Suurten luetteloiden ja kirjastojen hallinta SharePointissa

Suurten luetteloiden ja kirjastojen hallinta SharePointissa

Voit käsitellä SharePoint-luetteloa tai -kirjastoa ja kohdistaa siihen kyselyjä monilla tavoilla saamatta luettelonäkymän raja-arvoon liittyviä varoituksia. Voit tallentaa 30 miljoonaa kohdetta tai tiedostoa SharePoint-luetteloon tai -kirjastoon. Seuraavassa olevien ideoiden avulla saat tarvitsemasi tiedot ja pysyt 5000 kohteen luettelonäkymän raja-arvon puitteissa. Lisätietoja luettelonäkymän raja-arvosta on artikkelissa Useita kohteita sisältävien luetteloiden ja kirjastojen yleiskatsaus.

Luettelonäkymän raja-arvon käsitteleminen

SharePointissa on resurssien rajoituksia, jotka määrittävät hallittavissa olevan tietomäärän ja siirtomäärän. Luettelonäkymän raja-arvo on oletusarvoisesti noin 5 000 kohdetta, ja se on määritetty niin, että käyttäjät voivat käsitellä suuria luetteloita, mutta silti säilyttää hyvän suorituskyvyn. Luettelonäkymän raja-arvoa voidaan käyttää kolmella tavalla:

  • Kaikissa SharePoint-versioissa voit hallita palautettavien kohteiden määrää indeksoinnin, suodatuksen, kansioiden ja offline-tietojen avulla.

  • SharePointin palvelinversioissa voit käyttää järjestelmänvalvojan ajoitettavaa Päivittäinen ajankohta-asetusta, jolla raja-arvoja nostetaan.

  • SharePoint-palvelinversioissa verkon järjestelmänvalvoja voi nostaa raja-arvoa, jota Luettelonäkymän raja-arvo -asetuksessa käytetään.

SharePoint Onlinessa tätä raja-arvoa ei voi muuttaa, ja sitä käytetään ympärivuorokautisesti, jolloin jaettujen vuokraajien käyttäjät saavat aina hyvän suorituskyvyn kyselyissä. Voit kiertää rajoituksen hyödyntämällä tiettyjä toimintoja, joilla voit pitää kyselysi raja-arvon puitteissa.

Huomautus: Kysely voi toisinaan palauttaa suuremman määrän kohteita järjestelmän luomissa näkymissä.

SharePoint-palvelimissa (SharePoint 2016, 2013 ja 2010) luettelonäkymän raja-arvo, eli 5000 kohdetta, on myös oletusasetus. Koska järjestelmänvalvojilla on suuremmat hallintamahdollisuudet, Päivittäinen ajankohta -asetuksella voidaan kuitenkin määrittää ajankohta, jolloin rajoituksia ei käytännössä sovelleta. Tällöin voidaan suorittaa suuria kyselyjä ja runsaasti tietoja vaativia toimintoja. Tällainen aika on yleensä ilta, jolloin, useimmat käyttäjät eivät käytä järjestelmää. Järjestelmänvalvoja voi tarvittaessa myös nostaa rajaa.

Viimeinen vaihtoehto, joka myös koskee SharePoint-palvelinversioita, on raja-arvon muuttaminen. Tämä on riskialtista, koska korkea raja-arvo lisää suorituskyvyn heikkenemismahdollisuutta joillakin tai kaikilla käyttäjillä.

Jos haluat tarkistaa käytössäsi olevan SharePoint-version, lue artikkeli Käytössä olevan SharePoint-version selvittäminen

Jos luettelonäkymän raja-arvo ylittyy, mutta kohteiden lukumäärä on alle 20 000, voit lisätä sarakkeisiin indeksejä. Kaikissa SharePoint-versioissa voidaan sarakeindeksin avulla luoda suodatettu näkymä, joka helpottaa tulosten määrän vähentämistä suuria luetteloita ja kirjastoja käsiteltäessä. Suodatetun näkymän luominen indeksoidulla sarakkeella on kaksivaiheinen prosessi: ensin luot indeksin sarakkeelle ja sitten luot näkymän, joka suodatetaan kyseisellä indeksoidulla sarakkeella:

Lisätietoja sarakkeiden indeksoinnista on artikkelissa Indeksin lisääminen SharePoint-sarakkeeseen.

Lisätietoja sarakkeiden suodattamisesta on artikkelissa SharePoint-näkymän muokkaaminen suodatuksen avulla.

Vaikka kansioissa ei tarvitse käyttää suuria luetteloita ja kirjastoja, voit silti niiden avulla helpottaa tietojen organisointia ja parantaa tietojen käytön tehokkuutta. Kansion luominen on oletusarvoisesti käytössä tiedostokirjastoissa, mutta ei luetteloissa. Lisätietoja on artikkelissa Kansion luominen luettelossa tai Kansion luominen tiedostokirjastossa.

Huomautus: Jos käytät SharePoint Onlinessa Siirrä kohteeseen -komentoa tai vetämistä ja pudottamista, myös olemassa olevat metatiedot siirtyvät.

Kun luot kansion, ohjelma luo taustalla sisäisen indeksin. Tällainen sisäinen indeksi luodaan myös pääkansiolle, eli ylimmän tason luettelolle tai kirjastolle. Kun käytät kansion kohteita, käytät itse asiassa tietoja tämän sisäisen indeksin avulla. Muista, että alikansioita sisältävissä kansioissa kukin alikansio lasketaan kohteeksi, mutta alikansion kohteita ei lasketa.

Myös silloin, kun luettelon tai kirjaston kohteiden kokonaismäärä on hyvin suuri, yhden kansion näkymä toimii vähintään yhtä nopeasti kuin näkymä, jossa kaikkien kohteiden määrä on suodatettu indeksoidulla sarakkeella. Joissakin tilanteissa luettelon tai kirjaston kaikki kohteet voidaan jakaa useaan kansioon siten, että kussakin kansiossa on enintään viisi tuhatta kohdetta.

Seuraavat asiat on tärkeä ottaa huomioon, kun käytät kansioita suuren luettelon tai kirjaston järjestämiseen:

  • Kansio voi sisältää enemmän kohteita kuin Luettelonäkymän raja-arvo -asetuksessa on määritetty, mutta sinun on ehkä silti käytettävä sarakeindeksien perusteella suodatettua näkymää, jotta kansiota ei estettäisi.

  • Jos valitset Näytä kaikki kohteet ilman kansioita -asetuksen Kansiot-osiossa, kun luot tai muokkaat tämän luettelon tai kirjaston näkymää, sinun on sitten käytettävä suodatinta, joka perustuu yksinkertaiseen indeksiin. Näin varmistat, että et ylitä Luettelonäkymän raja-arvo -arvoa.

  • On usein hyödyllistä määrittää, että oletusnäkymässä näkyvät kaikki saatavilla olevat kansiot ilman suodattimia, jotta käyttäjät voivat valita oikean kansion uusia kohteita lisätessään. Kun kaikki kansiot ovat näkyvissä, käyttäjien on helpompi lisätä kohteet kansioihin eikä vahingossa luettelon tai kirjaston kansion ulkopuolelle. Huomaa, että toisin kuin kirjastoissa, luetteloissa kohteita ei voi siirtää automaattisesti luettelon kansiosta toiseen.

Huomautus: Jos siirrät kohteita SharePointin roskakoriin, kyseiset kohteet lasketaan yhä mukaan määritettäessä sitä, ylittääkö suodatinlauseke Luettelonäkymän raja-arvo -asetuksen. Jos tyhjennät roskakorin, kohteita ei enää lasketa mukaan. Lisätietoja on artikkelissa Roskakorin tyhjentäminen tai tiedostojen palauttaminen.

Jos haluat siirtää tiedostoja saman kirjaston kansiosta toiseen, tutustu artikkeliin Kansion, tiedoston tai linkin siirtäminen tai kopioiminen tiedostokirjastossa.

Suurten luetteloiden poistaminen vaatii tietokannan resursseja, joiden käytön Luettelonäkymän raja-arvo -asetus voi estää. Voit välttää tämän estämisen pyrkimällä poistamaan suuret luettelot Päivittäinen ajankohta -asetuksella määritettynä ajankohtana. Muista, että jos poistoprosessi kestää kauemmin kuin määritetty ajankohdan asetus sallii, se suoritetaan valmiiksi muista käyttäjistä riippumatta. Varaa sille tarpeeksi aikaa.

Lisätietoja luettelon poistamisesta on artikkelissa Luettelon poistaminen SharePointissa.

Offline-synkronointi, ulkoiset tiedot ja Accessin tietojen hallinta

Tietojen offline-käyttö on usein kätevämpää ja tehokkaampaa, jos synkronoit tiedot tietokoneesi kanssa. Voit käyttää Exceliä, Accessia tai Outlookia käsittelemiesi luettelotietojen mukaan. Voit käyttää myös ulkoista tietojenhallintaa ilman rajoituksia toiminnanohjausjärjestelmien, OData-palvelujen ja verkkopalvelujen kanssa sen mukaan, mikä SharePoint-palvelu käytössäsi on.

Voit tehdä muutoksia kannettavallasi tai pöytäkoneellasi ja synkronoida muutokset, kun olet taas online-tilassa, sekä ratkaista ristiriidat sujuvasti ja tehokkaasti. Kun käytät suuria luetteloita offline-tilassa tietojen siistimiseksi, analysoimiseksi tai raportoimiseksi, voit keventää tietokantatoimintojen aiheuttamaa kuormitusta ja vähentää SharePoint-resurssien käyttöä.

Voit siirtää luettelon tiedot offline-tilaan ja synkronoida ne useilla Microsoft Office ‑tuotteilla, kun jatkat online-työskentelyä. Tietojen vieminen vaatii, että sovellukset, joko Office 365 -sovellukset tai Office-työpöytäsovellukset, on asennettu.

Microsoft Access       Access pystyy käsittelemään enemmän tietorivejä kuin SharePoint, ja tietojen käsittelyyn on käytettävissä useita tehokkaita työkaluja. Tietojen käsittely Accessissa ja synkronointi SharePointin kanssa voi mahdollistaa suurempien tietomäärien käsittelyn.

Voit lukea useimpia paikallisia luetteloita ja kirjoittaa niihin Accessin avulla luomalla niihin linkin. Lisäksi Access toimii hyvin yhdessä käytännössä kaikkien SharePoint-tietotyyppien kanssa. Linkittämällä voit luoda yhteyden SharePoint-luettelon tietoihin. Näin saat käyttöösi kaksisuuntaisen yhteyden, jonka ansiosta voit katsella ja muokata uusimpia tietoja sekä SharePoint-luettelossa että Access-tietokannassa. Access kopioi (replikoi) SharePoint-luettelon Access-taulukkoon. Kun Access-taulukko on luotu, voit käsitellä luettelon tietoja Accessissa aina Accessin kahden gigatavun rajaan asti (lukuun ottamatta mahdollisia liitteitä, joita ei ole tallennettu paikallisesti). Lisäksi Access tallentaa luettelotiedot asiakasohjelman välimuistiin, käyttää tehokasta muistiin sisäänrakennettua kirjoittavaa välimuistia ja siirtää ainoastaan muuttuneet luettelon kohteet. Näiden ominaisuuksien ansiosta kyselyjen ja päivitysten suorittaminen on aiempaa nopeampaa. Käytössä on ristiriitojen ratkaisun valintaikkuna, joka helpottaa ristiriitaisten päivitysten sujuvaa hallintaa.

Jos Access Services -ominaisuus on käytössä, voit käsitellä huomattavasti enemmän tietoja, kuin mitä luettelonäkymän raja-arvo sallii (oletusarvoisesti jopa 50 000 kohdetta). Access käsittelee automaattisesti luettelon tai kirjaston tiedot pienissä erissä ja kokoaa sitten tiedot. Tämän tekniikan ansiosta tietoja voidaan käsitellä selkeästi enemmän kuin luettelonäkymän raja-arvo sallii ilman, että muiden SharePoint-sivuston käyttäjien toiminnot häiriintyvät. Lisätietoja on Access Services -palveluiden käyttäminen -osassa jäljempänä.

Microsoft Excel        Voit viedä SharePoint-luetteloita Excel-taulukkoon ja luoda siten yksisuuntaisen tietoyhteyden Excel-taulukon ja SharePoint-luettelon välille.

SharePointin Vie Exceliin -painike korostettuna valintanauhassa
Vieminen Exceliin SharePoint 2016:ssa tai 2013:ssa

Excel mahdollistaa myös suurten luettelojen käsittelyn ilman estoja. Voit lisäksi synkronoida Excelin sekä SharePointin että Accessin kanssa molempien käyttöympäristöjen etujen hyödyntämiseksi.

Kun päivität tiedot SharePoint-luettelosta ja päivität Excel-taulukon, Microsoft Excel korvaa Excel tiedot uusimmilla SharePoint-luettelotiedoilla ja korvaa kaikki kyseiseen Excel-taulukkoon tekemäsi muutokset.

SharePoint Online -luettelo Vie Exceliin korostettuna
Vieminen Exceliin SharePoint Onlinessa

Kun tiedot ovat Excel-taulukossa, voit analysoida niitä useilla Microsoft Excelin analysointiominaisuuksilla, kuten tehokkailla ja monipuolisilla laskentataulukoilla, Pivot-taulukkoraporteilla, ammattimaisilla kaavioilla ja sparkline-objekteilla, ehdollisilla muotoiluilla ja kuvakkeilla, tietopalkeilla, väriasteikoilla sekä tehokkailla entä jos -analyyseilla.

Jos Access Services -ominaisuus on käytössä, voit käsitellä huomattavasti enemmän tietoja, kuin mitä luettelonäkymän raja-arvo sallii (oletusarvoisesti jopa 50 000 kohdetta). Lisätietoja on Access Services -palveluiden käyttäminen ‑osassa jäljempänä.

Microsoft Outlook      Microsoft Outlookissa voit lukea yhteystieto-, tehtävä-, kalenteri- ja keskusteluluetteloiden kohteita ja kirjoittaa niihin sekä synkronoida tiedostokirjastoja. Voit esimerkiksi käsitellä sekä vakiotehtävien että projektitehtävien luetteloita siirtämällä ne offline-tilaan, katsella ja päivittää tehtäviä sekä määrittää uusia tehtäviä. Tämän jälkeen voit siirtää ne takaisin online-tilaan ja synkronoida ne poistumatta Outlookista. Voit myös tallentaa, jakaa ja hallita SharePoint-yhteystietoja tehokkaasti Outlookissa.

Sivun alkuun

Accessissa voit luoda SharePoint-sivustossa julkaistavan, Access Services -palveluihin perustuvan verkkotietokannan muodostamalla linkitettyjen luetteloiden perusteella taulukoita sekä kyselyjä, lomakkeita, raportteja ja makroja. Nämä verkkotietokannat päivitetään, ja voit edelleen käyttää ja muokata niitä sekä luoda uusia tietokantoja mallista. Et kuitenkaan voi luoda niitä Access 2013:ssa.

Voit luoda Access-sovelluksen ilman koodia SharePointissa. SharePoint-sovellus on yleisesti ottaen tiettyä tarkoitusta varten luotu ratkaisu, jota on helppo jakaa ja joka on helppo tuoda kauppaan. Sovellus on eräänlainen kätevä, vaihtoehtoinen tapa ratkaisun pakkaamisen, jakeluun, suorittamiseen, seurantaan ja käytöstä poistamiseen. Lisätietoja on artikkelissa Access-sovelluksen luominen

Toisin kuin Accessin verkkotietokantasovellus, joka tallentaa tiedot SharePoint-luetteloihin, Access-sovellus tallentaa tiedot SharePoint-tuotteista erilliseen SQL Server -tietokantaan, joten SharePointin luettelonäkymän raja-arvo ei koske sitä. Tämä parantaa merkittävästi Access-ratkaisujen skaalautuvuutta ja tehostaa jopa miljoonien tietueiden käsittelyä. SharePoint-palvelimen käyttäjien SQL Server -tietokanta voidaan määrittää toimimaan organisaation palomuurin takana. Online-käyttäjien käytössä on SQL Server Azure -tietokanta, jossa on käytössä maksuton tili ja tallennustila. Lisätietoja Azuresta on Microsoft Azuren kotisivulla.

Lisäksi voit yhä synkronoida tiedot SharePoint-luettelon ja Access-taulukon välillä ja pitää molemmat tietojoukot ajantasaisina. Tämä synkronointi on kaksisuuntainen. Accessissa luettelon tietoihin tehdyt muutokset ladataan SharePoint-luetteloon, ja SharePoint-luetteloon tehdyt muutokset ladataan tietokoneessasi olevaan Accessiin. Lisätietoja on artikkelissa Tuominen SharePoint-luettelosta tai linkittäminen SharePoint-luetteloon.

SharePointin hakuruutu ja asiakirjakeskuksen ratkaisut

Voit hakea tiedostoja ja kohteita suuresta kirjastosta tai luettelosta myös kirjoittamalla avainsanan tai lauseen luettelon tai kirjaston Haku-ruutuun. SharePointin Haku-toiminnolla on omat indeksointimekanisminsa, eikä Luettelonäkymän raja-arvo -asetus tai muut liittyvät rajoitukset koske sitä.

Toisen ratkaisu suurten kirjastojen hallintaan on asiakirjakeskussivuston luominen ja käyttäminen. Asiakirjakeskussivusto on tarkoitettu asiakirjojen hallintaan ja sisältää esimerkiksi tiedostojen tarkistamiseen, työnkulkuihin, suodattimiin ja näkymiin liittyvät toiminnot.

SharePoint-sivulla on yleensä kaksi hakuruutua: sivuston hakuruutu sivun yläreunassa ja tietyn luettelon tai kirjaston hakuruutu. Kun käytät luettelon tai kirjaston Haku‑ruutua voit laajentaa hakutoiminnon laajuutta asteittain:

  • Oletusarvoisesti haun laajuus perustuu aluksi kaikkiin nykyisessä näkymässä ja alikansioissa oleviin kohteisiin. Näet tulokset sarakkeina, joita voit suodattaa ja lajitella. Jos luettelonäkymän raja-arvoasetus on ylitetty, yhtään tulosta ei näytetä.

  • Jos et tiedä, mitä etsit, voit laajentaa haun sisältämään koko luettelon alikansioineen riippumatta siitä, mikä on nykyinen näkymä tai luettelonäkymän raja-arvo.

  • Voit lopuksi laajentaa haun kattamaan koko sivuston. Tässä tapauksessa näet tulokset tavallisena Haku-sivustosivuna. Voit tarkentaa tuloksia tarkennuspaneelissa suodattamalla esimerkiksi tiedoston tekijän tai luettelokohteen luontipäivämäärän mukaan. Voit käyttää myös totuusarvosyntaksia ja loogisia operaattoreita monimutkaisempien hakujen tekoon.

Huomautukset: 

  • Haku-ruutua voi käyttää vain luetteloissa ja kirjastoissa, jotka näkyvät asiakaspuolen hahmontamina näkyminä. Vaikka Haku-ruutu oletusarvoisesti näytetään, Haku-ruutu voidaan piilottaa valitsemalla työkalupaneelin Sekalaiset-kohdassa Luettelonäkymän WWW-osan ominaisuudeksi Haku-ruutu. Lisätietoja WWW-osan ominaisuuksista on artikkelissa Luettelon ja muiden WWW-osien käyttäminen.

  • Näytä hakuruutu -luettelon ominaisuus kohdassa Sekalaiset

Voit käyttää asiakirjakeskussivustoa, jos haluat luoda, hallita ja tallentaa suuria tiedostomääriä. Asiakirjakeskussivusto pohjautuu sivustomalliin, ja se on tarkoitettu keskitetyksi tietovarastoksi asiakirjojen hallintaan. Sen ominaisuudet, kuten metatiedot ja puunäkymässä siirtyminen, sisältötyypit ja verkko-osat auttavat sinua järjestämään ja hakemaan asiakirjoja tavalla, joka on tehokas ja käyttäjien kannalta järkevä. Lisätietoja sivustomallien käyttämisestä on artikkelissa Sivustomallien luominen ja käyttäminen.

Sisältöjärjestäjät voivat määrittää nopeasti metatietopohjaisen siirtymisen, joka toimii hyvin useimmissa kirjastoissa luomatta indeksejä nimenomaisesti. Lisäksi metatietopohjaisesta siirtymisestä on hyötyä lisäindeksien luomisessa, kun suuren suodatin- ja näkymämäärän tehokkuutta on parannettava. Lisätietoja on artikkelissa Asiakirjakeskussivuston käyttäminen

Voit käyttää Asiakirjakeskussivustoa luomisympäristönä tai sisältöarkistona:

  • Luomisympäristö on ympäristö, jossa käyttäjät hakevat ja palauttavat asiakirjoja sekä luovat asiakirjoille kansiorakenteita. Versiotiedot ovat käytössä, ja saatavilla voi olla yli 10 aikaisempaa versiota yhdestä asiakirjasta. Käyttäjät voivat hakea ja palauttaa asiakirjoja säännöllisesti, ja työnkulkujen avulla asiakirjoille tehtäviä toimintoja voidaan automatisoida.

  • Sisältöarkistossa ei sen sijaan juurikaan luoda sisältöä. Käyttäjät voivat vain tarkastella ja ladata tiedostoja. Yleensä sisältöarkistoissa on tiedostoista vain yksi versio. Sivusto voi sisältää jopa miljoonia tiedostoja. Tyypillinen sisältöarkiston käyttötilanne on esimerkiksi suuren organisaation teknisen tuen keskuksessa, jossa 10 000 käyttäjää käyttää sisältöä (lähinnä lukee sitä) ja jossa 3 000–4 000 käyttäjän alijoukko saattaa puolestaan ladata uutta sisältöä sivustoon.

Omien näkymien, relaatioluetteloiden ja RSS-syötteiden käyttäminen

Voit edelleen parantaa järjestelmän yleistä suorituskykyä ja välttää resurssien raja-arvon saavuttamisen käyttämällä harkintasi mukaan henkilökohtaisia näkymiä, suhteellisia luetteloita tai RSS-syötteitä.

Omat näkymät    Koska näkymiä, joissa sarakeindeksiä käytetään oikein, on verrattain mutkikasta luoda suurille luetteloille ja kirjastoille, suuren luettelon tai kirjaston osallistujilta kannattaa ehkä poistaa Omien näkymien hallinta -oikeus. Poistamalla tämän oikeuden voit estää käyttäjiä luomasta kaikki kohteet sisältäviä näkymiä, jotka voivat heikentää sivuston muiden osien suorituskykyä. Lisätietoja käyttöoikeuksista on artikkelissa Luettelon tai kirjaston käyttöoikeuksien muokkaaminen.

Suhteelliset luettelot     Kun luot luettelosuhteita hakusarakkeilla, yksilöllisillä sarakkeilla ja pakotetulla relaatiotoiminnalla (kutsutaan myös nimellä viite-eheys), saatat ylittää luettelonäkymän raja-arvon seuraavissa tilanteissa, joissa sinut saatetaan estää tämän johdosta:

  • Jos teet sarakkeesta yksilöllisen luettelossa, jossa on luettelonäkymän raja-arvon asettamaa enimmäismäärää enemmän kohteita (yleensä toimintoa, jolla lisätään yksi kohde luetteloon, jossa on tätä enemmän kohteita, ei kuitenkaan estetä).

  • Jos luettelossa on luettelonäkymän raja-arvon asettamaa enimmäismäärää enemmän kohteita ja otat sitten käyttöön johdannaispoiston tai poiston rajoituksen asetuksen kyseisen luettelon hakukentässä.

RSS-syötteet     Kun RSS-tuki on otettu käyttöön keskitetyssä hallinnassa ja sivustokokoelman tasolla, voit ottaa RSS-tuen käyttöön ja määrittää sen useissa erityyppisissä luetteloissa ja kirjastoissa. Kun käyttäjät käyttävät luettelon tai kirjaston RSS-syötettä, tiedot noudetaan luettelosta. RSS-oletusnäkymä rajoittaa palautettavien kohteiden määrää kohteen edellisen muokkauspäivämäärän perusteella tai Muokattu-sarakkeessa käytettävän suodattimen perusteella. Jos luettelossa tai kirjastossa on paljon kohteita ja käyttäjät käyttävät RSS-syötettä, Muokattu-sarake kannattaa indeksoida. Voit myös pienentää noudettavien kohteiden määrää vaihtamalla sitä kohteiden määrää ja päivien määrää, joiden muutokset sisällytetään RSS-syötteeseen.

Lisätietoja RSS-syötteiden hallinnasta on artikkelissa Sivuston tai sivustokokoelman RSS-syötteiden hallinta. Tietoja RSS-syötteen lisäämisestä on artikkelissa Ilmoituksen luominen tai RSS-syötteen tilaaminen

Vain SharePoint-palvelimen järjestelmänvalvojat

Nämä toiminnot voi suorittaa vain SharePointin tai verkon järjestelmänvalvoja sekä palvelinklusterin järjestelmänvalvoja SharePoint-palvelinversioissa.

Päivittäisen ajankohdan avulla järjestelmänvalvojat voivat määrittää tietyn ajankohdan, jolloin kaikki käyttäjät voivat suorittaa rajoittamattomia toimintoja rajoituksitta hiljaisina aikoina.

Näkymät ovat ensisijainen tapa noutaa kohteita luettelosta tai kirjastosta, mutta on myös muita SharePointin komentoja ja toimintoja, jotka on paras suorittaa Päivittäinen ajankohta -asetuksella määritettynä aikana.

Indeksin lisääminen ja poistaminen

Luettelosarakkeen lisääminen ja muokkaaminen

Kansioiden poistaminen ja kopioiminen

Luettelon tai kirjaston suojausasetusten muuttaminen

Luettelon ja sen sisällön tallentaminen mallina

Sivuston poistaminen

Kohteiden palauttaminen tai poistaminen roskakorista

Nämä komennot ja toiminnot voivat epäonnistua, jos ne ylittävät sivuston raja-arvot noudettaessa luettelotietoja normaaleina käyttöaikoina. Kun niitä käytetään ilman rajoituksia Päivittäinen ajankohta -asetuksella määritettynä aikana, voidaan välttää epäonnistuminen ja häiriöiden aiheuttaminen muille käyttäjille.

Päivittäinen ajankohta -asetukseen kuuluu aloitusajan ja keston määrittäminen. Aloitusaikaa ja kestoa määritettäessä on ymmärrettävä, että jos joku käyttäjä aloittaa kauan kestävän kyselyn tai toiminnon Päivittäinen ajankohta -asetuksella määritettynä aikana, se suoritetaan valmiiksi, vaikka määritetty ajankohta kuluisi loppuun.

  1. Kirjaudu järjestelmänvalvojana Keskitettyyn hallintaan.

  2. Valitse Sovellusten hallinta > Verkkosovellusten hallinta.

    Keskitetty hallinta, jossa WWW-sovellusten hallinta on valittuna
  3. Valitse määritettävä sovellus tai muuta Päivittäinen ajankohta -asetusta.

  4. Valitse alanuoli valintanauhan Yleiset asetukset -kohdassa, jolloin valikko avautuu, ja valitse sitten Resurssien rajoittaminen.

    Keskitetyn hallinta, jossa Resurssien rajoittaminen valittuna.
  5. Muuta Päivittäinen ajankohta -asetusta ja määritä aika ja kesto, joita haluat käyttää.

    Keskitetyn hallinnan sovellusasetusten sivu, jossa Päivittäinen ajankohta on korostettuna
  6. Kun olet valmis, valitse OK.

Jos et ole ohjelmistokehittäjä tai et voi suorittaa näitä toimintoja helposti kehittäjäresurssien avulla, voit siirtää tämän tyyppiset toiminnot Päivittäinen ajankohta -asetuksella määritettyyn ajankohtaan. Kysy järjestelmänvalvojalta, mihin aikaan Päivittäinen ajankohta -asetus on määritetty.

Huomautus: SharePoint Online ei tue Luettelonäkymän raja-arvo -asetuksen muuttamista.

Luettelonäkymän raja-arvo -asetus varmistaa käyttäjille tarvittavan suorituskyvyn ja suojaa palvelinta tarkoittamattomalta ylikuormittumiselta kyselyjen aikana. Luettelonäkymän raja-arvo -asetusta voi muuttaa vain SharePoint-palvelinversioissa. Järjestelmänvalvoja voi muuttaa sitä keskitetyn hallinnan sovelluksessa, mutta sen muuttaminen ei ole suositeltavaa, jotta suorituskyky ei heikkene. SharePoint Online ei salli järjestelmänvalvojien muuttaa Luettelonäkymän raja-arvo -asetusta, jotta muiden vuokraajien käyttäjille ei aiheudu suorituskykyongelmia suuria tietojoukkoja noudettaessa. Käytä sen sijaan indeksejä, suodattimia ja kansioita kyselyjen hallintaan.

Jos sinulla on vain muutama kyselyjä, jota vaativat Luettelonäkymän raja-arvo -asetuksen suurentamista, kannattaa harkita Päivittäinen ajankohta -asetuksella määritetyn hiljaisen ajankohdan käyttämistä.

Varoitus: Luettelonäkymän raja-arvo -asetuksen käyttäminen ei ole suositeltavaa, jos sinulla on muita käyttäjiä, sillä suuret arvot huonontavat suorituskykyä. Liian suuren arvon luominen voi aiheuttaa käyttäjille suuria viiveitä tai toimintojen epäonnistumisen tai mahdollisesti palvelimen kaatumisen.

Huomautus: Keskitetty hallinta on käytettävissä vain SharePoint-palvelinasennuksissa.

Jos haluat varmasti muuttaa Luettelonäkymän raja-arvo -asetusta, noudata seuraavia ohjeita. Ne koskevat versioita SharePoint 2010 – SharePoint 2016, vaikka käyttöliittymät saattavat hieman poiketa toisistaan. Keskitetyn hallinnan sovellus on SharePoint-sivustosta erillään oleva sovellus, jonka käyttö vaatii palvelinklusterin järjestelmänvalvojan oikeuksia. Luettelonäkymän raja-arvo -asetusta voi muuttaa vain SharePoint-palvelinversioissa.

  1. Kirjaudu järjestelmänvalvojana Keskitettyyn hallintaan.

  2. Valitse Sovellusten hallinta > Verkkosovellusten hallinta.

    Keskitetty hallinta, jossa WWW-sovellusten hallinta on valittuna
  3. Valitse sovellus Luettelonäkymän raja-arvo -asetuksen muuttamista varten.

  4. Valitse alanuoli valintanauhan Yleiset asetukset -kohdassa, jolloin valikko avautuu, ja valitse sitten Resurssien rajoittaminen.

    Keskitetyn hallinta, jossa Resurssien rajoittaminen valittuna.
  5. Vaihda Luettelonäkymän raja-arvo -asetus (luettelossa ensimmäisenä) kohtuulliseksi arvoksi.

  6. Napsauta OK.

Resurssien rajoittamissivulla on lisäasetuksia, joiden käyttö sinun on järjestelmänvalvojana hyvä tuntea.

  • Luettelonäkymän raja-arvo valvojille ja järjestelmänvalvojille:    Tämä on oletusarvoisesti "yläraja". Tarkastajan tai järjestelmänvalvojan suorittamiin kyselyihin, jotka nimenomaisesti (ohjelmallisesti) pyytävät luettelonäkymän raja-arvon ohittamista, käytetään sen sijaan tätä rajoitusta. Oletusarvoisesti raja on 20 000 kohdetta luettelonäkymän raja-arvon 5 000 kohteen sijaan. Tämän rajan nostaminen vaikuttaa samoin kuin Luettelonäkymän raja-arvo -asetuksen suurentaminen. Jos tätä arvoa muutetaan, voi olla tarpeen tehdä myös muita liittyviä muutoksia. Lisätietoja on artikkelissa Luettelonäkymän raja-arvon objektimallin korvaamisen ohjelmallinen käyttäminen

  • Objektimallin korvaaminen:    Jos käytät käyttöönotossasi usein mukautettua tilaa eikä sinulla ole tarvetta ohittaa Luettelonäkymän raja-arvo -asetusta suuremmalla arvolla, sinun kannattaa ehkä sallia objektimallin korvaaminen ja antaa tarkastajalle tai järjestelmänvalvojalle oikeudet sovellukseen, joka suorittaa kyselyt. Tämä asetus on oletusarvoisesti käytössä, mutta voit poistaa sen käytöstä, jos et tarvitse sitä. Hyvä esimerkki tämän käytöstä olisi tilanne, jossa tietyn koodin avulla sijoitat välimuistiin suuren tulosjoukon, jota käytetään usein esimerkiksi useiden minuuttien ajan. Jos et aio sijoittaa sisältöä välimuistiin ja aiot suorittaa näitä kyselyjä usein, tämän menetelmän käyttäminen ei ole suositeltavaa luettelonäkymän raja-arvon kiertämisessä, kokoa se huonontaa palvelimen suorituskykyä. Etene siis varoen.

  • Luettelonäkymän hakukynnysarvo:    Tämä ominaisuus rajoittaa sitä liitosten määrää, jonka kysely voi suorittaa. Tämä vastaa kyselyn sisältämien Haku-, Henkilö tai ryhmä- tai Työnkulun tila -kenttien määrää. Esimerkiksi näkymä, joka näyttää kuusi hakusaraketta ja käyttää suodatusta kolmessa muussa erillisessä hakusarakkeessa, käyttää yhdeksää hakukenttää. Jos Luettelonäkymän hakujen raja-arvo -asetuksena on 8, tämä aiheuttaa virheen. Asetuksen suurentaminen arvoa 8 suuremmaksi ei ole suositeltavaa.

    Microsoftin perusteellinen testaus on osoittanut, että jos liitoksia on enemmän kuin kahdeksan, ilmenee vakavaa ei-vähittäistä suorituskyvyn heikkenemistä. Palvelimen siirtomäärä pienenee tällöin huomattavasti, ja kysely alkaa käyttää suhteettoman suurta määrää SQL-palvelimen resursseista, mikä vaikuttaa negatiivisesti kaikkiin saman tietokannan käyttäjiin. Lisätietoja on hakusarakkeita ja luettelonäkymiä käsittelevässä osassa artikkelissa Suorituskyky- ja kapasiteettitestitulokset ja suositukset

  • Suurten kyselyiden päivittäinen ajankohta:    Tämän toiminnon avulla voit määrittää jokaiselle päivälle ajan, jolloin käyttäjät voivat käyttää tavallista suurempia kyselyjen ilman rajoituksia. On muutamia asioita, joita sinun pitää harkita huolellisesti, ennen kuin valitset aika-asetuksen:

    • Aika tulisi asettaa hiljaiseen ajankohtaan tai ajankohtaan, jolloin on odotettavissa vähiten kuormitusta, jotta käyttäjille aiheutuisi mahdollisimman vähän häiriöitä. Jos valitset ajan keskeltä useimpien käyttäjien arkipäivää, häiriöitä voi aiheutua niillekin käyttäjille, jotka eivät käytä suurta luetteloa.

    • Yritä säilyttää aikaväli kohtuullisena niin, että käyttäjät voivat sen avulla korjata luettelonsa ottamatta yhteyttä järjestelmänvalvojaan.

    • Päivittäinen ajankohdan aikana aloitetut toiminnot suoritetaan valmiiksi, vaikka ajankohta päättyisi. Harkitse tarvittavaa jatkoaikaa, jos käyttäjä yrittää poistaa suuren luettelon juuri ennen ajankohdan päättymistä.

    • Harkitse eri aikavyöhykkeitä. Tämä on erityisen tärkeää, jos organisaatiosi tai asiakkaasi ovat jakautuneet maantieteellisesti laajalle alueelle ja jakavat keskitetysti isännöidyn SharePoint-palvelimen. Ajan määrittäminen vaikkapa kello 18:ksi voi olla hyvä ajatus omassa sijainnissasi, mutta ei ehkä Australian Sydneyssä.

  • Luettelon yksilöllisten oikeuksien raja-arvo:    Tämä on jokaiselle luettelolle sallittujen yksilöllisten käyttöoikeuksien määrä. Jos sinulla on kansio, jonka käyttöoikeuksien periytymisen poistat käytöstä ja määrität sitä (ja kaikkia sen sisältämiä kohteita) varten jotkin käyttöoikeudet, luettelon yksilöllisten oikeuksien raja-arvo pienenee yhdellä. Luettelonäkymän raja-arvosta ja muista asetuksista poiketen tämä raja ei aktivoidu tarkasteltaessa sisältöä tai kohdistettaessa siihen joitakin muita toimintoja, vaan yksinomaan käyttöoikeuksia muutettaessa.

    Jos sinulla on siihen varaa, tämän arvon pienentäminen on suositeltavaa. Sen oletusarvo on 50 000, mikä on suuri määrä käyttöoikeuksia. Luettelossasi ilmenee hyvin todennäköisesti käyttöoikeuksiin liittyviä ongelmia, ennen kuin se saavuttaa tämän arvon, joten se kannattaa säätää ennaltaehkäisevästi käyttöympäristöön.

Useita kohteita sisältävien luetteloiden ja kirjastojen yleiskatsaus

Luettelonäkymän raja-arvon oikean asetuksen avulla kaikki käyttäjät voivat saavuttaa yhdenmukaisen suorituskyvyn taustatietokannan kyselyissä. Seuraavassa on joitakin tietoja Luettelonäkymän raja-arvo -asetuksen rajoituksista, toiminnasta ja muuttamisesta.

Tärkeää: Luettelonäkymän raja-arvoa ei voi muuttaa SharePoint Onlinessa. Päivittäistä ajankohtaa ei voi myöskään luoda SharePoint Onlinessa. Nämä ominaisuudet ovat käytettävissä vain SharePoint 2016:ssa SharePoint 2013:ssa ja SharePoint 2010:ssä.

Tietokantaristiriitojen välttämiseksi SQL Server, SharePointin taustatietokanta, käyttää usein rivitason lukitsemista, jolla varmistetaan tietojen virheettömät päivitykset ilman muiden rivien käyttäjille aiheutuvaa haittaa. Jos kuitenkin tietokannan luku- tai kirjoitustoiminto, esimerkiksi kysely, aiheuttaisi yli 5 000 rivin yhtäaikaisen lukitsemisen, SQL Serverin on tehokkaampaa lukita koko taulukko väliaikaisesti, kunnes tietokantatoiminto valmistuu.

Huomautus: Todellinen määrä ei aina ole täsmälleen 5 000, vaan se voi vaihdella sivustosta, tietokantatoiminnan määrästä sekä sivuston määrityksestä riippuen.

Kun koko taulukko lukitaan, muut käyttäjät eivät voi käyttää sitä. Jos näin käy liian usein, se näyttäytyy käyttäjille järjestelmän toimintakyvyn heikkenemisenä. Siksi raja-arvot ja rajat ovat ehdottoman tärkeitä: niillä minimoidaan suuria määriä resursseja käyttävien tietokantatoimintojen vaikutuksia ja luodaan tasapainoa kaikkien käyttäjien tarpeiden välille.

Seuraavassa kaaviossa on yhteenveto siitä, mitä taustalla tapahtuu, kun käytät paljon kohteita sisältävää luetteloa tai kirjastoa.

Suuret luettelot ja kirjastot

  1. Sivustokokoelman luettelon tai kirjaston tiedot tallennetaan SQL Server ‑tietokantaan. Se käyttää kyselyitä, indeksejä ja lukituksia yleisen suorituskyvyn, jakamisen ja tarkkuuden ylläpitämiseen.

  2. Sarakeindeksit (ja muut toiminnot) sisältävät suodatetut näkymät luovat tietokantakyselyjä, joilla tunnistetaan sarakkeiden ja rivien alijoukko ja jotka palauttavat tämän alijoukon tietokoneeseen.

  3. Rajoitukset auttavat rajoittamaan toimintoja ja tasapainottamaan resursseja, kun samanaikaisia käyttäjiä on useita.

  4. Järjestelmätason kehittäjät voivat suurentaa mukautettujen sovellusten rajoituksia väliaikaisesti käyttämällä objektimallin korvaamista SharePoint-palvelinversioissa.

  5. Järjestelmänvalvojat voivat määrittää tiettyjä ajankohtia, jolloin kaikilla käyttäjillä on mahdollisuus tehdä rajoittamaton määrä toimintoja hiljaisina aikoina SharePoint-palvelinversioissa.

  6. Tietotyöntekijät voivat nopeuttaa sivun tietojen näyttämistä soveltuvilla näkymillä, tyyleillä ja sivurajoituksilla.

Luetteloilla ja kirjastoilla on tietyt enimmäisrajat, jotka on esitetty seuraavassa taulukossa.

Ominaisuus

Enimmäismäärä

Luettelon tai kirjaston kohteiden määrä

30 miljoonaa

Yksittäisen tiedostokohteen tai -liitteen koko

10 gigatavua

Seuraavassa taulukossa on yhteenveto tärkeistä resurssien rajoituksista, jotka sinun on syytä tuntea. Nämä rajoitukset määritetään keskitetyn hallinnan Rajoittaminen-sivulla SharePoint-palvelinversioissa. Jos tarvitset lisätietoja sivustosi tietyistä rajoituksista ja pyynnöistä, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan.

Huomautus: Hallinnan helpottamiseksi seuraavat resurssien rajoitukset eivät koske järjestelmänvalvojia:

Huomautus: Kaikki nämä asetukset eivät ole käytettävissä käyttöliittymässä, ja asetuksia voi käyttää vain SharePoint-palvelinversioissa.

Raja-arvo
tai rajoitus

Oletus-
arvo

Kuvaus

Luettelonäkymän kynnysarvo

5 000

Määrittää tietokantatoiminnolla, kuten kyselyllä, kerralla käsiteltävien luettelo- tai kirjastokohteiden suurimman sallitun määrän. Toiminto estetään, jos se ylittää tämän rajoituksen.

Luettelon asetukset -sivulla voi olla varoitus, kun luettelossa on yli 3 000 kohdetta. Tällä tavoin käyttäjälle jää aikaa varasuunnitelman tekemiseen. Varoituksessa on linkki tähän ohjeaiheeseen.

Yksilöllisten käyttöoikeuksien rajoitus

50 000

Määrittää luettelossa tai kirjastossa sallittujen yksilöllisten käyttöoikeuksien enimmäismäärän.

Kun katkaiset kohteen tai kansion käyttöoikeuksien periytyvyyden, se lasketaan yhdeksi yksilölliseksi käyttöoikeudeksi tässä rajoituksessa. Jos yrität lisätä kohteen, joka johtaisi tämän rajoituksen ylittämiseen, tämä estetään.

Rivin kokorajoitus

6

Määrittää luettelossa tai kirjastossa sallittujen tietokannan sisäisten taulukkorivien enimmäismäärän. Useita sarakkeita sisältävien laajojen luetteloiden mahdollistamiseksi kukin kohde rivitetään useisiin sisäisiin taulukkoriveihin, joita voi olla enintään kuusi ja joiden koko voi olla yhteensä 8 000 tavua (liitteet pois lukien).

Jos sinulla on esimerkiksi luettelo, jossa on useita pieniä sarakkeita ja yksi satoja Kyllä/Ei-sarakkeita sisältävä luettelo, saatat ylittää tämän rajoituksen, jolloin et voi lisätä Kyllä/Ei-sarakkeita luetteloon, mutta voit ehkä yhä lisätä muuntyyppisiä sarakkeita.

Järjestelmänvalvojat voivat määrittää tämän rajoituksen vain objektimallia käyttämällä. Sitä ei siis voi määrittää käyttöliittymästä.

Luettelonäkymän hakukynnysarvo

12

Määrittää liitostoimintojen, kuten haku-, henkilö- tai ryhmäsarakkeisiin tai työnkulun tilasarakkeisiin perustuvien toimintojen, enimmäismäärän.

Jos kyselyssä on yli 8 saraketta, toiminto estetään. On kuitenkin mahdollista valita ohjelmallisesti valita käytettävät sarakkeet enimmäisnäkymässä, joka voidaan asettaa objektimallista.

Luettelonäkymän kynnysarvo järjestelmänvalvojille ja tarkastajille

20 000

Määrittää tietokantatoiminnolla, kuten kyselyllä, kerralla käsiteltävien luettelo- tai kirjastokohteiden suurimman sallitun määrän, kun toiminnon suorittaa valvoja tai järjestelmänvalvoja, jolla on riittävät käyttöoikeudet. Tämä asetus toimii yhdessä Salli ohittaminen objektimallilla ‑asetuksen kanssa.

Salli ohittaminen objektimallilla

Kyllä

Määrittää, voivatko kehittäjät suorittaa tietokantatoimintoja, esimerkiksi kyselyjä, joissa vaaditaan Luettelonäkymän raja-arvon ohittamista ja kohdassa Luettelonäkymän raja-arvo valvojille ja järjestelmänvalvojille määritetyn suuremman raja-arvon käyttämistä. Järjestelmänvalvojan on otettava käyttöön objektimallilla ohittaminen, minkä jälkeen soveltuvat käyttöoikeudet saanut kehittäjä voi hyödyntää tätä pyytämällä ohjelmallisesti, että kyselyssä käytetään korkeampaa luettelonäkymän raja-arvoa.

Päivittäinen ajankohta

Ei mitään

Määrittää ajanjakson, jonka aikana resurssien rajoituksia ei käytetä. Järjestelmänvalvoja voi määrittää hiljaiseen aikaan sijoittuvan ajanjakson 15 minuutin jaksoina enintään 24 tunniksi. Ajanjakso voi olla esimerkiksi 18.00–22.00 tai 1.30–5.15.

Tämän päivittäisen ajanjakson aikana aloitetun tietokantatoiminnon tai kyselyn suorittamista jatketaan loppuun (tai epäonnistumiseen) saakka, vaikka toimintoa tai kyselyä ei ehdittäisikään suorittaa loppuun määritetyn ajanjakson aikana.

Anna palautetta

Oliko tästä artikkelista apua? Jos oli, kerro siitä meille tämän sivun alareunassa. Jos ei, kerro, mitä pidit vaikeana tai mitä puuttui. Käytämme palautettasi tietojen tarkistamiseen ja lisäämiseen sekä artikkelin päivitykseen. Nimeä käyttämäsi SharePoint-versio, käyttöjärjestelmä ja selainversio.

Päivitetty heinäkuussa 2017.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×