Sisällön hyväksynnän hallinta työnkulun avulla kirjastossa

Huomautus:  Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .

Voit käyttää työnkulun (kutsutaan myös valvonta) sisällön hyväksymisen hallintaan kirjastoissa mitä sisällön hyväksymistä edellytetään ja pää-ja aliversiot on otettu käyttöön. Kun työnkulun avulla voit hallita sisällön hyväksyntä-prosessi, asiakirjan aliversiot säilyvät odotustilassa, kunnes ne hyväksytään tai hylätään työnkulun vaiheet. Jos aliversio hyväksytään työnkulussa, sen tilaksi päivitetään odottaa -tilasta hyväksyttyja se on julkaistu pääversion ja näyttää kaikki, joilla on oikeus tarkastella kirjaston. Jos aliversio hylätään työnkulussa, sen tila on päivitetty odottaa -tilasta Hylätty ja se on edelleen aliversio, joka näkyy vain henkilöt, joilla on oikeus tarkastella aliversiot kirjastossa. Sisällön hyväksyntä-työnkulku käynnistyy automaattisesti, kun aliversio pääversion kirjaavat tai ne Valitse tiedoston Julkaise pääversio -komento. Voit valita myös käyttäjille, joilla sisällön hyväksyntä-työnkulun aloittaminen manuaalisesti sallimaan.

Katso myös -ruudussa on linkkejä sisällön hyväksyntää ja versiotietoja käsitteleviin ohjeisiin.

Seuraavissa kohdissa käsitellään vaiheet, joita noudattamalla työnkulun voi määrittää kirjaston sisällön hyväksynnän hallintaa varten.

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet

Vaihe 1: Sisällön hyväksymisen ottaminen käyttöön kirjastossa

Vaihe 2: Ota käyttöön pää- ja aliversiot versiotiedot käyttöön kirjastossa

Vaihe 3: Määritä työnkulun käyttäminen kirjaston sisällön hyväksymisen hallintaan

Sivun alkuun

Vaihe 1: Sisällön hyväksynnän ottaminen käyttöön ja luonnoskohteen suojauksen määrittäminen kirjastossa

Kun teet kirjaston määritykset, voit määrittää, että kirjastoon tallennettavien asiakirjojen muutokset täytyy erikseen hyväksyä.

Kun sisällön hyväksymistä edellytetään kirjastossa, asiakirjan, joka on muutettu pysyy Odottaa-tilassa, kunnes ne hyväksytään tai hylätään joku, jolla on käyttöoikeudet hyväksymään sen. Jos tiedosto on hyväksytty, se on määritetty kirjaston hyväksytty -tilaan ja se näkyy kaikki, joilla on oikeus tarkastella kirjaston. Jos tiedosto on hylätty, sen tilaksi Hylätty ja jää näkyviin vain asiakirjan laatija ja luetteloiden hallinta omistaville henkilöille.

Vain tekijä sekä käyttäjät, joilla on luetteloiden hallintaoikeudet, voivat oletusarvon mukaan tarkastella odottavaa asiakirjaa. Asiakirjan tarkasteluoikeuksia voi kuitenkin tarvittaessa määrittää myös muille käyttäjäryhmille.

  1. Jos kirjasto ei ole valmiiksi avoimena, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa.

    Jos kirjaston nimeä ei näy, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja napsauta sitten haluamasi kirjaston nimeä.

    1. Valitse Asetukset-valikosta Asetukset-valikko sen kirjastotyypin asetukset, jota olet avaamassa.

      Valitse esimerkiksi tiedostokirjastossa Tiedostokirjaston asetukset.

  2. Valitse Yleiset asetukset -valikosta Versiotietojen asetukset.

  3. Valitse Sisällön hyväksyntä -osan Vaaditaanko lähetetyiltä kohteilta sisällön hyväksyntä? -ryhmässä Kyllä.

  4. Valitse Luonnoskohteen suojaus -osan Ketkä käyttäjät voivat tarkastella luonnoskohteita kohteessa asiakirjakirjasto -kohdasta Vain käyttäjät, jotka voivat hyväksyä kohteita (ja kohteen tekijä).

    Huomautus: Jos kirjaston versiotietojen asetuksia ei ole aiemmin päivitetty, tämä asetus valitaan automaattisesti, kun sisällön hyväksyntä määritetään pakolliseksi.

  5. Valitse OK.

Sivun alkuun

Vaihe 2: Pää- ja aliversioiden ottaminen käyttöön kirjastossa

Kirjastossa on otettava lisäksi käyttöön pää- ja aliversiot, ennen kuin sisällön hyväksymisen hallintaan voidaan käyttää työnkulkua.

  1. Jos kirjasto ei ole valmiiksi avoimena, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa.

    Jos kirjaston nimeä ei näy, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja napsauta sitten haluamasi kirjaston nimeä.

    1. Valitse Asetukset-valikosta Asetukset-valikko sen kirjastotyypin asetukset, jota olet avaamassa.

      Valitse esimerkiksi tiedostokirjastossa Tiedostokirjaston asetukset.

  2. Valitse Yleiset asetukset -valikosta Versiotietojen asetukset.

  3. Valitse Asiakirjan versiohistoria -osassa Luo pää- ja aliversiot (luonnokset).

  4. Valitse OK.

Sivun alkuun

Vaihe 3: Kirjaston sisällön hyväksymisen hallinnan työnkulun määrittäminen

Kirjaston sisällön hyväksymisen hallintaan voidaan käyttää Microsoft Office SharePoint Server 2007 -sovelluksessa valmiina olevaa hyväksymisen työnkulkua. Organisaatio voi myös kehittää ja ottaa käyttöön mukautetun työnkulun sisällön hyväksymisen hallintaa varten.

Kun työnkulun käyttäminen kirjaston sisällön hyväksymisen hallintaan, sisällön hyväksynnän työnkulku käynnistyy aina, kun käyttäjät Kuittaa sisään asiakirja pääversion tai ne Valitse tiedoston Julkaise pääversio -komento. Työnkulun ollessa käynnissä asiakirja jää aliversio on odottaa-tilassa. Jos asiakirja on hyväksytty sisällön hyväksyntä-työnkulun avulla, sen tilaksi hyväksytty, ja tiedosto on julkaistu pääversion, mikä helpottaa näkyvät kaikki, joilla on oikeus tarkastella tiedostoja kirjastoon. Jos asiakirja on hylätty sisällön hyväksyntä-työnkulun avulla, sen tilaksi Hylätty, ja se on edelleen aliversio näkyy vain asiakirjan laatija ja käyttäjille, joilla on oikeus hallinta-luetteloista.

Huomautus: Kirjastossa voi olla määritettynä vain yksi sisällön hyväksymisen työnkulku, joka alkaa automaattisesti, kun tekijät kirjaavat asiakirjoja sisään pääversioina tai valitsevat asiakirjassa Julkaise pääversio -komennon.

  1. Avaa kirjasto, johon haluat lisätä työnkulun.

    1. Valitse Asetukset-valikosta Asetukset-valikko sen kirjastotyypin asetukset, jota olet avaamassa.

      Valitse esimerkiksi asiakirjakirjaston osalta Asiakirjakirjaston asetukset.

  2. Valitse Käyttöoikeudet ja käytännöt -kohdasta Työnkulun asetukset.

    Huomautukset: 

    • Työnkulun asetukset -komento on näkyvissä vain, jos työnkulut on otettu käyttöön sivustokokoelmassa.

    • Jos työnkulkuja on lisätty aiemmin tähän kirjastoon, tämän kohdan toimet siirtävät suoraan Muuta työnkulun asetuksia -sivulle. Tällöin Lisää työnkulku -sivulle täytyy siirtyä valitsemalla Lisää työnkulku. Jos tähän luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin ei ole lisätty työnkulkuja, tämän kohdan toimet siirtävät suoraan Lisää työnkulku -sivulle.

  3. Napsauta Lisää työnkulku -sivun Työnkulku-osassa sen työnkulkumallin nimeä, jota haluat käyttää sisällön hyväksymisen hallintaan.

    Jos haluat käyttää Office SharePoint Server 2007 -sovelluksessa valmiiksi määritettyä hyväksymisen työnkulkua, valitse Hyväksyntä-työnkulkumalli.

  4. Kirjoita Nimi-osaan työnkulun yksilöllinen nimi.

    1. Määritä Tehtäväluettelo-osassa tässä työnkulussa käytettävä tehtäväluettelo.

      Huomautukset: 

      • Voit käyttää Tehtävät-oletusluetteloa tai luoda uuden luettelon. Jos käytät Tehtävät-oletusluetteloa, työnkulun osallistujat löytävät omat työnkulun tehtävät helposti Tehtävät-luettelon Omat tehtävät -luettelosta.

      • Jos tämän työnkulun tehtävissä esitetään luottamuksellisia tietoja, jotka haluat pitää erillään yleisestä Tehtävät-luettelosta, luo uusi tehtäväluettelo.

      • Jos organisaatiossa käytetään useita työnkulkuja tai työnkuluissa on lukuisia tehtäviä, luo uusi tehtäväluettelo. Tässä tilanteessa voit luoda esimerkiksi kullekin työnkululle oman tehtäväluettelon.

  5. Valitse Historialuettelo-kohdasta historialuettelo, jota tässä työnkulussa käytetään. Historialuettelossa näkyvät kaikki tapahtumat, jotka toteutuvat työnkulun kunkin esiintymän aikana.

    Huomautus: Voit käyttää Historia-oletusluetteloa tai luoda uuden luettelon. Jos organisaatiossa on useita työnkulkuja, kullekin työnkululle voi tarvittaessa luoda oman erillisen historialuettelon.

  6. Valitse Aloitusasetukset-kohdan Aloita tämä työnkulku kohteen pääversion julkaisemisen hyväksymiseksi -valintaruutu.

    Huomautus: Tämä asetus on käytettävissä vain, jos pää- ja aliversioiden tuki on käytössä kirjastossa ja jos valitsemaasi työnkulun mallia voi käyttää sisällön hyväksyntään.

  7. Jos haluat sallia työnkulun aloittaminen manuaalisesti, valitse Salli tämän työnkulun alkamaan manuaalisesti todennettu käyttäjä, jolla kohteiden muokkausoikeudet -valintaruutu. Valitse Edellytä luetteloiden hallintaoikeudet työnkulun aloittaminen valintaruutu, jos haluat lisää käyttöoikeuksia, Aloita työnkulku edellyttää.

  8. Jos muita mukautusasetuksia on käytettävissä työnkulkua varten, valitse Seuraava ja määritä haluamasi asetukset työnkulun Mukauta-sivulla.

    Jos käytössäsi on Office SharePoint Server 2007valmiiksi määritettyä hyväksymisen työnkulkua, katso lisätietoja työnkulun mukauttamisesta käyttäminen hyväksymistyönkulun .

  9. Jos muita mukautusasetuksia ei ole käytettävissä työnkulkua varten, valitse OK.

    Huomautukset: 

    • Sisällön hyväksynnän työnkulku käynnistyy automaattisesti, kun tekijä kuittaa luonnoksen sisään pääversiona tai kun tekijä suorittaa asiakirjalle Julkaise pääversio -komennon.

    • Käyttäjät, joilla on oikeus hyväksyä asiakirjoja suoraan, voivat tehdä hyväksyntätoimet muokkaamalla asiakirjan ominaisuuksia suoraan kirjastoon. Jos asiakirja hyväksytään tai hylätään tällä tavalla, työnkulku päättyy automaattisesti.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×