Sähköpostitse kerättyjen tietojen lisääminen Access-tietokantaan.

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Voit kerätä tai päivitystiedot, vaikka sähköpostiviestit käyttämällä Microsoft Access 2007- tai Access 2010: n Microsoft Outlook 2007: n tai Microsoft Outlook 2010. Accessin opastaa tietolomakkeen sivustokokoelman luominen ja lähettäminen lomakkeen sähköpostiviestissä. Kun sähköpostin vastaanottajat palauttaa täytetyt lomakkeet, voit kerätä tietoja käsitellään ja määritetyn Access-tietokannan tallennetaan automaattisesti. Tätä menetelmää tietojen kerääminen säästät aikaa ja vaivaa, joka liittyy yleensä kopioi ja liitä tai Manuaalinen tietojen syöttämistä. Seuraavassa on muutamia skenaarioita, missä voit käyttää tätä prosessia tietojen keräämiseen:

Kyselyt    Voit tehdä kyselyn tulokset kääntää ensimmäisen luomalla Access-tietokannan tulosten tallentaminen tarvittavat taulukoita ja käyttämällä ohjattua kyselylomakkeen luomiseen ja ja valitse sitten posti tutkimukseen osallistujille. Kun osallistujat-kyselyn tiedot tallennetaan automaattisesti tietokannan.

Tilaraporttien    Olipa kyseessä uusimman varaston tason tila tai ajan tasalla olevat tiedot odottavat ongelmat, työryhmän pitää tasalla lähettämällä sinulle sähköpostiviestin viestit, jotka sisältävät nykyiset tiedot säännöllisin väliajoin.

Tapahtumahallinta    Kun järjestät kokouksen tai koulutus tai muita tapahtumia, voit lähettää sähköpostiviestin kerätä yhteystiedot ja matka- ja hotellista asetukset yhden tai useamman. Jos valitset vastaukset käsitellään automaattisesti, osallistujat voivat muuttaa asetuksiaan eikä sinun tarvitse ilmoittaa, milloin tahansa ja sinulla on aina käytettävissä uusimmat tiedot päätöksen tekeminen tarkoituksiin.

Tässä artikkelissa kerrotaan, mitä sinun on käytettävä tämän prosessin, aloittaminen ohjatulla, ja valitse Saat lisätietoja vaiheista niin, että voit lisätä useimmin ajan tasalla valinnan noudattamalla ohjatun toiminnon

Huomautus: Sinulla voi lisätä kerättyjen tietojen, jos vastaanottaja käyttää Hotmail- tai Yahoo lähettämään sinulle sivustokokoelman tietolomakkeessa.

Ennen aloittamista

Jos tietojen kerääminen sähköpostiviestien avulla ensimmäistä kertaa, toimi seuraavasti:

  1. Varmista, että olet asentanut seuraavien sovellusten tietokoneeseen:

    • Access 2007 tai 2010: ssä.

    • Outlook 2007: n tai Outlook 2010. Sinulla on asennettu ja määritetty käyttöön tietokoneessa, jossa voit lähettää sähköpostiviestejä Outlook. Jos sinulla on asennettu Outlook, mutta ei ole vielä määritetty, Käynnistä Outlook ja noudata ohjatun käynnistystoiminnon Outlook. Ohjatun toiminnon ohjeita on Outlookin ohjeessa.

    • Jos aiot käyttää InfoPath-lomakkeen, varmista, että sinulla on InfoPath 2007: n tai uudempi versio ja vastaanottajilla on myös pystyttävä muodostamaan tietokoneisiin InfoPath.

    • Sähköpostin vastaanottajien on oltava joko on InfoPath- tai sähköpostiohjelma, joka tukee HTML-muodossa, jotta voit tarkastella ja muokata lomakkeen tietokoneeseen on asennettu.

      Tietojen kerääminen sähköpostiviestien avulla käytettävä lomake ei ole Access-lomakkeen. Ohjattu toiminto luo HTML- tai InfoPath-muodossa.

      Määritä kohdetietokannan. Tietokannan voi olla .mdb tai .accdb-muodossa. Lisäksi .mde- ja .accde-tiedostot ovat tuettuja. Jos et halua käyttää aiemmin luotuun tietokantaan, sinun on luotava uusi.

  2. Määritä tai luo jossa sähköpostin vastaukset tiedot liitettävät taulukot. Jos tiedot ovat kerääminen aiemmin luotuja taulukoita, varmista, että taulukot eivät ole vain luku- ja että sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet, voit lisätä tai päivittää niiden sisältöä.

Huomautus: Liitteen, laskuri, OLE ja moniarvoisen kentän tyypit ei voi kerätä sähköpostiviestien avulla

Jos tietojen kerääminen-toiminto täyttää vähintään kaksi taulukkoa, luo valintakysely ja käyttää lomakkeen tietuelähteenä. Varmista, että kysely sisältää kaikki pohjana olevat taulukot tarvittavat kentät. Jos käytössäsi on aiemmin luotu kysely, varmista, että kysely ei ole vain luku- ja että sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet, voit lisätä tai päivittää sen sisältöä. Lisätietoja kahden tai useamman taulukon perustuva kysely on artikkelissa Johdanto kyselyihin.

Tiedot tallennetaan uuteen tietueiksi seuraavissa tilanteissa:

  • Jos tiedot täyttää useita taulukoita.

  • Jos kohdetaulukko ole perusavainkenttä. Perusavaimen arvot tarvitaan jokaisen vastauksen olemassa olevaan tietueeseen. Jos kohdetaulukko ei ole perusavainkenttä, lisää se nyt tai määrittää aiemmin luotuun kenttään, jossa on yksilöllisiä arvoja perusavaimena.

  • Jos kohdetaulukossa ei ole tietueita. Jos taulukko on tyhjä, ohjattu toiminto olettaa, että haluat lisätä tietueita.

  • Jos vastaanottajien sähköpostiosoitteet ei tallenneta tietokannan kenttänä. Tietojen päivittäminen kerätessään voit voi kirjoittaa manuaalisesti ohjatun toiminnon luoma viestin osoitteet. Osoite-kenttään on oltava kohdetaulukko tai taulukon, joka sisältää kohdetaulukko yhteyteen.

Sivun alkuun

Aloittaminen

  1. Avaa tietokanta, johon kerätään tiedot tallennetaan.

  2. Jos haluat lisätä yhden taulukon tiedot, Valitse siirtymisruudussa taulukko. Täytä useita toisiinsa liittyviä taulukoita, valitse kysely, joka on sidottu kyseisiin taulukoihin.

  3. Tee jokin seuraavista Käynnistä ohjattu toiminto:

    • Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Kerää tiedot -ryhmästä Luo sähköposti.

    • Napsauta taulukkoa tai kyselyä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten kerää ja Päivitä tiedot sähköpostitse.

      Huomautus: Jos taulukon sisällä kenttiä tai on vain laskuri, OLE-objekti, liitteen tai moniarvoisen hakukentän kenttätyypit, Access näyttää seuraavan sanoman: valitun taulukon tai kyselyn ei ole kenttiä, joka tukee sähköpostin avulla tapahtuvan tiedonkeräyksen .

Jos taulukko sisältää kentät, jotka tukevat tietojen keräämistä, ohjattu toiminto käynnistyy. Jos kohdetaulukko tukee lisäämistä sekä tietojen päivittämistä, ohjattu toiminto auttaa pakolliset vaiheet kerääminen sähköpostin avulla.

Määritä viittaus seuraavissa osissa kysymykset, joihin sinun on ehkä seuraavien vaiheiden seitsemän tärkeimmät vaiheet.

  1. Tietojen syöttölomakkeen, jonka haluat lähettää tyypin valitseminen

  2. Kerätä uusia tietoja vai päivittää aiemmin luotuja tietoja

  3. Määritä tiedot, jotka haluat kerätä

  4. Määritä automaattinen tai Manuaalinen tietojen käsittely

  5. Valitse miten haluat määrittää vastaanottajien sähköpostiosoitteet

  6. Tarkista ja määritä vastaanottajien luettelo

  7. Luo ja Lähetä sähköpostiviesti

Sivun alkuun

Tietojen syöttölomakkeen, jonka haluat lähettää tyypin valitseminen

Valitse lomakkeen mukaan helppous itsellesi ja vastaanottajille.

Valitse HTML-lomake    HTML-lomake voi tarkastella ja muokata kuka tahansa käyttäjä, jonka sähköpostiohjelma tukee HTML

Valitse Microsoft InfoPath-lomake    Näet tämän asetuksen, vain jos InfoPath on asennettu tietokoneeseen. Valitse tämä vaihtoehto vain, jos kaikki vastaanottajilla on InfoPath ja tietokoneeseen on asennettu Outlook. InfoPath-lomakkeen tarjoaa paremmin tietojen syöttämistä ja muokkaamista-ympäristössä

Seuraava luomisen sivu, jolla näkyy sen mukaan, onko kohdeobjekti tukee tietojen päivittämistä. Jos objekti on vähintään kaksi taulukkoa perustuva kysely, tai jos se on taulukko, joka ei ole perusavainkenttä tai ei sisällä tietueita, ohjattu toiminto olettaa, että haluat lisätä uusia tietueita ja kehottaa sinua valitsemaan lomakkeen kentät. Kaikissa muissa tapauksissa ohjattu toiminto kehottaa sinua määrittää, haluatko lisätä tai päivittää tiedot ennen kuin se pyytää valitsemaan lomakkeen kentät.

Sivun alkuun

Kerätä uusia tietoja vai päivittää aiemmin luotuja tietoja

Määritä, mitä haluat tehdä tiedot. Lomakkeen, jota käytät tyyppi vaikuttaa uusia tietueita, vastaanottaja voi lähettää sinulle yhdessä vastauksessa. Kun päivität tietoja, tietueet, jotka on päivitettävä vastaanottajan määrän tunnistaa ennalta täytettyjen lomakkeita, jotka sisällytetään viestin määrä.

Huomautus: Lisätä uusia tietueita, Kirjoita sähköpostiosoitteet sähköpostiviestin osoite-kenttään viestin luomisen yhteydessä. Olemassa olevien tietojen päivittäminen vastaanottajien sähköpostiosoitteet on tallennettava kenttänä pohjana olevan taulukon tai kyselyn tai liittyvässä taulukossa.

Sivun alkuun

Määritä tiedot, jotka haluat kerätä

Kentät, jotka sisältävät lomakkeeseen valittaessa ei ole tarpeen sisällyttää kaikkia muita kenttiä, jotka on luotu pohjana taulukko tai kysely, lomake. Kuitenkin seuraavat ehdot täyttyvät:

  • Pakolliset kentät:    Asteriski (*) merkillä merkitty kentät ovat pakollisia. Jos kerätään uusia tietueita, ohjattu toiminto Sisällytä automaattisesti kaikki kentät, joiden pakollinen -ominaisuudeksi on määritetty Kyllä. Tietue on tarvittavat kentät ovat tyhjiä, Access ei tietueen lisääminen taulukkoon.

  • Kenttätyypit, joita ei tueta:    Sinulla voi sisällyttää tiettyjä kenttätyypit lomakkeen, kuten Laskuri, liite, OLE-objekti tai moniarvoisia hakukenttiä.

  • Perusavainkenttä:    Käyttäjä saa oikeuden Kirjoita kentän arvo, kun tietueita lisätään, vaan vastauksen ei käsitellä, jos arvo on jo käytössä.

    Huomautus: Määrittää selitteen ja napsauttamalla jokaista sisällytettävää kenttää, valitse Kenttäominaisuudet- vain luku - Jos et halua käyttäjien muuttavan tietoja kyseiseen kenttään.

Sivun alkuun

Määritä automaattinen tai Manuaalinen tietojen käsittely

Voit valita automaattinen tai manuaalinen käsittely vastausta. Automaattinen käsittely tarkoittaa, että kun saat vastaukset, Outlook ja Access toimivat yhdessä Vie tiedot kohdetaulukkoon tietokannassa. Automaattinen käsittely voit säästää aikaa ja vaivaa. Manuaalinen käsitteleminen vain tarkoittaa, että käynnistät vientitoiminnon tietojen siirtämiseen määritettyyn kansioon Outlookissa, Accessissa kohdetaulukko.

Vastaukset viedään onnistuneesti kohdetaulukkoon, kun seuraavat ehdot täyttyvät vastaukset postilaatikon aikaa:

  • Outlook on jo käynnissä tietokoneessa. Jos Outlook ei ole käynnissä, käsittely käynnistyy, kun käynnistät Outlookin seuraavan kerran.

  • Access ei saa olla suojattu salasanalla ja tulee yksityiskäyttötilassa. Tietokannan sijainti ja nimi ei saa muuttaa sähköpostiviestin lähettämisen jälkeen.

  • Taulukot ja kyselyt nimet ja lomakkeen kentät ominaisuuksia ei saa muuttaa sähköpostiviestin lähettämisen jälkeen.

  • Sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet, voit lisätä tai päivittää sisällön pohjana olevat taulukot ja kysely.

    Huomautus: Jos automaattinen käsittely epäonnistuu, yritä korjata ongelmat ja vie epäonnistui vastaukset manuaalisesti. Kaikki sen vastaukset, jotka saapuvat Saapuneet, kun olet ratkaissut ongelmat edelleen käsitellään automaattisesti.

Voit hallita vastaukset automaattinen käsittely ominaisuuksien määrittäminen

Voit määrittää eri Outlook-kansioon, johon vastaukset on tallennettu, Määritä, miten haluat käsitellä vastaukset ohjatun toiminnon sivulla valitsemalla kansionimi. Valitse kansio -valintaikkunassa valitse eri kansio tai valitse Uusi ja luo uusi kansio.

Jos valitset ohjaamaan vastaukset automaattinen käsittely ominaisuuksien määrittäminen muutokseen tai hienosäätää tuontiasetusten, on seuraavassa taulukossa on tietoja käytettävissä olevista vaihtoehdoista:

Vaihtoehto

Tulos

Käyttäjät, joille ei lähettänyt viestin hylkää vastaukset   

Valitse tämä valintaruutu, jos haluat vain vastaukset, jotka on lähettänyt viestin käsitellään automaattisesti alkuperäisten vastaanottajien. Muiden henkilöiden vastaukset tallennetaan kohdekansioon, mutta niitä ei käsitellä automaattisesti.

Hyväksy useita vastauksia kunkin vastaanottajan   

Valitse tämä valintaruutu, jos haluat vain ensimmäinen vastaus vastaanottajien käsitellään automaattisesti. Toisessa ja myöhempiä vastaukset tallennetaan kohdekansioon, mutta niitä ei käsitellä automaattisesti.

Huomautus: Tällä asetuksella vain vastausten määrän ja ei yksittäisen vastauksen käsitellään tietueiden määrän. Toisin sanoen jos lähetät InfoPath-lomakkeen, käyttäjä ei pysty lähettämään useita tietueita yhdessä vastauksessa ja Access käsittelee automaattisesti kaikki tietueet vastauksessa, vaikka tämä valintaruutu ei ole valittuna.

Salli vain vanhojen tietojen päivittäminen   

Kun vastaanottajat InfoPath-lomakkeen avulla voit päivittää tiedot, he voivat lähettää uusien tietueiden päivitysten lisäksi olemassa olevien tietueiden. Valitse tämä valintaruutu, jos käsitellä vain olemassa olevien tietueiden päivitykset.

Vastausten käsitteleminen   

Kirjoita vastaukset (kaikki vastaanottajat), jonka haluat käsitellä automaattisesti kokonaismäärän. Jos haluat käsitellä automaattisesti kaikki vastaukset, kirjoita suuri arvoa, kuten 5000, tekstiruutuun. Vastaukset, jotka on vastaanotettu, kun arvo on saavutettu tallennetaan kohdekansioon, mutta niitä ei käsitellä automaattisesti.

Päivämäärän ja kellonajan lopettaminen   

Määritä, jos vastaukset automaattinen käsittely kannattaa lopettaa sähköpostiviestin. Vastaa jälkeen päivämäärän ja kellonajan tallennetaan kohdekansioon, mutta niitä ei käsitellä automaattisesti.

Voit muuttaa näitä asetuksia myöhemmin, valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Kerää tiedot -ryhmästä Valitse Vastausten hallinta. Hallitse tietojen keräämisen viestejä -valintaikkunassa valitse viesti, jonka haluat muuttaa asetuksia ja valitse sitten Viestiasetukset. Valitse valintaikkunassa tekemäsi muutokset vaikuttavat kaikkiin kyseisen viestin seuraaviin vastauksiin.

Vastausten manuaalinen käsitteleminen

Voit määrittää, milloin ja mitkä vastaukset käsitellään, valitse Automaattinen prosessi-vaihtoehtoa. Vastaukset tallennetaan määritettyyn kansioon Outlookissa, kunnes ja vastauksen kansion hiiren kakkospainikkeella, ja valitse sitten pikavalikosta Vie tiedot Microsoft Accessiin .

Joissakin tapauksissa myös joutua käsitellä manuaalisesti vastauksia, joita ei käsitellä automaattisesti.

Muista seuraavat toimet ennen tietojen vieminen

  • Access-tietokannan tulee yksityiskäyttötilassa ja nimi tai tietokannan sijainti ei saa muuttaa sähköpostiviestin lähettämisen jälkeen.

  • Taulukot ja kyselyt nimet ja lomakkeen kentät ominaisuuksia ei saa muuttaa sähköpostiviestin lähettämisen jälkeen.

  • Sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet, voit lisätä tai päivittää sisällön pohjana olevat taulukot ja kysely.

Sivun alkuun

Valitse miten haluat määrittää vastaanottajien sähköpostiosoitteet

Jos ovat Keräätkö uusia tietoja, voit määrittää sähköpostiosoitteet kahdella tavalla:

  • Kirjoita niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet yksitellen Outlook-sähköpostiviestin tai valitse osoitteet osoitteistosta.

  • Käytä taulukon tai kyselyn nykyisen Access-tietokannan sähköpostiosoite-kenttään.

    Huomautus: Kun tiedonkeräyksen olemassa olevien tietueiden päivittämiseen, ei näy tässä valintaikkunassa, koska vastaanottajien sähköpostiosoitteet ensin on oltava käytettävissä tietokannan kenttänä.

Kirjoittamalla sähköpostiosoitteet suoraan Outlookissa

Jos määrität vastaanottajien Outlookissa, voit esikatsella ja mukauttaa viestin ennen sen lähettämistä. Viestin tekstiosa sisältää lyhyt esittely ja lomakkeen sähköpostiviestissä. On suositeltavaa, että et Soita muutoksia lomakkeeseen. Lomakkeen rakenteen muutokset saattaa aiheuttaa ei käsitellä vastaukset.

Käyttämällä tietokannan kenttään tallennetun sähköpostiosoitteet

Voit valita liittyvän taulukon viittaa yhdistetyistä taulukoista. Valitse tarkastelemaan tai muokkaamaan tietokantasi tietokannan työkalut. -välilehden yhteydet -ryhmässä taulukoiden suhteet yhteydet

Lisätietoja yhteyksistä on artikkelissa taulukoiden yhteyksien opas.

Sivun alkuun

Tarkista ja määritä vastaanottajien luettelo

Pää viimeisessä vaiheessa tehdään esikatselun ja sähköpostiviestin mukauttaminen, säätäminen tietoa vastaanottajaluettelon noutaminen ja lähettäminen tietojen keräämisen-viesti.

Luo ja Lähetä sähköpostiviesti

Kun ohjattu toiminto ilmoittaa, että voit luoda sähköpostiviestin ja näytetään, miten voit tarkistaa sähköpostin tilan Vastausten hallinta -komennolla, saattaa näkyä joitakin varoitus viestejä. Seuraavassa taulukossa on kuvattu kunkin varoitus ja voit ratkaista ongelman toiminto:

Varoitus viestin

Kuvaus

S olution

Joitakin tietueita ei ole kelvollinen osoite määritetyn sähköpostiosoite-kenttään. Tietoja ei ole palautetaan näiden rivien.

Sähköpostiosoite-kenttään, jonka valitsit sisältää null-arvoja.

Jos haluat kerätä tietoja jokaista tietuetta varten, sulje ohjattu toiminto ja korvaa null-arvoja sähköpostiosoitteet. Käynnistä ohjattu toiminto uudelleen.

Asennetun yksityinen lukitus-tietokantaan. automaattinen käsittely epäonnistuu, kunnes lukitus.

Sinulla on avoinna yksityiskäyttötilassa tietokanta.

Jos päätit antaa vastaukset automaattisesti käsitteleminen, käsittely epäonnistuu, koska Access ei voi lisätä tai päivittää tietokannan, joka on yksityinen lukitus sitä. Sulkemalla ja avaamalla tietokannan yksityinen tilassa heti, kun viesti on

Viestit saattaa sisältää, joka on luottamuksellisia tietoja.

Olemassa olevien tietueiden päivittämiseen tietoja kerätään ja lomake, jonka olet lähettämässä päivitetään ennalta täytettyjen olemassa olevien tietojen kanssa.

Jos jotkin lomakekentät luottamuksellisia tietoja, siirry takaisin ohjatun toiminnon vaihe, jossa valitsit kentät ja poista lomakkeen luottamuksellisia tietoja sisältävien kenttien

Kun esikatselu ja mukauttaa viestiä, voit suodattaa sähköpostiosoite-kenttään ja valitse vastaanottajat. Valitse niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, jota haluat käyttää valitsemalla niitä vastaavat valintaruudut. Jos näet luettelon virheellinen sähköpostiosoitteet valintaikkuna, huomioi osoitteiden luettelosta ja valitse Lopeta. Tarkista virheellinen osoitteet, Tee tarvittaessa ja yritä lähettää viesti uudelleen.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×