Voit synkronoida tiedot SharePoint 2010 -luettelon ja Office Access 2010:n välillä niin, että kummatkin tiedot pysyvät ajan tasalla. Voit esimerkiksi ylläpitää myyntikampanjan seurantatietoja SharePoint-luettelossa, mikä helpottaa yhteistyötä muiden työryhmän jäsenten kanssa, ja tehdä kausittaisia raportointi-, kysely- ja joukkomuutostoimia Access 2010:ssä.
Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet
Johdanto SharePoint-luettelon synkronointiin Accessin kanssa
Voit synkronoida tiedot SharePoint 2010 -luettelon ja Access 2010:n välillä niin, että kummatkin tiedot pysyvät ajan tasalla. Voit esimerkiksi ylläpitää myyntikampanjan seurantatietoja SharePoint-luettelossa, mikä helpottaa yhteistyötä muiden työryhmän jäsenten kanssa, ja tehdä kausittaisia raportointi-, kysely- ja joukkomuutostoimia Access 2010:ssä.
Tietoja voi synkronoida SharePoint-luettelon ja Access 2010:n välillä kolmella tavalla. Tavasta riippumatta synkronointi on kaksisuuntainen. Luettelotietoihin Accessissa tehdyt muutokset ladataan SharePoint-palvelimeen ja SharePoint-luetteloon palvelimessa tehdyt muutokset ladataan oman tietokoneesi Accessiin.
SharePoint-luettelon synkronointi edellyttää, että omassa tietokoneessasi on Access 2010 asennettuna ja että sinulla on osallistumisoikeus luetteloon.
Lisätietoja SharePoint 2010:n käytöstä Access 2010:n kanssa on Katso myös ‑osassa ja Access 2010:n ohjejärjestelmässä.
Huomautus: Et voi synkronoida ulkoista SharePoint-luetteloa Access 2010:n kanssa.
Luettelotietojen synkronoiminen Avaa Accessissa ‑komennolla
Voit synkronoida SharePoint-luettelon tiedot Access 2010:n kanssa käyttämällä luettelon valintanauhan Avaa Accessissa-komentoa. Tämä komento luo SharePoint-luetteloon linkitetyn Access-taulukon ja lisäksi UserInfo-taulukon, jossa on lisätietoja, kuten käyttäjien nimet, tilit ja sähköpostiosoitteet.
Aina kun avaat SharePoint-luettelon tai linkitetyn Access-taulukon, näet uusimmat tiedot. Kun SharePoint-luetteloa jatkossa päivitetään, voit päivittää linkitetyn Access-taulukon myös manuaalisesti uusimmilla luettelomuutoksilla. Kun puolestaan linkitettyä Access-taulukkoa jatkossa päivitetään, voit päivittää SharePoint-luettelon myös manuaalisesti uusimmilla Access-muutoksilla.
Luettelotietojen synkronoiminen taulukkonäkymän Seuraa luettelon tietoja ‑komennolla
Voit myös synkronoida SharePoint-luettelon taulukkonäkymästä käyttämällä taulukkonäkymän tietoruudusta löytyvää Seuraa luettelon tietoja ‑komentoa, joka myös luo linkitetyn taulukon Accessiin. Tehtäväruudun muilla vaihtoehdoilla voit lisäksi synkronoida luettelon tiedot ja käyttää seuraavia komentoja:
-
Tee raportti Accessissa
-
Vie Accessiin.
Lisätietoja on taulukkonäkymän ohjejärjestelmässä (napsauta taulukkonäkymän alareunassa Ohje-linkkiä).
Luettelotietojen synkronoiminen Accessin SharePoint-luettelo-komennolla
Access 2010:stä voit myös linkittää taulukon aiemmin luotuun SharePoint-luetteloon käyttämällä Ulkoiset tiedot ‑välilehden Tuo ja linkitä ‑ryhmän SharePoint-luettelo-komentoa.
Voit myös luoda tyhjän SharePoint-luettelon Accessista. Valitse valintanauhan Luo-välilehden Taulukot-ryhmästä SharePoint-luettelot ja valitse sitten jokin seuraavista vaihtoehdoista: Yhteystiedot, Tehtävät, Seurantakohteet, Tapahtumat tai Mukautettu.
Lisätietoja Accessin käytöstä on Access 2010:n ohjejärjestelmässä.
Edut Access-taulukon linkittämisestä SharePoint-luetteloon
SharePoint-luettelon synkronointitavasta riippumatta Access 2010 luo linkitetyn taulukon, joka vastaa SharePoint-luettelon rakennetta ja sisältöä. Access valitsee oikean tietotyypin jokaiselle luettelosaraketta vastaavalle kentälle. Nämä linkitetyt taulukot toimivat Access-taulukon tavoin, joten voit luoda kyselyjä, lomakkeita, raportteja, makroja ja koodia Access 2010:n tiedoista.
Tietojen hakeminen
Access luo automaattisesti linkitetyt taulukot kaikkia hakuluetteloita varten (ellei hakuluetteloita ole jo linkitetty tietokantaan). Jos hakuluettelot sisältävät sarakkeita, jotka hakevat muita luetteloita, nämä luettelot sisällytetään myös linkittämistoimintoon, jotta jokaisen linkitetyn taulukon hakuluettelolla on vastaava linkitetty taulukko tietokannassa. Access luo myös yhteyden näiden linkitettyjen taulukoiden välille.
Rakenteelliset muutokset
Muiden linkitettyjen taulukkotyyppien tavoin et voi lisätä, poistaa tai muokata linkitetyn taulukon kenttiä Accessissa. Jos haluat tehdä rakenteellisia muutoksia, kuten poistaa tai muuttaa sarakkeita, sinun on avattava luettelo SharePoint-sivustossa. Accessista pääset SharePoint-luettelon asetukset ‑sivulle muuttamaan luettelon rakennetta. Napsauta Access-taulukkoa hiiren kakkospainikkeella siirtymisruudussa, osoita Lisää asetuksia ‑kohtaa ja valitse sitten Muokkaa sarakkeita ja asetuksia.
SharePoint-luetteloon tehdyt rakenteelliset muutokset eivät näy automaattisesti linkitetyssä taulukossa. Jos haluat päivittää linkitetyn taulukon uusimmilla luettelorakenteen muutoksilla, napsauta Access-taulukkoa hiiren kakkospainikkeella siirtymisruudussa, osoita Lisää asetuksia-kohtaa ja valitse sitten Päivitä luettelo.
Suorituskyky
Koska linkitettyjen SharePoint-luetteloiden tiedot synkronoidaan automaattisesti paikallisten taulukon kanssa ja koska käyttäjät käyttävät aina paikallisia tietoja, linkitetyn Access-taulukon suorituskykyä on voitu parantaa verrattuna Access 2010:tä aiempiin versioihin.
Joukkomuokkaukset
SharePoint-luettelon synkronoiminen Access 2010:n kanssa helpottaa joukkomuutosten tekemistä SharePoint-luettelon tietoihin. Voit lisätä, päivittää tai poistaa SharePoint-luettelon tietoja joukkomitassa suorittamalla liittämis-, päivitys- tai poistokyselyn Access 2010:ssä ja avaamalla tai päivittämällä SharePoint-luettelon.
Tietojen vieminen offline-tilaan ja ristiriitojen ratkaiseminen
Jos haluat viedä töitä kotiisi tai ottaa töitä mukaan matkalle, voit siirtää linkitetyt SharePoint-luettelot offline-tilaan Access 2010:llä. Voit esimerkiksi antaa asiakkaalle osaluettelon matkalla ollessasi. Voit käsitellä tietoja Access 2010:ssä ja synkronoida sitten tekemäsi muutokset, kun muodostat SharePoint-sivustoyhteyden myöhemmin uudelleen.
Jos ristiriitoja ilmenee esimerkiksi siksi, että joku toinen päivittää palvelimessa samaa tietuetta, jota käsittelet offline-tilassa, voit ratkaista ristiriidan Ratkaise ristiriidat ‑valintaikkunassa, kun palaat online-tilaan. Tässä valintaikkunassa on tietoja ristiriidasta, kuten mikä on aiheuttanut sen, ja vaihtoehdot, joilla voit lähettää tiedot uudelleen tai hylätä tekemäsi muutokset. Jos virheitä on useita, voit tarkastella niiden tietoja valintaikkunan Edellinen- ja Seuraava-painikkeilla. Jotkin virheet voit ratkaista vain hylkäämällä tekemäsi muutokset.
Tietojen synkronointiin liittyviä näkökohtia
Seuraavassa taulukossa on mainittu joitakin näkökohtia, jotka kannattaa pitää mielessä synkronoitaessa tietoja SharePoint-luettelon ja linkitetyn Access-taulukon välillä.
|
Toiminto |
Vertailu |
|
Sarakkeet |
Access ei tue enempää kuin 256 kenttää taulukossa, joten linkitetty taulukko sisältää vain ensimmäiset 256 saraketta. |
|
Kansiot |
Jokainen SharePoint-luettelon kansio näkyy tietueena Access-taulukossa. Kansion sisällä olevat kohteet näkyvät myös tietueina suoraan kyseistä kansiota vastaavan tietueen alapuolella. |
|
Hakusarakkeet |
Jos sarake hakee arvoja toisesta luettelosta, eikä aiheeseen liittyvää luetteloa ole olemassa tietokannassa, Access luo automaattisesti linkitettyjä taulukoita aiheeseen liittyviä taulukoita varten. Huomautus: Henkilö- tai Ryhmä-tyypin sarake on tyypiltään erityinen hakusarake. Se hakee arvoja Käyttäjän tiedot ‑luettelosta. Jos teet linkityksen Henkilö- tai Ryhmä-sarakkeen sisältävään luetteloon, Access luo automaattisesti linkitetyn taulukon Käyttäjän tiedot ‑luetteloa varten. |
|
Lasketut sarakkeet |
Lasketussa sarakkeessa olevat tulokset näytetään vastaavassa kentässä, muttet pysty tarkastelemaan tai muuntamaan kaavaa Accessissa. |
|
Liitteet |
Luettelon liitteet-sarake näytetään Liitteet-nimisenä kenttänä. |
|
Vain luku -sarakkeet |
Sarakkeet, jotka ovat vain luku -tilassa SharePoint-luettelossa, ovat vain luku -tilassa myös Accessissa. Lisäksi et myöskään pysty lisäämään, poistamaan tai muuttamaan sarakkeita Accessissa. |
|
Moniarvoiset sarakkeet |
Valinta- tai Haku-tyypin sarake voi sisältää useita arvoja. Tällaisia sarakkeita varten linkittämistoiminto luo kenttiä, jotka tukevat useita arvoja. Moniarvoisia hakusarakkeita luodaan linkitettyyn taulukkoon, jos sarake on Haku-tyyppinen. |
|
Luettelot, joita ei tueta |
Seuraavia luetteloita ei tueta:
|
SharePoint-luettelon synkronoiminen Accessin kanssa
-
Siirry SharePoint-sivustoon, joka sisältää taulukkolaskentaohjelman kanssa synkronoitavan luettelon.
-
Napsauta luettelon nimeä pikakäynnistysruudussa tai valitse Sivuston toiminnot, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten oikeasta luettelo-osasta luettelon nimi.
Huomautus: Voit tehdä SharePoint-sivuston ulkoasuun ja siirtymisrakenteeseen runsaasti erilaisia muutoksia. Jos et löydä tarvitsemaasi vaihtoehtoa, kuten komentoa, painiketta tai linkkiä, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan.
-
Valitse valintanauhan Luettelo-välilehden Yhdistä ja vie ‑ryhmästä Avaa Accessissa.
-
Määritä uuden tai aiemmin luodun tietokannan sijainti tai paikanna tietokanta valitsemalla Selaa.
-
Valitse Linkitä SharePoint-sivuston tietoihin ja valitse sitten OK.
Huomautus: Voit myös valita Vie kopio tiedoista ‑vaihtoehdon. Tietojen vieminen tarkoittaa nykyisten tietojen kertaluonteista kopiointia, eikä se linkityksen tavoin luo synkronointisuhdetta luodun Access-taulukon ja SharePoint-luettelon välille.
-
Jos ohjelma pyytää vahvistusta, valitse OK.
-
Valitse Tiedoston lataaminen -valintaikkunasta Avaa.
-
Jos ohjelma pyytää valitsemaan, otetaanko tietoyhteydet käyttöön tietokoneessa, ja yhteyttä SharePoint-sivuston tietoihin on mielestäsi turvallista käyttää, valitse Ota käyttöön.
Access 2010 luo SharePoint-luetteloon linkitetyn Access-taulukon, UserInfo-taulukon ja muita linkitettyjä taulukoita, jos SharePoint-luettelossa on hakusarakkeita.
Synkronoitujen tietojen päivittäminen
Aina kun avaat synkronoidun SharePoint-luettelon tai linkitetyn Access-taulukon, näet uusimmat tiedot. Jos haluat varmistaa, että näet uusimmat tiedot, kun SharePoint-luettelo tai linkitetty Access-taulukko on avattuna, voit päivittää tiedot manuaalisesti.
Voit päivittää synkronoidut tiedot seuraavasti:
-
Jos käytössä on Access 2010, valitse linkitetyn Access-taulukon valintanauhan Aloitus-välilehden Tietueet-ryhmästä Päivitä ja valitse sitten Päivitä.
-
Jos käytössä on SharePoint-luettelo, toimi seuraavasti:
-
Kun olet taulukkonäkymässä, valitse valintanauhan Luettelo-välilehden Taulukko-ryhmästä Päivitä tiedot.
-
Kun olet vakionäkymässä Internet Explorerin osoiterivillä, valitse Päivitä tai paina F5-näppäintä.
-
