Tapoja lisätä, muokata ja poistaa tietueita

Sisältö

• Tietojen päivittäminen lomakkeen tai taulukon avulla

• Tietojen tallentamiseen liittyvät symbolit

• Tietueen lisääminen taulukkoon tai lomakkeeseen

• Tietueen etsiminen

• Tietueen poistaminen

• Tekstiruudun tai kentän tietojen muokkaaminen

• Päivämäärän lisääminen päivämäärävalitsimella

• RTF-muotoilun lisääminen tietoihin Pitkä teksti -kentässä

• Tekstin kirjoittaminen ohjausobjektiin, jossa on syöttörajoite

• Tietojen syöttäminen luettelon avulla

• Tyhjien merkkijonojen syöttäminen

• Muutosten kumoaminen

Tietojen päivittäminen lomakkeen tai taulukon avulla

Lomakkeen avulla voit päivittää tietoja manuaalisesti. Tietojen syöttölomakkeiden avulla tietojen syöttäminen on helpompaa, nopeampaa ja tarkempaa. Lomakkeet voivat sisältää rajattoman määrän ohjausobjekteja, kuten luetteloita, tekstiruutuja ja painikkeita. Kukin lomakkeen ohjausobjekteista joko lukee tietoja lomakkeen pohjana olevan taulukon kentästä tai kirjoittaa kenttään tietoa.

Taulukot ovat tietoruudukkoja, jotka näyttävät Excel-laskentataulukoilta. Voit muokata tietoja työskentelemällä suoraan taulukkonäkymässä. Jos olet käyttänyt Exceliä, sinun pitäisi ymmärtää taulukoiden toimintaperiaatteet melko helposti. Voit muuttaa taulukoiden, kyselyiden tulosjoukkojen ja taulukoita näyttävien lomakkeiden tietoja. Taulukoita käytetään yleensä silloin, kun halutaan nähdä useita tietueita samanaikaisesti.

Sivun alkuun

Tietojen tallentamiseen liittyvät symbolit

Seuraavassa taulukossa esitetään joitain tietueenvalitsinsymboleita, jotka saatat nähdä päivittäessäsi tietoja, sekä kerrotaan niiden merkitys.

Sivun alkuun

Tietueen lisääminen taulukkoon tai lomakkeeseen

1. Avaa taulukko taulukkonäkymässä tai lomake lomakenäkymässä.

2. Valitse Aloitus-välilehden Tietueet‑ryhmässä Uusi tai Uusi (tyhjä) tietue tai paina Ctrl+plusmerkki (+).

3. Etsi tietue, jossa näkyy tähti tietuevalitsimessa, ja kirjoita uudet tiedot.

4. Napsauta tai siirrä kohdistus muulla tavalla ensimmäiseen haluamaasi kenttään ja kirjoita tiedot.

5. Siirry saman rivin seuraavaan kenttään painamalla sarkainta, käyttämällä oikeaa tai vasenta nuolinäppäintä tai napsauttamalla seuraavan kentän solua.

   Siirry taulukossa sarakkeen seuraavaan soluun käyttämällä ylä- tai alanuolinäppäintä tai napsauttamalla haluamaasi solua.

6. Kun tarkastelet toista tietuetta tai suljet taulukon tai lomakkeen, Access tallentaa lisäämäsi uuden tietueen. Tallenna nykyiseen tietueeseen tehdyt muutokset eksplisiittisesti painamalla vaihto+Enter.

Sivun alkuun

Tietueen etsiminen

Tietue täytyy löytää, ennen kuin sitä voi muokata tai sen voi poistaa. Jos lomake tai taulukko sisältää vain vähän tietueita, voit käyttää siirtymispainikkeita siirtyäksesi tietueiden välillä, kunnes löydät etsimäsi tietueen. Jos tietueita on useita, voit käyttää Etsi ja korvaa -valintaikkunaa ja etsiä tietueen suodattamalla.

Tietueiden siirtymispainikkeiden käyttäminen

Voit siirtyä tietueiden välillä siirtymispainikkeiden avulla.

Nuolipainikkeet    Siirry napsauttamalla kätevästi ensimmäiseen, edelliseen, seuraavaan tai viimeiseen tietueeseen.

Uusi (tyhjä) tietue     Lisää tietue napsauttamalla.

Nykyinen tietue    Kirjoita tietuenumero ja siirry tietueeseen painamalla Enter-näppäintä. Tietuenumero lasketaan järjestyksessä lomakkeen tai taulukon alusta, eikä se vastaa mitään kenttäarvoa.

Suodatin     Suodattimen ilmaisinpainike näyttää, käytetäänkö suodatinta. Poista suodatin käytöstä tai ota se käyttöön napsauttamalla.

Haku     Kirjoita teksti Haku-ruutuun. Ensimmäinen vastaava arvo korostetaan reaaliaikaisesti kirjoittaessasi merkkejä.

Tietueen poistaminen

Poistoprosessi on melko yksinkertainen, paitsi jos tietue on yhteydessä muihin tietoihin ja on yksi-moneen-yhteyden yksi-puolella. Access ei oletusarvoisesti anna poistaa liittyviä tietoja tietojen eheyden säilyttämiseksi. Saat lisätietoja artikkelista Taulukoiden yhteyksien opas.

1. Avaa taulukko taulukkonäkymässä tai lomake lomakenäkymässä.

2. Valitse tietue tai tietueet, jotka haluat poistaa.

   Valitse tietue napsauttamalla tietueen vieressä olevaa tietueenvalitsinta, jos se on käytettävissä.

   Laajenna tai supista valintaa vetämällä tietueenvalitsinta (jos se käytettävissä) tai painamalla vaihto+alanuoli tai vaihto+ylänuoli.

3. Paina Delete-näppäintä, valitse Aloitus > Tietueet > Poista tai paina näppäinyhdistelmää Ctrl+miinusmerkki (-).

Vihje Jos haluat poistaa vain joitain tietoja, mutta et koko tietuetta, valitse kussakin kentässä vain poistettavat tiedot ja paina Delete-näppäintä.

Sivun alkuun

Tekstiruudun tai kentän tietojen muokkaaminen

Accessissa on yksi tekstiohjausobjekti, jota voi käyttää Lyhyt teksti- ja Pitkä teksti (toiselta nimeltään Muistio) -kentissä. Yleensä näet, onko pohjana oleva kenttä lyhyt vai pitkä teksti ohjausobjektin koon mukaan, mikä yleensä vastaa pohjana olevan taulukon kentän kokoa. Lyhyt teksti -kenttään voi tallentaa enintään 255 merkkiä, ja Pitkä teksti -kenttään voi tallentaa 64 000 merkkiä.

On normaalia, ettet voi muokata tietoja tietyn tyyppisissä kyselyissä.  Et esimerkiksi voi muokata ristiintaulukointikyselyn palauttamia tietoja etkä muokata tai poistaa laskettuja kenttiä, eli arvoja, jotka kaava laskee tietokannan käytön aikana, mutta jotka eivät ole taulukossa.

1. Avaa taulukko tai kysely taulukkonäkymässä tai lomake lomakenäkymässä.

2. Napsauta kenttää tai siirry kenttään painamalla sarkainta tai nuolinäppäimiä, ja paina sitten F2-näppäintä.

   Lomakenäkymässä voit valita kentän napsauttamalla sen otsikkoa. Taulukkonäkymässä voit valita kentän napsauttamalla lähellä kentän vasenta reunaa, kun hiiren osoitin muuttuu plusmerkiksi (+).

3. Aseta kohdistin kohtaan, johon haluat lisätä tietoa.

4. Kirjoita tai päivitä teksti, jonka haluat lisätä. Jos teet kirjoitusvirheen, paina askelpalautinta.

5.  Jos kentässä on syöttörajoite, syötä tiedot muodon mukaan.

6. Lisää tehokkuutta opettelemalla seuraavat pikanäppäimet:

   • Lisää uusi rivi tekstikenttään painamalla Ctrl+Enter.

   • Lisää kentän oletusarvo painamalla Ctrl+Alt+välilyönti.

   • Lisää kenttään nykyinen päivämäärä painamalla Ctrl+puolipiste.

   • Lisää nykyinen kellonaika painamalla Ctrl+vaihto+kaksoispiste (:).

   • Tarkista oikeinkirjoitus painamalla F7-näppäintä.

   • Käytä samanlaisia arvoja kuin edellisessä tietueessa siirtymällä edelliseen tietueen vastaavaan kenttään ja painamalla Ctrl+’ (heittomerkki).

   • Tallenna muutokset eksplisiittisesti painamalla vaihto+Enter.

   Lisätietoja on artikkelissa Accessin pikanäppäimet.

7.  Tallenna tiedot valitsemalla Aloitus-välilehden Tietueet-ryhmässä Tallenna tai painamalla näppäinyhdistelmää Vaihto+Enter.

   Sinun ei tarvitse tallentaa muutoksia eksplisiittisesti. Access tallentaa taulukon muutokset, kun siirrät kohdistimen uuteen kenttään samalla rivillä, kun siirrät kohdistimen toiselle riville tai kun suljet lomakkeen tai taulukon.

Sivun alkuun

Päivämäärän lisääminen päivämäärävalitsimella

Taulukkoon voi lisätä päivämäärän monella tavalla, ja päivämäärävalitsimen käyttö on nopea vaihtoehto.

1. Napsauta kenttää, johon haluat lisätä päivämäärän. Kalenterikuvake tulee näkyviin.
   
   Huomautus: Päivämäärävalitsin-ohjausobjekti ei ole käytettävissä, jos syöttörajoite on käytössä Päivämäärä/aika-kentässä.

2. Napauta kalenterikuvaketta. Näkyviin tulee kalenterin ohjausobjekti.

   

3. Tee jokin seuraavista:

   • Valitse nykyinen päivämäärä valitsemalla Tänään.

   • Valitse nykyisen kuukauden päivä valitsemalla päivämäärä.

   • Valitse eri kuukauden päivä käyttämällä Seuraava- ja Edellinen-painikkeita.

Sivun alkuun

Tekstin kirjoittaminen ohjausobjektiin, jossa on syöttörajoite

Kentässä saattaa olla syöttörajoite. Syöttörajoite on teksti- ja paikkamerkkien joukko, joka pakottaa kirjoittamaan tiedot tietyssä muodossa. Lisätietoa syöttörajoitteista on artikkelissa Tietojen syöttömuodon hallitseminen syöttörajoitteilla.

• Noudata syöttörajoitetta syöttääksesi tietoja:

  

  Puhelinnumeron syöttörajoite ja muoto, jossa tiedot näkyvät

Sivun alkuun

RTF-muotoilun lisääminen tietoihin Pitkä teksti -kentässä

Jos Pitkä teksti -kenttä (toiselta nimeltään Muistio-kenttä) tukee RTF-muotoilua, voit käyttää tekstissä eri fontteja, kokoja, tyylejä ja värejä.

1. Avaa lomake lomakenäkymässä tai taulukko taulukkonäkymässä.

2. Valitse Pitkä teksti -kenttä. Yleensä voit etsiä kenttää nimeltä Kommentit, Muistiinpanot tai Kuvaus.

3. Voit muotoilla tekstiä Aloitus-välilehden Tekstin muotoilu -ryhmän painikkeiden ja valikoiden avulla.
   
   
   
   Voit käyttää eri fontteja ja kokoja, lihavoida tekstiä tai kursivointia, muuttaa värejä ja niin edelleen.
   
   Jos haluat enemmän tilaa muokattavaksi, avaa Zoomausruutu.

Sivun alkuun

Tietojen syöttäminen luettelon avulla

Luettelot auttavat säilyttämään tietojen eheyden ja ovat helppoja käyttää. Voit käyttää luetteloita lomakkeissa, taulukoissa ja kyselyissä. Accessissa on kolmentyyppisiä luetteloita: arvoluetteloita, hakukenttiä ja moniarvoisia luetteloita. Arvoluettelot näyttävät joukon kohteita, jotka kirjoitat manuaalisesti. Hakuluettelot hakevat kyselyn avulla tietonsa yhdestä tai useammasta taulukkonäkymässä avoinna olevasta taulukon tulosjoukosta. Moniarvoiset luettelot ratkaisevat yleisen liiketoimintavaatimuksen, monta-moneen-yhteyden. Haluat ehkä esimerkiksi seurata asiakastukiongelmia ja määrittää useille henkilöille saman ongelman yhdessä kentässä.

Luettelon ohjausobjekteja on kolmentyyppisiä:

Yhdistelmäruutu

Luetteloruutu

Monivalintayhdistelmäruutu

Tyhjien merkkijonojen syöttäminen

Accessissa voit erottaa toisistaan kaksi tyhjää arvoa: Null-arvot ja tyhjät merkkijonot. Null-arvot tarkoittavat tuntematonta arvoa, ja tyhjät merkkijonot tarkoittavat tyhjää tilaa. Sinulla voi esimerkiksi olla asiakastietojen taulukko, joka sisältää kentän faksinumerolle. Voit jättää kentän tyhjäksi, jos et ole varma asiakkaan faksinumerosta. Jättämällä kentän tyhjäksi määrität Null-arvon, mikä tarkoittaa, ettet tiedä arvoa. Jos saat myöhemmin tietää, ettei asiakkaalla ole faksia, voit syöttää kenttään tyhjän merkkijonon merkitsemään, ettei kentässä ole arvoa.

1. Avaa taulukko tai kysely taulukkonäkymässä tai lomake lomakenäkymässä.

2. Valitse haluamasi kenttä ja kirjoita kahdet lainausmerkit ilman välilyöntiä (””).

3. Tallenna valinta tietokantaan siirtämällä kohdistin toiseen tietueeseen tai painamalla vaihto+Enter. Lainausmerkit katoavat oletusarvoisesti näkyvistä.

Sivun alkuun

Muutosten kumoaminen

Jos kirjoitat tietoja virheellisesti, voit usein kumota muutokset. Voit käyttää seuraavia toimintoja:

• Jos haluat kumota viimeiset muutokset, valitse Kumoapikatyökalurivillä tai paina ESC-näppäintä.

• Jos haluat kumota kaikki tietueeseen tehdyt muutokset, paina ESC-näppäintä uudelleen.

• Jos haluat kumota muutokset, kun olet tallentanut ne tai siirtynyt toiseen tietueeseen, valitse Kumoapikatyökalurivillä.

  Tärkeää    Kun alat muokata toista tietuetta, lisäät tai poistat suodattimen tai siirryt toiseen ikkunaan tai asiakirjan välilehteen, muutoksia ei voi enää kumota.

Sivun alkuun