Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.
Tiedostojen yhteiskäyttö on tärkeä osa yrityksen käyttänyt tehokkaasti ryhmänä. SharePoint Technologies-tuote ja Office 2010: n yhdistelmä on eri asiakirjan yhteiskäyttö tavoilla, onko se laskentataulukon tai reititys liiketoimintasuunnitelma työnkulun kautta. Tietoja tiedostojen yhteiskäyttö tapoja, joilla on tärkeä tarpeitasi paras vaihtoehto ja parantaa tuottavuutta tietotyöntekijälle nimellä.
Tiedostojen yhteiskäyttö, mutta päivien määrä liitteiden sähköpostin välittäminen ovat historia. Tämän päivän eteenpäin koskaan haluat siirtää asiakirjan ympärille ja se sitten täsmäytyksen versio on ristiriidassa, manuaalinen yhdistäminen ja yhteensovittamisesta muutoksista, seuranta alaspäin, kuka on tehnyt mitä ja etsiminen tiedoston uusimman version kanssa.
Huomautukset:
-
Saat lisätietoja tiedostojen yhteiskäyttö Word 2010: ssä, PowerPoint 2010: n, OneNote 2010 ja Office Web Apps-sovellusten Ohje-järjestelmiä.
-
Lisätietoja SharePoint-tekniikoiden määrittäminen tiedostojen yhteiskäyttö ja yhteismuokkaaminen on TechNet-sivustossa.
Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet
Tiedostojen yhteiskäytön eri vaihtoehdot
Tiedostojen yhteiskäyttö tarkoittaa eri tekijät toimivat yhdessä asiakirjassa tai asiakirjojen kokoelmaa. Hän voi samanaikaisesti asiakirjaa muokkaavien tai tarkasteleminen osana rakenteellisen työnkulun määritys. Asiakirjan yhteiskäytöstä on alijoukkoa tiedostojen yhteiskäyttö eli tarkoittaa parissa asiakirjaa samanaikaisesti vähintään yksi muiden käyttäjien kanssa. Usealla eri tavalla, tiedostojen yhteiskäyttö ja yhteismuokkaaminen, vähitellen liittyä Lisää rakenteen ja hallita asiakirjan yhteiskäyttö kokemus ympärille. Hyvä keino avulla voit määrittää, mitkä asiakirjan yhteiskäyttömenetelmä ja tuotteen parhaiten sopivan on kuvitella asetusten mukaan eri vaihtoehtoja.
Semiformal muokkaaminen yhtä aikaa : Useiden tekijöiden muokkaaminen samanaikaisesti mitä tahansa asiakirjan. Esimerkkejä: toistuvat minuuttia, Aivoriihi istunnot ja aineistoa OneNoten; ja ryhmän kehitettyjä talousmallit, budjetteja ja kalustoluettelo luetteloiden Exceliin.
Muodollinen yhteismuokkaaminen: Useat käyttäjät muokata samanaikaisesti valvottu tavalla tallentamalla sisältöä, kun olet valmis saa näkyviin. Esimerkkejä: business-palvelupakettien, tiedotteet ja juridiset pikkuhousut Word; ja markkinointi- ja kokouksen esitykset PowerPoint.
Kommentointi ja tarkistus:Ensisijainen tekijä solicits mukaan reititys asiakirjan työnkulku, mutta ohjausobjektit lopullinen asiakirja julkaiseminen ja kommentoimaan (joka voi olla ketjutettu keskustelut). Esimerkkejä tällaisista tiedostoista ovat online-ohje, kokoelma ja määritykset.
Tiedostojoukot: Useat käyttäjät on määritetty osana työnkulun erillistä asiakirjaa ja sitten perusasiakirja joukkona on julkaistu. Esimerkkejä: uuden tuotteen julkaisuista ja myynti etäisyys kirja.
Yhteismuokkaus Office 2010: n ja Office Web Apps
Seuraavissa kohdissa kuvataan tapoja, joilla voit yhteismuokata tiedostoja Office 2010: n ja Office Web Apps sekä parhaat käytännöt tiedostojen ylläpitämiseen.
Yhteismuokkaustuotteiden yhteenveto
Useita Office 2010: n ja Office Web Apps-tuotteita käytettäessä useat käyttäjät voivat muokata tiedostoja yhtä aikaa. Kunkin tuotteen yhteismuokkausominaisuus on hyvin samantyyppinen. On kuitenkin joitakin rakenne eroja eri yhteiskäyttövaihtoehdosta ja mahdollisista käyttöskenaarioista tukevat. Seuraavassa taulukossa on yhteenveto kunkin esitystä yhtä aikaa tuotteen.
|
Sovellus |
Palvelimen vaatimukset |
Yleisiä tilanteita, joissa |
|
Word 2010 |
SharePoint Technologies-tuote |
Mikä tahansa tiedosto, kuten ehdotukset, suunnitelmat, visioraportit, minuuttia, tiedotteet ja raportit |
|
PowerPoint 2010 |
SharePoint Technologies-tuote |
Mikä tahansa esitys, mukaan lukien koulutus, konferenssia, projektinpäätöstilaisuutta, tuotekuvauksia, käsikirjoja ja projektin tilaa varten |
|
Excel Online |
SharePoint Technologies-tuote |
Mikä tahansa laskentataulukko, esimerkiksi työryhmän talousrakennetta,-, tuotteistopäivitystä verkkosivulle ja reaaliaikaista kaupan laskentataulukkoseurantaa |
|
OneNote 2010 |
SharePoint Technologies-tuote |
Missä tahansa muistikirjassa toistuvan kokouksen muistiinpanot, mukaan lukien project Aivoriihi (”ryhmä-– Ajattele”), Jaetut oheis- ja viitetietolähteet materiaali ja jaetut harjoituskurssit |
|
OneNote Online |
SharePoint Technologies-tuote ja Office Web Apps |
Yhteismuokkaaminen, versiotiedot, uloskuittaaminen ja erilaiset Office-Ympäristöt
Seuraavissa kohdissa kuvataan parhaita käytäntöjä, kun olet esitystä yhtä aikaa muiden käyttäjien kanssa.
Tiedostojen yhteismuokkaaminen ja uloskuittaaminen
Yhteiskäyttö ei ole yhteensopiva kirjaston tiedostojen kuittaaminen ulos ja loppuun. Asiakirjan keino yksinomaan kirjoittaminen ja tarkista sen myöhemmin uloskuittaamiseen takaisin sisään, jotta muut käyttäjät näkevät muutokset tai edelleen käsitellä tiedostoa. Sen vuoksi, kun olet tarkistanut tiedostoa, muiden käyttäjien ei voi yhteismuokkaus asiakirjan kanssasi. Oletusarvon mukaan kirjastoja ei tarvitse kuitata tiedostoja ulos ja ei käytössä jossa yhteismuokkaamista käytetään. Jos haluat voi hyödyntää yhteismuokkausta asiakirjan olisi Tutustu myös nimenomaisesti asiakirjan.
Tiedostojen yhteismuokkaaminen ja versiointi
Versiotietojen mahdollistaa sellaisten käyttäjien tallentaa asiakirjan eri versioita, muokkauksia muokkaukset tai tilannevedoksen projektin välitavoitteen vastaamaan asiakirjan tilan. SharePoint Technologies-tuote pitää kirjaa siitä asiakirjoihin tehdyt muutokset samalla, kun ne on muokattava, tallentaa aiemmat versiot ja jopa säilyttää asiakirjan pää- ja aliversiot version. Koska useita toiselle käyttäjälle voi pitää tiedoston auki pitkän ajanjakson ajan, yhteismuokkaamista asiakirjojen versiotietojen suoritetaan aikavälein ja ei välttämättä kun asiakirja tallennetaan. Oletusarvon mukaan versiotietojen ei ole otettu käyttöön kirjastossa.
Tiedostojen yhteiskäyttö Word 2010: n ja PowerPoint 2010: n, se on hyvä versiotiedot ovat käytössä, kun sekä pää- ja aliversio, jotta käyttäjät voivat hakea tarvittaessa muiden käyttäjien tekemät muutokset. Lisäksi versiotietojen kauden määrittää, kuinka usein SharePoint-tekniikoiden Luo asiakirjan, jossa on käytössä yhtä loi uuden version. Oletusarvo on 30 minuuttia on todennäköisesti useimmat ympäristössä, mutta tämä arvo voidaan säätää järjestelmänvalvoja tarpeen mukaan. Tänä asettaminen pienempi arvo sieppaa versiot ja muuttuvat usein, mutta saattaa edellyttää palvelimen lisätallennustilaa.
Kirjastoja, jotka sisältävät OneNote-muistikirjat se on hyvä vain pää versiotiedot, koska aliversiot voi aiheuttaa synkronointivirheitä, jotka voivat estää muutosten tallentaminen. OneNote-muistikirjat, jotka usein päivitetään myös voi luoda useita versioita. Versioiden, joskus voi olla suuri ajan kuluessa, se on hyvä rajoittaa versioiden säily määrittämällä versioiden enimmäismäärä on suositeltavaa kerralla summa käyttäjien tarpeiden perusteella. Huomautus versiotietojen kauden ei vaikuta OneNote-muistikirjat, koska OneNote säilyttää yksityiskohtaisempia versiotiedot tiedot muistikirjan sisällä.
Tiedostojen yhteismuokkaaminen eri Office-versio-ympäristössä
Joissakin organisaatioissa ylläpitää käyttäjät voi olla Microsoft Officen, esimerkiksi Office 2007 ja Office 2010: n eri versioita käytössä.
Vaikka voit tallentaa Wordissa ja PowerPointissa ennen Office 2010: n versioiden kirjastossa, et voi yhteismuokkaus tiedostot. Lisäksi, kun käyttäjä avaa Word 2010: ssä tai PowerPoint 2010-asiakirjan Word tai PowerPoint 2007: n kanssa, SharePoint Technologies-tuote Luo lukko asiakirjan ja estää muita käyttäjiä Microsoft Office 2010: n yhteismuokkaamista avulla voit muokata asiakirjaa. Parhaan hyödyn yhteismuokkaamisesta Office Wordissa tai PowerPointissa Office, on suositeltavaa, että kaikki käyttäjät voivat työskennellä Microsoft Office 2010. Tämä tilanne koskee myös Excel 2010-työkirjat ja yhteismuokkaaminen Excel Web Appissa.
Huomaa kuitenkin, että OneNote 2010 on yhteensopiva aiempien versioiden kanssa OneNote 2007-tiedostomuotoon ja tukee yhteismuokkaamista OneNote 2007: n käyttäjien kanssa. OneNote 2007: n ja OneNote 2010-käyttäjille yhteiskäyttö muistikirjoja sisältävässä ympäristössä ne on tallennettava muistikirjat OneNote 2007-tiedostomuodossa. Päivittämällä OneNote 2010-tiedostomuotoon, voit käyttää keskeisiä uusia ominaisuuksia, mukaan lukien pätevyys yhteiskäyttö muistikirjojen välillä OneNote 2010- ja OneNote Web App.
Tiedostojen yhteismuokkaamisen ongelmat
Jos et voi muokata kanssasi Word-asiakirjan tai PowerPoint-esityksen, vähintään yhtä seuraavista syistä, voi olla syynä:
-
Tiedostossa on käytössä Sisältöoikeuksien hallinta (IRM) tai digitaalisten oikeuksien hallinta (DRM).
-
Tiedosto on kuitattu ulos.
-
Tiedosto on salattu.
-
Tiedostomuoto ei tueta. Vain .docx ja .pptx tiedostomuotoja tuetaan. Useimmissa tapauksissa voit tallentaa ei tueta tiedostomuoto tuetut-muodossa.
-
Tiedosto on merkitty lopulliseksi. Tiedoston omistaja on päättänyt lopettaa muokkaus- tai tiedoston muokkaaminen yhtä aikaa ja tiedosto on nyt vain luku-tilassa.
-
Tiettyjen Microsoft Officen Ryhmäkäytäntöasetukset estävät yhteismuokkaaminen mukaan lukien seuraavat: Disable Automerge Client Policy, Disable CO-Authoring Server Policy ja Disable CO-Authoring Client Policy.
-
Tiedostossa on ActiveX-komponentteja.
-
Tiedostossa on tiettyjä objekteja, joita ei voi yksilöidä, kuten OLE-objekti, SmartArt-grafiikkaobjektin, kaavion tai käsin objekti.
-
Word-asiakirja käyttää aliasiakirjoja sisältäviä perusasiakirjoja, sisältää HTML-kehysmäärittelyjä, tai se julkaistaan blogina.
-
Word-asiakirjaan ei ole parantamiseksi Tallenna satunnaisluvut yhdistämisen tarkkuuden valintaruutu on valittuna. (Valitse valintanauhan, Tiedosto -välilehdessä asetukset , jos haluat näyttää Wordin asetukset -valintaikkunassa, valitse Valvontakeskus- Valvontakeskuksen asetukset näyttää Valvontakeskus -valintaikkunan valitsemalla Tietosuoja Asetukset, ja Asiakirjakohtaiset asetukset -kohdassa Tarkista, että Voit parantaa Tallenna satunnaisluvut yhdistämisen tarkkuuden parantamiseksi -valintaruutu on valittuna.)
Tiedostojen yhteiskäytön eri vaihtoehtojen käyttötilanteita
Seuraavissa osissa on lisätietoja kunkin esitystä yhtä aikaa tuotteiden, eri yhteiskäyttövaihtoehdosta, niiden tukemista ja mahdollisista käyttöskenaarioista.
Puolimuodollinen yhteismuokkaaminen
Paras skenaario kerrotaan yhteismuokkaamista puolimuodollinen tavalla on ehkä ideointisessiosta perinteinen ryhmä. Käytä OneNote 2010-, OneNote Web App- tai jopa kahden yhdistelmä, useiden tekijöiden nopeasti siepata ideoita ja ajatuksia Aivoriihi-istunnossa samanaikaisesti ja samaan muistikirjaan. Ajattele tämä ”virtual luonnoslehtiön”. Minkä tahansa hyvän Aivoriihi-istunnon, kuten ei ole tarpeen, korjata tai muutetaan heti, vain Ilmaise itseäsi vapaa-eteneminen ajatuksia. Kaikki tekijät voivat samanaikaisesti sisällön lisääminen ja nähdä välittömästi mikä on lisätty. Aivoriihi-istunnon lopussa on tallennetaan istunnosta, voit siivota sitten tietueen kuin haluamasi. Jos haluat seurantaa varten ja toinen tekijä, jokainen sisällön lohko on merkitty niiden alias ja voit hakea sisältöä myös tekijää sitä.
Muita yleisiä voi käyttää OneNote yhteiskäytössä muistikirjasta ovat toistuvat pöytäkirjat, nopeista projekteista-koulutus ja Viitemateriaalit jaetut tiedot.
Voit käyttää Excel 2010: stä: Suorita tiedoista laskutoimenpiteitä ja tilastollisia vertailuja tietoihisi; Luo ja pivot-taulukkoraporttien avulla voit tarkastella hierarkkisten tietojen näyttämiseen tiiviissä ja joustavassa asettelussa; Korosta tietoja visuaalisesti käyttämällä ammattimaisia kaavioita, ehdollisen muotoilun kuvakkeita, tietopalkkeja, Väriasteikot ja sparkline-kaavion; ja suorittaa entä jos-analyysi-tiedot.
Excel Web Appin avulla voit tehdä paljon analytical toimisivat yhtä aikaa muiden käyttäjien kanssa. Muut käyttäjät voivat käsitellä eri laskentataulukoiden, laskentataulukon tai jopa Muokkaa eri osien sama solut tavalliseen tapaan – mukaan lukien solut, jotka sisältävät kaavojen ja funktioiden – yhtä aikaa. Tässä tapauksessa viimeisen Muokkaa wins Jos tapahtui sekä muokata samaan soluun. Excel Web Appin käyttämisestä yhteismuokkaamista ollessa ansiosta voit nähdä muiden henkilöiden ajatuksia, kokeile erilaisia kaavoja ja laskutoimituksia, verrata tuloksia, ja myös tarkistaa ja todellisen toistensa virheet.
Huomautus: Excel Web App tukee saman laskentataulukon yhteismuokkausta muiden Excel Web Appissa, mutta ei Excel 2010: n, joka ei tue yhteismuokkaamista.
Muodollinen yhteismuokkaaminen
Kun Word 2010-asiakirjan tai PowerPoint 2010-esitys tallennetaan kirjastossa, kahden tai useamman käyttäjät voivat yhteismuokkaus asiakirjan tai esityksen samanaikaisesti. Esimerkiksi samaan Word-asiakirjaan, voit käsitellä yhden kappaleen samalla, kun työtoverille toimii uuden kappaleen. Tai samassa esityksessä, voit käsitellä yksi dia samalla, kun työtoverille toimii toiseen diaan. Ei tarvitse tehdä mitään ottaminen käyttöön tai muista määrittää mitään jotta Kirjautumistapa saadaan toimimaan. Yhteismuokkaaminen ”toimii vain”. Ja kannattaa korostavat, että on edelleen käyttää lähes kaikki monipuolisia muokkaamisen ja muotoilun Word 2010: ssä tai PowerPoint 2010: n ominaisuuksia, kun muutosten seuranta voit yhteismuokata, mukaan lukien kommentoinnista, ja asiakirjan versiot.
Yhteismuokkauksessa siis muutoksista, joita tekijät ellei ja vapauttaa sitten, kun käyttäjät ovat valmiita voit tallentaa muutokset. Niinkään et halua jakaa muiden kanssa puoli muotoilla ajatuksia eikä Haluatko junassa-,-vasta jatkuvasti keskeytyy muiden toiselle käyttäjälle. Kuitenkin samalla, kun yhteismuokkaamista Word 2010: n ja PowerPoint 2010: ssä voit nähdä kohtaa muut käyttäjät ovat muokanneet ne muokkaaminen ja muut käyttäjät näkevät, kun muokkaat muokkauksen kuvakkeet, palkki-Tilailmaisimet ja Siirtyminen ruutujen asiakirjan tai esityksen.
Lyhyesti sanottuna yhteismuokkauksessa siis tiedät kohtia muut muokkaavat, mutta kukin paljastaa muutoksensa vain, kun ne ovat valmiita muille esitettäviksi.
Muodollinen yhteismuokkaaminen prosessia avulla voit pienentää ristiriitoja, koska voit helposti muutosten jäljittäminen ja koordinoi tarvittaessa reaaliajassa. Jos sinulla on asennettu Office Communicatorin, voit valita myös tavoitettavuuspainikkeen lähettää pikaviestin, Lähetä sähköpostiviesti tai Soita työtoverisi Keskustele mahdolliset ongelmat. Lopuksi, kun olet lopettanut muokkaaminen yhtä aikaa, se ei ole ongelmia etsiminen tiedostokirjaston asiakirjan uusin versio. Kaikki pitkällä on ollut samassa sijainnissa.
Kommentointi ja tarkistus
Kommentointi ja tarkistus on yleisiä ja perinteisen asiakirjan yhteiskäyttömenetelmä. Tässä tapauksessa yhden tekijä pyritään Tarkista ja palautetta muilta käyttäjiltä, kuten kollegat tai asiantuntijoina, mutta haluaa tarkemmin mainittiin, muokata ja lopulliseen julkaisuun.
Voit käyttää vähemmän aikaa hallinta tietoja asiakirjojen ja tiedostojen käyttäminen enemmän aikaa, voit tehdä työnkulun sivustossa asiakirjan palautteen kerääminen. Työnkulkujen nopeuttaa kustannus- ja järjestämiseen hallinta ja seuraamalla liittyvistä nämä prosessit ihmisten tehtävistä tavallisten liiketoimintaprosessien, kuten asiakirjan tehtävien tarkastusten kuluvaa aikaa. Koska työnkulku määrittää tehtäviä, lähettää muistutuksia, seuraa osallistuminen, pakottaa aikataulun päivämäärien ja luo koko prosessin tietueen, voit keskittyä suorittamiseen työsi sijaan asiakirjojen Logistiikka hallinta.
Voit esimerkiksi aloittaa palautteen kerääminen-työnkulku työnkulun aloituslomake, jossa haluat tarkastella asiakirjaa henkilöiden nimet, määrittää täyttämällä. Voit antaa ohjeet tarkistajat ja voit määrittää päivämäärän, jos haluat, että työnkulun osallistujille lähetetään arvioitavaksi loppuun. Osallistujien voit tarkastella työnkulun tilaa työnkulun ollessa käynnissä tai tarkistaa työnkulun tila-sivulta, kenelle osallistujista työnkulun tehtävä on suoritettu. Työnkulun omistaja voi määrittää työnkulun niin, että osallistujat voi tehtäviä rinnakkais- tai tavalla, Päivitä aktiiviset tehtävät, Lisää tai päivitä tarkistajia, määrittää määräpäivän toimituksen ja lopuksi Merkitse valmiiksi kun kaikki tehtävät saadaan valmiiksi.
Tiedostojoukot
Joissakin tilanteissa on ryhmitellä ja koordinoi tiedostoja yhdessä, mutta voit tarkastella tiettyä asiakirjaa varaaminen kukin tekijä, joka usein toimii itsenäisesti asiakirjan, mutta ei muodollinen yhteydessä, joka yhdistää kyseiset tiedostot toimituksen yksittäinen.
On komento, SharePoint Technologies-tuote-ominaisuuksien, kuten luetteloita, kirjastoja, kansiot, ilmoituksia ja työnkulut, jossa on tasainen infrastruktuurin hallinta tuotannon yhden tiedoston. Tiedostojoukkojen luominen tämän Foundation tarjoamalla tietokeskuksen ryhmittely ja useita tiedostoja ja niiden luonnokset ja lopullinen versiot, että kaikki muodostavat toimituksen yksittäinen hallinta. Esimerkkejä tiedostojoukot: asiakkaan myynnin ehdotuksen, joka sisältää mukautetun esityksen, yksityiskohtaiset budjettitaulukko ja sopimus-asiakirjaan. tai markkinoinnin julkaisuista, joka sisältää taulukkonäkymän, esitteeseen ja tuotteen oppaan.
Tiedostojoukot-toiminto tarjoaa useita tapoja hallita ja julkaista toimitettavan kokonaisuuden:
-
Oletusarvoinen sisältötyyppi, joita voidaan käyttää-, mukauttaa tai käyttää mukautetun tiedostojoukkomallin pohjana.
-
Mahdollisuus määrittää oletustiedostoja, jotka luodaan automaattisesti aina uutta tiedostojoukkoa luotaessa.
-
Toteutus kirjastokansiona, joka on käyttäjille tuttu ja jossa on useita toiminnat, ominaisuuksia ja asetuksia kuin tavallisissa kirjastokansioissa.
-
Mukautettavissa Tervetuloa-sivun, että käyttäjät voivat käyttää napsauttaminen avaa linkittyy tiedostojoukon. Voit käyttää oletusarvon aloitussivu tai luoda ja valmistella oman aloitussivu. Tervetuloa-sivu on erityinen verkko-osan sivun, joka näyttää metatiedot, kuvaukset, luetteloiden asiakirjoja ja muita tietoja ja on integroitu valintanauhan, tiedostojoukon liittyvät komennot.
-
Versiointiominaisuudet, joiden avulla voit siepata versiohistoriaotoksen asiakirjan arvoksi joka linkittyy tiedostojoukon tiedostojen nykyisiin versioihin.
-
Työnkulut erikseen suunniteltu tiedostojoukot tuottamiseen. Valmiit työnkulut avulla voit hallita toimintoja, kuten yhtä aikaa, arviota, esimerkiksi ja hyväksymiseen yksittäisiä tiedostoja sekä koko asiakirjan sisällön määrittäminen.
Tiedostojoukot avulla tietotyöntekijät voit hallita yleistä prosessin alusta loppuun. Voit koota ohjelmallisesti asiakirjat on saatavilla myös käyttämällä Office Open XML-Ohjelmointirajapinnan.
