Tietoja Access-tietokannan rakenteesta

Tietoja Access-tietokannan rakenteesta

Kun tutustut taulukkoihin, lomakkeisiin, kyselyihin ja muihin Access-tietokannan objekteihin, se helpottaa monien erilaisten tehtävien suorittamista, kuten tietojen syöttämistä lomakkeeseen, taulukkojen lisäämistä tai poistamista, tietojen etsimistä ja korvaamista sekä kyselyjen ajamista.

Tässä artikkelissa on yleiskatsaus Access-tietokannan rakenteeseen. Accessissa on useita työkaluja, joiden avulla voit tutustua tietyn tietokannan rakenteeseen. Tässä artikkelissa kerrotaan myös, miten, milloin ja miksi käytät kutakin työkalua.

Huomautus: Tässä artikkelissa käsitellään perinteisiä Access-tietokantoja, joissa on kaikki tieto- ja sovellusominaisuudet sisältäviä tiedostoja tai tiedostosarjoja, kuten tietojen syöttölomakkeita. Kaikki ominaisuudet eivät ole voimassa Access-verkkotietokannoilla ja Access-verkkosovelluksilla.

Artikkelin sisältö

Yleiskatsaus

Lisätietoja tietokannan objekteista

Taulukon tarkasteleminen Rakenne-näkymässä

Näytä taulukoiden väliset yhteydet

Yleiskatsaus

Tietokanta on tietokokoelma, joka liittyy tiettyyn aiheeseen tai tarkoitukseen, kuten asiakastilausten jäljittämiseen tai musiikkikokoelman ylläpitoon. Jos tietokantaa ei ole tallennettu tietokoneeseen tai vain osa siitä on tallennettu siihen, tietoja on ehkä jäljitettävä useista eri lähteistä, jotka on koordinoitava ja järjestettävä.

Oletetaan esimerkiksi, että toimittajiesi puhelinnumerot tallennetaan eri sijainteihin: toimittajan puhelinnumerot sisältävään korttitiedostoon, arkistokaapin tuotetietotiedostoihin ja tilaustiedot sisältävään laskentataulukkoon. Jos jonkin toimittajan puhelinnumero muuttuu, nämä tiedot on ehkä päivitettävä kaikkiin kolmeen paikkaan. Hyvin suunnitellussa Access-tietokannassa puhelinnumero tallennetaan vain kerran, joten sinun tarvitsee päivittää nämä tiedot vain yhteen paikkaan. Näin ollen kun päivität toimittajan puhelinnumeron, se päivitetään automaattisesti tietokannan kaikissa sijainneissa.

Access-tietokannan tiedostot

Voit Accessin avulla hallita kaikkia tietoja yhdessä tiedostossa. Voit Access-tietokannan tiedostossa käyttää:

  • Taulukkoja tietojen tallentamiseen.

  • Kyselyjä haluttujen tietojen etsimiseen ja noutamiseen.

  • Lomakkeita taulukon tietojen tarkastelemiseen, lisäämiseen ja päivittämiseen.

  • Raportteja tietojen analysoimiseen tai tulostamiseen tietyn asettelun mukaisesti.

Taulukoiden tietoja käytetään kyselyssä, lomakkeessa ja raportissa

1. Tallenna tiedot kerran yhteen taulukkoon, mutta tarkastele niitä useasta sijainnista. Kun päivität tiedot, ne päivitetään automaattisesti kaikissa tietojen sijainneissa.

2. Nouda tiedot kyselyn avulla.

3. Tarkastele tai syötä tietoja lomakkeen avulla.

4. Näytä tai tulosta tiedot raportin avulla.

Kaikki nämä kohteet eli taulukot, kyselyt, lomakkeet ja raportit ovat tietokantaobjektitssa.

Huomautus: Jotkin Access-tietokannat sisältävät linkkejä taulukkoihin, jotka tallennetaan muihin tietokantoihin. Sinulla voi esimerkiksi olla yksi Access-tietokanta, joka sisältää vain taulukkoja, ja toinen Access-tietokanta, joka sisältää linkit näihin taulukoihin, sekä linkitettyihin taulukoihin perustuvia kyselyjä, lomakkeita ja raportteja. Useimmissa tapauksissa sillä ei ole merkitystä, onko taulukko linkitetty taulukko vai tallennettu tietokantaan.

Taulukot ja yhteydet

Voit tallentaa tiedot luomalla yhden taulukon kullekin seuratulle tietotyypille. Tietotyypit saattavat sisältää asiakastiedot, tuotteet ja tilaustiedot. Voit tuoda tietoja useista taulukoista yhdessä kyselyyn, lomakkeeseen tai raporttiin määrittämällä taulukoiden väliset yhteydet.

Huomautus: Et voi käyttää verkkotietokannassa etkä verkkosovelluksessa Yhteydet-objektivälilehteä yhteyksien luomiseen. Voit luoda yhteyksiä verkkotietokannassa ja verkkosovelluksessa hakukenttien avulla.

Taulukoihin tallennetut tiedot liitettyinä yhdistetyissä kentissä

1. Postitusluetteloon kerran sisältyneet asiakastiedot löytyvät nyt Asiakkaat-taulukosta.

2. Laskentataulukkoon kerran sisältyneet tilaustiedot löytyvät nyt Tilaukset-taulukosta.

3. Yksilöllinen tunnus, kuten asiakastunnus, erottaa yhden tietueen toisesta tietueesta taulukossa. Lisäämällä yhden taulukon yksilöllisen tunnuksen toiseen taulukkoon ja määrittämällä kahden kentän välisen yhteyden, Access voi täsmätä liittyvät tietueet kummastakin taulukosta siten, että voit yhdistää ne lomakkeeseen, raporttiin tai kyselyyn.

Kyselyt

Kyselyn avulla voit etsiä ja hakea tietoja, jotka täyttävät määrittämäsi ehdot, mukaan lukien tietoja useista taulukoista. Voit käyttää kyselyä myös useiden tietueiden päivittämiseen tai poistamiseen samalla kertaa sekä tietoja koskevien esimääritettyjen tai mukautettujen laskutoimitusten suorittamiseen.

Huomautus: Et voi käyttää kyselyä tietueiden päivittämiseen tai poistamiseen verkkotietokannassa tai verkkosovelluksessa.

Kysely, joka palauttaa tuloksia useasta taulukosta

1. Asiakkaat-taulukko sisältää tietoja asiakkaista.

2. Tilaukset-taulukko sisältää tietoja asiakastilauksista.

3. Tämä kysely hakee tilaustunnuksen ja vaaditun päivämäärän tiedot Tilaukset-taulukosta sekä yrityksen nimen ja kaupungin tiedot Asiakkaat-taulukosta. Kysely palauttaa vain huhtikuussa erääntyneet tilaukset vain Lontoossa sijaitsevien asiakkaiden osalta.

Lomakkeet

Lomakkeen avulla voit helposti tarkastella, kirjoittaa ja muuttaa tietoja yksi rivi kerrallaan. Voit myös lomakkeen avulla suorittaa muita toimintoja, kuten tietojen lähettäminen toiseen sovellukseen. Lomakkeet sisältävät yleensä ohjausobjekteja, jotka on linkitetty taustalla oleviin kenttiin taulukoissa. Kun avaat lomakkeen, Access noutaa tiedot yhdestä tai useammasta taulukosta ja näyttää sitten tiedot lomakkeen luomisen yhteydessä valitsemasi asettelun mukaisesti. Voit luoda lomakkeen käyttämällä valintanauhan yhtä Lomake-komentoa tai lomakkeen ohjattua toimintoa tai luomalla lomakkeen itse Rakenne-näkymässä.

Huomautus: Lomakkeita ja raportteja luodaan verkkotietokannoissa ja verkkosovelluksissa Asettelu-näkymässä, ei Rakenne-näkymässä.

Lomakkeet helpottavat tietojen tarkastelemista ja syöttämistä

1. Taulukko näyttää useita tietueita samalla kertaa, mutta sinun on ehkä vieritettävä vaakasuunnassa, jotta näet kaikki tiedot yhdessä ainoassa tietueessa. Samalla tavoin kun tarkastelet taulukkoa, et voi päivittää useamman kuin yhden taulukon tietoja samaan aikaan.

2. Lomake näyttää yhden tietueen kerralla, ja se voi näyttää kenttiä useammasta kuin yhdestä taulukosta. Se voi myös näyttää kuvia ja muita objekteja.

3. Lomake voi sisältää painikkeen, jota napsauttamalla voit tulostaa raportin, avata muita objekteja tai muuten automatisoida tehtäviä.

Raportit

Voit raportin avulla analysoida tietoja nopeasti tai esittää ne tietyllä tavalla tulostettuna tai muissa muodoissa. Voit esimerkiksi lähettää kollegalle raportin, joka ryhmittelee tiedot ja laskee summat. Tai voit luoda raportin, joka sisältää osoitetarrojen tulostamista varten muotoillut osoitetiedot.

Raportit, joissa näkyy muotoiltuja tai laskettuja tietoja

1. Voit raportin avulla luoda osoitetarroja.

2. Voit raportin avulla näyttää summat kaaviossa.

3. Voit raportin avulla näyttää lasketut summat.

Kun nyt tunnet Access-tietokantojen perusrakenteen, lue, miten voit käyttää valmiita työkaluja tietyn Access-tietokannan tarkasteluun.

Lisätietoja tietokannan objekteista

Yksi parhaista tavoista saada tietoja tietystä tietokannasta on käyttää tietokannan dokumentointia. Tietokannan dokumentoinnin avulla voit laatia raportin, joka sisältää yksityiskohtaisia tietoja tietokannan objekteista. Voit valita ensin, mitkä objektit eritellään raportissa. Kun suoritat tietokannan dokumentoinnin, sen raportti sisältää kaikki tiedot valitsemistasi tietokannan objekteista.

  1. Avaa tietokanta, jonka haluat dokumentoida.

  2. Napsauta Tietokantatyökalut-välilehden Analysoi-ryhmässä Tietokannan dokumentointi.

  3. Napsauta Tietokannan dokumentointi -valintaikkunassa välilehteä, joka vastaa dokumentoitavan tietokantaobjektin tyyppiä. Jos haluat luoda raportin kaikista tietokannan objekteista, napsauta Kaikki objektilajit -välilehteä.

  4. Valitse välilehden luettelosta vähintään yksi objekti. Voit valita kaikki välilehden objektit napsauttamalla Valitse kaikki.

  5. Napsauta OK.

    Tietokannan dokumentointi luo raportin, jossa on yksityiskohtaisia tietoja kaikista valituista objekteista, ja avaa sitten raportin esikatselunäytössä. Jos esimerkiksi suoritat tietokannan dokumentoinnin tietojen syöttölomakkeelle, dokumentoinnin luomassa raportissa on koko lomakkeen ominaisuudet, lomakkeen kunkin osan ominaisuudet sekä painikkeiden, otsikoiden, tekstiruutujen ja muiden lomakkeen ohjausobjektien ominaisuudet ja lisäksi lomakkeeseen mahdollisesti liittyvät koodimoduulit ja käyttöoikeudet.

  6. Tulosta raportti valitsemalla Esikatselu-välilehden Tulosta-ryhmässä Tulosta.

Taulukon tarkasteleminen Rakenne-näkymässä

Huomautus: Rakenne-näkymä ei ole käytettävissä verkkotietokantojen taulukoissa.

Kun avaat taulukon Rakenne-näkymässä, voit tarkastella yksityiskohtaisesti taulukon rakennetta. Voit esimerkiksi etsiä kunkin kentän tietotyyppiasetuksen tai syöttörajoitteen tai nähdä, käyttääkö taulukko hakukenttiä eli kenttiä, jotka käyttävät kyselyjä tietojen poimimiseen toisista taulukoista. Nämä tiedot ovat hyödyllisiä, koska tietotyypit ja syöttörajoitteet voivat vaikuttaa kykyysi etsiä tietoja ja suorittaa päivityskyselyjä. Oletetaan esimerkiksi, että haluat päivityskyselyn avulla päivittää yhden taulukon tietyt kentät kopioimalla vastaavien kenttien tiedot toisesta taulukosta. Kyselyä ei suoriteta, jos lähde- ja kohdetaulukoiden kunkin kentän tietotyypit eivät täsmää.

  1. Avaa tietokanta, jota haluat analysoida.

  2. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella tarkastelevaa taulukkoa ja napsauta sitten pikavalikosta Rakenne-näkymä.

  3. Merkitse ylös tarvittaessa kunkin taulukon kenttä ja kullekin kentälle määritetty tietotyyppi.

    Kentälle määritetty tietotyyppi voi rajoittaa kenttään syötettävien tietojen kokoa ja tyyppiä. Käyttäjät voivat esimerkiksi lisätä korkeintaan 20 merkkiä tekstikenttään tai he eivät voi kirjoittaa tekstitietoja numerotietotyypiksi määritettyyn kenttään.

  4. Voit tarkistaa, onko kenttä on hakukenttä, napsauttamalla Haku-välilehteä taulukon rakenneruudukon alaosassa Kentän ominaisuudet -kohdan alapuolella.

    Hakukenttä näyttää yhden arvojoukon (yksi tai useampi kenttä, kuten etu- ja sukunimi), mutta tallentaa yleensä eri arvojoukon (yksi kenttä, kuten numeerinen tunnus). Hakukenttä voi esimerkiksi tallentaa työntekijän tunnuksen (tallennettu arvo), mutta näyttää työntekijän nimen (näytetty arvo). Kun käytät hakukenttää lausekkeissa tai etsintä- ja korvaustoiminnoissa, käytät tallennettua arvoa näytetyn arvon sijasta. Tutustumalla hakukentän tallennettuihin ja näytettyihin arvoihin varmistat, että hakukenttää käyttävä lauseke tai etsintä-ja korvaustoiminto toimii odotetulla tavalla.

    Seuraavassa kuvassa näytetään tyypillinen hakukenttä. Muista, että kentän Rivilähde-ominaisuudessa näkyvät asetukset vaihtelevat.

    Taulukon tai kyselyn käyttäminen hakukentän tietolähteenä

    Tässä näytetty hakukenttä noutaa tietoja toisesta taulukosta kyselyn avulla. Voit myös nähdä muun tyyppisen hakukentän, jota kutsutaan arvoluetteloksi ja joka käyttää koodattua arvoluetteloa. Tässä kuvassa näkyy tyypillinen arvoluettelo.

    Arvoluettelon käyttäminen hakukentän tietolähteenä

    Arvoluetteloissa käytetään oletusarvoisesti tekstitietotyyppiä.

    Paras tapa etsiä arvoluetteloja on näyttää Haku-välilehti ja napsauttaa sitten syötteitä Tietotyyppi-sarakkeessa kullekin taulukon kentälle. Katso lisätietoja hakukenttien ja arvoluetteloiden luomisesta Katso myös -osion linkeistä.

Sivun alkuun

Näytä taulukoiden väliset yhteydet

Voit nähdä taulukoiden graafisen esityksen tietokannassa, kunkin taulukon yhteydet ja näiden taulukoiden väliset yhteydet Yhteydet-objektivälilehdestä. Yhteydet-objektivälilehti antaa yleiskuvan taulukosta ja tietokannan yhteysrakenteesta. Nämä ovat tärkeitä tietoja, kun haluat luoda taulukoiden välisiä yhteyksiä tai muuttaa niitä.

Huomautus: Voit käyttää myös Yhteydet-objektivälilehteä yhteyksien lisäämiseen, muuttamiseen tai poistamiseen.

  • Avaa tietokanta, jota haluat analysoida.

  • Napsauta Tietokantatyökalut-välilehden Yhteydet-ryhmästä Yhteydet.

Yhteydet-objektivälilehti avautuu ja näyttää kaikkien taulukoiden väliset yhteydet avoimessa tietokannassa.

Kahden taulukon välinen yhteys

Huomautus: Et voi käyttää Yhteydet-objektivälilehteä verkkotietokannassa etkä verkkosovelluksessa.

Sivun alkuun

Katso myös

Objektien riippuvuudet -ruutua käyttämällä voit nähdä objektien suhteet

Johdanto taulukoihin

Johdanto tietotyyppeihin ja kenttäominaisuuksiin

Johdanto kyselyihin

Johdanto lomakkeisiin

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×