Tehtävien hallinta Access-tietokannan käyttäminen

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Access 2007: n tehtävien hallinta-tietokantamallin avulla voit seurata työn kohteet, jotka työryhmäsi on tehtävä. Voit etsiä ja suodattaa myös tehtävän tiedot, Näytä tai Piilota sarakkeet, lähettää sähköpostiviestejä ja yhdistää tehtävän omistajat osoitteet.

Access 2007:n tehtävätietokantamalli

Tietokannan käyttäminen

Tässä artikkelissa kerrotaan ja tehtävien hallinta-tietokantamallin käyttäminen perustoimintoja.

Tietokannan valmisteleminen käyttöä varten

  • Kun avaat tietokannan, Access näyttää aloittaminen-sivu. Jos haluat estää tämän sivun näyttäminen seuraavan kerran avaat tietokannan, poista Näytä aloittaminen, kun tietokanta avataan -valintaruudun valinta.

    Sulje voi aloittaa tietokannan käytön aloittaminen-sivu.

  • Jos haluat varmistaa, että kaikki tietokannan sisältö on otettu käyttöön, toimimalla seuraavasti:

    1. Valitse sanomapalkissa Asetukset.

    2. Valitse Microsoft Officen suojausasetukset -valintaikkunassa Ota tämä sisältö käyttöön ja valitse sitten OK.

      Lisätietoja tietokannan sisällön ottaminen käyttöön on artikkelissa tietokannan luottaminen.

Tietojen kerääminen sähköpostin avulla

Voit kerätä tehtävätiedot sähköpostia käyttäjiltä lähettämällä tietojen syöttölomakkeen sähköpostiviestissä. Kun käyttäjät palauttavat täytetty lomake, tiedot voit käsitellä ja tehtäväluettelon tallennetaan.

  1. Valitse Tehtäväluettelo -lomakkeessa Kerää tietoja.

  2. Kerää tietoja määritetyn vastaanottajat tietojen kerääminen sähköpostiviestien avulla ohjatun toiminnon ohjeiden mukaan.

Tehtävän tai yhteystiedon etsiminen

Pikahaku -ruudun avulla voit etsiä nopeasti tehtävän Tehtäväluetteloon lomakkeessa tai yhteyshenkilön Yhteystietoluetteloon lomakkeessa.

  • Kirjoita haluamasi teksti haluat Pikahaku -ruutuun ja paina ENTER-näppäintä tai valitse Siirry.

    Accessin suodattaa luettelon näyttämään vain tietueeseen, joka sisältää etsittävän tekstin. Palaa täydellisestä luettelosta valitsemalla Näytä kaikki tietueet.

Suodattaa tehtäväluettelo

Tehtäväluettelon lomakkeeseen voit suodattaa tehtäväluetteloa ja tallentaminen myöhempää käyttöä varten tuttuja suodattimet.

  1. Suodattimien lomaketta hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla haluamasi suodattimet.

  2. Valitse Tallenna suodatin.

  3. Valitse Suodattimen tietolomake suodattimen nimi ja kuvaus ja valitse sitten Sulje.

  4. Tallennetun suodattimen Suodattimen Suosikit -ruudun avulla, tai valitse Poista suodatin (Tyhjennä suodatin) .

Sarakkeiden näyttäminen ja piilottaminen

Tehtäväluettelon lomake-ja Yhteystietoluettelo -lomake-kenttiä (sarakkeita) on piilotettu oletusarvoisesti. Jos haluat muuttaa kentät, jotka ovat näkyvissä:

  1. Valitse Näytä tai piilota kentät.

  2. Valitse Näytä sarakkeet -valintaikkunassa kunkin sarakkeen, jonka haluat näkyvän vieressä oleva valintaruutu. Poista valintaruudun valinta, jos haluat piilottaa sarakkeen.

Näytä tehtävä tai yhteystiedot

Tehtävän tiedot -lomake- ja Yhteystiedot -lomakkeen avulla voit tarkastella ja kirjoittaa lisätietoja kohteen. Voit näyttää Tehtävän tiedot -lomake- tai Yhteystiedot -lomakkeen seuraavasti:

  • Tehtävän tiedot -lomake tai Yhteystiedot -lomakkeen Valitse Avaa , jota haluat tarkastella kohteen vieressä.

Liitteiden lisääminen

Valitse Tehtävän tiedot -lomake ja Yhteystiedot -lomakkeen voit lisätä kuvia ja muita liitteitä.

  • Valitse tiedot-lomake + / – kuvien.

  • Valitse Liitetiedostot-valintaikkunassa Lisää.

  • Valitse tiedosto -valintaikkunassa Selaa tiedoston sisältävä kansio.

  • Valitse tiedosto, johon haluat lisätä, ja valitse sitten Avaa.

  • Valitse Liitetiedostot-valintaikkunassa OK.

Huomautus: Voit liittää useita tiedostoja kunkin kohteen, kuten eri tiedostotyyppien, kuten asiakirjat ja laskentataulukoita.

Yhteyshenkilöiden lisääminen Microsoft Office Outlook 2007

Jos käytät Office Outlook 2007, voit lisätä yhteystietoja tai tehtäviä omistajat kyseisestä ohjelmasta eikä sinun tarvitse kirjoittaa tiedot uudelleen.

  1. Valitse Yhteystietoluettelo -lomake valitsemalla Lisää Outlookista.

  2. Valitse Lisättävien nimien valitseminen -valintaikkunassa nimiä, jotka haluat lisätä tietokantaan.

  3. Napsauta Lisää ja napsauta sitten OK.

Näyttää yhteystiedon osoitteen kartalla

Valitse Ota tiedot -lomake, jos olet syöttänyt katuosoitteen yhteyshenkilön, voit näyttää kartan kyseiseen sijaintiin:

  • Napsauta kartta.

Näytä raportit

Tehtävät-tietokanta sisältää useita raportteja sekä Aktiiviset tehtävät, Tehtävän tiedottai Yhteyshenkilö osoitteistossa olevalle henkilölle. Voit näyttää raportin seuraavasti:

  • Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa Raportit, haluat näyttää raportissa.

Voit luoda omia mukautettuja raportteja. Lisätietoja on artikkelissa yksinkertaisen raportin luominen.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×