Tiedostojen tallentamisen ja jakamisen määritys Office 365:ssä

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Yksi parhaita tapoja määrittäminen tiedostojen tallentamisesta ja jakamisesta yrityksesi on OneDrive for Business ja ryhmäsivuston käyttäminen yhdessä. Tämä on paras mahdollinen, jos yrityksessäsi työskentelee muutamia työntekijöitä.

Office 365 sisältää perustiedot ryhmäsivuston avulla pääset alkuun. Voit aloittaa tiedostojen tallentaminen OneDrive ja yhteiskäyttö tiedostot ryhmäsivuston heti.

Viimeksi päivitetty 7 kesäkuussa 2018

Tiedostojen tallennussijainnit Office 365:ssä

  • OneDrive on suunniteltu yksittäisiä käytön ja tiedostojen jakamisen ajoittaiset.

  • SharePoint ryhmäsivustoon on suunniteltu jakaminen ja yhteiskäyttö tiedostot säännöllisesti. Ryhmäsivuston sopii tiedostoja, jotka on jaettu omistajuus, jossa useiden käyttäjien omia tiedostoja ja voivat käsitellä niitä. Yritys, jossa on työntekijöiden vähän tarvitset vain yhden ryhmäsivustoon.

OneDrive ja ryhmäsivustojen säätää mitä tahansa access ja työntekijöiden.

Kaavio, joka näyttää, kuinka voit käyttää kahta eri tallennustyyppiä: OneDrive tai ryhmäsivustot

Seuraavassa on suosituksia mitä tallentamiseen kussakin sijainnissa, kun käytät OneDrive ja ryhmäsivustojen yhdessä:

Tallennussijainti

Käyttötarkoitus

Mitä tallennetaan tänne

OneDrive

Sisällön tallentamista OneDrive on kuin tietokoneen; tiedostojen tallentaminen kukaan muu ei helposti käyttää niitä.

Saat lisätietoja, Mikä on OneDrive for Business?

Yritystiedostot, joiden säännöllinen yhteiskäsittely tai käyttö ei ole tarpeen muille ryhmän jäsenille.

SharePoint ryhmäsivustoja

Yhteistyö. Kun luot (esimerkiksi-Office 365-hallintakeskuksen Outlookissa tai luomalla työryhmän Microsoftin Teams) Office 365-ryhmän SharePoint ryhmäsivuston luodaan kyseiseen ryhmään. Vastaavasti, kun luot uuden SharePoint ryhmäsivuston SharePoint -kotisivulla tai uusi SharePoint admin center esikatselusta, se luo myös Office 365-ryhmän. Saat lisätietoja Mikä on SharePoint-ryhmäsivustossa? ja SharePoint Onlinen ryhmäsivuston luominen.

Tiedostot, jotka on jaettu omistajuus. On suositeltavaa erillisessä ryhmäsivustojen kunkin yksikön tehdyn työn organisaatiossa. Esimerkiksi yksityisinä henkilöstön ja taloudellisen tilanteen asiakirjojen pieni ryhmäsivuston, erillisessä ryhmäsivuston luominen.

Huomautus: SharePoint on myös muita sivustoja, voit käyttää yrityksesi. Voit intranetissä viestintä sivustojen julkaista laajan yleisön tietoja. Ja keskittimeen sivustojen avulla voidaan muodostaa intranet-sivustot.

OneDrive ja ryhmäsivuston käytön aloittaminen

Kullakin käyttäjällä yrityksesi, joilla on Office 365 käyttöoikeus liitetty (ja SharePoint Online valittuna) saa OneDrive pilvitallennustilaa. He voivat tallentaa business liittyvät tiedostot tähän käytön mistä tahansa laitteesta, ja ne ovat vain kyseisen käyttäjän käytössä. Esimerkiksi ne voivat sisältää luonnos ehdotuksen, niiden kokousmuistiinpanojen tai komentosarjan ne aiot toimittaa esittely.

Työntekijöiden voit myös jakaa OneDrive tiedostot ja kansiot. Jos työntekijä on poissa tai jättää yrityksen, muut pääsevät käyttämään jaettua OneDrivetallennettuja tiedostoja.

Näin miten jokaiselle työryhmän määrittää OneDrive ja jaa tiedostoja.

Office 365: n aloitusnäyttö, jossa OneDrive-valinta

  1. Siirry Office.com-sivustoon ja kirjaudu sisään ja kirjaudu sisään käyttäjänimi ja salasana.

  2. Office 365 aloitussivulla Valitse OneDrive.

  3. OneDrivetyöryhmän jäsenet voi tallentaa oman yrityksen liittyvät tiedostot. Voit jakaa yksittäisiä tiedostoja tai koko kansion. Valitse tiedoston tai kansion, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Jaa.

    Kansion jakaminen

  4. Valitse Lähetä linkki -sivulla jätä oletusvalinta Kaikki, joilla on linkki voi tarkastella ja muokata.

    Kirjoita nimet tai sähköpostiosoitteet, työryhmän jäseniä, jotka haluat käyttää kansioon ja lisätä valinnaisen viestin.

    Jos haluat kopion, joka lähetetään sähköposti, Lisää sähköpostiosoitteesi luetteloon.

    Jaa linkki-valintaikkunassa näkyy näyttäminen kirjoittamalla ja valitsemalla nimi.

  5. Kun olet valmis kirjoittaminen, joille haluat jakaa, valitse Lähetä. Sähköposti lähetetään välittömästi henkilöille voit kutsua.

    Jaa linkki, jossa nimiluettelo

  6. Seuraavassa on sähköpostin näyttää tältä.

    Kanssa jaettavan OneDrive-kansioon linkin lähettäminen sähköpostitse

Office 365 sisältää perusryhmäsivuston ja joitakin ominaisuuksia, joiden avulla pääset alkuun. Vain yrityksen sisäiset henkilöt voivat käyttää tätä sisäistä verkkosivustoa.

Näin pääset ryhmäsivustoosi:

  1. Siirry Office.com-sivustoon ja kirjaudu sisään ja kirjaudu sisään käyttäjänimi ja salasana.

  2. Office 365: n aloitusnäytössä Valitse SharePoint ja valitse sitten ryhmän sivusto-linkin vasemmanpuoleisessa siirtymisruudussa-valikon.

  3. Näkyviin tulee ryhmän aloitussivulle. Tämä sivu sisältää:

    • Pääsivulta näyttää ryhmän uutisia ja toimintojen, kuten lisännyt tai muokannut viimeksi uusia tiedostoja.

    • Jos haluat lisätä elementtejä kotisivu, kuten tiedostokirjastossa, luettelo tai uuden sivun + Uusi -painike.

    • Voit siirtyä toiselle alueelle ryhmäsivustoon, kuten ryhmäsivuston tiedostokirjastoon vasemmanpuoleisessa siirtymisruudussa-valikko.

SharePoint Onlinen ryhmäsivuston aloitussivun

Ryhmäsivustoon sisältyy tiedostojen tallennuspaikka, jonka avulla pääset nopeasti tiedostojen tallentamisen ja jakamisen alkuun. Sitä kutsutaan tiedostokirjastoksi.

Näin voit lisätä tiedostoja:

  1. Valitse ryhmäsivuston kotisivun vasemmassa siirtymisruudussa tiedostot . Tällöin näyttöön asiakirjat-kirjastoon.

    Ryhmäsivuston tiedostokirjastoon

  2. Kun olet vielä kirjautunut Office 365, Avaa Windowsin Resurssienhallinta tehtäväpalkissa tai muulla tavalla. Siirry tiedostot, jotka haluat ladata ryhmäsivustoon.

  3. Valitse tiedostot, jotka haluat ladata ryhmäsivustoon ja vedä ne tiedostokirjastoon.

    Tiedoston vetäminen kirjastoon Työpöytä-kansio

  4. Kun olet valmis, tiedostot on tallennettu sekä ryhmäsivustoosi että tietokoneeseesi.

    Työryhmäsivustokirjaston tiedostojen kanssa

  5. Voit poistaa tiedostoja tietokoneesta. Seuraavassa vaiheessa synkronoida online-tiedostoja, joissa työpöydän, aiot luoda tietokoneen näiden tiedostojen uuteen sijaintiin.

    Jos aiot ladata ryhmäsivustoon paljon tiedostoja tai suuria tiedostoja, lue nämä vihjeet suurten tai useiden tiedostojen lataamisesta kirjastoon.

    Jos tarvitset lisää tallennustilaa, katso Tilauksen tallennustilan muuttaminen.

Nyt kun olet luonut tiedostot ryhmäsivustoon, voit määrittää ne synkronoitava PC-tai Mac-tietokoneeseen. Näin voit käsitellä tiedostojasi PC- tai Mac sen sijaan, että käytössä on Microsoft Edge, Chrome tai muu selain. Kannattaa myös on synkronoitu tietokoneen tilanteissa, kun haluat käyttää tiedostoa etkä ole yhteydessä Internetiin tiedostojen versio.

Kun olet määrittänyt tiedostojen synkronointi tietokoneen kanssa, kun olet yhteydessä Internetiin, ne synkronoitu automaattisesti.

Voit synkronoida ryhmäsivustossa olevat tiedostot tietokoneen kanssa seuraavasti:

  1. Valitse ryhmäsivuston kotisivun vasemmassa siirtymisruudussa tiedostot . Tämä avaa tiedostot-kirjastoon.

    Vihje: Ryhmäsivuston tiedostot synkronoitaessa synkronoitavassa kunkin tiedoston kirjastoon sivustossa, ei koko sivuston.

    Ryhmäsivuston tiedostokirjastoon

  2. Valitse Synkronoi Synkronoi kaikki tiedostot. Tai Etsi tiettyyn kansioon, jonka haluat synkronoida.

    Tiedostokirjaston synkronointi-painike valittuna

  3. Jos sinua pyydetään sovelluksesta toiseen, valitse Kyllä. OneDrive käsitellään suorittamalla synkronointi.

    Office 365: n Vaihda sovelluksia kehote
  4. Jos sitten määrittäminen OneDrive -kohta, kirjaudu sisään käyttämällä työpaikan tai oppilaitoksen tiliä.

    OneDrive-määritysnäyttö

  5. Jos synkronoit eivät ole vielä tekemäsi OneDrive, näyttöön saattaa tulla näyttöön Tämä on OneDrive-kansioon . Tarkista, että polku-kohdassa Oma OneDrive-kansio on täällä. Valitse Vaihda sijaintia , jos haluat käyttää eri polku ja valitse sitten Seuraava.

    Tässä ikkunassa paikallisesta kansiosta muuttaminen

  6. Ryhmäsivuston tiedostot näkyvät vasemmanpuoleisessa ruudussa Resurssienhallinnassa organisaation nimen. OneDrive tiedostot näkyvät ”OneDrive - < organisaation nimi >”

    Katso, mitä on ollut synkronointi oli tehdä paikallisessa kansiossa

  7. Testaa synkronointi avaamalla tiedoston ryhmän tietokoneen kansion kanssa. Muutosten tekeminen ja valitse sitten Tallenna.

Parhaat käytännöt tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen

Seuraavassa on muutamia vinkkejä eniten hakeminen OneDrive tai SharePoint ryhmäsivustossa.

  • Yksityisyritykset: OneDrive avulla voit tallentaa Omat tiedostot ja jakaa niitä tapauksen mukaan asiakkaiden kanssa.

  • CO-ownerships: sekä omistajat OneDrive sekä jakaa tiedostoja ja tuotua.

  • Ulkoiset asiakkaat tai kumppaneita, jotka tarvitsevat tiedostoja yrityksille: Luo uuden ryhmäsivuston tietyn asiakkaan tarkoitettu tiedostojen tallentaminen ja jakaminen. Määritä sivusto käyttää vain asiakasta. Valitse ei tarvitse olla huolissaan, jokin asiakkaan vahingossa saavat tarkoitettu toisen asiakkaan tietoihin pääsy.

Kun tallennat tiedoston OneDrive se on ainoastaan, jos Jaa muiden kanssa. Kun jaat tiedostoja, voit valita, jos haluat luoda linkin, jonka avulla voi siirtää tai jakaminen vain tietyille henkilöille. Voit luoda erilliset kansiot OneDrive nähtäväksi, henkilökohtainen, kuten eri tarkoituksiin tai yksittäisiin projekteihin. Kullakin kansiolla jaetaan toinen henkilö tai ryhmä tai kukaan muu ei lainkaan.

Lisätietoja jakamisesta on Katso myös jakaa tiedostoja ja kansioita OneDrive for Business.

Kuinka paljon tallennustilaa, olet poistunut- OneDriveon kohdassa OneDrive for Business-tallennustilan hallinta.

Vaikka voit ladata tiedostoja lähes kaikki tyypit, kaikki nimet ja merkkejä tiedostonimissä kielletty. Saat lisätietoja, Tiedosto ei ole kelvollinen merkit ja tiedostotyypit onedrive for Business.

Seuraavat vaiheet

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×