SharePoint-näkymän muokkaaminen suodatuksen avulla

SharePoint-näkymän muokkaaminen suodatuksen avulla

Suodattaminen vähentää näkymässä näytettävät kohteet vain niihin tietoihin, jotka haluat nähdä. Suodatin valitsee kohteet, jotka vastaavat tiettyjä ehtoja, kuten sijaintia, kohdetyyppiä tai hintahaarukkaa. Indeksit ja suodattimet myös helpottavat palaamista tietoihisi tai luettelonäkymän raja-arvon ylittämisen estämistä. Suodatin voi palauttaa tietoja yksinään, tai se voidaan ryhmitellä tai lajitella muotoilun parantamista varten.

Indeksit toimivat yhdessä suodattimien kanssa ja parantavat niiden toimintaa. Jos luettelon tai kirjaston kohteiden määrä ylittää luettelonäkymän raja-arvon, mutta kohteita on alle 20 000, voit yleensä lisätä indeksit olemassa oleviin sarakkeisiin. Voit sitten saada näytettävien tietojen määrän suodattimien avulla luettelonäkymän raja-arvon, eli 5 000 kohteen, alapuolelle.

Suodattimet vähentävät palautettavien tietojen määrää valitsemalla kohteita operaatioiden (kuten suurempi kuin tai pienempi kuin) perusteella ja täsmäämällä tietoja. Kun luot suodatetun näkymän, suodatinlausekkeen ensimmäisen indeksoidun sarakkeen pitäisi pienentää tietojoukkoa eniten. Esimerkiksi suodattaminen tila- tai päivämääräkentän avulla voi usein pienentää tietojoukkoa huomattavasti. Jos sinulla on 15 000 kohdetta, haluat ensimmäisen indeksin palauttavan alle 5 000 kohdetta. Jos tietojoukossasi ei ole yli 5 000 kohdetta, tämä on silti hyvä käytäntö.

SharePoint valitsee kyselyn ensimmäisen indeksoidun sarakkeen ja käyttää sitten muita sarakkeita tietojen valitsemiseen. Muut näkymään määrittämäsi sarakkeet voidaan indeksoida tai jättää indeksoimatta, mutta näkymä ei käytä näitä indeksejä, vaikka suodatetun näkymän tulos palauttaisi kohteita luettelonäkymän raja-arvoa vähemmän.

Sinulla voi olla esimerkiksi seuraava kysely: koko = suuri JA väri = punainen. Luettelossa kokoa ei ole indeksoitu, mutta väri on. Jos luettelossa on alle 5 000 "punaista" kohdetta, kysely onnistuu suuressa luettelossa. Jos sinulla kuitenkin on kysely, jossa koko = suuri TAI väri = punainen, tietokannasta voidaan löytää kaikki punaiset kohteet, mutta kyselyn on luettava koko luettelo, jotta kaikki suuret kohteet löydetään. Jos palautettavia kohteita on yli 5 000, kyselyä rajoitetaan.

Jos käytät suodatinlausekkeessa vähintään kahta saraketta, määräävässä indeksissä tai määräävissä indekseissä tulisi olla JA-operaattori. Oletetaan esimerkiksi, että haluat etsiä koirat suuresta eläinten luettelosta. Sinulla on indeksoimaton sarake nimeltä Laji, jossa Koira on arvona. Jos teet kyselyn Laji = Koira, kyselyä rajoitetaan. Jos sinulla on indeksoitu sarake nimeltä Luokka, kysely on muodossa Luokka = Nisäkkäät JA Laji = Koira. Voit etsiä kissat ja koirat myös kyselyllä Luokka = Nisäkkäät JA (Laji = KOIRA TAI Laji = Kissat). Toinen kysely valitsee kaikki Nisäkkäät ja suodattaa sitten Koirat ja Kissat.

Huomautus: Jos siirrät kohteita roskakoriin, kyseiset kohteet lasketaan yhä mukaan määritettäessä sitä, ylittääkö suodatinlauseke Luettelonäkymän raja-arvo -asetuksen. Jos tyhjennät roskakorin, kohteita ei enää lasketa mukaan. Lisätietoja on artikkelissa Roskakorin tyhjentäminen tai tiedostojen palauttaminen.

Jos suodattamiseen käyttämissäsi sarakkeissa ei ole indeksiä, aloita luomalla indeksit. Lisätietoja on artikkelissa Indeksin lisääminen SharePoint-sarakkeeseen.

Kun olet indeksoinut sarakkeen, voit lisätä sen näkymän luomisen tai muokkaamisen yhteydessä ja suodattaa näkymän sitten sen avulla. Lajitteleminen, ryhmitteleminen ja suodattaminen toimivat monipuolisemmin, kun lisäät luetteloon sarakkeita ennen näkymän luomista. Voit valita lajittelua ja suodattamista varten sarakkeet, jotka sisältyvät tietojoukkoon, mutta jotka eivät ole näkyvissä.

Näkymän luominen

  1. Avaa luettelo tai kirjasto, johon haluat luoda näkymän.

  2. Käyttämäsi version mukaan toimi seuraavasti:

    • Valitse SharePoint 2016:ssa, 2013:ssa, 2010:ssä tai SharePoint Onlinen perinteisessä käyttökokemuksessa Luettelo- tai Kirjasto-välilehti ja valitse sitten Luo näkymä.

      SharePoint-kirjaston Luo näkymä -painike valintanauhassa.
    • Valitse SharePoint Onlinessa tai ryhmään yhdistetyssä SharePointissa alanuoli Näkymän asetukset -painikkeessa ja valitse sitten Näkymien hallinta tai Muokkaa nykyistä näkymää.

      Näkymän valinta -valikko, jossa Näkymien hallinta on valittuna
      Nykyisen näkymän muokkaaminen
  3. Vieritä alaspäin Näkymät-osaan ja valitse sitten Luo näkymä.

  4. Valitse Näkymän tyyppi -sivulla näkymä, jota haluat käyttää. Jos et ole varma, valitse Vakionäkymä.

    Näytä tyypit -sivu
  5. Kirjoita näkymän nimi.

    Määritä näkymän nimi ja valinnaisesti tiedostonimi
  6. Muokkaa näkymän verkko-osoitetta tai hyväksy oletusarvo. Voit muuttaa tätä myöhemmin.

  7. Valitse Suodatin-kohdasta Näytä kohteet vain silloin, kun seuraava on tosi ja määritä, kuinka kohteet on tarkoitus suodattaa jonkin indeksoidun sarakkeen perusteella.

    Jos esimerkiksi haluat luoda näkymän vain kohteista, jotka ovat muuttuneet kuluvan päivän aikana, valitse Muokattu (Indeksoitu) -sarake ja sitten on yhtä suuri kuin -ehto ja kirjoita [tänään].

    Valitse SharePoint Onlinessa indeksoitu kenttä

    Huomautus: Jos sellaisia sarakkeita ei ole näkyvissä, joiden nimen jäljessä lukee (Indeksoitu), indeksoituja sarakkeita ei ole käytettävissä tässä luettelossa tai kirjastossa. Sinun on tässä tapauksessa luotava yksinkertainen indeksi tai yhdistelmäindeksi.

  8. Voit rajoittaa kullakin sivulla näytettävien kohteiden määrää selaamalla alaspäin Kohderajoitus-kohtaan ja määrittämällä Näytettävien kohteiden määrä -arvon. Kun luot näkymän, näytettävä oletusarvoinen kohteiden määrä on 30.

    Määritä Näkymän asetukset -sivulla näytettävien kohteiden määrä
  9. Käytettävissäsi on kaksi asetusta, kun määrität sivun kohderajoitusta:

    • Näytä kohteet määritetyn kokoisissa joukoissa luo sivukohtaisen tietojen näyttämisen. Tämä on hyödyllinen ratkaisu, kun selaat tietoja vuorovaikutuksettomalla tavalla.

      Jos kohteiden määrä ylittää raja-arvon, näyttö sivutetaan.

      Esitelty kuva

    • Rajoita palautettavien tulosten määrä määritettyyn määrään luo ehdottoman rajoituksen, joka saattaa palauttaa kaikki suodatustoiminnon tulokset tai olla palauttamatta niitä. Tästä voi olla hyötyä näkymän testaamisessa, prototyypin luomisessa sekä näkymän ylimpien arvojen noutamisessa.

  10. Valitsemalla Tyyli-kohdassa Esikatseluruutu saat näkyviin kaikki luettelon kohteiden tiedot pystyruudussa. Esikatseluruutu on yksi näkymätyyleistä, jotka voit valita Tyyli-kohdassa muokatessasi tai luodessasi näkymää.

    Tyylivaihtoehdot Näkymän asetukset -sivulla

    Voit hakea tietoja nopeammin pitämällä hiiren osoitinta kohteen nimen päällä sivun vasemman reunan selausalueella, jolloin nykyisen kohteen kaikkien sarakkeiden arvot näytetään luettelona sivun oikealla puolella. Näkyvissä on vähemmän aloitustietoja, joten näkymä voidaan näyttää nopeammin. Tämä tyyli on erittäin käytännöllinen myös silloin, jos leveän tai useita sarakkeita sisältävän luettelon tiedot olisi muuten vieritettävä näkyviin.

    Esitelty kuva

  11. Valitse OK.

Voit tehdä näkymän avulla muutakin, mutta tämä riittää luettelonäkymän raja-arvon ylittävien tietojen tarkasteluun, jos sinut estetään. Voit myös lajitella, ryhmitellä, määrittää summia, laajentaa kansioita ja optimoida näkymän katselun mobiililaitteessa.

Näkymän muokkaaminen

  1. Avaa luettelo tai kirjasto, johon haluat luoda näkymän.

  2. Toimi seuraavasti:

    • Valitse SharePoint 2016:ssa, 2013:ssa, 2010:ssa tai SharePoint Onlinen perinteisessä käyttökokemuksessa Luettelo- tai Kirjasto-välilehti, valitse näkymä Nykyinen näkymä -kohdassa ja valitse sitten Muokkaa näkymää.

      Kirjasto-välilehti, jossa Muokkaa näkymää on korostettuna
    • Valitse SharePoint Onlinessa alanuoli Näkymän asetukset -painikkeessa ja valitse sitten Muokkaa nykyistä näkymää.

      Näkymän valinta -valikko, jossa Näkymien hallinta on valittuna
  3. Vieritä alaspäin Näkymät-osaan ja valitse sitten näkymä.

  4. Voit sitten muuttaa asetuksia noudattamalla ohjeita, jotka ovat edellä Näkymän luominen -kohdan toimintavaiheissa 5–9.

  5. Valitse OK.

Kun kohteita on hyvin paljon, niiden nopea suodattaminen näkymässä edellyttää, että ensimmäinen suodattimessa oleva sarake indeksoidaan. Muut näkymän suodattimessa määritetyt sarakkeet voidaan indeksoida tai jättää indeksoimatta, mutta näkymä ei käytä näitä indeksejä. Suodattimen ensimmäisen sarakkeen tulisi palauttaa luettelonäkymän raja-arvoa vähemmän kohteita.

Jos ensimmäisen sarakkeen suodatin palauttaa enemmän kohteita kuin luettelonäkymän raja-arvoksi on määritetty, voit käyttää vähintään kaksi saraketta sisältävää suodatinta. Jos määrität suodatetun näkymän, jossa käytetään vähintään kahta saraketta, palautettavien hakutulosten kokonaismäärää voidaan rajoittaa JA-operaattorilla. Myös siinä tapauksessa sinun on määritettävä suodattimen ensimmäiseksi sarakkeeksi sarake, joka todennäköisesti palauttaa pienimmän tietomäärän.TAI-suodattimen käyttäminen lisää aina palautettavien kohteiden määrää, joten se ei toimi tässä tilanteessa.

Lisätietoja näkymistä on artikkelissa Luettelon tai kirjaston näkymän luominen, muuttaminen tai poistaminen.

Tärkeää:  Voit parantaa suorituskykyä indeksoimalla yksittäisen hakusarakkeen, mutta indeksoitua hakusaraketta ei voi käyttää luettelonäkymän raja-arvon ylittämiseen. Käytä ensisijaisena tai toissijaisena indeksinä erityyppistä saraketta.

Tärkeää: Jos aiot suodattaa luettelon indeksoidun kentän perusteella, tarkista, onko roskakorissa luettelosta tai kirjastosta poistettuja kohteita. Roskakorissa olevia kohteita verrataan luettelonäkymän raja-arvoon, ja ne poistetaan taustatietokannasta vasta, kun ne on poistettu roskakorista. Jos luettelossa olevien suodatettujen kohteiden ja roskakorissa olevien kohteiden yhteismäärä ylittää luettelon kynnysarvon, saamasi tulokset saattavat olla puutteellisia tai ne saatetaan estää. Lisätietoja on artikkelissa Roskakorin tyhjentäminen ja tiedostojen palauttaminen.

On kaksi avainsanaa, joita voit käyttää suodattamisessa nykyisen päivän perusteella [tänään] tai nykyisen käyttäjän perusteella [minä]. Nämä ovat dynaamisia, sillä ne muuttuvat käyttäjän tai päivämäärän mukaan.

Avainsana [minä] voi olla hyödyllinen, kun haluat vain nähdä tiedostosi suuressa kirjastossa. Avainsana [minä] toimii henkilöpohjaisissa sarakkeissa, kuten Tekijä tai Muokkaaja. Jos esimerkiksi haluat nähdä kaikki luomasi tiedostot, määritä Tekijä-sarakkeeseen suodatin, joka on yhtä suuri kuin [minä]. Jos olet tekstintarkistaja ja haluat nähdä viimeksi käsittelemäsi tiedostot, määritä Muokkaaja-sarakkeeseen suodatin, joka on yhtä suuri kuin [minä]. Jos haluat nähdä molemmat, luo kaksi suodatinta, joita yhdistää operaattori Tai.

Suodattimia, joissa on käytössä [minä]
Suodatin, joka poimii luomasi tai muokkaamasi tiedostot

Avainsana [tänään] toimii päivämääräpohjaisissa sarakkeissa. Voit saada nykyisen päivämäärän mukaan muuttuvia päivämäärävälejä laskutoimitusten avulla. Jos haluat esimerkiksi nähdä kaikki tiedostot, joita on muokattu viime 30 päivän aikana, voit luoda Päivämäärä-sarakkeeseen suodattimen, joka on suurempi tai yhtä suuri kuin [tänään] – 30. Jos haluat jättää nykyisen päivämäärän pois, määritä Päivämäärä-sarakkeeseen toinen suodatin, joka on pienempi kuin [tänään], ja yhdistä ne operaattorilla Ja.

Suodattimia, joissa on käytössä [tänään]
Suodatin, joka poimii viime 30 päivän aikana muokatut tiedostot

Voit suodattaa nopeasti myös suoraan luettelosta tai kirjastosta lisäämättä toista näkymää. Et voi kuitenkaan määrittää operaattoreita, kuten suurempi kuin tai yhtä suuri kuin. Suodattimien luettelo saadaan sarakkeen tiedoista. Esimerkiksi osastosarakkeen voisi suodattaa henkilöstöhallinto- tai IT-osaston perusteella.

  1. Pidä hiiriosoitinta luettelossa tai kirjastossa sen sarakkeen otsikon kohdalla, jonka haluat suodattaa, ja napsauta alanuolta.

  2. Napsauta avattavan luetteloruudun alaosassa arvoja, joiden mukaan haluat suodattaa. Valinnan viereen tulee valintaruutu, jos ne eivät ole aluksi näkyvissä.

    Napsauta sarakeotsikkoa ja valitse arvo, jonka perusteella haluat suodattaa.
    SharePoint 2010, 2013 tai 2016
    Suodata nopeasti napsauttamalla sarakeotsikkoa
    Ryhmiin liitetyt SharePoint Online- tai SharePoint-sivustot
  3. Kun olet valmis ja haluat palauttaa kaikki arvot näkyviin, napsauta alanuolta ja valitse sitten Poista suodattimet [sarakkeesta nimeltä] ja valitse sitten Sulje.

Seuraavassa on ehdotuksia yleisiksi näkymiksi, jotka toimivat hyvin indeksoitujen sarakkeiden kanssa:

Suodatusperuste:

Indeksoitava kohde:

Esimerkki:

Viimeksi muutetut kohteet

Muokattu-sarake

Jos haluat näyttää vain edellisen viikon aikana muutetut kohteet, käytä suodatinta Muokattuon suurempi kuin[tänään]-7.

Uudet kohteet

Luotu-sarake

Jos haluat näyttää vain edellisen viikon aikana lisätyt kohteet, käytä suodatinta Luotuon suurempi kuin [tänään]-7.

Omat kohteet

Tekijä-sarake

Jos haluat näyttää vain itse lisäämäsi kohteet, käytä suodatinta Tekijä on yhtä suuri kuin [minä].

Kohteet, joiden määräpäivä on tänään

Määräpäivä-sarake (itse luetteloon tai kirjastoon luomasi)

Jos haluat näyttää vain kohteet, joiden määräpäivä on tänään, käytä suodatinta Määräpäivä on yhtä suuri kuin [tänään].

Keskustelupalstan päivitykset

Viimeksi päivitetty ‑sarake

Jos haluat näyttää vain edellisen kuukauden aikana päivitetyt keskustelut, käytä suodatinta Viimeksi päivitetty on suurempi kuin [tänään]-30.

Tiedostokirjaston tiedostojen arkistointi

Muokkauspäivämäärä

Jos haluat näyttää tiedostot, joita ei ole muutettu vuoden 2016 jälkeen (ja jotka haluat arkistoida), käytä suodatinta Muokkauspäivämäärä on pienempi kuin 31.12.2016.

Taloudellisten tietojen alijoukon etsiminen

Alue, Vuosi (kahtena yksinkertaisena indeksinä)

Jos haluat luoda näkymän koillisen alueen taloudellisista tiedoista vuonna 2015, käytä suodatinta Alue on yhtä suuri kuin NE (koillinen) JA Vuosi on yhtä suuri kuin 2015. Käytä tätä suodatinta, koska Alue-sarakkeessa on luultavasti vähemmän arvoja kuin Vuosi-sarakkeessa.

Huomautus: Myös silloin, kun luot suodatetun näkymän sarakeindeksien perusteella ja ole luettelonäkymän raja-arvon yläpuolella, jotkin toiminnot saatetaan estää, koska ne edellyttävät koko luettelon tai kirjaston käyttämistä. Tällaisia toimintoja ovat seuraavat: indeksin lisääminen tai poistaminen, lajittelun luominen näkymän määritykseen, sarakkeen summan näyttäminen sekä laskettujen kenttien lisääminen, päivittäminen ja poistaminen. Jos näin käy, suorita toiminto ruuhkattomana aikana, kun rajoitukset on poistettu.

Tuetut saraketyypit

  • Yksi tekstirivi

  • Vaihtoehto (yksiarvoinen)

  • Numero

  • Valuutta

  • Päivämäärä ja aika

  • Henkilö tai ryhmä (yksiarvoinen)

  • Hallitut metatiedot

  • Kyllä/Ei

  • Haku

Saraketyypit, joita ei tueta

  • Useita tekstirivejä

  • Vaihtoehto (moniarvoinen)

  • Laskettu

  • Hyperlinkki tai kuva

  • Mukautetut sarakkeet

  • Henkilö tai ryhmä (moniarvoinen)

  • Ulkoiset tiedot

Olemme valmiita auttamaan

Luotu 30. huhtikuuta 2017

Oliko tästä artikkelista apua? Jos oli, kerro siitä meille tämän sivun alareunassa. Jos ei, kerro, mitä pidit vaikeana tai mitä puuttui. Nimeä käyttämäsi SharePoint-versio, käyttöjärjestelmä ja selain. Käytämme palautettasi tosiasioiden tarkistukseen, lisäämme tietoja ja päivitämme artikkelin.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×