja käyttöönottaman mukautetun työnkulun mukauttamismahdollisuudet määräytyvät sen mukaan, kuinka työnkulku on suunniteltu.

Työnkulun tehtävien suorittaminen

Kaikkiin manuaalisia toimia sisältäviin työnkulun tapahtumiin liittyy aina työnkulun tehtävä. Kun tehtävä määritetään työnkulun osallistujalle, tehtävän vastaanottaja voi joko suorittaa tehtävän tai pyytää muutoksia työnkulkuun muokkaamalla asiaankuuluvaa työnkulun lomaketta. Office SharePoint Server 2007 -ohjelmassa työnkulun osallistujat voivat suorittaa työnkulun tehtäviä SharePoint-sivustossa tai suoraan Microsoft Office 2007 -ohjelmassa, kuten Microsoft Office InfoPath 2007 -ohjelmassa. Kun työnkulun osallistuja on suorittanut työnkulun tehtävän tai pyytänyt muutosta työnkulkuun, palvelinta pyydetään siirtämään työnkulku seuraavan vaiheen mukaiseen tilaan. 

Työnkulun tilan seuraaminen

Työnkulkujen omistajat ja osallistujat voivat seurata työnkulun edistymistä SharePoint-sivustosta työnkulkuun liittyvältä tilasivulta. Tilasivulla on suorittamattomien työnkulun tehtävien tilatietoja. Mukana on myös työnkulkuun liittyviä historiatietoja.

Office SharePoint Server 2007 sisältää myös raportointityökaluja, joilla työnkulun historiasta voi tehdä koosteanalyysejä. Organisaatiot voivat käyttää tätä analyysiä etsiessään prosessien alueita, jotka kaipaavat parannusta, tai selvittäessään, saavuttaako ryhmä tietyn liiketoimintaprosessin suorituskykytavoitteet. Office SharePoint Server 2007 sisältää useita valmiiksi määritettyjä Microsoft Excel -raportteja, joita voi käyttää missä tahansa työnkulussa. Työnkulun historiatiedot ovat myös käytettävissä SharePoint-luettelotietolähteinä, joita voi käyttää ja analysoida muissa ohjelmissa. Tällaisia ohjelmia ovat esimerkiksi Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007 ja Microsoft Office InfoPath 2007. Myös mukautettuja liiketoimintaprosessien seurantasovelluksia voi käyttää.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×