Sähköpostiviestien mukauttaminen

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Sähköpostiviestin luominen Outlook on käytettävissä suurin osa- ja minkä tahansa Outlook -toiminnon määritykset. Riippumatta siitä, minkä tyyppistä viestin – business- tai personal – kirjoitat, löydät aina lisätä yksilöllisen tyyli.

Huomautus: Outlook käyttää muokkaajan Word sähköpostiviestien perusteella. Jos tarvitset apua muokkausominaisuudet, Käynnistä Word, paina F1-näppäintä ja hae sitten Word ohjeita.

Toimituksen asetusten määrittäminen

Viestin tärkeyden määrittäminen, tarjoavat vanhenemispäivämäärä ja jossa kellonajan ja päivämäärän viive viestin lähettämistä varten on toimituksen asetukset.

Voit määrittää viestin tärkeyden niin, että vastaanottajat näkevät omiin sähköposteihin jäsentilausten ilmaisin ennen sen avaamista. Tärkeyden määrittäminen avulla myös lajitella viestit tärkeys vastaanottajat.

  • Valitse viesti -välilehden tunnisteet -ryhmässä Suuri tärkeys tai Pieni tärkeys. Valitun-kuvake näkyy korostettuna, Näytä se on kytketty.

    Valintanauhan Tunnisteet-ryhmä

Kun viesti on vanhentunut, viestin otsikossa pysyy näkyvissä Outlook -kansioissa. Vaikka viesti näkyy yliviivattuna, sitä vielä voi avata.

  1. Valitse asetukset -välilehden Lisää asetuksia -ryhmän Viestiasetukset -valintaikkunan avain Valintaikkunan avain.

  2. Valitse Ominaisuudet -valintaikkunassa valitse Toimitusasetukset- vanhentuu -valintaruutu ja valitse sitten päivämäärä ja kellonaika.

Jos käytät Microsoft Exchange -sähköpostitili, voit viivyttää yksittäisen viestin toimittamisen. Sähköpostin tilin tyyppi, vaikka kaikki sääntöjen avulla voit kaikkien viestien toimittamisen viivyttäminen pitämällä ne Lähtevät-kansioon määritetyllä aikavälillä, kun olet valinnut Lähetä.

Jos haluat vain Exchange -tileillä sähköpostiviestin lähettämisen viivyttäminen

  1. Valitse asetukset -välilehdessä Lisää asetuksia -ryhmässä Viivästä toimitusta. Näyttöön tulee Ominaisuudet -valintaikkuna, jossa Älä toimita ennen- valintaruutu on valittuna.

  2. Valitse toimituksen päivämäärä ja kellonaika, jolloin haluat.

    Huomautus: Sinun on valittava Viivästä toimitusta kustakin viestistä, jonka haluat viive. Voit määrittää kaikki viestit, katso Viivästä toimitusta sähköpostiviestin kaikkiin sähköpostitileihin seuraavasti.

Jos haluat kaikkiin sähköpostitileihin viestin toimittamisen viivyttäminen

Voit mukauttaa ohjatun sääntöjen luomisen rajoittavat ehdot, kun viive on asetuksia.

  1. Missä tahansa Outlook -näkymässä Valitse Tiedosto -välilehteä.

  2. Valitse sääntöjen ja ilmoitusten hallinta > Uusi sääntö.

  3. Valitse Vaihe 1: Valitse malli, valitse Aloita tyhjästä säännöstä, valitse Käytä sääntöä lähettämissäni viesteissäja valitse sitten Seuraava.

  4. Valitse uudelleen Seuraava ja, kun näyttöön tulee sanoma, tätä sääntöä käytetään kaikkiin lähetettäviin viesteihin, valitse Kyllä.

  5. Valitse Vaihe 1: Valitse toimet -luettelosta lykkää toimitusta n minuuttia -valintaruutu.

  6. Valitse Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta (napsauta alleviivattua arvoa), valitse alleviivattu on määrä.

  7. Kirjoita luku väliltä 1 – 120 ja valitse sitten OK.

  8. Valitse Valmis ja kun näyttöön tulee sanoma Tämä sääntö on asiakaspuolen sääntö ja suoritetaan vain, kun Outlook oli käynnissä, valitse OK.

    Huomautus: Uuden säännön viivyttää kaikki minuutteina vaiheessa 7 edistymistietojen mukainen lähetettävien viestien. Outlook on oltava käynnissä näiden minuuttimäärä, kun olet valinnut Lähetä sopimaan määritetyn viive.

Sivun alkuun

Viestin ulkoasun muokkaaminen

Sinulla on vähintään kahdeksaa tapoja viestin ulkoasun muuttaminen.

  1. Valitse asetukset -välilehdessä: Teemat -ryhmässä valitsemalla Sivun väri.

    Huomautus: Aseta kohdistin Sivun väri -vaihtoehdon käyttöön viestin tekstiosaan.

  2. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Valitse väri Teemavärit - tai Vakiovärit -valikoimasta.

    • Valitse Lisää värejä saat tarkempia valikoimasta.

    • Valitse Ei väriä , voit poistaa minkä tahansa värin.

  3. Valitse Täytön tehosteet , jos haluat lisätä liukuvärin, materiaalikuvion, kuvion tai kuvan, ja valitse sitten haluamasi täyttöasetukset.

    Huomautus: Jos valitsit väri vaiheessa 2, liukuväri, pintakuviointi tai kuvio perustuu väri.

Voit muuttaa viestin fontin useilla tavoilla.

  • Viesti -välilehden Perusteksti -ryhmässä voit määrittää fonttia, fonttikokoa, fonttityyliä (lihavointi, kursivointi ja alleviivaus), fonttiväri ja tekstin korostuksen.

  • Muotoile tekstiä -välilehden Fontti -ryhmässä voit valita fontti ja fonttikoko- ja suurentaa tai pienentää kokoa yhden kohteen. Voit myös muuttaa fonttityyliä (lihavointi, kursivointi, alleviivaus, yliviivaus, alaindeksi ja yläindeksi); muuttaa kirjainkokoa, fonttiväri ja tekstin korostuksen; ja poistaa kaikki fonttimuotoilut.

  • Pikavalikoiman avulla, joka tulee näkyviin, kun valitset tekstin, voit valita fontin, suurentaa tai pienentää kokoa yhden kohteen, teeman valitseminen, muotoilusiveltimellä, fonttityyli (lihavointi, kursivointi ja alleviivaus) ja Korosta teksti.

    Pikavalikoima

  • Muotoile tekstiä -välilehden Tyylit -ryhmässä voit valita tyylejä.

Vihje: Tyylien avulla voit luoda ulkoasultaan ammattimaisia viestejä.

Grafiikan voit herättää viestin vastaanottajat, mutta ne myös lisäävät viestin tiedostokokoa. Se on yksi syy grafiikka on käytettävä valvonta. Voit muuttaa viestin taustan ulkoasua, katso Lisää taustavärin, liukuvärin, materiaalikuvion, kuvio tai kuva.

Lisää kuva

  • Valitse Lisää -välilehden kuvat -ryhmässä jokin seuraavanlaisia kuvassa:

    Kuva

    1. Valitse Kuvaja etsi sitten haluamaasi kuvaa tallennuskansio.

    2. Valitse haluamasi kuva ja valitse sitten Lisää.

    Voit muuttaa kokoa tai kiertää kuvaa kahvojen avulla. Lisää kuva-asetuksia Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten komennon.

    ClipArt-kuva

    Clip art-kirjasto ei ole käytettävissä Outlook 2016 tai Outlook 2013; Outlookin edelleen voit avulla voit lisätä ClipArt-kuvia. Lisätietoja on artikkelissa Lisää ClipArt-kuvien lisääminen tiedostoon.

    ClipArt-kuvan lisääminen viestiin, joka on luotu Outlook 2010:

    1. Valitse ClipArt-kuvia, kirjoita haluat etsiä kuvia kuvaus ja valitse sitten Siirry.

    2. Valitse sisällytettävien ClipArt-kuvan Office.comkäytettävissä Sisällytä Office.com-sivuston sisältö -valintaruutu.

    3. Valitse kuva, jonka haluat lisätä.

    Muodot

    • Valitse muodotja valitse sitten haluamasi muoto.

    Muita muodon asetukset napsauttamalla muotoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse haluamasi komento.

    SmartArt

    1. Valitse SmartArt.

    2. Valitse SmartArt-grafiikkaobjektin asettelu ja valitse sitten OK.

    3. Tekstin lisääminen SmartArt-grafiikkaobjektin valitseminen

    Lisää asetuksia Napsauta SmartArt-kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten komennon.

    Kaavio

    1. Valitse kaavio.

    2. Valitse kaaviolaji ja valitse sitten OK.

    3. Microsoft Excel 2010 laskentataulukon, joka tulee näyttöön Kirjoita tiedot kaaviota varten.

    Lisää kaavio-asetuksia Napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten komennon.

    Näyttökuva

    1. Valitse Kuva.

    2. Valitse jokin esikatsellut kuvista tai valitse Näyttöleike.

    3. Valitse alue, johon haluat tallentaa näytön.

WordArt-objektin lisääminen

  • Valitse Lisää -valikosta teksti -ryhmässä WordArt.

  1. Valitse viesti -välilehden Perusteksti -ryhmässä Luettelomerkit tai Numerointi -painiketta.

  2. Lisää luettelon seuraava kohta painamalla Enter. Outlook lisää automaattisesti seuraavan luettelomerkin tai numeron.

  3. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Kun haluat lopettaa luettelon, paina Enter-näppäintä kahdesti.

      tai

    • Poista luettelon viimeisin luettelomerkki tai numero painamalla ASKELPALAUTINTA.

Vihjeitä: Pikanäppäin voit luoda luettelomerkeillä varustetun luettelon tai numeroidun luettelon.

  • Jos haluat luoda luettelomerkeillä varustetun luettelon, kirjoita * (tähti) ja paina sitten välilyöntiä tai SARKAINTA.

  • Jos haluat luoda numeroidun luettelon, kirjoita 1., ja paina sitten välilyöntiä tai SARKAINTA.

Taulukon rivien ja sarakkeiden soluissa, joissa voit täyttää tekstin ja grafiikan koostuu. Taulukkoja käytetään usein järjestää ja esittää tietoja.

Taulukon avulla tiedot esitetään ruudukon kaltaisessa muodossa

Voit myös käyttää taulukkoa luoda mielenkiintoisia sivun asetteluja tai luoda tekstiä, grafiikkaa ja monipuolisia taulukon asetteluja.

Taulukoiden avulla luotu sivun asettelu

Taulukon lisääminen

  1. Valitse kohtaa, johon haluat lisätä taulukon.

  2. Valitse Lisää -välilehden taulukot -ryhmässä taulukko.

  3. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Pikataulukot, valitse haluamasi taulukko ja korvaa tiedot-taulukon tietoja.

    • Valitse taulukko-ruudukosta ja valitse haluamasi määrä rivejä ja sarakkeita, voit luoda uuden, tyhjän taulukon.

      Taulukkovalitsin

    • Valitse Piirrä taulukko , jos haluat osoittimen, jonka avulla voit muuttaa taulukkosolut, jotka olet lisännyt kokoa.

    • Valitse Excel laskentataulukon , voit avata uuden laskentataulukon lisääminen viestiin. Laskentataulukon kokoa voi muuttaa käyttämällä kahvaa kohdeosoite.

      Huomautus: Kun valitset Excel laskentataulukon, valintaikkunan näy esittämässä, jos luotat Excel työkirjan. Useimmissa tapauksissa, erityisesti jos tiedoston lähde on Excel asennettu tietokoneeseen, voit valita Kyllä. Jos olet luottokorttinsa tietoja valitsemalla Kyllä, koska Excel suoritetaan toisesta lähteestä tai verkossa, ota verkonvalvoja.

Voit luoda oletusallekirjoituksen, joka lisätään kaikkiin lähteviin viesteihin tai voit lisätä allekirjoituksen manuaalisesti lähteviin viesteihin yksitellen.

Voit lisätä allekirjoituksen automaattisesti

  1. Valitse Viesti-välilehden Sisällytä-ryhmästä Allekirjoitus > Allekirjoitukset.

    Huomautus: Voit myös käyttää allekirjoitusasetukset, jotka ovat käytettävissä viesti -välilehdessä, kun valitset vastaa, Vastaa kaikilletai Välitä viesti on avattuna.

  2. Valitse allekirjoitukset ja taustamallit -valintaikkunan Sähköpostiallekirjoitus -välilehden Valitse muokattava allekirjoitus -luettelosta haluamasi allekirjoitus. Tai valitse Uusi allekirjoituksen luomiseen.

  3. Valitse Valitse oletusallekirjoitus valintaikkunan oikeassa yläkulmassa, uudet viestit -luettelosta haluamasi allekirjoitus.

  4. Jos haluat lisätä allekirjoituksen, voit vastata viesteihin ja viesteihin, jotka, siirrä Valitse Vastatut/välitetyt -luettelosta haluamasi allekirjoitus. Jos et halua näiden viestien allekirjoituksen, valitse ei mitään.

  5. Valitse OK.

  6. Voit lisätä oletusallekirjoituksen nykyiseen viestiin, valitse viesti -välilehden Sisällytä -ryhmästä Valitse allekirjoitusja valitse sitten allekirjoitus.

Jos haluat lisätä allekirjoituksen manuaalisesti

  • Valitse viesti -välilehden Sisällytä -ryhmästä allekirjoitusja valitse sitten haluamasi allekirjoitus.

    Huomautus: Voit myös käyttää allekirjoitusasetukset, jotka ovat käytettävissä viesti -välilehdessä, kun valitset vastaa, Vastaa kaikilletai Välitä viesti on avattuna.

Merkit -ryhmän Lisää -välilehden on painikkeita, joiden avulla voit lisätä kaavan, symbolin ja vaakaviivan sähköpostiviestiin.

Yhtälö

Voit lisätä viestiin nopeasti monimutkaisia kaavoja. Kun valitset kaava -painike, voit käyttää rakenne -välilehti ja sivustokokoelman työkaluja ja matemaattisten merkkien ja rakenteet.

Symboli

Symboli -painikkeen avulla voit lisätä:

  • Merkit, kuten ¼ ja ©, jotka eivät ole-näppäintä.

  • Erikoismerkkejä, kuten em-viivan (—) tai kolme pistettä (...), jotka eivät ole-näppäintä.

  • Unicode-merkkejä.

Jos käytät laajennettua fonttia, kuten Arial tai Times New Roman, näyttöön tulee osajoukko-luettelossa. Tästä luettelosta voit valita laajennetun luettelon kielten merkkejä. Osajoukko-luettelossa sisältää Kreikka ja (kyrillinen), venäjä, jos se on käytettävissä.

Vaakasuora viiva

Vaakasuora viiva -painikkeen avulla voit erottaa osioita viestissäsi. Rivi on ½ pisteen leveys (paksuutta) ja käyttää Automaattinen väri oletusarvoisesti.

Teema – yhdistetty suunnitteluelementtejä ja värimalleja, avulla voit luoda ammattimaisen näköisiä ja tyylikkäitä viestejä. Kun haluat käyttää asiakirjan teeman, Outlook mukauttaa taustavärejä ja kuvia, tekstissä ja otsikkotyylejä, luettelot, vaakaviivat, hyperlinkkien ja taulukon reunan värin. Yksitasoinen ja monitasoisten luetteloiden myös mukautetaan.

Teeman vaihtaminen

  1. Valitse asetukset -välilehden Teemat -ryhmästä Teemat.

  2. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Valitse Teemat- ja palauttaa nykyisen teeman mallista, etsimällä toisen teeman tai teeman käytät oletusasetukseksi.

    • Valitse värit- ja valmiiksi määritettyä värivalikoiman teeman valitseminen tai luo omasi.

    • Valitse fontitja valitse fontti-luettelosta tai valitse Omat.

    • Valitse tehosteetja valitse jokin valmiiksi määritettyä vaikutuksista.

    • Valitse Sivun väri- ja sitten Valitse ennalta määritetty Teemaväri-valikoimasta tai valitse ei väriä tai mukautetun värin tai Lisää Täytön tehosteet.

Sivun alkuun

Seurannan lisääminen viestiin

Voit tehdä vaihtoehtoja tunnisteetviesti -välilehden viestien merkintä tai Toimitus seuranta- tai lukukuittauksen. Ja voit myös käyttää äänestysvaihtoehtoja.

Merkittyjen sähköpostin viestien ohjeita sähköpostin hallintaa. Merkittyjen viestien luominen Tehtäväkohteita joko yksin tai sekä sähköpostiviestin vastaanottajat. Voit merkitä sähköpostiviestin esimerkiksi, että pyynnöt vietävät tiedot tiettynä päivänä. Kun vastaanottaja saa viestin, näkyvissä merkintä ja näyttöön tulee Tietopalkki lukuruudussa ja viestin yläreunassa, kun se avataan Outlook.

Sanoma, joka on merkitty itsellesi avulla voit seurata, kuka on vastannut viestiin. Aiemmassa tilanteessa lähetit merkitty sähköpostiviesti pyytää tietoja tiettyyn päivämäärään mennessä. Merkitsemällä myös viesti itsellesi, ovat muistutuksen tarkistamaan vastaukset. Outlook jopa avulla voit automaattisesti Etsi vastaukset alkuperäiseen viestiin.

  1. Valitse viesti -välilehden tunnisteet -ryhmässä Seurantaja valitse seurannan määräpäivä päivämäärä tai valitse Mukautettu.

  2. Jos haluat, että tämä merkitty viesti, valitse viesti -välilehden tunnisteet -ryhmässä muistutuksen valitsemalla Seurantaja valitse sitten Lisää muistutus. Jos haluat, voit muuttaa muistutuksen päivämäärä ja kellonaika.

  3. Jos haluat, voit lisätä Merkitse vastaanottajille niin, että ne ilmoitetaan määräajan. Valitse viesti -välilehden tunnisteet -ryhmässä Seurantaja valitse sitten Merkitse vastaanottajille. Voit lisätä muistutuksen tämän merkitty viesti vastaanottajalle, valitse Muistutus -valintaruutu ja sitten tarvittaessa muuttaa päivämäärä ja kellonaika.

On helppo luoda kyselyn Outlook sisällyttämällä äänestyspainikkeet sähköpostiviestiin.

  1. Valitse asetukset -välilehden Seuranta -ryhmästä Käytä äänestyspainikkeita.

  2. Valitse jokin seuraavista:

    • Hyväksy; Hylkää    
      kun ongelma tai tapahtuman, esimerkiksi, jotka on hyväksytty tai hylätty.

    • Kyllä. Ei    
      kun kaikki, jotka haluat on Kyllä tai ei, tämä on hyvä tapa tehdä pikakyselyn.

    • Kyllä. Ei, Ehkäpä    
      Jos et halua vaihtoehtojen Kyllä ja ei, tämä äänestystapa mahdollistaa vaihtoehtoinen vastaus.

    • Mukautettu    
      Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat luoda omia äänestyspainikkeiden nimiä. Voit esimerkiksi esittää työtoverisi kolme viikonpäivien toistuvan viikoittain henkilökunnan kokouksen valitsemisesta.

      1. Kun näyttöön tulee Ominaisuudet-valintaikkuna, valitse Äänestyksen ja seurannan asetukset -kohdan Käytä äänestyspainikkeita ‑valintaruutu.

      2. Valitse ja poista oletuspainikkeiden nimet ja anna niille sitten haluamasi nimet. Erota painikkeiden nimet toisistaan puolipistein.

Vastaanottokuittaus kertoo, sähköpostiviesti on toimitettu vastaanottajan postilaatikkoon, mutta ei onko vastaanottaja nähdä sen tai lukea levyä. Lukukuittauksen ilmoittaa, että viesti on avattu. Kummassakin tapauksessa saat ilmoituksen, kun viesti on toimitettu tai luettu. Valitse viesti-ilmoitusten sisältö tallennetaan automaattisesti alkuperäisen viestin Lähetetyt -kansioon.

Älä luota siihen, mutta vain nämä kuittaukset. Viestin vastaanottaja voi määrittää, onko lukukuittauksen on pyydetty ja lähettää yksi hylätty. Jos viesti on vain luku-lukuruudussa, lukukuittausta ei voi lähettää. Lisäksi vastaanottajan sähköpostiohjelma saattaa tue lukukuittauksia.

Jos haluat lisätä pyytäminen tai lukukuittaus

  • Valitse viestissä Asetukset-välilehden Seuranta-ryhmässä Pyydä vastaanottokuittaus -valintaruutu tai Pyydä lukukuittaus -valintaruutu.

Voit ottaa käyttöön asetukset kaikkien lähetettyjen viestien seuranta

  1. Valitse Tiedosto -välilehti > asetukset > Sähköposti.

  2. Valitse Seuranta-kohdassa haluamasi asetukset.

Sivun alkuun

Sähköinen käyntikortti

Sähköisten käyntikorttien helpottaa yhteystietojen jakamista. Sähköisten käyntikorttien voidaan lisätä nopeasti lähetettävien viestien ja ovat heti tunnistettavan vastaanottaja. Voit lähettää yrityksen sähköisen käyntikortin tai henkilökohtaiseksi, jotka olet mukauttanut. Voit myös lähettää toisen henkilön yhteystiedot sähköisen käyntikortin. Voit myös lähettää edelleen sähköisten käyntikorttien.

Katso lisätietoja sähköiset käyntikortit- sähköisten käyntikorttien yhteystietojen luominen ja jakaminen.

  1. Valitse viesti -välilehden Sisällytä -ryhmästä Liitä kohde > Käyntikortti, ja valitse sitten nimi luettelosta. Käyntikortti -valikossa näkyy viimeksi 10 yhteyshenkilöiden nimet, että olet lisännyt sähköisinä käyntikortteina viestejä.

    Voit lisätä viestiin useita sähköisiä käyntikortteja.

  2. Jos et näe nimi, jonka, valitse Muut käyntikortit, valitse nimi Tallennettu nimellä -luettelosta ja valitse sitten OK.

    Huomautukset: 

    • Valitse Muut käyntikortiterottaa samannimiset Käyntikortti -valikon avulla. Lue lisätietoja, kuten kortin esikatselu, Käyntikortin lisääminen -valintaikkunassa.

    • Jos vedät käyntikortin Käyntikortit-näkymästä uuteen viestiin, vain vCard (.vcf) sisältyy, kun viesti on lähetetty. Liitetty .vcf-tiedosto Avaa yhteystietolomakkeen kaikki tiedot, jotka vastaanottaja voi tallentaa yhteystietoluetteloonsa. Sähköinen käyntikortti näkyy yhteystietolomakkeessa.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×