Sähköpostin yhdistäminen Excel-laskentataulukon avulla

Seuraavassa on joitain vihjeitä Excel-laskentataulukon valmistelemiseen yhdistämistä varten. Varmista seuraavat asiat:

  • Laskentataulukon sarakkeiden nimet vastaavat yhdistämisessä lisättävien kenttien nimiä. Jos esimerkiksi haluat puhutella lukijoita heidän etunimellään, erota etu- ja sukunimet eri sarakkeisiin.

  • Kaikki yhdistettävät tiedot ovat laskentataulukon ensimmäisessä taulukossa.

  • Tietomerkinnät, jotka sisältävät prosenttiosuuden, valuutan tai postinumeron on muotoilut laskentataulukossa oikein niin, että Word voi lukea niiden arvot oikein.

  • Yhdistämisessä käytettävä Excel-laskentataulukko on tallennettu paikalliseen tietokoneeseesi.

  • Muutokset tai lisäykset laskentataulukkoon on tehty valmiiksi, ennen kuin se yhdistetään yhdistämisasiakirjaan Wordissa.

Huomautukset: 

Postituslistan yhdistäminen ja muokkaaminen

Muodosta yhteys tietolähteeseen. Lisätietoja on artikkelissa Tietolähteet, joita voi käyttää yhdistämisessä.

Postitusluettelon muokkaaminen

  1. Valitse Muokkaa vastaanottajaluetteloa.

    Näyttökuva Wordin Postitukset-välilehdestä, jossa Muokkaa vastaanottajaluetteloa -komento on korostettuna.

  2. Tyhjennä Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa valintaruutu kaikkien niiden käyttäjien nimen vieressä, joiden et halua saavan postitustasi.

    Rivien valitseminen valintaruutu valitsemalla

    Huomautus: Voit myös lajitella tai suodattaa luetteloa, jotta nimiä ja osoitteita on helpompi löytää. Lisätietoja on artikkeleissa Tietojen lajitteleminen yhdistämistä varten ja Tietojen suodattaminen yhdistämistä varten.

Voit lisätä vähintään yhden yhdistämiskentän, jotka hakevat tiedot laskentataulukosta asiakirjaan.

Yhdistämiskenttien lisääminen kirjekuoreen, tarraan, sähköpostiviestiin tai kirjeeseen

  1. Siirry kohtaan Postitukset > Osoitelohko.

    Lisää osoitelohko -yhdistämiskenttä

    Lisätietoja on artikkelissa Osoitelohkon lisääminen

  2. Lisää tervehdysteksti valitsemalla Tervehdysteksti.

    Näyttökuva Wordin Postitukset-välilehdestä, jossa Tervehdysrivi-komento on korostettuna.

    Lisätietoja on artikkelissa Tervehdystekstin lisääminen.

  3. Jos haluat lisätä muita yhdistämiskenttiä, esimerkiksi laskujen numerot, saat lisätietoja artikkelista Yhdistämiskenttien lisääminen.

  4. Valitse OK.

  5. Valitse Tiedosto > Tallenna.

Jos haluat lisätietoja sähköpostinviestin määrittämisestä, lue artikkeli Sähköpostiviestin yhdistäminen Wordissa.

Kun olet lisännyt haluamasi yhdistämiskentät, esikatsele tuloksia ja varmista, että sisältö on kunnossa. Sen jälkeen voit suorittaa yhdistämisen loppuun.

  1. Valitse Postitukset > Esikatsele tuloksia.

    Näyttökuva Wordin Postitukset-välilehdestä, jossa näkyy Esikatsele tuloksia -ryhmä.

  2. Valitse Seuraava Seuraava tietue -painike sähköpostien yhdistämisen tulosten esikatseluun - tai Edellinen Edellinen tietue -painike sähköpostien yhdistämisen tulosten esikatseluun -painike, joilla voit selata tietolähteen tietueita ja katsoa, miltä ne näyttävät asiakirjassa.

  3. Siirry kohtaan Viimeistele yhdistäminen > Tulosta asiakirjat tai Lähetä sähköpostiviestit.

    Näyttökuva Wordin Postitukset-välilehdestä, jossa näkyy Viimeistele yhdistäminen -komento ja sen asetusvaihtoehdot.

Kun tallennat yhdistämisasiakirjan, se pysyy yhteydessä tietolähteeseen. Voit käyttää yhdistämisasiakirjaa uudelleen seuraavassa joukkopostituksessa.

  • Avaa yhdistämisasiakirja ja valitse Kyllä, kun Word kysyy, säilytetäänkö yhteys.

Seuraavassa on joitain vihjeitä Excel-laskentataulukon valmistelemiseen yhdistämistä varten. Varmista seuraavat asiat:

  • Laskentataulukon sarakkeiden nimet vastaavat yhdistämisessä lisättävien kenttien nimiä. Jos esimerkiksi haluat puhutella lukijoita heidän etunimellään, erota etu- ja sukunimet eri sarakkeisiin.

  • Kaikki yhdistettävät tiedot ovat laskentataulukon ensimmäisessä taulukossa.

  • Tietomerkinnät, jotka sisältävät prosenttiosuuden, valuutan tai postinumeron on muotoilut laskentataulukossa oikein niin, että Word voi lukea niiden arvot oikein.

  • Yhdistämisessä käytettävä Excel-laskentataulukko on tallennettu paikalliseen tietokoneeseesi.

  • Muutokset tai lisäykset laskentataulukkoon on tehty valmiiksi, ennen kuin se yhdistetään yhdistämisasiakirjaan Wordissa.

Lisätietoja on artikkelissa Excel-tietolähteen valmisteleminen Wordin yhdistämistoimintoa varten.

Postituslistan yhdistäminen ja muokkaaminen

Muodosta yhteys tietolähteeseen. Lisätietoja on artikkelissa Tietolähteet, joita voi käyttää yhdistämisessä.

  1. Valitse Muokkaa vastaanottajaluetteloa.

    Katso lisätietoja kohdasta Yhdistäminen: Muokkaa vastaanottajia.

    Lisätietoja lajittelemisesta ja suodattamisesta on artikkeleissa Tietojen lajitteleminen yhdistämistä varten ja Tietojen suodattaminen yhdistämistä varten.

  2. Valitse OK.

Voit lisätä vähintään yhden yhdistämiskentän, jotka hakevat tiedot laskentataulukosta asiakirjaan.

  1. Valitse Postitukset > Lisää yhdistämiskenttä.

  2. Lisää haluamasi kenttä.

  3. Toista vaiheet 1 ja 2 tarvittaessa.

  4. Valitse Tiedosto > Tallenna.

Jos haluat lisätietoja sähköpostinviestin määrittämisestä, lue artikkeli Sähköpostiviestin yhdistäminen Wordissa.

Kun olet lisännyt haluamasi yhdistämiskentät, esikatsele tuloksia ja varmista, että sisältö on kunnossa. Sen jälkeen voit suorittaa yhdistämisen loppuun.

  1. Valitse Postitukset > Esikatsele tuloksia.

  2. Valitse Seuraava- tai Edellinen-painike, joilla voit selata tietolähteen tietueita ja katsoa, miltä ne näyttävät asiakirjassa.

  3. Siirry kohtaan Viimeistele yhdistäminen > Tulosta asiakirjat tai Yhdistä sähköpostiin.

Kun tallennat yhdistämisasiakirjan, se pysyy yhteydessä tietolähteeseen. Voit käyttää yhdistämisasiakirjaa uudelleen seuraavassa joukkopostituksessa.

  • Avaa yhdistämisasiakirja ja valitse Kyllä, kun Word kysyy, säilytetäänkö yhteys.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×