Tietoja automaattisen arkistoinnin asetuksista

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Automaattinen arkistointi auttaa hallitsemaan postilaatikon tai käyttämäsi sähköpostipalvelimen tilaa siirtämällä kohteet automaattisesti arkistosijaintiin. Asetuksista riippuen Automaattinen arkistointi suorittaa toisen tai molemmat seuraavista toiminnoista:

  • Siirtää kohteet alkuperäisestä sijainnista (yleensä jostakin aktiivisesta kansiostasi) arkistokansioon.

    Mihin kohteeni siirtyvät?

    Arkistotiedosto on Outlookin datatiedosto (.pst). Kun Automaattinen arkistointi suoritetaan ensimmäisen kerran, arkistotiedosto luodaan automaattisesti seuraavaan sijaintiin: C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\archive.pst

    En löydä tässä artikkelissa mainittuja kansioita

    Jotkin kansiot voivat olla piilotettuja. Lisätietoja piilotettujen kansioiden näyttämisestä Windowsissa on artikkelissa Piilotettujen tiedostojen näyttäminen.

  • Poistaa kohteet pysyvästi niiden erääntymiskauden jälkeen.

Huomautus:  Jos valitset kohteiden poistamisen, niitä ei arkistoida. Jos valitset kohteiden arkistoinnin, Automaattinen arkistointi ei poista niitä. Kun kohteet on arkistoitu, ne voi poistaa vain manuaalisesti.

Saat lisätietoja automaattisen arkistoinnin arkistoida vanhat kohteet automaattisesti.

Outlook-kohteiden erääntymiskaudet

Kun Outlook-kohteen erääntymiskausi on päättynyt, se otetaan mukaan seuraavaan Automaattiseen arkistointiin, ellei kohdetta ole erikseen merkitty pois jätettäväksi. Outlook-kansioiden oletuserääntymiskaudet ovat seuraavat:

Kansio

Erääntymiskausi

Saapuneet ja Luonnokset

6 kuukautta

Lähetetyt ja Poistetut

2 kuukautta

Lähtevät

3 kuukautta

Kalenteri

6 kuukautta

Tehtävät

6 kuukautta

Muistiinpanot

6 kuukautta

Päivyri

6 kuukautta

Huomautus:  Luomillasi kansioilla, jotka sisältävät samantyyppisiä kohteita kuin Saapuneet, Kalenteri, Tehtävät, Muistiinpanot tai Päivyri, on sama kuuden kuukauden oletuserääntymiskausi. Tällaisia kansioita voivat olla esimerkiksi työtoverisi lähettämiä tilaraportteja varten luomasi kansio tai omia yhteystietojasi varten luomasi yhteystietokansio.

Kohteen iän määrittäminen

Kohteen tyyppi

Erääntymiskauden alkaminen

Sähköpostiviesti

Viestin vastaanottopäivä/-aika tai viestin viimeinen muutos- ja tallennusajankohta, sen mukaan, kumpi on myöhempi. Viestin muuttamiseksi katsotaan esimerkiksi viestin merkitseminen luetuksi tai lukemattomaksi.

Kalenteriin merkitty kokous, tapahtuma tai tapaaminen

Kohteen viimeinen muutos- ja tallennuspäivä, sen mukaan, kumpi on myöhempi. Toistuvia kohteita ei arkistoida automaattisesti.

Tehtävä

Valmistumispäivä tai tehtävän viimeinen muutos- ja tallennuspäivä. Sellaisia tehtäviä ei arkistoida automaattisesti, joita ei ole merkitty valmiiksi. Muille henkilöille määritetyt tehtävät arkistoidaan vain, jos ne on merkitty valmiiksi.

Muistiinpano

Muistiinpanon viimeinen muutos- ja tallennuspäivä.

Päivyrimerkintä

Päivyrimerkinnän luomispäivä tai viimeinen muutos- ja tallennuspäivä.

Yhteystieto

Yhteystietoja ei arkistoida oletusarvoisesti. Voit kuitenkin arkistoida ne manuaalisesti.

Sivun alkuun

Automaattisen arkistoinnin asetukset

Katso seuraavat kuvaukset asetuksista, joita voit käyttää Automaattisen arkistoinnin mukauttamiseen.

Automaattisen arkistoinnin asetukset -valintaikkuna

Arkistoi automaattisesti n päivän välein    Valitse, kuinka usein Automaattinen arkistointi suoritetaan. Useiden kohteiden arkistointi samanaikaisesti voi hidastaa tietokoneen suorituskykyä. Automaattinen arkistointi kannattaakin suorittaa usein, jolloin käsiteltävien kohteiden määrä on pienempi.

Poista Automaattinen arkistointi käytöstä poistamalla Arkistoi automaattisesti n päivän välein -valintaruudun valinta.

Anna kehote ennen automaattista arkistointia    Valitse, haluatko saada muistutusviestin, ennen kuin Automaattinen arkistointi käsittelee Outlook-kohteesi. Kun kehote tulee näkyviin, voit peruuttaa kyseisen Automaattisen arkistoinnin istunnon valitsemalla muistutusviestissä Ei.

Poista vanhentuneet kohteet (vain sähköpostikansioista)    Tämä asetus ei ole valittuna oletusarvoisesti. Valitse tämä valintaruutu, jos haluat poistaa viestit niiden erääntymiskauden jälkeen.

Arkistoi tai poista vanhat kohteet    Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat määrittää tai muuttaa seuraavia asetuksia. Jos tätä valintaruutua ei valita, Automaattinen arkistointi suoritetaan käyttämällä oletusasetuksia.

Näytä arkistokansio kansioluettelossa    Valitse tämä valintaruutu, jos haluat Arkisto-kansion näkyvän muiden työkansioiden ohella siirtymisruudussa. Vaikka et valitsisi tätä asetusta, voit silti avata arkistokansion. Napsauta Tiedosto-välilehteä, ja valitse sitten Avaa-välilehdessä Avaa Outlookin datatiedosto.

Poista tätä vanhemmat kohteet    Määritä päivän, viikon tai kuukauden tarkkuudella, milloin haluat arkistoida kohteet. Voit määrittää ajan yhden päivän ja 60 kuukauden väliltä.

Siirrä vanhat kohteet kansioon    Valitse tämä valintaruutu, jos haluat arkistoida vanhat kohteet niiden automaattisen poistamisen sijaan. Oletuskansio tulee näkyviin ruutuun. Jos haluat käyttää toista kansiota, kirjoita kansion sijainti ruutuun tai valitse Selaa. Jos valitset tämän asetuksen, Poista pysyvästi kohteet -asetuksen valinta poistetaan.

Poista pysyvästi kohteet    Tämä asetus poistaa kaikki vanhentuneet kohteet. Niitä ei siirretä eikä niistä säilytetä arkistokopiota. Jos valitset tämän asetuksen, Siirrä vanhat kohteet kansioon -asetuksen valinta poistetaan.

Käytä näitä asetuksia kaikille kansioille    Jos valitset tämän asetuksen, Automaattisen arkistoinnin asetuksia, tekemäsi muutokset mukaan lukien, käytetään kaikille kansioille. Jos haluat määrittää yhdelle tai useammalle kansiolle eri asetukset, älä valitse tätä asetusta. Napsauta sen sijaan hiiren kakkospainikkeella kansiota, valitse Ominaisuudet ja siirry Automaattinen arkistointi -välilehdelle, jossa voit muuttaa haluamiesi kansioiden asetuksia.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×