Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .
Projektin suunnitteluvaiheeseen voi kulua huomattavasti aikaa ja siihen voi liittyä useita ihmisiä. Siksi on tärkeää määrittää projektin tavoitteet, oletukset ja rajoitukset. Suunnitteluvaiheessa valmistellaan myös projektin laajuuden hallintasuunnitelma projektitavoitteiden muutosten hallintaa varten.
Pienissä projekteissa ei välttämättä tarvitse kirjoittaa kattavia asiakirjoja muiden tarkastettaviksi. Tämän artikkelin ohjeista on kuitenkin hyötyä, kun kirjoitat projektimuistiinpanoja omiin tarpeisiisi.
Vihje: Artikkeli on osa Projektin vaiheet -artikkelisarjaa, jossa esitellään laaja joukko projektinhallinnan toimia. Käytämme näistä toimista tavoitteet-nimitystä, koska ne on järjestetty projektin hallinnan elinkaaren mukaan: Suunnitelman laatiminen, projektin seuranta ja hallinta sekä projektin päättäminen.
Tarkastele Projektin vaiheet -tavoitteita
|
|
Lisää Selkeä projektitavoite on sekä tarkka että mitattavissa oleva. Vältä epämääräisiä tavoitteita, kuten "huippulaadukkaiden tuotteiden luominen". Projektin tavoitteisiin voi sisältyä:
Tavoitteiden tehokkuuden edellytys on, että kaikki projektin sidosryhmät ja rahoittajat hyväksyvät tavoitteet virallisesti. Usein projektipäällikkö luo tavoiteasiakirjan, josta tulee pysyvä osa projektia. Jos asiakirja on luotu jossain muussa kuin Microsoft Office Project 2007 -ohjelmassa, kuten esimerkiksi Microsoft Office Word 2007- tai Microsoft Office OneNote 2007 -ohjelmassa, voit liittää asiakirjan projektitiedostoon käytön helpottamiseksi. Jos käytössäsi on Microsoft Office Project Web Access 2007, voit helposti ladata tukiasiakirjat projektin alussa. Tämä on kätevää, jos ryhmällä ei ole jaettua kansiota tai sivustoa, joka sisältäisi projektin tai muun yrityksen toiminnan kannalta tärkeät tiedot. Jos käytössäsi on Microsoft Office Project Portfolio Server 2007, voit myös ladata asiakirjat. Lisäksi voit seurata projekteja aloitus- ja hyväksymisprosessien kautta ennen niiden toteuttamista. Kun uusia projekteja aloitetaan, voit arvioida niitä organisaation tavoitteita vasten. Huomautus: Voit myös antaa projektitason tietoja projektin Ominaisuudet-valintaikkunan Kommentit-ruudussa. Tämä helpottaa asiakirjojen ja projektien löytämistä projektin alkamisen jälkeen.
Lisää Suunnittelun alussa teet valistuneita arvauksia ja käytät niitä arvioita aikataulun luomiseen. On tärkeää seurata oletuksia, jotta:
Huomioi seuraavat projektialueet, kun tunnistat piileviä oletuksia:
Nämä ovat vain muutamia harkinnan arvoisia seikkoja ennen monimutkaisen projektin aloitusta. Projektin onnistuminen riippuu yhtä paljon oletuksien määrittämisestä ja varasuunnitelmien tekemisestä kuin suunnitelmien toteutuksesta. 2007 Microsoft Office System tarjoaa runsaasti ohjelmistoratkaisuja, joiden avulla ymmärrät paremmin projektin monimutkaisuutta ennen kuin aloitat sen parissa työskentelyn. Voit esimerkiksi luoda monimutkaisen toimintojen välisen vuokaavion tai blogin tallentaaksesi ryhmän jäsenten ideat aina kun projektisuunnitelmia työstetään.
Lisää Tavallisesti kolme merkittävintä rajoitetta ovat:
Yhden rajoitteen muutos vaikuttaa yleensä kahteen muuhun rajoitteeseen, ja se voi vaikuttaa kokonaislaatuun. Esimerkiksi projektin keston (aikataulun) lyhentäminen voi lisätä tarvittavien työntekijöiden (resurssien) määrää ja vähentää projektiin sisällytettävien ominaisuuksien määrää (laajuus). Projektipäällikkö päättää, ovatko muutokset hyväksyttäviä. Tätä kutsutaan "projektinhallinnan kolmoisrajoitteeksi" tai "projektikolmioksi". Laadi projektin rajoitteista luettelo suunnitteluprosessin aikana, jotta kaikki projektin asianosaiset (sidosryhmät) ovat tietoisia niistä ja voivat kommentoida niitä. Osallistujien kannattaa myös sopia, miten projektin aikana ilmenneisiin odottamattomiin rajoitteisiin suhtaudutaan. Esimerkiksi jos työn kustannukset ovat ennakoitua suuremmat, sidosryhmät haluavat mahdollisesti pienentää projektin laajuutta tietyillä ennalta määritetyillä tavoilla. Huomautus: Projectissa rajoitteella tarkoitetaan rajoitusta tai rajoitetta, jonka määrität tehtävälle. Voit esimerkiksi määrittää, että tehtävän on alettava tiettynä päivänä tai oltava valmis tiettyyn päivään mennessä.
Lisää Projektin laajuus koostuu kaikista projektin tavoitteista ja tehtävistä sekä niiden saavuttamisessa tarvittavasta työstä. Laajuuden hallintasuunnitelma on asiakirja, jossa kuvataan, miten projektin laajuutta hallitaan ja miten laajuuden muutokset integroidaan projektiin. Tämä on hyödyllinen suunnitelma, sillä usein projektiryhmien täytyy projektin edetessä muokata tavoitteitaan. Laajuuden hallintasuunnitelmassa voi olla:
Hyvin valmisteltu laajuuden hallintasuunnitelma voi toimia projektin varautumissuunnitelma -suunnitelman pohjana. Vaikka voit luoda laajuuden hallintasuunnitelman Projectissa, projektipäälliköt luovat ne tavallisesti muissa ohjelmissa, kuten Word 2007:ssä tai OneNote 2007:ssä. |
Määritä projektin tavoitteet Selkeät tavoitteet ovat elintärkeitä, sillä projektin onnistuminen mitataan tavoitteiden saavuttamisen perusteella.
Määritä projektioletukset Suunnitteluvaiheessa projektissa on todennäköisesti vielä paljon tärkeitä vastaamattomia kysymyksiä. Esimerkiksi milloin olennaiset resurssit saadaan projektin käyttöön? Kuinka paljon uusi prosessi vie aikaa?
Tunnista projektin rajoitteet Projektin rajoitteet ovat projektipäällikön vaihtoehtoja todennäköisesti rajoittavia tekijöitä.
Valmistele laajuuden hallintasuunnitelma Kun projektin tavoitteet, oletukset ja rajoitteet on asetettu, voit tehdä laajuuden hallintasuunnitelman. 
