Omien tehtävien lisäksi voit luoda tehtäviä, jotka osoitat muille.
Tehtävät helpottavat suoritettavien asioiden seuraamista. Voit määrittää tehtäviä myös muille.
-
Valitse ensin siirtymispalkki Tehtävät ja sitten Uusi tehtävä tai avaa aiemmin luotu tehtävä.
Pikanäppäin Luo tehtävä painamalla Ctrl+Vaihto+K-näppäinyhdistelmää.
-
Valitse Määritä tehtävä.
-
Kirjoita Vastaanottaja-ruutuun nimi tai sähköpostiosoite.
-
Kirjoita Aihe, Aloituspäivä ja Määräpäivä.
-
Jos haluat toistuvan tehtävän, valitse ensin Toistuminen, sitten sopivat vaihtoehdot ja lopuksi OK.
-
Valitse Lähetä.
Huomautus: Jos määrität toistuvan tehtävän, tehtävän kopio säilyy tehtäväluettelossa, mutta se ei koskaan päivity. Jos valitset Lähetä minulle tilaraportti, kun tehtävä on suoritettu, saat tilanneraportin joka kerta, kun tehtävä on suoritettu.
Kun avaat määrittämäsi tehtävän, voit tarkastella määritettyjen tehtävien edistymistä % valmiina-ruudun avulla. Voit päivittää ruudun itse tai vastaanottajat voivat päivittää sen lähettäessään määritetyn tehtävän tilaraportin.
Huomautus: Outlook for Windowsista määritetyt tehtävät on hyväksyttävä tai hylätty Outlook for Windows -sovelluksen avulla. Tätä käyttökokemusta ei tueta Outlookin verkkoversio.
Outlook voi seurata yhdelle henkilölle määritetyn tehtävän edistymistä. Jos haluat, että tehtävän suorittajia on useita, se kannattaa joko jakaa pienemmiksi osiksi tai määrittää tehtävä jokaiselle erikseen. Jos haluat esimerkiksi seurata kolmen henkilön kirjoittamia raportteja, luo kolme erillistä tehtävää, joiden nimet ovat Kirjoita raportti: Anne, Kirjoita raportti: Carlos ja Kirjoita raportti: Michiyo ja määritä nämä tehtävät kullekin kirjoittajalle.
Toiselle henkilölle määritettyjen tehtävien seuranta
-
Valitse siirtymispalkkiTehtävät.
-
Valitse Näytä > Muuta näkymää > Määritetty.
Määritetyt tehtävät puuttuvat
Jos et näe määrittämiäsi tehtäviä, Outlook ei ehkä ole määritetty säilyttämään kopioita määrittämistäsi tehtävistä.
-
Valitse Tiedostojen > asetukset > Tehtävät.
-
Valitse Tehtävän asetukset -kohdassa Pidä tehtäväluettelo ajan tasalla muille henkilöille määrittämieni tehtävien kopioilla -valintaruutu.
Tämän asetuksen ottaminen käyttöön ei seuraa jo määrittämiesi tehtävien seurantaa, mutta se seuraa määrittämiesi uusien tehtävien seurantaa.
