Organisaatioiden on usein säilytettävä erilaisten lakien, säädösten ja vaatimustenmukaisuusseikkojen vuoksi tiedostoja tiettyjä ajanjaksoja. Jos tiedostoja kuitenkin säilytetään vaadittua kauemmin, organisaatioon saattaa kohdistua oikeudellisia riskejä. Tästä syystä organisaatiosi on saattanut luoda sivustolle tiedostojen poistokäytännön: esimerkiksi yleiset liiketoiminnan tiedostot ja asiakirjat on ehkä poistettava viiden vuoden kuluessa niiden luomisesta.
Tiedostojen poistokäytäntö voi olla organisaatiosta riippuen hyvinkin erilainen.
-
Se voi olla pakollinen: sivuston omistaja ei voi kieltäytyä pakollisesta käytännöstä, vaan sitä käytetään sivustossa automaattisesti.
-
Se voi olla oletuskäytäntö. Oletuskäytäntöä käytetään sivustossa automaattisesti, mutta sivuston omistaja voi
-
valita toisen käytännön, jos sellainen on käytettävissä
-
kieltäytyä käytännöstä kokonaan, jos se ei sovellu sivuston sisällölle.
-
-
Käytännön ei tarvitse olla pakollinen käytäntö tai oletuskäytäntö: tässä tapauksessa sivustossa ei käytetä automaattisesti mitään käytäntöä, vaan sivuston omistajan täytyy halutessaan ottaa sellainen käyttöön.
Tiedostojen poistokäytäntö voi sisältää useita sääntöjä. Yksi sääntö saattaa määrittää, että tiedostot poistetaan vuoden kuluessa niiden luomisesta, kun taas toinen sääntö saattaa määrittää, että tiedostot poistetaan vuoden kuluttua viimeisimmästä muokkauksesta. Jos käytäntöön sisältyy useita sääntöjä, voit valita säännön, joka soveltuu sivustoosi parhaiten. Poistosääntöä käytetään kaikissa sivuston kirjastoissa. Sivustossa voi olla käytössä kerrallaan vain yksi ja käytäntö ja yksi sääntö. Sääntö, kuten käytäntökin, on mahdollistaa määrittää oletusarvoiseksi, jolloin se otetaan käyttöön automaattisesti käytännön kanssa.
Tiedostojen poistokäytännöt periytyvät. Kun valitset käytännön tai säännön sivustolle, valintasi periytyy kaikkiin alisivustoihin, mutta alisivuston omistaja voi poistaa periytymisen käytöstä valitsemalla eri käytännön tai säännön. Kun valitset käytäntöä tai sääntöä, ota huomioon myös sivustosi alisivustojen sisältö.
Sivustokokoelmassa käytettävissä olevien tiedostojen poistokäytäntöjen tarkistaminen
Organisaatiosi voi määrittää erilaisia käytäntöjä eri sivustokokoelmille. Sivustokokoelmatasolla omistajat näkevät kaikki kokoelmassa käytettävissä olevat tiedostojen poistokäytännöt. Ne ovat ehkä käytettävissä sivustokokoelmamallissa (ja näin ollen kaikissa siitä luoduissa sivustokokoelmissa) tai vain tietyissä sivustokokoelmissa.
-
Valitse sivustokokoelman ylimmällä tasolla oikeasta yläkulmasta Asetukset (hammasrataskuvake) > Sivuston asetukset.
-
Valitse Sivustokokoelman hallinta > Tiedostojen poistokäytännöt.
Huomautus: Tiedostojen poistokäytännöt -linkki on näkyvissä vain, jos sivustokokoelmalle on määritetty käytäntöjä. Linkki ei tule näkyviin heti, kun käytäntöjä on määritetty sivustolle, vaan käytäntöjen määrittämisen jälkeen tiedostojen poistokäytäntöjen linkki saattaa näkyä vasta 24 tunnin kuluttua.
-
Tältä sivulta näet seuraavat tiedot:
-
Voit tarkastella tällä hetkellä määritettyjä käytäntöjä ja niihin liittyviä sääntöjä. Voit valita käytännön, jonka säännöt haluat nähdä oikeassa ruudussa.
-
Jos oletuskäytäntö on määritetty, oletussarakkeessa on Kyllä-merkintä.
-
Luettelon alla näytetään ilmoitus, jos käytäntö on määritetty pakolliseksi.
-
Tämä luettelo on tarkoitettu vain tarkistettavaksi: siitä sivuston omistaja näkee kaikki käytettävissä olevat käytännöt ja säännöt. Jos haluat ottaa käytännön käyttöön, jatka seuraavaan osioon.
Sivuston tiedostojen poistokäytännön ottaminen käyttöön ja poistaminen käytöstä
Organisaatiosi on ehkä luonut käytäntöjä, jotka sinä voit sivuston tai sivustokokoelman omistajana ottaa käyttöön tai joista voit kieltäytyä.
-
Valitse sivuston oikeasta yläkulmasta Asetukset (hammasrataskuvake) > Sivuston asetukset.
-
Valitse Sivustokokoelman hallinta > Tiedostojen poistokäytännöt.
Huomautus: Tiedostojen poistokäytännöt -linkki on näkyvissä vain, jos sivustokokoelmalle on määritetty käytäntöjä. Linkki ei tule näkyviin heti, kun käytäntöjä on määritetty sivustolle, vaan käytäntöjen määrittämisen jälkeen tiedostojen poistokäytäntöjen linkki saattaa näkyä vasta 24 tunnin kuluttua.
-
Toimi seuraavasti:
-
Jos haluat ottaa käytännön käyttöön, valitse haluamasi käytäntö ja sen sääntö ja valitse sitten Tallenna.
Sivustossa voi olla käytössä kerrallaan vain yksi ja käytäntö ja yksi sääntö. Organisaatiosi saattaa tarjota valittavaksi useita käytäntöjä tai sääntöjä tai vain yhden käytännön ja säännön.
-
Jos haluat kieltäytyä käytännöstä, valitse kieltäytymistoiminto, joka ei poista mitään, ja valitse sitten Tallenna.
Sivuston omistajana voit kieltäytyä tiedoston poistokäytännöstä, jos se ei mielestäsi sovellu sivustosi sisältöön. Et kuitenkaan voi kieltäytyä pakollisiksi määritetyistä käytännöistä.
-
Tiedoston poistokäytännöt ohittavat muut käytännöt
Sivustossa voi olla käytössä muitakin käytäntöjä sisällön säilyttämiseen ja poistamiseen liittyen:
-
Sivustokokoelmassa saatetaan käyttää sisältötyyppikäytäntöjä.
-
Luettelossa tai kirjastossa saatetaan käyttää tietojen hallintakäytäntöjä.
Jos käytät tiedostojen poistokäytäntöä sivustossa, jossa on jo käytössä sisältötyyppikäytäntöjä tai luetteloiden ja kirjastojen tiedonhallintakäytäntöjä, kyseiset käytännöt ohitetaan sillä välin, kun tiedostojen poistokäytäntö on voimassa. Jos muita käytäntöjä ohitetaan, näet ilmoituksen siitä, että sivuston sisällössä käytetään tiedostojen poistokäytäntöjä.
Tämä tarkoittaa sitä, että sinun tulisi suunnitella sivusto, jossa käytetään vain jäsennetylle sisällölle (tiedonhallinta- ja sisältötyyppikäytännöt) tarkoitettuja käytäntöjä tai vain jäsentämättömälle sisällölle (tiedostojen poistokäytännöt) tarkoitettuja käytäntöjä, ei molempia. Jos kieltäydyt tiedostojen poistokäytännöstä, varoitusta ei näytetä – ja muut käytännöt pysyvät käytössä.
Tiedostojen poistokäytännöt eivät vaikuta sivustokäytäntöihin.
Ohitettujen sisältötyyppikäytäntöjen tarkistaminen
Jos sivustosi käyttää sisältötyyppikäytäntöjä ja saat ilmoituksen niiden ohittamisesta, ne eivät ole enää voimassa. Jos haluat palauttaa sisältötyyppikäytännöt, voit poistaa sivuston tiedostojen poistokäytännön aiemmin annettujen ohjeiden mukaisesti (jos tämä on mahdollista). Jos tiedostojen poistokäytäntö on pakollinen, et voi poistaa sitä. Ota tässä tapauksessa yhteyttä organisaatiosi vaatimustenmukaisuusvastaavaan.
-
Valitse oikeasta yläkulmasta Asetukset (hammasrataskuvake) > Sivuston asetukset.
-
Valitse Sivuston hallinta > Sisältötyypin käytäntömallit.
Ohitettujen tiedonhallintakäytäntöjen tarkistaminen
Jos sivustosi käyttää tiedonhallintakäytäntöjä ja saat ilmoituksen niiden ohittamisesta, ne eivät ole enää voimassa. Jos haluat palauttaa tiedonhallintakäytännöt, voit poistaa sivuston tiedostojen poistokäytännön aiemmin annettujen ohjeiden mukaisesti (jos tämä on mahdollista). Jos tiedostojen poistokäytäntö on pakollinen, et voi poistaa sitä. Ota tässä tapauksessa yhteyttä organisaatiosi vaatimustenmukaisuusvastaavaan.
-
Kun olet luettelossa tai kirjastossa, valitse valintanauhassa Kirjasto > Kirjaston asetukset > Käyttöoikeudet ja hallinta > Tietojen hallintakäytännön asetukset.
