Raporttien suunnittelu opas

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Access tarjoaa sinulle useita työkaluja, joiden avulla voit nopeasti luoda tyylikkäitä ja helppolukuisia raportteja, jotka esittävät tiedot parhaiten niin, että ne vastaavat käyttäjien tarpeita. Luo -väli lehden komentojen avulla voit luoda yksinkertaisen raportin yhdellä napsautuksella. Voit luoda monimutkaisemman raportin ohjatulla raportin luomis toiminnolla, tai voit luoda raportin lisäämällä kaikki tiedot ja muotoilu-osan itse. Valitsemaksesi menetelmästä riippumatta raportin rakenteeseen on tehtävä vähintään muutamia muutoksia, jotta tiedot näkyvät haluamallasi tavalla. Tässä artikkelissa käsitellään raportin yleistä suunnittelu prosessia ja kerrotaan, miten voit lisätä raporttiin tiettyjä rakenne-osa-alueita.

Artikkelin sisältö

Raportin asettelu tavan valitseminen

Tietojen tasaaminen ohjaus objektien asettelujen avulla

Raportin tai sivun ylä-ja alatunniste osan lisääminen tai poistaminen

Vihjeitä eri tieto tyyppien muotoiluun

Raportin asettelu tavan valitseminen

Kun suunnittelet raporttia, sinun on ensin pohdittava, miten haluat järjestää tiedot sivulle ja miten tiedot tallennetaan tieto kantaan. Suunnittelu prosessin aikana saatat jopa huomata, että taulukon tietojen järjestykset eivät salli haluamasi raportin luomista. Tämä voi olla merkki siitä, että taulukkoja ei ole normalisoitu – Tämä tarkoittaa, että tietoja ei tallenneta tehokkaimmalla tavalla.

Raportin luonnostelu

Tämä vaihe ei ole pakollinen – saatat huomata, että ohjattu raportti toiminto tai raportti työkalu (jotka molemmat ovat käytettävissä Luo -väli lehden raportit -ryhmässä) luovat riittävän aloitus rakenteen raportille. Jos kuitenkin päätät suunnitella raportin käyttämättä näitä työkaluja, sinun on hyödyllistä laatia raportti luonnos paperille piirtämällä ruutu, johon kukin kenttä kuuluu, ja kirjoittamalla kentän nimi kuhunkin ruutuun. Vaihtoehtoisesti voit käyttää Wordin tai Vision kaltaisia ohjelmia, jotka luovat raportin. Käytä mitä tahansa menetelmää, jos haluat määrittää, miten tiedot toistuvat.

täytetty lomake, joka on limittäin alustavan luonnoksen kanssa

Voit esimerkiksi käyttää riviä tuote tiedoissa, useita toistuvia rivejä kyseisen tuotteen myynnissä ja lopuksi tuotteen myynti summien rivin. Sen jälkeen järjestys toistuu seuraavan tuotteen kohdalla ja niin edelleen raportin loppuun saakka. Tai ehkä raportti on yksinkertainen luettelo taulukon tiedoista, jolloin luonnos voi sisältää vain sarjan rivejä ja sarakkeita.

Huomautus: Tästä tekniikasta on hyötyä myös silloin, kun suunnittelet raporttia toiselle henkilölle. Tässä tapa uksessa toinen henkilö voi piirtää luonnoksen, ennen kuin aloitat työskentelyn.

Kun olet luonut luonnoksen, voit määrittää, mitkä taulukot sisältävät tiedot, jotka haluat näyttää raportissa. Jos kaikki tiedot sisältyvät yhteen taulukkoon, voit luoda raportin suoraan kyseiseen taulukkoon. Usein haluamasi tiedot tallennetaan useaan taulukkoon, jotka sinun on koottava yhteen kyselyssä, ennen kuin voit näyttää ne raportissa. Kysely voidaan upottaa raportin tietue lähde -ominaisuuteen tai voit luoda erillisen, tallennetun kyselyn ja perustaa raportin siihen.

Kunkin raportin osaan tallennettavien tietojen päättäminen

Kussakin raportissa on vähintään yksi raportin osa. Jokaisessa raportissa oleva yksi osa on tiedot-osa. Tämä osa toistuu kerran kutakin raportin perustana olevan taulukon tai kyselyn tietuetta kohden. Muut osaluvut ovat valinnaisia ja toistuvat harvemmin, ja niitä käytetään yleensä näyttämään tietoja, jotka ovat yleisiä tietue ryhmälle, raportin sivulle tai koko raporttiin.

Seuraavassa taulukossa on kuvattu, missä kukin osa sijaitsee ja miten osaa käytetään tavallisesti.

Osio

Sijainti

Tyypillinen sisältö

Raportin ylätunniste-osa

Näkyy vain kerran raportin ensimmäisen sivun yläreunassa.

  • Raportin otsikko

  • Logo

  • Nykyinen päivämäärä

Raportin alatunniste-osa

Näkyy viimeisen tieto rivin jälkeen raportin viimeisellä sivulla sivun alatunniste-osion yläpuolella.

Raportin summat (summat, määrät, Keski arvot jne.)

Sivun ylätunniste-osa

Näkyy raportin kunkin sivun yläreunassa.

  • Raportin otsikko

  • Sivunumerot

Sivun alatunniste-osa

Näkyy raportin kunkin sivun alaosassa.

  • Nykyinen päivämäärä

  • Sivunumerot

Ryhmän ylätunniste-osa

Näkyy vain ennen tietue ryhmää.

Ryhmiteltävä kenttä

Ryhmän alatunniste-osa

Näkyy vain tietue ryhmän jälkeen.

Ryhmän kokonaissummat (summat, määrät, Keski arvot jne.)

Lisä tietoja raportin ylä-ja alatunnisteen osien tai sivun ylä-ja alatunniste osien lisäämisestä tai poistamisesta on tämän artikkelin kohdassa raportin tai sivun ylä-ja alatunniste osien lisääminen tai poistaminen . Voit lisätä ryhmän ylä-ja alatunniste osan käyttämällä Ryhmittely, lajittelu ja summa -ruutua asettelu näkymässä tai rakenne näkymässä.

Yksityiskohtaisten tietojen järjestely tavan valitseminen

Useimmat raportit on järjestetty joko sarkainmuotoiseen tai pinottuun asetteluun, mutta Access antaa sinulle joustavuutta käyttää vain haluamaasi tietueiden ja kenttien järjestystä.

Taulukkomuotoinen asettelu    Taulukkomuotoinen asettelu on samanlainen kuin laskenta taulukko. Otsikko on yläosassa, ja tiedot tasataan sarakkeiden alapuolelle. Taulukko viittaa tietojen taulukon kaltaiseen ulkoasuun. Tämä on raportti tyyppi, jonka Access luo, kun napsautat Luo -väli lehden raportit -ryhmässä Ilmianna . Taulukkomuotoinen asettelu on hyvä tapa käyttää, jos raportilla on suhteellisen pieni määrä kenttiä, jotka haluat näyttää yksinkertaisessa luettelo muodossa. Seuraavassa kuvassa on taulukko asettelun avulla luotu työntekijä raportti.

Työntekijäraportti taulukossa

Pinottu asettelu    Pinottu asettelu muistuttaa lomaketta, jonka täytät, kun avaat pankki tilin tai teet ostoksen online-jälleenmyyjältä. Jokainen tieto on merkitty ja kentät ovat päällekkäin toistensa päällä. Tämä asettelu on hyvä raporteissa, jotka sisältävät liian monta kenttää, jotka näytetään taulukko muodossa – eli sarakkeiden leveys ylittäisi raportin leveyden. Seuraavassa kuvassa on työn tekijän raportti, joka on luotu pinottua asettelua käyttäen.

Työntekijöiden raportti pinottuna

Huomautus: Ohjatussa raportin luomisessa tätä asettelua kutsutaan sarake asetteluksi.

Sekalainen asettelu    Voit sekoittaa taulukko-ja pinottujen asettelujen rakenteita. Voit esimerkiksi järjestää kutakin tietuetta varten osan kentistä tiedot-osan yläosassa vaaka rivillä ja järjestää saman tietueen muita kenttiä yhden tai useamman pinotun asettelun alapuolelle ylimmän rivin alapuolelle. Seuraavassa kuvassa on työn tekijän raportti, joka on luotu käyttämällä sekaasettelua. TUNNUS-, suku nimi-ja etunimi-kentät on järjestetty sarkainmuotoisen ohjaus objektin asetteluun, ja työn otsikko-ja Työpuhelin-kentät on järjestetty pinottuun asetteluun. Tässä esimerkissä ruudukkoa käytetään kunkin työn tekijän kenttien visuaaliseen erotteluun.

Työntekijät-raportti, jossa on käytetty yhdistelmäasettelua

Perusteltu asettelu    Jos luot raportin ohjatulla raportin luomis toiminnolla, voit valita, että haluat käyttää perusteltua asettelua. Tämä asettelu käyttää sivun koko leveyttä, jotta tietueet näkyvät mahdollisimman tiiviisti. Voit tietenkin saavuttaa samat tulokset käyttämättä ohjattua raportin luomista, mutta se voi olla huolellinen prosessi kenttien tasaamiseksi tarkasti. Seuraavassa kuvassa on työn tekijän raportti, joka on luotu ohjatulla raportin luomis toiminnolla.

Sovitettua asettelua käyttävä työntekijöiden raportti

Perusteltu asettelu on hyvä asettelu, jota käytetään, jos raportissa näkyy suuri määrä kenttiä. Edellisessä esimerkissä, jos käytät taulukkomuotoista asettelua samojen tietojen näyttämiseen, kentät ulottuvat sivun reunan ulkopuolelle. Jos käytät pinottua asettelua, kukin tietue vie paljon enemmän pystysuuntaista tilaa, mikä tuhlaa paperia ja vaikeuttaa raportin lukemista.

Sivun alkuun

Tietojen tasaaminen ohjaus objektien asettelujen avulla

Ohjaus objektien asettelut ovat oppaita, jotka voit lisätä raporttiin, kun se on avattuna asettelu näkymässä tai rakenne näkymässä. Access lisää ohjaus objektien asettelut automaattisesti, kun luot raportin ohjatulla raportin luomis toiminnolla tai kun luot raportin valitsemalla raporttiLuo -väli lehden raportit -ryhmässä. Ohjaus objektin asettelu on kuin taulukko, jossa jokainen solu voi sisältää selitteen, teksti ruudun tai muun tyyppisen ohjaus objektin. Seuraavassa kuvassa näkyy raportin taulukkomuotoinen ohjaus objektien asettelu.

Ohjausobjektien taulukkomuotoinen perusasettelu

Oranssi viiva määrittää ohjaus objektin asettelun rivit ja sarakkeet, ja ne näkyvät vain silloin, kun raportti on avattuna asettelu näkymässä tai rakenne näkymässä. Hallinta asettelujen avulla voit yhdenmukaistaa rivien ja sarakkeiden tiedot ja helpottaa kenttien lisäämistä, kokoa tai poistamista. Käyttämällä taulukko -ja Sijainti -ryhmien työkaluja Järjestä -väli lehdessä (käytettävissä asettelu näkymässä tai rakenne näkymässä) voit muuttaa yhden ohjaus objektien asettelun tyypin toiseksi ja voit poistaa ohjaus objektin asettelusta, jotta voit sijoittaa sen määrittää, minne haluat raportin.

Sivun alkuun

Raportin tai sivun ylä-ja alatunniste osan lisääminen tai poistaminen

Kuten tässä artikkelissa on mainittu, ylä-ja alatunnisteet ovat raportin osioita, joiden avulla voit näyttää koko raporttiin tai raportin jokaiselle sivulle tavallisia tietoja. Voit esimerkiksi lisätä sivun alatunniste osan, jos haluat näyttää sivu numeron kunkin sivun alaosassa, tai voit lisätä raportin ylätunnisteosan, joka näyttää koko raportin otsikon.

Raportin tai sivun ylä-ja alatunniste osan lisääminen

  1. Napsauta muutettavaa raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Rakennenäkymä.

  2. Tarkista, mitkä osa-raportit ovat jo raportissa. Osien välissä on varjostettu vaaka suora palkki, jonka nimi on osavalitsimet. Kunkin osavalitsimen otsikko osoittaa, mitä sen alapuolella oleva osa on.

    Raportti rakennenäkymässä

    Jokaisessa raportissa on tiedot-osa, ja se voi sisältää myös raportin ylätunnisteen, sivun ylätunnisteen, sivun alatunnisteen ja raportin alatunniste-osan. Lisäksi jos raportissa on ryhmittely tasoja, näkyviin voi tulla ryhmän ylä-tai alatunnisteet (kuten edellisessä kuvassa näkyvä tiedosto ylätunniste ). Oletusarvoisesti ryhmän ylä-ja alatunnisteet nimetään käyttämällä kentän nimeä tai lauseketta, joka on ryhmän perustana. Tässä tapa uksessa ryhmittely kentän nimi on "tiedosto nimellä".

  3. Jos haluat lisätä raporttiin sivun ylä-ja alatunniste osia tai raportin ylä-ja alatunniste osia, napsauta hiiren kakkos painikkeella mitä tahansa osavalitsinta ja valitse sitten pikavalikosta sivun ylä-tai alatunniste tai raportin ylä-tai alatunniste .

    Varoitus: Jos osa on jo raportissa, näyttöön tulee varoitus siitä, että se poistaa aiemmin luodun osan ja sen sisältämät hallinta toiminnot.

    Voit nyt siirtää aiemmin luotuja komponentteja tai lisätä uusia komponentteja uusiin kohtiin.

Access Lisää aina sivu-ja raportin ylä-ja alatunniste-osan pareittain. Tämä tarkoittaa, ettet voi lisätä sivun tai raportin ylätunnisteosaa lisäämättä vastaavaa alatunniste osaa. Jos et tarvitse molempia osia, et voi poistaa osaa, mutta voit muuttaa käyttämättömän osan kokoa nollan (0) korkuiseksi, jotta raporttiin ei tule lisää pystysuuntaista välistystä. Aseta osoitin käyttämättömän osan alareunaan, kunnes se muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi Kaksipäinen nuoli , ja vedä ylöspäin, kunnes osa on piilotettu. Jos osassa on komponentteja, sinun on poistettava ne, ennen kuin voit piilottaa osan kokonaan.

Raportin tai sivun ylä-ja alatunniste osan poistaminen

  1. Napsauta muutettavaa raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Rakennenäkymä.

  2. Napsauta hiiren kakkos painikkeella mitä tahansa osavalitsinta ja valitse sitten pikavalikosta sivun ylä-tai alatunniste tai raportin ylä-tai alatunniste .

Jos poistat ylä-ja alatunnisteen paria ja nämä osa sisältää komponentteja, Access varoittaa, että osan poistaminen poistaa myös komponentit ja että et voi kumota toimintoa. Valitse Kyllä , jos haluat poistaa osan ja poistaa komponentit, tai valitse ei , jos haluat peruuttaa toiminnon.

Sivun alkuun

Vihjeitä eri tieto tyyppien muotoiluun

Kun luot raportin käyttämällä raportti -työkalua (käytettävissä Luo -väli lehden raportit -ryhmässä) tai ohjatulla raportin luomis toiminnolla, Access lisää raporttiin kentät puolestasi ja luo parhaan käytettävissä olevan ohjaus objektin. kunkin kentän tieto tyypin perusteella. Jos lisäät raporttiin kenttiä itse, ensisijainen tapa on vetää kukin kenttä kenttä luettelosta raporttiin. Kuten ohjatulla raportin luomis toiminnolla tai raportti työkalulla, Access luo kuhunkin kenttään parhaiten soveltuvan ohjaus objektin kentän tieto tyypin mukaan. Useimmissa tieto tyypeissä käytettävä (oletusarvoinen) ohjaus objekti on teksti ruutu.

Seuraavissa osioissa on vihjeitä siitä, miten voit muotoilla joitain erikoistapauksen tieto tyyppejä.

Moniarvoiset kentät    Moniarvoisen kentän oletus ohjaus objekti on yhdistelmä ruutu. Tämä voi tuntua oudolta valinta raportin ohjaus objektille, koska et voi napsauttaa raportin yhdistelmä ruudun nuolta. Raportin kontekstissa yhdistelmä ruutu toimii samalla tavalla kuin teksti ruutu. Nuoli näkyy vain rakenne näkymässä.

Jos kentässä on useita arvoja, arvot erotetaan toisistaan pilkuilla. Jos yhdistelmä ruutu ei ole riittävän leveä, jos haluat näyttää kaikki yhden rivin arvot ja yhdistelmä ruudun Cangrow -ominaisuuden arvoksi on valittu Kyllä, arvot rivitetään seuraavalle riville. Muussa tapa uksessa arvot katkaistaan. Jos haluat määrittää ohjaus objektin Cangrow -ominaisuuden, Avaa raportti rakenne näkymään tai asettelu näkymään, napsauta ohjaus objektia ja tuo sitten ohjaus objektin ominaisuus ikkuna näkyviin painamalla F4-näppäintä. Cangrow -ominaisuus sijaitsee sekä muoto -väli lehdessä että ohjaus objektin ominaisuus ikkunan Kaikki -väli lehdessä.

RTF-kentät    RTF-kentän oletus ohjaus objekti on teksti ruutu. Jos teksti ruutu ei ole riittävän leveä näyttämään kaikki yhden rivin arvot ja teksti ruudun Cangrow -ominaisuuden arvona on Kyllä, arvot rivitetään seuraavalle riville. Muussa tapa uksessa arvot katkaistaan. Jos haluat määrittää ohjaus objektin Cangrow -ominaisuuden, Avaa raportti rakenne näkymään tai asettelu näkymään, napsauta ohjaus objektia ja tuo sitten ohjaus objektin ominaisuus ikkuna näkyviin painamalla F4-näppäintä. Cangrow -ominaisuus sijaitsee sekä muoto -väli lehdessä että ohjaus objektin ominaisuus ikkunan Kaikki -väli lehdessä.

RTF-kentän avulla voit muotoilla tekstiä monin eri tavoin. Esimerkiksi monet kentän sanat voidaan alleviivata ja samassa kentässä voi olla useita muita sanoja kursivoituna. Voit kuitenkin edelleen luoda muotoilun, joka sisältää RTF-tekstin sisältävän teksti ruudun. Teksti ruudun muotoilu koskee vain tekstiä, jota ei ole nimenomaisesti muotoiltu Rich Text-muotoilun avulla.

RTF-kentän näyttävän teksti ruudun muotoilu tyylien määrittäminen

  1. Napsauta raporttia hiiren kakkos painikkeella siirtymis ruudussa ja valitse sitten pikavalikosta asettelu näkymä .

  2. Napsauta RTF-kentän sisältävää teksti ruutua ja valitse sitten Muotoile -väli lehden Fontti -ryhmästä muotoilu tyylit, joita haluat käyttää.

    Access muotoilee muotoilun kaikkeen RTF-kentässä olevaan tekstiin, jossa ei ole jo käytetty muotoilun (mutta ei arvon) muotoilua näkymässä, joka tukee tietojen syöttöä, kuten taulukon tai kyselyn taulukko näkymää tai lomakkeen lomake näkymää. Jos esimerkiksi osa kentässä olevasta tekstistä muotoillaan punaisella fontin värillä ja käytät teksti ruudussa sinistä fontin väriä, Access muuttaa kaiken tekstin Sini seksi, paitsi sen, joka on erikseen muotoiltuna punaiseksi. Toinen esimerkki on, että jos kentän tekstin osa on muotoiltuna 11 pisteen fontti kokoa käyttäen, ja jos käytät 14 pisteen fontti kokoa teksti ruudussa, Access käyttää 14 pisteen fontti kokoa lukuun ottamatta tekstiä, joka on erikseen muotoiltuna 11: ssä poin. TS.

    Liitteet-kentät    Liitteet-kentät käyttävät erityistä ohjaus objektia, jota ei käytetä mihinkään muuhun tieto tyyppiin. Voit liittää tietueeseen useita tiedostoja käyttämällä yhtä liite kenttää, mutta kenttä voi näyttää vain yhden liite tiedoston tiedot kerrallaan. Oletus arvon mukaan liitteet-ohjaus objekti näyttää joko kuvakkeen tai kuvan sen mukaan, mitä tiedosto tyyppiä ohjaus objekti parhaillaan näyttää. Jos haluat, voit määrittää liite ohjaus objektin ominaisuudet niin, että kaikki liite tiedostot näkyvät kuvakkeina tai siten, että kenttä näyttää vain paperi liitin kuvakkeen ja liitteiden määrän. Jos olet jo käyttänyt liitteenä olevaa ohjaus objektia raporttiisi, voit muuttaa ohjaus objektin eri käyttö tarkoitusten ominaisuuksia noudattamalla seuraavia ohjeita.

Liitteiden kentän näyttö ominaisuuksien määrittäminen

  1. Napsauta raporttia hiiren kakkos painikkeella siirtymis ruudussa ja valitse sitten pikavalikosta asettelu näkymä .

  2. Napsauta liitteet-ohjaus objektia. Jos ominaisuusikkuna ei ole vielä näytössä, tuo se näyttöön painamalla F4-näppäintä. Valitse ominaisuus ikkunassa muotoilu -väli lehti.

    Seuraavassa taulukossa on ohjeet, joiden avulla voit määrittää liitteiden ohjaus objektin ominaisuudet.

    Ominaisuus

    Asetus

    Näyttö muodossa

    • Kuva/kuvake näyttää kuvat kuvina ja kaikki muut tiedostot kuvakkeina. Tämä on oletusasetus.

    • Kuvake näyttää kaikki tiedostot kuvakkeina.

    • Paperi liitin näyttää paperi liitin-kuvakkeen ja sen jälkeen suluissa olevien liitteiden määrän.

    Oletus kuva

    Jos haluat, että oletus kuva näkyy liite-ohjaus objektissa, kun siihen ei ole liitetty tiedostoja, valitse ominaisuus ruudussa Muodostin-painike , Etsi haluamasi kuva ja valitse sitten Avaa.

    Huomautus: Oletus kuva ei näy, jos näyttö muoto-ominaisuudeksi on valittu Paperclip.

    Kuvan tasaus

    Valitse haluamasi tasaus luettelosta. Oletus asetus on keskus. Tämän asetuksen säätäminen voi aiheuttaa odottamattomia tuloksia kuvan koko tila -ominaisuuden asetuksen mukaan.

    Kuvan koko-tila

    Tämä asetus on käytettävissä vain, jos näyttö muodossa -ominaisuuden asetukseksi on valittu kuva tai kuvake.

    • Clip näyttää kuvan todellisessa koossa. Kuva leikkautuvat, jos se on liian suuri mahtumaan ohjaus objektiin.

    • Stretch venyttää kuvan niin, että se täyttää koko ohjaus objektin.

      Huomautus: Jos liitteet-ohjaus objekti on täsmälleen sama kuin kuva, tämän asetuksen käyttäminen vääristää kuvan, jolloin se näkyy venytetty joko pysty-tai vaaka suunnassa.

    • Zoomaus näyttää kuvan niin suureksi kuin mahdollista ilman kuvan leikkaamista tai vääristämistä. Tämä on oletusasetus.

  3. Jos käytät ohjaus objektia grafiikan näyttämiseen, säädä liitteet-ohjaus objektin kokoa niin, että näet haluamasi tieto määrän.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×