Tiedostojen käytön rajoittaminen sisältö oikeuksien hallinnalla Wordissa

Sisältöoikeuksien hallinta (IRM) avulla voit estää luottamuksellisten tietojen tulostamisen, edelleenlähettämisen tai kopioimisen luvattomien henkilöiden toimesta. Käyttö oikeudet tallennetaan tiedostoon, joka on todennettu IRM-palvelimessa.

Sisältö oikeuksien hallinnan Office avulla voit hallita XML Paper Specification (. xps)-tiedostoja ja seuraavia Word-tiedosto tyyppejä:

  • Documents    . doc

  • Documents    . docx

  • Makroja käyttävä Document    . docm

  • Template    . dot-malli

  • Mallin   Malli. dotx

  • Makroja käyttävä malli    . dotm

Tietokoneen määrittäminen IRM:n käyttöön

Jos haluat käyttää IRM:ää Officessa, vaadittu vähimmäisohjelmisto on Windows Rights Management Services (RMS) -asiakasohjelman Service Pack 1 (SP1). RMS-järjestelmänvalvoja voi määrittää yrityskohtaisia IRM-käytäntöjä, jotka määrittävät sen, kuka voi käyttää tietoja ja mikä muokkaustaso sähköpostiviestille sallitaan. Yrityksen järjestelmänvalvoja voi esimerkiksi määrittää käyttöoikeusmallin nimeltä "Luottamuksellista yritystietoa", jossa yksilöidään, että käytäntöä käyttävän sähköpostiviestin voivat avata vain yrityksen toimialueen sisäiset käyttäjät.

Käyttöoikeuksien lataaminen

Kun yrität avata asia kirjan, jossa on rajoitetut käyttö oikeudet, sinun on ensin muodostettava yhteys käyttö oikeus palvelimeen, jotta voit vahvistaa tunniste tietosi ja ladata käyttö oikeuden. Käyttöoikeustiedosto määrittää tiedoston käyttöoikeustason. Tämä prosessi on välttämätön jokaisessa tiedostossa, jossa käyttöoikeuksia on rajoitettu. Toisin sanoen sisältöä, jonka käyttöoikeuksia on rajoitettu, ei voi avata ilman käyttöoikeustiedostoa. Käyttöoikeuksien lataaminen edellyttää, että Office lähettää käyttöoikeuspalvelimeen tunnistetietosi, jotka sisältävät sähköpostiosoitteen ja tietoja käyttöoikeuksistasi. Asia kirjan sisältämiä tietoja ei lähetetä käyttö oikeus palvelimeen.

Tiedostojen sisällön käyttöoikeuden rajoittaminen

Sisältö oikeuksien hallinnan avulla voit käyttää rajoituksia käyttäjäkohtaisesti, tiedostosta tai ryhmäkohtaisista perusteista (ryhmäpohjaiset käyttö oikeudet vaativat Active Directory-hakemisto palvelun ryhmän laajentamista varten). Esimerkiksi asia kirjassa Ranjit luo Helena-oikeuden lukea, mutta ei muuttaa sitä. Ranjit voi sen jälkeen antaa Bobby-oikeuden muokata asia kirjaa. Ranjit voi myös käyttää viiden päivän rajaa sekä Helena-että Bobby-asia kirjan käyttöön. 

Käyttöoikeus

  1. Tallenna tiedosto.

  2. Valitse tiedosto -väli lehti.

  3. Valitse tiedot, valitse suojaa asia kirja, osoita Rajoita käyttö oikeuksia henkilöidenmukaan-kohtaa ja valitse sitten rajoitetut käyttö oikeudet.

  4. Valitse käyttö oikeudet -valinta ikkunassa rajoita tämän asia kirjan käyttöoikeuksia ja määritä sitten kullekin käyttäjälle haluamasi käyttö oikeus tasot.

    • Vaihtoehtoja voi olla käytettävissä rajoitetusti, jos järjestelmänvalvoja on määrittänyt mukautettuja käyttöoikeuskäytäntöjä, joita muut käyttäjät eivät voi muuttaa.

      Käyttöoikeustasot

    • Lukuoikeudet     Käyttäjät, joilla on luku oikeudet, voivat lukea asia kirjan, mutta heillä ei ole oikeutta muokata, tulostaa tai kopioida sitä.

    • Muuttaminen     Käyttäjät, joilla on muutos oikeus, voivat lukea, muokata ja tallentaa tiedostoon tehtyjä muutoksia, mutta heillä ei ole sen tulostamiseen tarvittavia käyttö oikeuksia.

    • Täydet oikeudet     Käyttäjillä, joilla on täydet oikeudet-käyttö oikeus, on täysi käyttö oikeus ja he voivat tehdä mitä tahansa asia kirjan avulla, jonka tekijä voi tehdä, kuten määrittää sisällön vanhenemis päivämäärät, estää tulostamisen ja antaa käyttö oikeuksia käyttäjille. Kun asia kirjan käyttö oikeus on vanhentunut valtuutetuille käyttäjille, asia kirjan voi avata vain tekijä tai käyttäjät, joilla on asia kirjan täydet oikeudet. Tekijöillä on aina täydet oikeudet.

  5. Jos haluat antaa käyttäjälle täydet oikeudet, valitse käyttö oikeudet -valinta ikkunassa Lisää asetuksiaja valitse sitten käyttö oikeus taso -sarakkeessa nuoli ja valitse sitten käyttö oikeus taso -luettelosta täysi hallinta .

    Käyttöoikeus-valintaikkuna

  6. Kun olet määrittänyt käyttö oikeus tasot, valitse OK.

    Näkyviin tulee sanoma palkki, joka osoittaa, että asia kirja on oikeuksin hallittu. Jos sinun on tehtävä kaikki tarvittavat käyttö oikeudet tiedostoon, valitse Muuta käyttö oikeutta.

    Sanomapalkki Wordissa

    Jos asia kirja, jonka käyttö oikeuksia on rajoitettu, on siirretty luvattomaan henkilöön, näyttöön tulee viesti, jossa on tekijän Sähkö posti osoite tai sivuston osoite, jotta yksittäinen henkilö voi pyytää asia kirjan käyttö oikeutta.

    Wordin valintaikkuna, joka ilmaisee, että käyttöoikeuksiltaan rajoitettu tiedosto on lähetetty edelleen valtuuttamattomalle henkilölle

    Jos tekijä ei anna sähköpostiosoitetta, valtuuttamattomille käyttäjille näytetään virhesanoma.

Tiedoston vanhenemispäivämäärän määrittäminen
  1. Avaa tiedosto.

  2. Siirry tiedostoon.

  3. Valitse tiedot -väli lehdestä suojaa asia kirja, osoita Rajoita oikeuksia henkilöiden mukaan-kohtaa ja valitse sitten rajoitetut käyttöoikeudet.

  4. Valitse käyttö oikeudet -valinta ikkunassa Rajoita oikeudet tähän asia kirjaan -valinta ruutu ja valitse sitten lisä asetukset.

  5. Valitse käyttäjien lisä käyttö oikeudet-kohdassa Tämä asia kirja vanhenee -valinta ruutu ja kirjoita sitten päivä määrä.

  6. Valitse OK kahdesti.

Toisen Windows-käyttäjätilin käyttäminen suojatuissa tiedostoissa

  1. Avaa asiakirja, työkirja tai esitys.

  2. Valitse tiedosto -väli lehti.

  3. Valitse tiedot -väli lehdestä suojaa asia kirja, osoita Rajoita käyttö oikeuksia henkilöidenmukaan-kohtaa ja valitse sitten Hallitse tunniste tietoja.

  4. Tee jokin seuraavista:

    • Valitse Valitse käyttäjä -valinta ikkunassa sen tilin Sähkö posti osoite, jota haluat käyttää, ja valitse sitten OK.

    • Valitse Valitse käyttäjä -valinta ikkunassa Lisää, kirjoita uuden tilin tunniste tiedot ja valitse sitten OK kahdesti.

      Valitse käyttäjä -valintaikkuna

Rajoitetut käyttöoikeudet sisältävän sisällön tarkasteleminen

Jos haluat tarkastella oikeuksienhallittua sisältöä, johon sinulla on käyttö oikeudet Office, avaa asia kirja.

Jos haluat tarkastella käyttö oikeuksia, valitse sanoma palkissa Näytä käyttö oikeus tai valitse Tämä asia kirja sisältää käyttö oikeus käytäntöä Painike, joka ilmaisee, että tämä tiedosto, työkirja tai esitys sisältää käyttöoikeuskäytännön .

Office for Mac 2011:n ja Office for Mac 2016:n IRM sisältää kolme käyttöoikeustasoa.

  • Lukuoikeudet   Lukuoikeudet

  • Muuta   Lukeminen, muokkaaminen, muutosten tallentaminen

  • Täydet oikeudet   Lukeminen, muokkaaminen, muutosten tallentaminen, tulostaminen, sisällön vanhentumispäivämäärien määrittäminen, käyttöoikeuksien myöntäminen, sisällön käyttäminen ohjelmallisesti

Tee jokin seuraavista:

Käyttöoikeustasojen määrittäminen manuaalisesti

  1. Valitse Tarkista -väli lehden Suojaus-kohdassa käyttö oikeudetja valitse sitten rajoitettu käyttö oikeus.

    Wordin Tarkista-välilehti, Suojaus-ryhmä

  2. Jos tämä on ensimmäinen kerta, kun käytät käyttöoikeuspalvelinta, anna käyttöoikeuspalvelimen käyttäjänimi ja salasana ja valitse sitten Tallenna salasana Mac OS -avainnippuun -valintaruutu.

    Huomautus: Jos et valitse Tallenna sala sana Mac OS-avain nippuun, sinun on ehkä annettava käyttäjä nimesi ja Sala sanasi useita eri aikaa.

  3. Kirjoita Luku-, Muutos- tai Täydet oikeudet -ruutuihin sähköpostiosoite tai sen henkilön tai henkilöryhmän nimi, jolle haluat määrittää käyttöoikeustason.

  4. Jos haluat hakea osoite kirjasta Sähkö posti osoitetta tai nimeä, valitse Yhteyshenkilöt-painike .

  5. Jos haluat määrittää kaikille osoite kirjan henkilöille oikeus tason, valitse Lisää kaikki Lisää kaikki .

  6. Kun olet määrittänyt käyttö oikeus tasot, valitse OK.

    Valikkorivi tulee näkyviin ja ilmoittaa, että käyttöoikeuksien hallinta on käytössä asiakirjassa.

Käyttöoikeuksien rajoittaminen mallin avulla

Järjestelmänvalvoja voi määrittää yrityskohtaisia sisältöoikeuksien hallintakäytäntöjä, jotka määrittävät, kuka voi käyttää tietojen käyttöoikeustasoja. Nämä oikeuksien hallintaominaisuudet määritetään Active Directory -oikeuksien hallintapalvelujen palvelinmallien avulla. Yrityksen järjestelmänvalvoja voi esimerkiksi määrittää Yrityksen luottamukselliset tiedot -nimisen käyttöoikeusmallin, jossa määritetään, että vain yrityksen toimialueella olevat käyttäjät voivat avata tätä käytäntöä noudattavan asiakirjan.

  • Valitse Tarkista -väli lehden Suojaus-kohdassa käyttö oikeudetja valitse sitten haluamasi oikeus malli.

    Wordin Tarkista-välilehti, Suojaus-ryhmä

Määritettyjen käyttöoikeustasojen muuttaminen tai poistaminen

Jos olet rajoittanut käyttöoikeuksia mallin avulla, et voi muuttaa tai poistaa käyttöoikeustasoja. Nämä vaiheet voidaan suorittaa vain, jos käyttöoikeustasot on määritetty manuaalisesti.

  1. Valitse sanoma palkissa Muuta käyttö oikeuksia.

  2. Kirjoita Luku-, Muutos- ja Täydet oikeudet -ruutuihin uusi sähköpostiosoite tai sen henkilön tai henkilöryhmän nimi, jolle haluat määrittää käyttöoikeustason.

  3. Jos haluat poistaa henkilön tai henkilö ryhmän yhteys tasosta, valitse Sähkö posti osoite ja paina sitten DELETE-näppäintä.

  4. Jos haluat poistaa Kaikki käyttö oikeus tasolta, valitse Lisää kaikki Lisää kaikki .

Rajoitetun tiedoston vanhenemispäivämäärän määrittäminen

Käyttäjät voivat määrittää sisällön vanhentumis päivämäärät määritetyt käyttö oikeudet-valinta ikkunan avulla.

  1. Valitse Tarkista -väli lehden Suojaus-kohdassa käyttö oikeudetja valitse sitten rajoitettu käyttö oikeus.

    Wordin Tarkista-välilehti, Suojaus-ryhmä

  2. Valitse Lisää asetuksiaja valitse sitten Tämä asia kirja vanheneeja kirjoita sitten päivä määrä.

    Kun asiakirjan hyväksyttyjen käyttäjien käyttöoikeudet ovat vanhentuneet, asiakirjan voivat avata ainoastaan sen tekijä ja täydet oikeudet omistavat henkilöt.

Sisällön tulostamisen salliminen muutos- tai lukuoikeudet omistaville henkilöille

Muutos- ja lukuoikeudet omistavat käyttäjät eivät oletusarvoisesti voi tulostaa.

  1. Valitse Tarkista -väli lehden Suojaus-kohdassa käyttö oikeudetja valitse sitten rajoitettu käyttö oikeus.

    Wordin Tarkista-välilehti, Suojaus-ryhmä

  2. Valitse Lisää asetuksiaja valitse sitten Salli henkilöille, joilla on muutos-tai luku oikeus sisällön tulostamiseen.

Sisällön kopioimisen salliminen lukuoikeudet omistaville henkilöille

Lukuoikeudet omistavat henkilöt eivät oletusarvoisesti voi kopioida sisältöä.

  1. Valitse Tarkista -väli lehden Suojaus-kohdassa käyttö oikeudetja valitse sitten rajoitettu käyttö oikeus.

    Wordin Tarkista-välilehti, Suojaus-ryhmä

  2. Valitse Lisää asetuksiaja valitse sitten Salli henkilöiden, joilla on luku oikeudet, kopioida sisältöä.

Komentosarjojen suorittamisen salliminen rajoitetussa tiedostossa

Tekijät voivat muuttaa asetuksia ja sallia Visual Basic -makrojen suorittamisen asiakirjan ollessa avoinna sekä sallia AppleScript-komentosarjojen käyttää rajoitetun asiakirjan tietoja.

  1. Valitse Tarkista -väli lehden Suojaus-kohdassa käyttö oikeudetja valitse sitten rajoitettu käyttö oikeus.

    Wordin Tarkista-välilehti, Suojaus-ryhmä

  2. Valitse Lisää asetuksiaja valitse sitten Käytä sisältöä ohjelmallisesti.

Yhteyden edellyttäminen käyttöoikeuksien vahvistamiseen

Käyttäjien on oletusarvoisesti todennettava muodostamalla yhteys AD RMS -palvelimeen, kun he avaavat rajoitetun asiakirjan ensimmäisen kerran. Voit kuitenkin edellyttää todennusta aina rajoitetun asiakirjan avaamisen yhteydessä.

  1. Valitse Tarkista -väli lehden Suojaus-kohdassa käyttö oikeudetja valitse sitten rajoitettu käyttö oikeus.

    Wordin Tarkista-välilehti, Suojaus-ryhmä

  2. Valitse Lisää asetuksiaja Vahvista käyttö oikeudet valitsemalla edellytä yhteyttä .

Rajoitusten poistaminen

  1. Valitse Tarkista -väli lehden Suojaus-kohdassa käyttö oikeudetja valitse sitten ei rajoituksia.

    Wordin Tarkista-välilehti, Suojaus-ryhmä

  2. Valitse valinta ikkunassa Poista rajoitukset.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

Tiedoston sisällön käyttö oikeuksien rajoittaminen

Tunniste tietojen lisääminen, jotta voit avata oikeuksienhallinnan tiedosto-tai viesti
tiedosto muotoja, jotka toimivat sisältö oikeuksien hallinnalla

Officen iOS-versioissa vastaanotetut IRM-suojatut tiedostot voidaan avata, jos olet kirjautunut sisään tilillä, jolla on tiedoston käyttöoikeudet. Kun avaat IRM-suojatun tiedoston, näet yläreunassa tietopalkin, jonka kautta näet tiedostolle määritetyt käyttöoikeudet.

Jos olet Office 365 -tilaaja, käytössäsi on Azure Rights Management ja IT-osastosi on määrittänyt käyttöösi IRM-malleja, voit määrittää kyseisiä malleja tiedostoihin iOS:n Officessa.

Jos haluat suojata tiedoston, napauta Muokkaa-painiketta Muokkaa-kuvake sovelluksessa, siirry Tarkista -väli lehteen ja valitse Rajoita käyttö oikeuksia -painike. Näet luettelon käytettävissä olevista IRM-käytännöistä. Valitse haluamasi kohta ja ota se käyttöön napauttamalla valmis .

Huomautus: Jos Rajoita käyttöoikeuksia -painike ei ole käytössä sovelluksessa, saat sen käyttöön avaamalla aiemmin luodun IRM-suojatun tiedoston.

Office Android-versioissa kaikki saamasi IRM-suojatut tiedostot avautuvat, jos olet kirjautunut sisään tilillä, jolla on tiedoston käyttö oikeus. Kun avaat IRM-suojatun tiedoston, näet yläreunassa tietopalkin, jonka kautta näet tiedostolle määritetyt käyttöoikeudet.

Kun avaat IRM-suojatun tiedoston Office for Androidissa, voit tarkastella sinulle määritettyjä käyttöoikeuksia.

Sisältöoikeuksien hallinta (IRM) auttaa seuraavasti:

  • estää valtuutettua vastaanottajaa lähettämästä edelleen, kopioimasta, muokkaamasta, tulostamasta, lähettämästä faksilla tai liittämästä käyttöoikeuksiltaan rajoitettua sisältöä luvatonta käyttöä varten

  • rajoittaa sisällön käyttöä huolimatta siitä, mihin sisältö lähetetään

  • lisää tiedostoon vanhentumisajan, jolloin asiakirjan sisältöä ei voi enää tarkastella määrätyn ajan kuluttua

  • ottaa käyttöön yrityksen luottamuksellisten tietojen ja yrityksen omistamien tietojen hallinta- ja levittämiskäytäntöjä.

Sisältöoikeuksien hallinta ei voi suojata rajoitettua sisältöä seuraavilta:

  • poistamiselta, varastamiselta, kaappaamiselta ja välittämiseltä käyttämällä haittaohjelmia, kuten troijalaisia, näppäilyn tallentajia ja tietyntyyppisiä vakoiluohjelmia

  • tietokonevirusten toiminnan aiheuttamalta katoamiselta tai vioittumiselta

  • kirjoittamiselta vastaanottajan näytöstä käsin tai koneella

  • vastaanottajan digitaaliselta valokuvaamiselta (sisällön näkyessä näytössä)

  • kopioimiselta käyttämällä kolmansien osapuolten kuvankaappausohjelmia

Huomautus:  Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kerrotko meille, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset artikkelin englanninkieliseen versioon.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin