Sähköpostiyhteistyö Office 365:ssä

Huomautus:  Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .

Office 365: n tehostaa yhteistyötä ryhmien Outlookissa, jakauman luettelot (toiselta nimeltään jakeluryhmät), Jaetut postilaatikot ja yleisten kansioiden avulla. Näistä vaihtoehdoista on eri tarkoitukseen, käyttökokemusta ja ominaisuusjoukko. Mitä voit käyttää riippuu siitä, mitä käyttäjän täytyy tehdä ja joiden Työkalut organisaatiosi on.

Yhteiskäyttövaihtoehtojen yhteenveto

Tässä taulukossa esitellään Office 365:n yhteiskäyttövaihtoehdot.

Yhteiskäyttötyökalu

Kuvaus

Outlookin ryhmät

Jaettu työtila, joka toimii Office 365: ssä kaikkien sovellusten välillä. Sisältää jaetun Saapuneet-kansion, kalenteri ja OneDrive for Business-sivustoa tiedostojen tallentamista varten. Käyttäjät voivat luoda, Etsi ja Outlookin ryhmiä liittyminen suoraan sähköposti- tai kalenteri. Uusille ja nykyisille käyttäjille Exchange Onlinen tai Office 365-tilauksen voi käyttää ryhmiä Outlookissa.

Jaettu postilaatikko

Postilaatikko, jonka kautta tietyt käyttäjät voivat lukea ja lähettää sähköpostiviestejä ja jakaa yhteisen kalenterin. Jaettuja postilaatikoita voi käyttää myös yleisinä sähköpostiosoitteina (kuten info@contoso.com tai myynti@contoso.com), joihin asiakkaat voivat lähettää yritystä koskevia kysymyksiä. Kun lähetysoikeus on käytössä postilaatikossa, siitä lähetetyssä sähköpostissa käytetään yleistä osoitetta (kuten myynti@contoso.com).

Jakeluluettelo (toiselta nimeltään jakeluryhmä)

Näiden avulla sähköpostiviestejä lähetetään vähintään kahdelle henkilölle samanaikaisesti. Jakeluryhmien toinen nimi on sähköpostia käyttävät jakeluryhmät. Jakeluryhmän variantti nimeltä dynaaminen jakeluryhmä on sähköpostia käyttävä Active Directory -ryhmäobjekti, jonka avulla lähetetään sähköpostia suurelle ja muuttuvalle vastaanottajaryhmälle. Tarkat vastaanottajat määritetään itse valittavilla suodattimilla ja ehdoilla, kuten tietyn sijainnin kaikki jäsenet tai kaikki vakituiset työntekijät.

Office 365-ryhmien Outlook tarjoaa tehokkaita ratkaisun yhteistyö kuin jakeluryhmien. Lisätietoja on artikkelissa Miksi sinun kannattaa päivittää oman jakeluluettelot ryhmiin Outlookissa ja jakeluluettelot artikkelista Office 365-ryhmiä.

Yleinen kansio

Suunniteltu jaettua käyttöä varten, Yleiset kansiot on helppoa ja tehokasta tapa kerätä, järjestää ja jakaa tietoja organisaation muiden käyttäjien kanssa. Yleisten kansioiden järjestäminen sisällön laaja hierarkia, joka on helppo selata ja aina näkyvissä Outlook-kansion näkymään. Yleisen kansion voit sähköpostikäyttöiset ja lisätä jakeluryhmän jäsen. Jakeluryhmän lähetetyt sähköpostit lisätään automaattisesti julkiseen kansioon arkistointia tai myöhempää käyttöä varten. Yleisten kansioiden tarjoavat myös yksinkertaisen tiedostojen jakaminen, kun sinulla ei ole SharePoint Online-tilaukseesi.

Mitä yhteiskäyttötyökalua kannattaa käyttää?

Seuraavassa taulukossa esitellään eri ryhmiä sekä kerrotaan, miten niitä voi hyödyntää Office 365:n yhteiskäyttöominaisuuksien kanssa.

Outlookin ryhmät

Jakeluluettelot

Jaetut postilaatikot

Yleiset kansiot

Kuka käyttää?

Käyttäjät, jotka haluavat ryhmän viesteille, tiedostoille ja kalenterille yhteiskäyttöisen työtilan, joka on integroitu heidän jo käyttämiinsä Office 365 -palveluihin (Outlook Web App, OneDrive for Business).

Käyttäjät, jotka haluavat lähettää sähköpostia vastaanottajaryhmälle, jonka jäsenillä on yhteinen kiinnostuksen kohde tai ominaisuus.

Jaetut postilaatikot ovat erinomainen tapa käsitellä asiakkaiden sähköpostikyselyjä, koska useat yrityksen henkilöt voivat jakaa vastuun postilaatikon valvonnasta ja kyselyihin vastaamisesta. Asiakaskyselyihin vastataan nopeammin, ja asiaan liittyvät sähköpostit tallentuvat kaikki samaan postilaatikkoon.

Edustajat, jotka toimivat virtuaalisen henkilön puolesta, esimerkiksi osoitteena support@contoso.com. Edustajat voivat vastata sähköpostiin käyttämällä kyseisen jaetun postilaatikon henkilöllisyyttä.

Kaikki organisaation jäsenet, joilla on asianmukaiset oikeudet, voivat käyttää yleisiä kansioita ja tehdä hakuja niihin. Ne sopivat erinomaisesti sähköpostin arkistointiin ja tiedostojen säilytykseen.

Ihanteellinen ryhmän koko

Mikä tahansa

Suuri

Pieni

Suuri

Access

Exchange Online- ja Office 365 -käyttäjät

Jakauman ryhmien jäsenten on lisättävä manuaalisesti. Dynaamisten jakeluryhmien jäsenet on lisätty suodatusehtoa perusteella.

Käyttäjille voidaan myöntää täydet käyttöoikeudet ja/tai lähetysoikeudet. Jos käyttäjälle on myönnetty täydet käyttöoikeudet, hänen on myös lisättävä jaettu postilaatikko Outlook-profiiliinsa, jotta hän voi käyttää jaettua postilaatikkoa.

Kaikkien organisaation jäsenten käytettävissä

Jaettu kalenteri

Kyllä

Ei

Kyllä

Kyllä

Sähköposti saapuu käyttäjän henkilökohtaiseen Saapuneet-kansioon

Ei. Käyttäjät voivat tilata ryhmän ja välittää kaikki ryhmän viestit omaan Saapuneet-kansioonsa.

Kyllä. Sähköposti saapuu kaikkien jakeluryhmän jäsenten Saapuneet-kansioon.

Ei. Sähköposti saapuu jaetun postilaatikon Saapuneet-kansioon.

Ei. Sähköposti saapuu yleiseen kansioon.

Tuetut ohjelmat

  • Outlook 2016

  • Outlook 2013 (välitys tilauksen jälkeen)

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010 (välitys tilauksen jälkeen)

  • Outlook 2007 (välitys tilauksen jälkeen)

  • Outlook 2016

  • Outlook 2013

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010

  • Outlook 2007

  • Outlook 2016

  • Outlook 2013

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010

  • Outlook 2007

  • Outlook 2016

  • Outlook 2013

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010

  • Outlook 2007

Sivun alkuun -painike Sivun alkuun

Aiheeseen liittyviä ohjeita

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×