Sähköpostitse kerättyjen tietojen lisääminen Access-tietokantaan.

Huomautus:  Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .

Microsoft Access 2010:llä ja Microsoft Outlook 2010:llä voit kerätä tietoja sähköposteista ja päivittää tietoja sähköpostien pohjalta. Access opastaa sinua luomaan tiedonkeräyslomakkeen ja lähettämään lomakkeen sähköpostitse. Kun sähköpostin saaneet henkilöt palauttavat täytetyt lomakkeet, kerätyt tiedot voidaan käsitellä automaattisesti ja tallentaa tiettyyn Access-tietokantaan. Tämä tiedonkeräystapa auttaa sinua säästämään aikaa ja välttämään työtä, joka kuluisi tietojen kopioimisessa tai liittämisessä tai manuaalisessa tietojen määrittämisessä.. Seuraavassa on esitelty joitain tilanteita, joissa voit kerätä tietoja tällä tavalla:

Kyselyt   : Voit tehdä kyselyn ja koota tulokset yhteen, kun luot ensin Access-tietokannan, joka sisältää tietojen tallentamisen vaatimat taulukot. Voit tämän jälkeen luoda kyselylomakkeen ohjatulla toiminnolla. Tämän jälkeen voit lähettää kyselyn osallistujille. Kun osallistujat vastaavat, kyselyn tiedot tallennetaan tietokantaan automaattisesti.

Tilaraportit   : Olkoon kyse sitten varaston viimeisimmistä tilasta tai pian tapahtuvien asioiden päivitetyistä tiedoista, tiimisi voi pitää sinut ajan tasalla lähettämällä sinulle säännöllisesti senhetkiset tiedot sisältäviä sähköpostiviestejä.

Tilaisuudet   : Kun järjestät konferenssia tai koulutusta tai muita tilaisuuksia, voit kerätä muun muassa yhteystietoja tai matkustus- ja hotellimieltymyksiä lähettämällä yhden tai useamman lomakkeen sähköpostiviestinä. Jos haluat, että vastaukset käsitellään automaattisesti, osallistujat voivat muuttaa valintojaan milloin tahansa ilmoittamatta sinulle, ja sinulla on aina käytettävissä uusimmat tiedot, joita tarvitset päätöksentekoon.

Tässä artikkelissa kerrotaan, mitä tällaisten toimintojen käyttäminen edellyttää sekä miten ohjattua toimintoa käytetään. Lisäksi saat artikkelista lisätietoa eri vaiheista, jotta voit toimia parhaalla mahdollisella tavalla ohjatussa toiminnossa.

Huomautus: Et voi lisätä kerättyjä tietoja, jos lähettämiesi lomakkeiden vastaanottajat palauttavat tiedonkeräyslomakkeen Hotmail- tai Yahoo-sähköpostitilistä.

Ennen aloittamista

Jos tämä on ensimmäinen kerta, kun keräät tietoja sähköpostiviesteillä, suorita seuraavat toimenpiteet:

  1. Varmista, että tietokoneeseesi on asennettuna seuraavat sovellukset:

    • Access 2007 tai Access 2010

    • Outlook 2007 tai Outlook 2010. Tietokoneessa, jota käytät sähköpostiviestien lähettämiseen, on oltava Outlook määritettynä. Jos Outlook on asennettu, mutta sitä ei ole vielä määritetty, käynnistä Outlook ja noudata ohjatun Outlookin käynnistämistoiminnon ohjeita. Saat lisätietoja ohjatusta toiminnosta Outlookin ohjeesta.

    • Jos aiot käyttää InfoPath-lomaketta, varmista, että sinulla on InfoPath 2007 tai sitä uudempi versio asennettu ja että myös lomakkeen vastaanottajilla on InfoPath asennettuna tietokoneissaan.

    • Jotta vastaanottajat voivat tarkastella ja muokata lähettämääsi lomaketta, heillä on oltava joko InfoPath tai HTML-muotoa tukeva sähköpostisovellus.

      Tietojen keräämiseen sähköpostiviestien kautta käytettävä lomake ei ole Access-lomake. Ohjattu toiminto luo sinulle erikoislomakkeen sen perusteella, oletko valinnut HTML- vai InfoPath-muodon.

      Ilmoita kohdetietokanta. Tietokanta voi olla joko .mdb- tai .accdb-muodossa. Lisäksi myös .mde- ja .accde-tiedostoja tuetaan. Jos et halua käyttää mitään olemassa olevaa tietokantaa, sinun on luotava uusi tietokanta.

  2. Määritä tai luo taulukot, joihin haluat lisätä tiedot, jotka saat sähköpostivastauksista. Jos keräät tietoja olemassa oleviin taulukoihin, varmista, etteivät taulukot ole vain luku -muodossa ja että sinulla on tarvittavat oikeudet lisätä niihin sisältöjä tai päivittää niiden sisältöjä.

Huomautus: Liite-, Laskuri ja OLE-kenttien sekä useiden arvojen kenttien tietoja ei voi kerätä sähköpostiviesteillä.

Jos tietojen keräämistoiminto täyttää useita taulukoita, luo hakukysely ja käytä sitä lomakkeen tietuelähteenä. Varmista, että kysely sisältää kaikki tarvittavat kentät pohjana olevista taulukoista. Jos käytät aiemmin luotua kyselyä, varmista, ettei kysely ole vain luku ‑tilassa ja että sinulla on tarvittavat oikeudet lisätä siihen sisältöä tai päivittää sen sisältöä. Lisätietoja kyselyn luomisesta kahden tai usean taulukon perusteella on artikkelissa Johdanto kyselyihin.

Tallenna tiedot uusina tietueina seuraavissa tilanteissa:

  • Tallenna tiedot uusina tietueina, jos tietoja käytetään useissa taulukoissa.

  • Tallenna tiedot uusina tietueina, jos kohdetaulukossa ei ole perusavainkenttää. Perusavaimen arvot ovat pakollisia, jotta voit yhdistää jokaisen vastauksen vanhaan tietueeseen. Jos kohdetaulukossa ei ole perusavainkenttää, lisää se joko nyt tai määritä vanha kenttä, jolla on yksilöllisiä arvoja perusavaimena.

  • Tallenna tiedot uusina tietueina, jos kohdetaulukossa ei ole tietueita. Jos taulukko on tyhjä, ohjattu toiminto olettaa, että haluat lisätä tietueita.

  • Tallenna tiedot uusina tietueina, jos vastaanottajien sähköpostiosoitteita ei ole tallennettu kenttänä tietokantaan. Kun tietoja kerätään tietueiden päivittämiseksi, et voi kirjoittaa osoitteita manuaalisesti ohjatun toiminnon luomassa viestissä. Osoitekentän on oltava kohdetaulukossa tai taulukossa, jolla on yhteys kohdetaulukkoon.

Sivun alkuun

Aloittaminen

  1. Avaa Access-tietokanta, johon kerätyt tiedot tallennetaan.

  2. Jos haluat lisätä tietoja yhteen taulukkoon, valitse taulukko siirtymisruudussa. Jos haluat täyttää useita toisiinsa liittyviä taulukkoja, valitse kysely, joka on sidottu kyseisiin taulukoihin.

  3. Käynnistä ohjattu toiminto toimimalla seuraavasti:

    • Valitse Ulkoiset tiedot-välilehden Kerää tiedot -ryhmästä Luo sähköposti.

    • Napsauta taulukkoa tai kyselyä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Kerää ja päivitä tiedot sähköpostitse.

      Huomautus: Jos taulukossa ei ole kenttiä tai siinä on vain Laskuri-, OLE-objekti- tai Liite-tyyppiä olevia kenttiä tai moniarvoisia hakukenttiä, Access näyttää seuraavan viestin: Taulukossa tai kyselyssä ei ole yhtään kenttää, joka tukee tietojen keräämistä sähköpostin avulla.

Jos taulukossa on tietojen keräämistä tukevia kenttiä, ohjattu toiminto käynnistyy. Jos kohdetaulukko tukee sekä tietojen lisäämistä että päivittämistä, ohjattu toiminto ohjaa sinua eri vaiheissa, joilla keräät tietoja sähköpostiviesteistä.

Seuraavista ohjeista löydät vastauksia kysymyksiin, joita sinulla saattaa herätä tämän prosessin seitsemän eri vaiheen aikana.

  1. Lähetettävän tietosyöttölomaketyypin valitseminen

  2. Uusien tietojen keräämisen tai olemassa olevien tietojen päivittämisen valitseminen

  3. Määritä tiedot, jotka haluat kerätä

  4. Automaattisen tai manuaalisen tietojenkäsittelyn määrittäminen

  5. Vastaanottajien sähköpostiosoitteiden määrittämistavan valitseminen

  6. Vastaanottajien luettelon määrittäminen ja tarkastelu

  7. Sähköpostiviestien luominen ja lähettäminen

Sivun alkuun

Lähetettävän tietosyöttölomaketyypin valitseminen

Valitse lomaketyyppi, jonka käyttö on helppoa sekä sinulle että lomakkeen vastaanottajille.

Valitse HTML-lomake    HTML-lomaketta voi tarkastella ja muokata millä tahansa sähköpostiohjelmalla, joka tukee HTML:ää.

Valitse Microsoft InfoPath -lomake    Näet tämän vaihtoehdon vain, jos tietokoneeseesi on asennettu InfoPath. Valitse tämä vaihtoehto vain, jos kaikilla lomakkeen vastaanottajilla on InfoPath ja Outlook. InfoPath-lomake tarjoaa paremman tietojen antamis- ja muokkausympäristön.

Seuraava ohjatun toiminnon sivu tulee näyttöön sen mukaan, tukeeko kohdeobjekti tietojen päivittämistä. Jos objekti on kahteen tai useaan taulukkoon perustuva kysely tai jos se on taulukko, jolla ei ole perusavainkenttää tai joka ei sisällä tietueita, ohjattu toiminto olettaa, että haluat lisätä uusia tietueita, ja pyytää valitsemaan lomakkeen kentät. Muussa tapauksessa ohjattu toiminto pyytää määrittämään ennen lomakkeen kenttien valitsemista, haluatko lisätä vai päivittää tietoja.

Sivun alkuun

Uusien tietojen keräämisen tai olemassa olevien tietojen päivittämisen valitseminen

Määritä, mitä haluat tiedoille tehdä. Käyttämäsi lomakkeen tyyppi vaikuttaa sellaisten uusien tietueiden määrään, jotka vastaanottaja voi lähettää sinulle yhdessä vastauksessa. Kun päivität tietoja, niiden tietueiden määrä, jotka vastaanottajan on päivitettävä, ilmoittaa viestiin sisällytettävien ennalta täytettyjen lomakkeiden määrän.

Huomautus: Jos haluat lisätä uusia tietueita, voit kirjoittaa sähköpostiosoitteet sähköpostiviestin osoiteruutuun luodessasi viestiä. Jos haluat kuitenkin päivittää olemassa olevia tietoja, vastaanottajien sähköpostiosoitteiden on oltava tallennettuna kenttänä pohjana olevaan taulukkoon, kyselyyn tai yhteydessä olevaan taulukkoon.

Sivun alkuun

Kerättävien tietojen määrittäminen

Kun valitse lomakkeeseen sisällytettäviä kenttiä, huomioi se, että yleensä ei ole välttämätöntä sisällyttää lomakkeeseen pohjana olevan taulukon tai kyselyn jokaista kenttää. Seuraavien ehtojen on kuitenkin täytyttävä:

  • Pakolliset kentät:    Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia. Jos keräät uusia tietueita, ohjattu toiminto sisällyttää automaattisesti kaikki kentät, joiden Pakollinen-ominaisuus on määritetty arvoon Kyllä. Jos jokin tietueen pakollisista kentistä on tyhjä, Access ei voi lisätä tietuetta taulukkoon.

  • Kentän tyypit, joita ei tueta:    Lomakkeeseen ei voi sisällyttää tiettyjä kenttiä, kuten Laskuri-, Liite- tai OLE-objekti-kenttiä tai moniarvoisia hakukenttiä.

  • Perusavainkenttä:    Käyttäjä voi kirjoittaa arvon kenttään samalla, kun hän lisää tietueita. Vastausta ei käsitellä, jos määritetty arvo on jo käytössä.

    Huomautus: Määritä kunkin sisällytetyn kentän Kentän ominaisuudet -ominaisuudet kohdassa kentälle nimi. Valitse Vain luku, jos et halua käyttäjän muokkaavan kyseisen kentän tietoja.

Sivun alkuun

Automaattisen tai manuaalisen tietojenkäsittelyn määrittäminen

Voit valita vastauksille automaattisen tai manuaalisen käsittelyn. Automaattinen käsittely tarkoittaa sitä, että Access ja Outlook vievät tiedot yhdessä tietokannan kohdetaulukoihin, kun saat vastauksia. Automaattisella käsittelyllä säästät aikaa ja vaivaa. Manuaalinen käsittely tarkoittaa sitä, että sinun on aloitettava vientitoiminto manuaalisesti, jotta voit viedä tiedot määritetystä Outlook-kansiosta Accessin kohdetaulukkoon.

Vastaukset viedään kohdetaulukkoon, kunhan seuraavat ehdot täyttyvät sillä hetkellä kun vastaukset saapuvat postilaatikkoosi:

  • Outlookin on oltava käynnissä tietokoneessasi. Jos Outlook ei ole käynnissä, käsittely alkaa, kun seuraavan kerran käynnistät Outlookin.

  • Accessin käytön ei saa olla salasanalla suojattuna eikä Access saa olla avattuna yksityiskäyttötilassa. Tietokannan nimi tai sijainti ei saa muuttua sähköpostiviestin lähettämisen jälkeen.

  • Lomakkeeseen sisältyvien taulukoiden ja kyselyjen nimet sekä kenttien ominaisuudet eivät saa muuttua sähköpostiviestin lähettämisen jälkeen.

  • Sinulla on oltava tarvittavat käyttöoikeudet lisätä pohjana olevaan taulukkoon ja kyselyyn sisältöjä tai päivittää niiden sisältöjä.

    Huomautus: Jos automaattinen käsittely epäonnistuu, yritä korjata ongelmat ja vie sitten epäonnistuneet vastaukset manuaalisesti. Kaikkien niiden vastausten käsittely jatkuu automaattisesti, jotka saapuvat Saapuneet-kansioon ratkaistuasi ongelmat.

Vastausten automaattisen käsittelyn hallinnan asetusten määrittäminen

Jos haluat määrittää vastausten tallentamiseen toisen Outlook-kansion, valitse ohjatun toiminnon Määritä, miten vastaukset käsitellään -sivussa haluamasi kansio. Valitse Valitse kansio -valintaikkunassa joko eri kansio tai luo uusi kansio valitsemalla Uusi.

Jos valitset Määritä automaattisen vastaustenkäsittelyn ominaisuudet muokataksesi tai hienosäätääksesi tuomisen asetuksia, tutustu seuraavaan taulukkoon, josta saat lisätietoja käytettävissä olevista asetuksista:

Vaihtoehto

Tulos

Hylkää sellaisten käyttäjien vastaukset, joille ei ole lähetetty tietojenkeräysviestiä   

Valitse tämä valintaruutu, jos haluat, että vain sähköpostiviestin alkuperäisten vastaanottajien vastaukset käsitellään automaattisesti. Muiden henkilöiden vastaukset tallennetaan kohdekansioon, mutta niitä ei käsitellä automaattisesti.

Hyväksy kultakin vastaanottajalta useita vastauksia   

Valitse tämä valintaruutu, jos haluat, että vain vastaanottajan ensimmäinen vastaus käsitellään automaattisesti. Kaikki muut vastaanottajan vastaukset tallennetaan kohdekansioon, mutta niitä ei käsitellä automaattisesti.

Huomautus: Tämä asetus vaikuttaa vain käsiteltävien vastausten lukumäärään, eikä tietueiden määrään yhdessä vastauksessa. Jos siis lähetät InfoPath-lomakkeen, käyttäjä voi lähettää sinulle useita tietueita yhdessä vastauksessa, ja Access käsittelee automaattisesti kaikki tietueet vastauksessa, vaikkei tämä valintaruutu olisikaan valittuna.

Salli vain vanhojen tietojen päivittäminen   

Kun vastaanottajat käyttävät InfoPath-lomaketta tietojen päivittämiseen, he voivat lähettää uusia tietueita vanhojen tietueiden päivitysten lisäksi. Valitse tämä valintaruutu, jos haluat käsitellä vain vanhojen tietueiden päivityksiä.

Käsiteltävien vastausten määrä   

Kirjoita automaattisesti käsiteltävien vastausten kokonaislukumäärä (kaikilta vastaanottajilta). Jos haluat, että kaikki vastaukset käsitellään automaattisesti, kirjoita tekstiruutuun suuri arvo, kuten 5000. Vastaukset, jotka vastaanotetaan tietyn määritetyn arvon täyttymisen jälkeen, tallennetaan kohdekansioon, mutta niitä ei käsitellä automaattisesti.

Lopetuspäivämäärä- ja kellonaika    

Määritä, milloin kyseisen sähköpostiviestin vastausten automaattisen käsittelemisen tulee päättyä. Tämän päivämäärän ja kellonajan jälkeen saapuvat vastaukset tallennetaan kohdekansioon, mutta niitä ei käsitellä automaattisesti.

Voit muuttaa näitä asetuksia myöhemmin valitsemalla Ulkoiset tiedot -välilehden Kerää tiedot -ryhmässä Hallitse vastauksia. Valitse Hallitse tietojen keräämisen viestejä -valintaikkunassa viesti, jonka asetuksia haluat muuttaa, ja valitse sitten Viestin asetukset. Valintaikkunassa tekemäsi muutokset vaikuttavat kaikkiin kyseisen viestin seuraaviin vastauksiin.

Vastausten manuaalinen käsittely

Jos haluat hallita sitä, mitkä viestit käsitellään ja milloin, älä valitse automaattisen käsittelyn vaihtoehtoa. Vastaukset tallennetaan Outlookin määrättyyn kansioon. Viestejä pidetään siellä, kunnes napsautat kutakin vastausta hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Vie tiedot Microsoft Accessiin.

Joissain tapauksissa sinun on ehkä myös käsiteltävä automaattisesti käsiteltäväksi tarkoitetut epäonnistuneet vastaukset manuaalisesti.

Huomioi seuraavat seikat ennen tietojen viemistä:

  • Access-tietokanta ei saa olla avattuna yksityiskäyttötilassa. Tietokannan nimi tai sijainti ei saa muuttua sähköpostiviestin lähettämisen jälkeen.

  • Lomakkeeseen sisältyvien taulukoiden ja kyselyjen nimet sekä kenttien ominaisuudet eivät saa muuttua sähköpostiviestin lähettämisen jälkeen.

  • Sinulla on oltava tarvittavat käyttöoikeudet lisätä pohjana olevaan taulukkoon ja kyselyyn sisältöjä tai päivittää niiden sisältöjä.

Sivun alkuun

Vastaanottajien sähköpostiosoitteiden määrittämistavan valitseminen

Jos keräät tietoja uusia tietoja, voit määrittää sähköpostiosoitteet kahdella tavalla:

  • Voit kirjoittaa sähköpostiosoitteet erikseen Outlook-sähköpostiviestiin tai valita osoitteet osoitekirjasta.

  • Voit käyttää nykyisen Access-tietokannan taulukon tai kyselyn sähköpostiosoitekenttää.

    Huomautus: Kun keräät tietoja vanhojen tietueiden päivittämiseksi, tätä valintaikkunaa ei näytetä, koska tässä tapauksessa vastaanottajien sähköpostiosoitteiden on oltava ensin käytettävissä kenttänä tietokannassa.

Sähköpostiosoitteiden antaminen suoraan Outlookissa

Jos määrität vastaanottajat Outlookissa, voit esikatsella viestin ja mukauttaa sitä, ennen kuin lähetät sen. Viestin leipäteksti sisältää lyhyen esittelyn ja itse lomakkeen. Suosittelemme, että et tee mitään muutoksia viestin tekstiosaan. Lomakkeen rakenteen muutokset saattavat aiheuttaa sen, että vastausta ei käsitellä.

Tietokannan kenttään tallennettujen sähköpostiosoitteiden käyttäminen

Liitetty taulukko -asetus liittyy toisiin liittyviin taulukoihin. Jos haluat tarkastella tai muokata tietokannan taulukoiden yhteyksiä, valitse Tietokantatyökalut- välilehden Yhteydet-ryhmästä Yhteydet.

Lisätietoja yhteyksistä on ohjeartikkelissa Taulukoiden yhteyksien opas.

Sivun alkuun

Vastaanottajien luettelon määrittäminen ja tarkastelu

Viimeisessä vaiheessa esikatselet sähköpostiviestin, mukautat sitä, hienosäädät vastaanottajien luetteloa ja lopuksi lähetät tiedonkeräysviestisi.

Sähköpostiviestien luominen ja lähettäminen

Kun ohjattu toiminto ilmoittaa, että voit luoda sähköpostiviestin, ja näyttää sinulle, miten voit tarkastella sähköpostien tilaa Hallitse vastauksia -komennolla, saatat nähdä joitain varoituksia. Seuraavassa taulukossa kuvataan kukin varoitus sekä toiminnot, joilla voit kyseisen tilanteen ratkaista:

Varoitus- sanoma

Kuvaus

R atkaisu

Jotkut tietueet eivät sisällä kelvollista osoitetta määritetyssä sähköpostiosoitekentässä. Näitä rivejä varten ei palauteta tietoja.

Valitsemasi sähköpostiosoitekenttä sisältää nolla-arvoja.

Jos haluat kerätä tietoja jokaista tietuetta varten, lopeta ohjattu toiminto ja korvaa Null-arvot sähköpostiosoitteilla. Käynnistä sitten ohjattu toiminto uudelleen.

Tietokanta on lukittu yksityisesti, jolloin automaattinen käsitteleminen epäonnistuu, kunnes lukitus poistetaan.

Tietokanta on avattu yksityiskäyttötilassa.

Jos olet valinnut vaihtoehdon, jonka mukaan vastaukset käsitellään automaattisesti, prosessi epäonnistuu, koska Access ei voi lisätä tai päivittää tietokantaa, jossa on yksityinen lukitus. Sulje tietokanta ja avaa se sitten uudelleen ei-yksityiskäyttötilassa heti, kun olet lähettänyt viestin.

Kyseiset sähköpostiviestit saattavat sisältää luottamuksellisia tai arkaluontoisia tietoja.

Keräät tietoja vanhojen tietueiden päivittämistä varten, ja lomake, jonka olet aikeissa lähettää, esitäytetään vanhoilla tiedoilla.

Jos jotkin lomakkeen kentistä sisältävät arkaluontoisia tietoja, siirry takaisin ohjatun toiminnon vaiheeseen, jossa valitsit kentät, ja poista arkaluontoisia tietoja sisältävät kentät lomakkeesta.

Kun olet esikatsellut ja mukauttanut viestin, voit suodattaa sähköpostiosoitekentän ja valita vastaanottajat. Valitse haluamasi sähköpostiosoitteet valitsemalla niiden valintaruudut. Jos näet valintaikkunan, jossa luetellaan virheelliset sähköpostiosoitteet, paina nämä osoitteet mieleesi ja valitse Lopeta. Tarkista virheelliset osoitteet, tee tarvittavat korjaukset ja yritä sitten lähettää viesti uudelleen.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×