SharePoint-sivuston tiedostojen avaaminen, muokkaaminen ja päivittäminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Voit muodostaa yhteyden SharePoint-sivuston kirjastoon Outlook 2007: n tai Outlook 2010: n avulla ja Selaa, Muokkaa ja lisäksi etsiä tiedostoja. Kun olet yhdistänyt SharePoint-kirjaston ja Outlookin, voit käsitellä tiedostoja tietokoneen kiintolevylle myös silloin, kun olet toimiston ulkopuolella.

Huomautus: Tässä artikkelissa kuvatut ominaisuudet toimivat SharePoint-sivustoja, joissa on Windows SharePoint Services 3.0 tai Microsoft Office SharePoint Server 2007. Jos et ole varma, mitä versioita Microsoft SharePoint-tuotteiden ja tekniikoita suoritetaan palvelimessa, pyydä järjestelmänvalvojaa.

  1. Web-selaimessa Avaa kirjasto SharePoint-sivustossa.

    Jos et löydä kirjastoon, valitse Näytä sivuston kaikki sisältöja valitse sitten kirjaston nimi.

  2. Valitse kirjasto -välilehdessä Yhdistä ja vie -ryhmässä Yhdistä Outlookiin.

Yhdistä Outlookiin -komento

  1. Kun järjestelmä kehottaa avaamaan ohjelman tietokoneessasi, valitse Salli.

    Outlook-kirjaston lisätään uusi kansio nimeltä SharePoint-luettelotsiirtymisruudussa.

    Kirjaston tiedostojen toimivat samalla tavalla kuin sähköpostiviestejä. Voit esikatsella tiedostoa lukuruudussa tai avaa tiedosto kaksoisnapsauttamalla. Napsauta hiiren kakkospainikkeella saat lisää vaihtoehtoja tiedosto.

    Huomautukset: 

    • Jos haluat käyttää kaikissa Outlook-tiedostojen kirjasto on alikansioita, ylimmällä tasolla kirjaston ja yhdistäminen Outlookiin. Oletusarvoisesti, jos käsittelet tiedostokirjaston alikansioon ja kirjaston yhdistäminen Outlookiin, valitse vain kyseisen kansion sisältö on yhdistetty.

    • Voit käyttää vain yhden kansion Outlookissa sisällön on kaksi vaihtoehtoa. Jos kansio, joka sisältää tiedostot, jota haluat käyttää Outlookin ei ole avoinna, valitse kansio, valitsemalla Avaa valikko tulevaa nuolta ja valitse sitten Yhdistä Outlookiin. Jos kansio, johon haluat muodostaa on jo avoinna, ohjeiden avulla voit yhdistää kirjaston. Valitse Toiminnot -valikossa Yhdistä Outlookiin.

    • Kun yhdistät kirjaston Outlookiin, voit kutsua muita työryhmän jäseniä muodostamaan yhteyden kirjastoon. Napsauta kirjaston nimeä Outlookissa ja valitse sitten Jaa tämä kansio.

Jos uusia tiedostoja SharePoint-kirjastossa, kyseiset tiedostot näkyvät viestiluettelossa ladattavissa -ryhmä. Voit merkitä tiedostoja ladattavaksi Lähetys-ja seuraava komento ja tiedostojen lataaminen heti Jos muodostat yhteyden SharePoint-sivustoon.

  1. Napsauta viestiluettelon Ladattavissa-ryhmässä hiiren kakkospainikkeella tiedostoa, jonka haluat ladata.

    Vihje: Voit valita useita tiedostoja pitämällä CTRL-näppäintä painettuna samalla, kun napsautat kunkin tiedoston otsikko.

  2. Valitse Lataa tiedostot, jotka Merkitse.

Huomautus: Jos esikatselu näyttää tiedosto, joka ei ole vielä ladattu, valitse Lataa asiakirja.

Kun tiedostoja ladataan Outlookiin, voit avata tiedostoja milloin tahansa, esimerkiksi kun työskentelet offline-tilassa. Voit selvittää, onko tiedostot ovat käytettävissä viestiluettelon yläreunassa, Lajittelujärjestysja valitse sitten käytettävyyttä. Ei ladattavia tiedostoja näkyvät ladattavissa -ryhmä.

  1. Valitse Sähköpostitaikansioluettelon siirtymisruudussa SharePoint-luettelot -kansion laajentaminen ja valitse sitten SharePoint-kirjaston nimi.

  2. Avaa tiedosto kaksoisnapsauttamalla tiedostonimi. Varmista, että tiedoston lähde pyydettäessä valitsemalla Avaa , jos tiedät, että se on turvallista.

  3. Jos tiedosto on päivitetty SharePoint-palvelimeen, kun se on ladattu Outlookissa, sinulta saatetaan pyytää avaamaan tiedoston uusin versio. Valitse Kyllä tai ei-mukaan, haluatko avata kopion tietokoneeseen tai päivitetty kopio SharePoint-palvelimesta.

    Tiedosto avataan ohjelmaan, jossa se on luotu, jos kyseinen ohjelma on asennettu tietokoneeseen.

Kun tiedostoja ladataan Outlookiin, voit avata tiedostoja milloin tahansa, esimerkiksi kun työskentelet offline-tilassa. Voit selvittää, onko tiedostot ovat käytettävissä viestiluettelon yläreunassa, Lajittelujärjestysja valitse sitten käytettävyyttä. Ei ladattavia tiedostoja näkyvät ladattavissa -ryhmä.

Vihje: Jos haluat estää muita tekemästä muutoksia tiedostoon SharePoint-palvelimeen, sitä työskentelyn aikana, kuittaa tiedosto ulos. Kun tiedosto avataan, että on kuitattu ulos, se avautuu muokkaustilassa. Voit aloittaa muutokset heti.

  1. Valitse Sähköposti taikansioluettelon siirtymisruudussa SharePoint-luettelot -kansion laajentaminen ja valitse sitten SharePoint-kirjaston nimi.

  2. Avaa tiedosto kaksoisnapsauttamalla tiedostonimi. Varmista, että tiedoston lähde pyydettäessä valitsemalla Avaa , jos tiedät, että se on turvallista.

  3. Jos tiedosto on päivitetty SharePoint-palvelimeen, kun se on ladattu Outlookissa, sinulta saatetaan pyytää avaamaan tiedoston uusin versio. Valitse Kyllä tai ei-mukaan, haluatko avata kopion tietokoneeseen tai päivitetty kopio SharePoint-palvelimesta.

    Tiedosto avautuu, jossa se on luotu, ohjelma, jos kyseinen ohjelma on asennettu tietokoneeseen. Jos tiedosto on luotu SharePoint-yhteensopiva Microsoft Office-ohjelman, kuten ohjelman sanomapalkin ehkä näy asiakirjan yläreunassa.

  4. Valitse sanomapalkissa Muokkaa offline-tilassa.

    Viesti saattaa näkyä, joka sisältää tietoja siitä, että työskentelet offline-tilassa, kuten linkkejä tietokoneen SharePoint-Luonnokset-kansioon ja ohjelmasi Offline-tilassa muokkausasetukset .

  5. Kun olet muokannut tiedostoa, Tallenna tiedosto tavalliseen tapaan.

  6. Sulje tiedosto.

    Jos yhteys palvelimeen on käytettävissä, kun suljet tiedoston, Muokkaa offline-tilassa -valintaikkuna saattaa tulla näkyviin, jotta voit päivittää tekemäsi muutokset palvelimeen. Jos yhteyden palvelimeen ei ole käytettävissä, valintaikkunassa ei näy, kun suljet tiedoston, kuitenkin näkyisivät uudelleen ja avaa sitten tiedosto.

  7. Valitse Päivitä palvelimessa-tiedoston päivittämistä.

  8. Jos tiedosto on kuitattu ulos, muut eivät näe muutokset ennen kuin olet kuitannut tiedoston. Jos tiedosto on kuitattu ulos, sinulta saatetaan pyytää kuittaamaan tiedosto sisään tiedoston. Voit kuitata tiedoston, valitse Kyllä.

    Voit saada kehotteen syöttämään lisätietoja, kuten tekemäsi muutokset kommentteja tai muita tietoja tiedoston.

  9. Jos työskentelet tiedoston ilman yhteyttä palvelimeen työskentelyn aikana, sinua pyydetään päivittämään tiedosto, kun se suljetaan. Voit päivittää tiedoston palvelimessa, Avaa tiedosto uudelleen, tee haluamasi muutokset ja sulje tiedosto. Kun Muokkaa offline-tilassa -valintaikkuna tulee näyttöön, valitse Päivitä.

    Huomautus: Jos ei lisätä valintamerkkiä tiedostoa ensin joku päivittää tiedoston SharePoint-palvelimeen, näyttöön tulee ilmoittaa ristiriidasta muuttaminen. Täsmäytä muutokset näytön ohjeiden mukaisesti.

Jos SharePoint-sivusto ja kirjasto on määritetty sähköpostiviestejä, voit lisätä tiedoston kirjastoon lähettämällä viestin liitteenä. Jos teet tämän, sinun ei tarvitse yhteys SharePoint-kirjaston ja Outlookin.

Ennen kuin voit lähettää viestejä kirjastoon, sinun on tiedettävä, onko kirjasto on määritetty vastaanottamaan sähköpostia liitetiedostojen ja mitä sähköpostiosoitetta, jos haluat käyttää.

  1. Etsi sähköpostiosoite kirjastoon, tee jompikumpi seuraavista:

    • Etsi osoitteistossa. Jos sähköpostiosoite ei ole käytettävissä, voit hankkia sen henkilö, joka määrittää kirjaston. Sitten voit lisätä sen yhteystietoluetteloon niin, että helposti löydät sen myöhemmin.

    • Kirjaston kuvaukseen SharePoint-sivustoon, joka näkyy kirjaston otsikon alle. Sivuston omistaja voi lisännyt sähköpostiosoite kirjaston kuvauksen.

    • Näytä kirjaston sähköpostiasetukset. Tämä edellyttää, että kirjaston asetusten tarkasteluoikeuksia:

      1. Web-selaimessa Avaa sivusto ja valitse sitten Avaa kirjaston, kirjaston nimeä.

        Jos kirjaston nimeä ei näy, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja napsauta kirjastosi nimeä.

      2. Valitse asetukset -valikossa tyypin avaat kirjaston asetukset.

        Valitse esimerkiksi asiakirjakirjaston osalta Asiakirjakirjaston asetukset.

      3. Jos kirjasto on määritetty vastaanottamaan viestejä, valitse Tiedot-kohdan Sähköpostiosoiteviereen tulee näkyviin sähköpostiosoite.

        Organisaatiossa voi olla oma sähköpostin-luettelossa, jonka nimi on SharePoint-ryhmään, jonka avulla jäsenet voivat lähettää viestejä keskenään. SharePoint-ryhmäosoite voi olla kirjastojen osoitteet, jotta ryhmän jäsenet lähetettäviin viesteihin liitetiedostoja lisätään automaattisesti SharePoint-sivustoon. SharePoint-järjestelmänvalvoja voi antaa sinulle lisätietoja Valitse organisaation SharePoint-kirjastojen.

  2. Outlook-viestin luominen ja tiedoston lisääminen liitteenä.

  3. Kirjoita Vastaanottaja - tai kopio -ruutuun SharePoint-kirjaston sähköpostiosoite. Jos organisaatiosi käyttää SharePoint-ryhmään, joka sisältää kirjaston, käytä SharePoint-ryhmän sähköpostiosoite.

  4. Valitse Lähetä.

Käyttäjät, jotka ovat tottuneet käyttämään Outlookia säännöllisesti tietojensa hallintaan, voivat halutessaan käsitellä SharePoint-kirjaston tiedostoja Web-selaimen asemesta suoraan Office Outlook 2007 -sovelluksessa. Voit esimerkiksi vastata sähköpostiviestiin ja tarkistaa sitten tarvittaessa työryhmälle annetut ohjeet SharePoint-sivustosta. Jos SharePoint-kirjastosi on yhdistetty Outlookiin, voit selata tiedostoja ja tehdä niistä hakuja samalla tavalla kuin sähköpostiviestejä käsiteltäessä siirtymättä Outlookista muihin ohjelmiin.

SharePoint-kirjaston asiakirjat Outlookissa

1. SharePoint-kirjaston näkymän voi järjestää ja lajitella eri tavoin Outlook 2007 -sovelluksessa.

2. Näkyviin tulee punainen nuoli, kun käsittelet tiedostoa offline-tilassa. Napsauttamalla nuolta saat lisätietoja tiedoston tilasta, esimerkiksi tiedoston muokkausajankohdan.

Kun tiedostoja muokataan Outlookissa, tiedostot tallennetaan kiintolevylle. Tästä on se hyöty, että tiedostoja on tavallisesti nopeampi käyttää omalta kiintolevyltä kuin palvelimesta.

Tavanomaisia asiakirjakirjastoon tallennettavia SharePoint-sivuston tiedostoja on paras selata ja muokata Outlookissa. Tällaisia tiedostoja ovat esimerkiksi asiakirjat, laskentataulukot ja esitykset. Voit selata myös kuvakirjastojen ja muiden kirjastotyyppien tiedostoja. Mutkikkaampia tietojenkäsittelytoimia, joita ovat esimerkiksi mukautettujen luetteloiden käsitteleminen ja tietokantasovellusten päivittäminen, on parempi tehdä suoraan SharePoint-sivustossa. Jos haluat muuttaa kirjaston asetuksia tai rakennetta tai luoda uuden kirjaston, kirjastoa kannattaa käsitellä suoraan SharePoint-sivustossa.

Office Outlook 2007 -sovelluksessa voi avata useiden eri sovellusten tiedostoja. Jos tiedosto on Windows SharePoint Services 3.0- tai Office SharePoint Server 2007 -yhteensopiva, voit myös muokata tiedostoa ja päivittää tehdyt muutokset palvelimeen. Yhteensopivia tiedostoja ovat esimerkiksi Microsoft Office Excel 2007 -laskentataulukot, Microsoft Office PowerPoint 2007 -esitykset ja Microsoft Office Word 2007 -asiakirjat.

Voit käsitellä tiedostoja myös offline-tilassa esimerkiksi lentomatkan aikana. Kun pääset takaisin työpaikalle, voit päivittää versiot SharePoint-sivustoosi.

Tiedostoon tekemiäsi muutoksia ei päivitetä automaattisesti palvelimeen, kun muokkaat tiedostoa ja tallennat sen. Offline-tiedostojen käsitteleminen onkin nopeampaa, koska tietokoneen ei tarvitse muodostaa palvelinyhteyttä tiedostoa käsiteltäessä. Kun suljet tiedoston, sovellus kehottaa päivittämään muutokset palvelimeen. Vain tekemäsi muutokset päivitetään, eli Outlookin ei tarvitse synkronoida jokaisella kerralla koko kirjastoa palvelimen kanssa.

Jos joku muu tekee muutoksia tiedostoon, ennen kuin tiedosto päivitetään palvelimeen, ohjelma kehottaa joko yhdistämään eri tahoilla tehdyt muutokset tai määrittämään, kumpi versio säilytetään. Jos haluat estää muita tekemästä muutoksia tiedostoon, voit kuitata tiedoston ulos ennen muutosten tekemistä.

Kun yhdistät SharePoint-kirjaston Office Outlook 2007 -sovellukseen, kirjasto näkyy SharePoint-luettelot-nimisessä kansiossa. Siellä voit käyttää seuranta- ja viestintätoimintoja, joita käytät tavallisesti Outlookissa. Tällaisia toimintoja ovat esimerkiksi tiedostojen merkitseminen seurantaan, tiedoston luokitteleminen ja tiedostojen välittäminen edelleen muilla työntekijöille. Merkinnät ja luokat, jotka olet ottanut käyttöön Outlookissa, eivät ole käytettävissä, kun käsittelet sivustoa Web-selaimessa. Ne kuitenkin helpottavat töiden järjestämistä Outlookissa.

Kun käsittelet tietoja Outlookissa, käsiteltävät tiedostot löytyvät helposti hakukansioilla, joita on käytettävissä Outlookin SharePoint-luettelot-kansiossa. Hakukansioihin ei varsinaisesti tallenneta kohteita, mutta hakukansiot toimivat näkyminä, joiden avulla muihin kansioihin tallennetut tiedot löytyvät nopeasti.

Kirjaston tiedostojen nimet näkyvät samalla tavalla kuin viestit Saapuneet-kansiossa. Voit myös tehdä tiedostoista hakuja ja avata niitä. Myös kirjaston kansiorakenteet näkyvät Outlookissa. Tiedostot eivät kuitenkaan vaikuta Saapuneet-kansion kokoon, vaan ne tallennetaan kiintolevyn Omat kansiot -tiedostoon (.pst-tiedostoon).

Voit tarvittaessa ladata vain yhden tiedoston tai kansion Outlookissa käsittelemistä varten, jos muita tiedostoja ei tarvitse käsitellä. Jos käsiteltävä tiedosto tai käsiteltävät tiedostot ovat kansioissa, Outlook lataa myös kansiorakenteen. Kirjaston suodatettua näkymää ei kuitenkaan voi ladata. Suodatettu näkymä voi olla esimerkiksi sellainen, jossa näkyvät tietyn osaston luomat tiedostot.

Office Outlook 2007 -sovelluksen esikatseluruudussa voit esikatsella useita SharePoint-kirjastoon tallennettuja tiedostotyyppejä. Tiedoston yläosassa voi näkyä muita tiedoston tilaa koskevia tietoja, kuten tiedoston muokkausajankohta.

SharePoint-kirjaston tiedostoa koskevia tietoja näkyy esikatseluruudussa

  1. Avaa SharePoint-sivuston kirjasto Web-selaimessa.

    Jos kirjasto ei ole näkyvissä, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja napsauta kirjastosi nimeä.

  2. Valitse Toiminnot valikosta Valikon kuva , Yhdistä Outlookiin.

    Toiminnot-valikko jaetuissa asiakirjoissa

  3. Kun sinua pyydetään vahvistamaan yhteyden muodostaminen kirjastosta Outlookiin, valitse Kyllä.

    Kirjasto lisätään Outlookissa kansioluettelon uuteen SharePoint-luettelot-kansioon.

    Kun napsautat lisättyä kirjastoa, sen tiedostot näkyvät samalla tavalla kuin sähköpostiviestit. Avaa tiedosto kaksoisnapsauttamalla sitä tai tuo lisää vaihtoehtoja näkyviin kaksoisnapsauttamalla tiedostoa.

    Huomautukset: 

    • Jos kirjastossa on kansioita ja haluat yhdistää kaikki kansiot ja tiedostot Outlookiin, tarkastele kirjastoa sen ylimmällä tasolla ennen kuin yhdistät kirjaston Outlookiin. Jos selaat kansion sisältöä kirjastossa, kun muodostat yhteyden, vain kansion sisältö yhdistetään.

    • Jos haluat yhdistää vain kansion sisällön Outlookiin, käytettävissä on kaksi vaihtoehtoa. Jos kansiota, joka sisältää tiedostot, ei ole avattu, vie osoitin kansion kohdalle, napsauta näkyviin tulevaa nuolta ja valitse Yhdistä kohteeseen Outlook. Jos kansio, johon haluat muodostaa yhteyden, on valmiiksi auki, tee kirjastoyhteyden muodostamistoimet valitsemalla Toiminnot-valikosta Yhdistä kohteeseen Outlook.

Vihje: Kun yhdistät kirjaston Outlookiin, voit lähettää viestin muille ryhmän jäsenille, jossa heidät kirjastoon yhdistäminen. Outlookin kirjasto-nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Jaa kirjaston nimi. Tämä Luo sähköpostiviesti, joka sisältää linkin ja kirjastoon yhdistäminen-komennon.

Tiedosto, jota ei ole ladattu, näkyy viestiluettelon Ladattavissa-ryhmässä. Voit merkitä tiedoston ladattavaksi, kun Lähetä ja vastaanota -komento seuraavan kerran valitaan. Voit ladata tiedoston myös heti, jos yhteys SharePoint-sivustoon on käytettävissä.

  1. Napsauta viestiluettelon Ladattavissa-ryhmässä hiiren kakkospainikkeella tiedostoa, jonka haluat ladata.

    Vihje: Jos haluat valita useita tiedostoja kerralla, pidä CTRL-näppäintä painettuna ja napsauta tiedostojen otsikoita.

  2. Valitse pikavalikosta Merkitse ladattavat asiakirjat.

Huomautus: Sellaisen tiedoston esikatselussa voi olla Lataa asiakirja -painike, jota ei vielä ole ladattu. Napsauttamalla painiketta voit ladata asiakirjan, jos yhteys palvelimeen on muodostettu.

Sivun alkuun

Jos haluat avata tiedoston Office Outlook 2007, ensin yhdistettävä kirjaston Outlookiin. Lisätietoja on tämän artikkelin kohdassa SharePoint-kirjaston ja Outlookin yhdistäminen .

Kun olet ladannut tiedostot Outlookiin, voit avata tiedostoja offline-tilassa. Voit tarkistaa, onko tiedostot ovat käytettävissä, siirry näkymään, joka järjestää tiedostojen käytettävyyden perusteella. Ei ladattavia tiedostoja näkyvät ladattavissa -ryhmä. Yleisiä tietoja järjestäminen näkymät Outlookissa on Katso myös -osan linkeissä.

  1. Laajenna siirtymisruudun Sähköposti-osan SharePoint-luettelot-kansio ja valitse sitten SharePoint-kirjaston nimi.

    Jos SharePoint-luettelot-kansio ei ole näkyvissä, napsauta Kaikki sähköpostiviestit -kohdan vieressä olevaa nuolta ja varmista, että SharePoint-luettelot on valittuna.

  2. Avaa tiedosto kaksoisnapsauttamalla sen nimeä. Jos sinua pyydetään tarkistamaan tiedoston lähde, valitse Avaa, jos pidät tiedostoa turvallisena.

  3. Jos tiedosto on päivitetty palvelimeen sen jälkeen kuin olet ladannut tiedoston Outlookiin, ohjelma voi pyytää valitsemaan, avataanko tiedoston uusin versio. Valitse Kyllä tai Ei sen mukaan, onko tarkoitus avata kiintolevyllä vai palvelimessa oleva kopio.

  4. Tiedosto avataan ohjelmaan, jossa se on luotu, jos kyseinen ohjelma on asennettu tietokoneeseen.

Sivun alkuun

Jos haluat muokata Office Outlook 2007tiedoston, sinun on ensin yhteys kirjaston ja Outlookin. Lisätietoja on tämän artikkelin kohdassa SharePoint-kirjaston ja Outlookin yhdistäminen .

Vihje: Jos haluat estää muita tekemästä muutoksia tiedostoon sillä aikaa kuin muokkaat sitä, voit kuitata tiedoston ulos SharePoint-sivuston kirjastosta. Jos kuittaat tiedoston ulos ennen kuin avaat sen, tiedosto avataan muokkaustilassa, ja voit heti ryhtyä tekemään muutoksia.

Kun olet ladannut tiedostot Outlookiin, voit avata tiedostoja offline-tilassa. Voit tarkistaa, onko tiedostot ovat käytettävissä, siirry näkymään, joka järjestää tiedostojen käytettävyyden perusteella. Ei ladattavia tiedostoja näkyvät ladattavissa -ryhmä. Yleisiä tietoja järjestäminen näkymät Outlookissa on Katso myös -osan linkeissä.

  1. Laajenna siirtymisruudun Sähköposti-osan SharePoint-luettelot-kansio ja valitse sitten SharePoint-kirjaston nimi.

    Jos SharePoint-luettelot-kansio ei ole näkyvissä, napsauta Kaikki sähköpostiviestit -kohdan vieressä olevaa nuolta ja varmista, että SharePoint-luettelot on valittuna.

  2. Avaa tiedosto kaksoisnapsauttamalla sen nimeä. Jos sinua pyydetään tarkistamaan tiedoston lähde, valitse Avaa, jos pidät tiedostoa turvallisena.

  3. Jos tiedosto on päivitetty palvelimeen sen jälkeen kuin olet ladannut tiedoston Outlookiin, ohjelma voi pyytää valitsemaan, avataanko tiedoston uusin versio. Valitse Kyllä tai Ei sen mukaan, onko tarkoitus avata kiintolevyllä vai palvelimessa oleva kopio.

  4. Tiedosto avataan ohjelmaan, jossa se on luotu, jos kyseinen ohjelma on asennettu tietokoneeseen.

    Jos tiedosto on avattu Word 2007-, Excel 2007- tai PowerPoint 2007 -sovelluksessa tai muussa Windows SharePoint Services 3.0 -yhteensopivassa ohjelmassa, tiedoston yläosassa voi näkyä sanomapalkki. Sanomapalkki tulee näkyviin tiedoston otsikkorivin alapuolelle ja mahdolliset työkalurivit tiedoston yläosaan. Sanomapalkki sisältää Offline-palvelinasiakirja -tekstin sekä Muokkaa offline-tilassa -painikkeen.

  5. Napsauta Muokkaa offline-tilassa -painiketta.

    Näkyviin voi tulla sanoma, jossa on offline-tilan käyttöä koskevia tietoja. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi kiintolevyn SharePoint-luonnokset-kansion linkit sekä käyttämäsi ohjelman Offline-muokkauksen asetukset.

  6. Tee haluamasi muutokset tiedostoon ja tallenna tiedosto normaalisti.

  7. Sulje tiedosto.

    Jos yhteys palvelimeen on muodostettuna, kun suljet tiedoston, näkyviin voi tulla Muokkaa offline-tilassa -valintaikkuna, jonka avulla voit päivittää muutokset palvelimeen. Jos yhteys SharePoint-sivuston palvelimeen ei ole muodostettuna, valintaikkuna ei tule näkyviin tiedoston sulkemisen yhteydessä. Valintaikkuna voi kuitenkin tulla näkyviin, kun muodostat yhteyden uudemman kerran ja avaat tiedoston uudelleen.

  8. Valitse Päivitä, jos olet valmis päivittämään tiedoston palvelimeen.

  9. Jos tiedosto on kuitattu ulos, muut näkevät tekemäsi muutokset palvelimessa vasta, kun kuittaat tiedoston takaisin sisään. Jos tiedosto on kuitattu ulos, sinua voidaan pyytää kuittaamaan tiedosto sisään. Jos olet valmis kuittaamaan tiedoston sisään, valitse Kyllä.

    Sinulta voidaan pyytää lisätietoja, kuten kommentteja tekemistäsi muutoksista tai muita tiedostoa koskevia tietoja.

  10. Jos yhteys palvelimeen ei ole muodostettuna, kun käsittelet tiedostoa, sinua ei pyydetä päivittämään tiedostoa, kun suljet tiedoston. Kun olet valmis päivittämään tiedoston palvelimeen, avaa tiedosto uudelleen, tee haluamasi lisämuutokset ja sulje tiedosto. Kun Muokkaa offline-tilassa -valintaikkuna tulee näkyviin, valitse Päivitä.

Huomautus: Jos et ole kuitannut tiedostoa ulos muokkaustoimien ajaksi ja joku muu on sillä aikaa päivittänyt palvelimessa olevan tiedoston, palvelin ilmoittaa ristiriitatilanteesta. Korjaa tilanne noudattamalla ohjelman antamia ohjeita.

Jos kirjasto on suuri, sen kaikkia tiedostoja ei välttämättä ole tarkoituksenmukaista näyttää Outlook 2007 -sovelluksessa. Voit poistaa yksittäisiä tiedostoja tai kansioita Outlookin SharePoint-luettelot-kansiosta, jos niitä ei tarvita. Kun nämä toimet tehdään, tiedostoja ei kuitenkaan poisteta SharePoint-kirjastosta.

  1. Valitse siirtymisruudun Sähköposti-osan SharePoint-luettelot-kansiossa kirjasto, josta on tarkoitus poistaa vähintään yksi tiedosto.

  2. Valitse viestiluettelosta tiedosto, jonka haluat poistaa.

    Voit valita useita tiedostoja kerralla pitämällä CTRL-näppäintä painettuna ja napsauttamalla tiedostojen otsikoita. Jos haluat valita kaikki tiedostot, paina CTRL+A-näppäinyhdistelmää.

  3. Napsauta valinta-aluetta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista offline-kopio.

Poistetun tiedoston otsikko siirtyy Ladatut asiakirjat -ryhmästä Ladattavissa-ryhmään. Kun napsautat poistetun tiedoston otsikkoa, tiedoston esikatselu ei tule lukuruutuun, koska tiedoston paikallinen kopio on poistettu.

  1. Valitse siirtymisruudun Sähköposti-osan SharePoint-luettelot-kansiossa kirjasto, joka on tarkoitus poistaa.

  2. Napsauta kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Poista kirjaston nimi .

  3. Kun ohjelma pyytää vahvistamaan poistamisen, valitse Kyllä.

    Huomautus: Näitä ohjeita noudattamalla kirjaston voi poistaa vain Outlookista, ei SharePoint-sivustosta.

Jos SharePoint-sivusto ja -kirjasto on määritetty vastaanottamaan sähköpostia, voit lisätä tiedoston kirjastoon lähettämällä sen sähköpostitse viestin liitteenä. Nämä toimet tehdään samalla tavalla kuin sähköpostiviesti ja liitetiedosto lähetetään esimerkiksi työtoverille. Kirjastoa ei tarvitse tällöin yhdistää Outlookiin.

Selvitä ensin, onko kirjasto määritetty vastaanottamaan sähköpostia. Jos kirjasto on määritetty vastaanottamaan sähköpostia, selvitä kirjaston sähköpostiosoite. Vasta sitten voit lähettää sähköpostia kirjastoon.

  1. Selvitä kirjaston sähköpostiosoite jollakin seuraavista tavoista:

    • Tutki osoitteistoa. Jos sähköpostiosoitetta ei löydy, voit pyytää sen kirjaston määritykset tehneeltä henkilöltä. Tämän jälkeen voit lisätä osoitteen yhteystietoluetteloon, josta se löytyy helposti myös vastaisuudessa.

    • Tarkastele SharePoint-sivuston kirjaston kuvausta, joka näkyy kirjaston nimen alapuolella. Sivuston omistaja on voinut lisätä sähköpostiosoitteen kirjaston kuvaukseen.

    • Tutki kirjaston sähköpostiasetuksia, jos sinulla niiden tarkasteluoikeudet:

      1. Sivuston selaimessa Valitse Avaa kirjaston nimi.
        Jos kirjaston nimeä ei näy, valitse Näytä sivuston kaikki sisältöja valitse kirjaston nimi.

      2. Valitse asetukset valikon Asetukset-valikko -tyypin avaat kirjaston asetukset.
        Tiedostokirjastossa, valitse Asiakirjakirjaston asetukset.

      3. Jos kirjasto on määritetty vastaanottamaan sähköpostia, osoite näkyy Luettelon tiedot -kohdassa Sähköpostiosoite-kohdan vieressä.

    • Voit lähettää tiedoston liitteenä SharePoint-ryhmä sähköpostiosoitetta käyttäen. Organisaatiollasi voi olla käytössä oma sähköpostiluettelo eli SharePoint-ryhmä, jonka avulla ryhmän jäsenet voivat lähettää toisilleen sähköpostiviestejä. SharePoint-ryhmän osoite voi sisältää kirjastojen osoitteet, joten ryhmän jäsenille lähettämiesi sähköpostiviestien liitteet lisätään automaattisesti Windows SharePoint Services 3.0 -sivustoon.

  2. Lisää asiakirja, laskentataulukko tai muu tiedosto Outlookissa sähköpostiviestiin.

  3. Lisää kirjaston osoite Vastaanottaja- tai Kopio-ruutuun. Jos SharePoint-ryhmä sisältää kirjaston jo entuudestaan, lisää sen sijaan SharePoint-ryhmän sähköpostiosoite.

  4. Valitse Lähetä.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×