Tietoja SharePoint-tiedostotyökalusta

Huomautus: Tämä artikkeli on täyttänyt tarkoituksensa, ja se poistetaan pian. Jotta Sivua ei löydy -ongelmat voidaan välttää, kaikki tunnetut linkit sivuun poistetaan. Jos olet luonut linkkejä tähän sivuun, poista ne, jotta verkko pysyy yhtenäisenä.

SharePoint-tiedostotyökalu tarjoaa seuraavat edut organisaatioille, jotka tallentavat tiedostojen sisällöt SharePoint-tiedostokirjastoihin:

  • Tiedostojen käyttöoikeudet valituille henkilöille yrityksen ulkopuolella. SharePoint-tiedostotyökalu tarjoaa käytännöllisen ja tehokkaan tavan tehdä yhteistyötä sellaisten ihmisten kanssa, jotka ovat yrityksen palomuurin ulkopuolella. SharePoint-tiedostotyökalu tarjoaa myös yhteisen työympäristön tiimeille, jotka ovat jakautuneet maantieteellisesti laajalle alueelle.

  • Tiedostojen käyttö offline-tilassa. SharePoint-tiedostotyökalu tarjoaa liikkuvaa työtä tekeville tai ilman internetiä työskenteleville henkilöille ympäristön, jonka tiedostoja he pystyvät käyttämään, tarkastelemaan ja päivittämään myös offline-tilassa.

  • SharePoint-tiedostotyökalun käyttäjät pääsevät käyttämään Tiedostot-työkalun sekä muiden työtilan työkalujen monipuolisia ominaisuuksia.

Huomaa seuraavat lisätiedot ja suositukset, jotka koskevat SharePoint-tiedostotyökalun käyttämistä SharePoint-tiedostokirjastoon tallennettujen tiedostojen kanssa:

  • SharePoint-tiedostotyökalu voidaan yhdistää ainoastaan Windows SharePoint Services 3.0 -version tai sitä uudemman version tiedostokirjastoihin. Jos yrität yhdistää tiedostokirjaston Windows SharePoint Services -ohjelman aiempaan versioon, näyttöön ilmestyy virhesanoma.

  • Suosittelemme versiotietojen käyttämistä SharePoint-sivustoissa, joista siirrät tiedostoja SharePoint-tiedostotyökaluun. Versiotietojen käyttäminen minimoi tietojen menettämisen riskin synkronoinnin virheiden tai ristiriitojen takia.

  • SharePoint-tiedostokirjastot sisältävät metatietoja, joita ei tueta tai ylläpidetä SharePoint-tiedostotyökalussa.

  • SharePoint-tiedostotyökalu ei tunnista SharePoint-tiedostokirjastojen näkymiä. Tästä syystä SharePoint-tiedostotyökalu saattaa sisältää enemmän asiakirjoja kuin tiedostokirjasto, jossa näkymät suodattavat osan tiedostoista.

SharePoint-tiedostotyökalun tietojen synkronointitavat

Tiedot synkronoidaan SharePoint-tiedostotyökalussa seuraavilla tavoilla:

  • Tiedot synkronoidaan työtilan jäsenten välillä samalla tavalla kuin Groove-tiedostotyökalussa: online-tilassa olevat työtilan jäsenet lähettävät ja vastaanottavat päivitykset työtilaan tallentamisen yhteydessä.

  • Päivitykset lähetetään SharePoint-sivustoon tai vastaanotetaan sieltä automaattisen aikataulun mukaisesti tai manuaalisesti silloin, kun työtilan jäsen, jolla on synkronoinnin hallintaoikeudet, aloittaa synkronoinnin.

Tietoja SharePoint-tiedostotyökalun synkronointitehtävistä

Työtilassa, jossa on SharePoint-tiedostotyökalu, täytyy olla vähintään yksi jäsen, jolla on seuraavat käyttöoikeudet:

  • Halutun tiedostokirjaston käyttöoikeudet valitussa SharePoint-sivustossa.

  • SharePoint-käyttöoikeudet, joita päivitysten lähettäminen SharePoint-sivustoon tai niiden vastaanottaminen edellyttää.

    Synkronoijan vähimmäiskäyttöoikeus silloin, kun käytetään normaaleja SharePoint-käyttöoikeuksia, on omistaja, jolla on osallistujan oikeudet. Sellaisten SharePoint-sivustojen osalta, joilla on mukautetut käyttöoikeudet, synkronoijalla täytyy olla oikeus lisätä, muokata ja poistaa kohteita.

  • SharePoint-sivuston synkronoimisen edellyttämät käyttöoikeudet. Oletusarvon mukaan kaikilla jäsenillä vieraita lukuun ottamatta on oikeus synkronoida SharePoint-tiedostokirjasto tai pyytää työkalun synkronoinnin hallintaa nykyiseltä synkronoijalta.

    Huomautus: Vaikka työtilan jäsen, jolla on osallistujan rooli, voi yleensä toimia synkronoijana, tähän rooliin ei yleensä sisälly oikeutta poistaa tiedostoja. Tästä syystä synkronoija, jonka rooli on osallistuja, saattaa nähdä synkronointivaroituksia, jotka koskevat tiedostojen poistamisen epäonnistumista, kun hän aloittaa synkronoinnin.

Jäsen, jolla on vaaditut käyttöoikeudet sekä SharePoint-sivustossa että SharePoint-tiedostot-työkalussa, voi ryhtyä synkronoijiksi: eli henkilöksi, joka joko aloittaa säännöllisesti synkronoinnin SharePoint-tiedostot-työkalun ja SharePoint-sivuston välillä tai joka ottaa käyttöön SharePoint-tiedostot-työkalun automaattisesti ajoitetun synkronoinnin. Jotta synkronointi onnistuu, synkronoijan täytyy olla online-tilassa ja pystyä käyttämään SharePoint-sivustoa.

Ainoastaan yksi työtilan jäsen voi olla SharePoint-tiedostot-työkalun synkronoija. Muut jäsenet, joilla on vaaditut käyttöoikeudet, voivat pyytää synkronointitehtävien siirtämistä itselleen. Jäsen, joka on nykyinen synkronoija, voi joko luopua roolistaan tai hylätä pyynnön ja säilyttää tehtävät itsellään. Synkronoija ei voi aloittaa synkronointitehtävien siirtämistä toiselle jäsenelle; toisen jäsenen täytyy pyytää tehtävien siirtämistä.

Jos nykyinen synkronoija menettää oikeudet kyseiseen tehtävään (jos esimerkiksi synkronoijan rooli työtilassa alennetaan tai jos synkronoija ei ole enää työtilan jäsen), synkronoinnin hallinta siirretään automaattisesti toiselle työtilan jäsenelle, jolla on riittävät käyttöoikeudet. Jos yhdelläkään työtilan jäsenistä ei ole riittäviä käyttöoikeuksia, SharePoint-tiedostot-työkalua ei voida enää synkronoida SharePoint-sivuston kanssa ja se muuttuu tavalliseksi tiedostotyökaluksi.

Nykyisen synkronoijan nimi näkyy työkaluvälilehden tilarivin yläpuolella:

Nykyisen synkronoijan nimi

Tilarivi näyttää synkronoijan nimen silloin, kun työkalussa on synkronoimattomia muutoksia. Kun synkronoija napsauttaa Synkronoi heti..., näyttöön ilmestyy Synkronoinnin esikatselu -ikkuna, jossa näkyvät kaikki odottavat päivitykset sekä tiedostoristiriidat. Synkronoija voi ratkaista ristiriidat ennen synkronoinnin jatkamista.

Nykyinen synkronoija saa siirtää synkronoijan tehtävät ainoastaan sellaiselle jäsenelle, joka pystyy käyttämään SharePoint-sivustoa ja jolla on SharePoint-sivuston vaaditut käyttöoikeudet.

Joissakin tilanteissa synkronoijan tehtävät kannattaa siirtää toiselle jäsenelle. Esimerkiksi silloin, jos synkronoija ei pysty aloittamaan synkronointia pitkään aikaan (mahdollisen loman takia). Nykyisen synkronoijan täytyy pyytää toista työtilan jäsentä, jolla on vaaditut oikeudet, lähettämään synkronoinnin hallintapyyntö. Synkronoija voi myös ottaa käyttöön automaattisesti ajoitetun synkronoinnin. Tässä vaihtoehdossa on omat riskinsä, koska se edellyttää, että synkronoijan tietokone on koko ajan käynnissä ja online-tilassa.

Kaikki työtilan jäsenet näkevät nykyisen synkronoijan nimen tilarivillä ja voivat avata viestiruudun, joka sisältää SharePoint-sivuston URL-osoitteen, valitsemalla synkronoijan nimen vieressä näkyvän kansion linkin. Työtilan jäsenet, joilla on vaaditut käyttöoikeudet, voivat avata verkkoselaimen ja siirtyä SharePoint-sivustoon napsauttamalla kansion linkkikuvaketta tai napsauttamalla Muokkaa-valikosta Siirry SharePointiin.

Tilarivi näyttää kaikille jäsenille myös viimeisimmän synkronoinnin päivämäärän ja ajankohdan. Kaikki jäsenet voivat tarkastella synkronointiaikataulun tietoja napsauttamalla Kalenteri-kuvaketta.

Synkronoija voi aloittaa useita toimintoja valitsemalla tilarivin vaihtoehtoja, mukaan lukien synkronoinnin, ajoitusasetusten muuttamisen ja synkronointivirheiden ratkaisemisen.

Synkronoinnin aloittamisvaihtoehdot

Synkronoija voi aloittaa synkronoinnin kahdella eri tavalla:

  • Manuaalinen synkronointi. Kun tämä vaihtoehto on käytössä, SharePoint-tiedostot-työkalu ja SharePoint-sivustot synkronoidaan ainoastaan silloin, kun synkronoija aloittaa synkronoinnin.

  • Ajoitettu synkronointi. Kun tämä vaihtoehto on käytössä, synkronoija määrittää tietyn aikavälin, jota käytetään automaattisessa synkronoinnissa.

    Huomautus: Tekijöistä, kuten nykyisen verkkoliikenteen määrästä, riippuen palvelin saattaa joskus lykätä ajoitetun synkronoinnin seuraavaan ajoitettuun ajankohtaan.

Tietoja SharePoint-lähteen hallintatehtävien suorittamisesta

Ainoastaan synkronoija voi suorittaa seuraavat SharePoint-tiedostot-työkalun tiedostojen SharePoint-lähteen hallintatehtävät:

  • Tiedostojen uloskuittaaminen. Kun tiedosto kuitataan ulos, kyseinen tiedosto lukitaan SharePoint-sivustossa. Tämä estää muita käyttäjiä, jotka voivat käyttää tiedostoa suoraan SharePoint-sivustossa, päivittämästä tiedostoa silloin, kun sitä päivitetään SharePoint Workspacessa.

    Huomautus: Kun tiedosto kuitataan ulos, tiedoston uusin versio noudetaan SharePoint-tiedostokirjastosta ellei SharePoint-tiedostotyökalun tiedoston nykyisessä versiossa ole synkronoimattomia muutoksia. Toisin sanoen, jos muokkaat tiedostoa SharePoint Workspacessa ja kuittaat sen sitten ulos, tiedoston muokattua versiota ei korvata SharePoint-kirjaston alkuperäiselle versiolla.

  • Tiedostojen sisäänkuittaaminen. Kun tiedosto kuitataan sisään SharePoint-tiedostotyökalulla, SharePoint-sivuston tiedosto päivitetään ja uloskuittauksen lukitus poistetaan.

  • Uloskuittauksen peruuttaminen. Kun uloskuittaus peruutetaan, tiedoston lukitus SharePoint-sivustossa poistetaan ja sivustoa voidaan taas muokata.

Tietoja sellaisten työtilojen monistamisesta tai arkistoimisesta, jotka sisältävät SharePoint-tiedostot-työkalun

Voit monistaa työtiloja, jotka sisältävät SharePoint-tiedostot-työkalun, tai tallentaa ne arkistoina tai mallitiedostoina. Huomaa kuitenkin, että monistetun työtilan tai arkisto- tai mallitiedostosta luodun uuden työtilan SharePoint-tiedostot-työkalu ei säilytä yhteyttään SharePoint-tiedostokirjastoon ja että kyseisen työtilan Tiedostot-työkalun toiminnot rajoittuvat normaalin Tiedostot-työkalun toimintoihin.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×