Raporttien suunnitteleminen opas

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Access tarjoaa useita työkaluja, joiden avulla voit luoda nopeasti houkuttelevien, helposti luettavassa raportteja, joka esittää tiedot siten, että parhaiten sen käyttäjien tarpeiden mukaan. Luo -välilehden komentojen avulla voit luoda yksinkertaisen raportin yhdellä napsautuksella. Ohjatun raportin luomisen avulla voit luoda monimutkaisempia raportin tai voit luoda raportin lisäämällä kaikki tiedot ja muotoilut osat. Valitsemallasi tavalla, joka on valittava, todennäköisesti muutokset vähintään muutaman raportin rakenne, jotta se näyttää tiedot siten, että haluat. Tässä artikkelissa kuvataan, miten raportin Yleiset ja näyttää tietyn rakenne-elementtien lisääminen raporttiin.

Tämän artikkelin sisältö

Kuinka raportin asettelu

Tietojen tasaaminen ohjausobjektien asetteluja avulla

Lisää tai poista raportin tai sivun ylä- ja alatunnisteen osat

Vinkkejä eri tietotyyppien muotoiluun

Kuinka raportin asettelu

Kun suunnittelet raportin, ota huomioon miten haluat järjestää sivun tiedot ja kuinka tiedot on tallennettu tietokantaan ensin. Suunnitteluprosessin aikana voi myös tietää, että haluamiesi taulukoiden tietojen ei salli raportti, jonka haluat luoda. Ilmoitus, että taulukot ovat normalisoitujen ei voi — Tämä tarkoittaa, että tiedot on tallennettu ei tehokkaasti tavalla.

Tee luonnoksen raporttiin

Tämä vaihe ei tarvita, saatat huomata, Access-raportin luomisen tai raportti-työkalua (jotka ovat käytettävissä Luo -välilehden Raportit -ryhmässä) avulla voit riittävästi aloitus suunnitella raportin. Kuitenkin jos raportin suunnitteluun käyttämättä työkaluja, voi olla se kannattaa tehdä karkea luonnos raportin paperille-ruudun, johon jokainen kenttä sijoitetaan kirjoittaminen ja piirtäminen vastaaviin ruutuihin kenttänimi. Voit myös luoda raportin mockup ohjelmia, kuten Word tai Visio. Valitsemallasi tavalla, jota käytetään, muista lisätä ilmaisemaan, kuinka tiedot toistaa riittävästi rivejä.

täytetty lomake, joka on limittäin alustavan luonnoksen kanssa

Voit esimerkiksi käyttää tuotetiedot rivi ja valitse useita toistuvien rivien kyseisen tuotteen myynnin ja lopuksi rivin myyntisummat tuotteen. Valitse jaksossa toistaa seuraavan tuotteen ja niin edelleen raportin loppuun saakka. Tai ehkä raportin on yksinkertainen luettelo tiedot taulukkoon, jolloin oman luonnos voivat sisältää vain sarjan riviä ja saraketta.

Huomautus: Tällä menetelmällä on myös erittäin hyödyllinen, jos suunnittelet raportin toisen henkilön puolesta. Tässä tapauksessa henkilö, voit piirtää luonnoksen, ennen kuin aloitat.

Kun luot oman luonnos, selvitä minkä taulukon tai niiden taulukoiden sisältämät tiedot haluat näyttää raportissa. Jos kaikki tiedot on yhden taulukon, voit luoda raportin suoraan taulukossa. Useimmiten haluamasi tiedot tallennetaan useita taulukoita, sinun on haettava yhdessä kyselyssä, ennen kuin voit näyttää raportissa. Kyselyn voi upottaa raportin Tietuelähde -ominaisuus, tai voit luoda erilliseen, tallennetun kyselyn ja luoda raportin, joka.

Päättää, mitä tietoja haluat sijoittaa raportin kuhunkin osaan

Kunkin raportissa on vähintään yksi raportin osat. Yksi osa, joka ei sisällä tietoja jokaisella raportissa on tieto-osa. Tässä osassa toistaa kerran kunkin tietueen taulukko tai kysely, joka raportti perustuu. Muut osat ovat valinnaisia ja toista vähemmän usein ja yleensä avulla voidaan näyttää yhteiset tietueryhmän, raportti tai koko raportin sivulla tiedot.

Seuraavassa taulukossa on kuvattu kunkin osan sijainti ja miten osan käytetään yleensä.

Osio

Sijainti

Tyypillinen sisältö

Raportin ylätunniste-osaan

Raportin ensimmäisen sivun yläreunassa näkyy vain kerran.

  • Raportin otsikon

  • Logo

  • Nykyinen päivämäärä

Raportin alatunniste-osaan

Jäljessä viimeisen rivin tiedot-sivun alatunnisteen osan viimeiselle sivulle raportin yläpuolella.

Raportin summat (summia, laskee, keskiarvojen ja niin edelleen)

Sivun ylätunniste-osaan

Raportin jokaisen sivun yläreunaan tulee näkyviin.

  • Raportin otsikon

  • Sivunumerot

Sivun alatunniste-osaan

Raportin jokaisen sivun alalaidassa tulee näkyviin.

  • Nykyinen päivämäärä

  • Sivunumerot

Ryhmän ylätunniste-osaan

Näkyviin tulee vain edellisen ryhmän tietueita.

Kentän, joka on parhaillaan ryhmitelty

Ryhmän alatunniste-osaan

Näkyy vain tietueryhmän jälkeen.

Ryhmän summat (summia, laskee, keskiarvojen ja niin edelleen)

Katso tietoja lisäämällä tai poistamalla raportin ylä- ja alatunnisteen osat- tai sivun ylä- ja alatunnisteen osat on tämän artikkelin kohdassa Lisää tai poista raportin tai sivun ylä- ja alatunnisteen osat . Voit lisätä ryhmään ylä- ja alatunnisteen osat asettelunäkymässä eikä rakennenäkymässä Ryhmittely, lajittelu ja summa -ruudun avulla.

Päätä tietojen järjestäminen

Useimmat raportit järjestetään taulukko tai pinottuina, mutta Access lisää joustavuutta lähes mistä tahansa haluamiesi tietueiden ja kentät, jotka haluat käyttää.

Taulukkomuotoinen asettelu    Taulukkomuotoinen asettelu on samanlainen kuin laskentataulukon. Otsikot ovat yläreunassa ja tiedot ovat samassa linjassa sarakkeissa otsikoiden alapuolella. Taulukko viittaa tiedot taulukkomuodossa ulkoasua. Tämä on raportin tyyppi kyseisen Access Luo, kun napsautat raportinLuo -välilehden Raportit -ryhmässä. Taulukkomuotoinen asettelu on hyvä käyttää, jos raportissa on suhteellisen vähän kenttiä, jotka haluat näyttää perusluettelo muodossa. Seuraavassa kuvassa näkyy työntekijäraportti, joka on luotu käyttämällä taulukkomuotoinen asettelu.

Työntekijäraportti taulukossa

Pinotussa asettelussa    Pinotussa asettelussa muistuttaa lomake, jossa voit täyttää, kun avaat pankkitilin tai hankintaan online jälleenmyyjältä. Jokainen tieto on merkintä ja kentät on pinottu toistensa. Tämä asettelu on hyvä raportteja, jotka sisältävät liikaa taulukkomuodossa näytettävät kentät, eli sarakkeiden leveyttä ylittää raportin leveyttä. Seuraavassa kuvassa näkyy työntekijäraportti, joka on luotu käyttämällä pinottu asettelu.

Työntekijöiden raportti pinottuna

Huomautus: Ohjatussa raportin luomisessa Tässä asettelussa käytetään nimitystä Sarakemuoto asettelu.

Erilaiset asettelu    Voit käyttää osat taulukkomuotoinen ja pinottu asettelu. Esimerkiksi kunkin tietueen voit järjestää kenttiä tieto-osa yläreunassa vaakasuuntainen rivi ja muiden kenttien saman tietueen vähintään yksi Pinotuissa asetteluissa ylimmän rivin alapuolelle. Seuraavassa kuvassa näkyy työntekijäraportti, joka on luotu käyttämällä eri asettelua. Tunnus, Sukunimi ja etunimi-kentät on järjestetty taulukkomuotoinen perusasettelu ja tehtävänimike ja Työpuhelin kentät järjestetään pinottuna. Tässä esimerkissä käytetään ruudukon antamaan visual erottaminen kenttien kunkin työntekijän.

Työntekijät-raportti, jossa on käytetty yhdistelmäasettelua

Sovitettua asettelua    Jos luot raportin ohjatun raportin luomisen avulla, voit käyttää sovitettua asettelua. Tässä asettelussa käytetään koko sivun leveyden mahdollisimman compactly näytettävä tietueet. Voit toteuttaa saman tuloksen ilman ohjatun raportin luomisen, mutta se voidaan tasata kentät täsmälleen painstaking prosessi. Seuraavassa kuvassa näkyy työntekijäraportti, joka on luotu käyttämällä raportin luomisen sovitettua asettelua.

Sovitettua asettelua käyttävä työntekijöiden raportti

Sovitettua asettelua on hyvä asettelu, jos näytät paljon kenttiä raporttiin. Edellisessä esimerkissä, jos käytät taulukkomuotoinen asettelu näyttää samat tiedot kentät laajentaa sivun reunojen. Jos käytät pinottuina, kunkin tietueen vievät paljon pystysuuntainen väli, jonka jätteet paperin ja tekee raportin vaikea lukea.

Sivun alkuun

Tietojen tasaaminen ohjausobjektien asetteluja avulla

Ohjausobjektien asettelut ovat apuviivat, voit lisätä raportin ollessa avoinna asettelunäkymässä tai rakennenäkymässä. Access Lisää ohjausobjektien asetteluja automaattisesti, kun raportin luominen ohjatun raportin luomisen avulla tai raportin luominen valitsemalla Luo -välilehden Raportit -ryhmässä raportti . Ohjausobjektin asettelun muistuttaa taulukon kullekin solulle, joista voi olla selitteen, tekstiruudun tai muun tyyppinen ohjausobjektin. Seuraavassa kuvassa näkyy raportin taulukkomuotoinen perusasettelu.

Ohjausobjektien taulukkomuotoinen perusasettelu

Oranssi viivat ilmaisevat rivien ja sarakkeiden ohjausobjektin asettelun, ja ne näkyvät vain silloin, kun raportti on avattu asettelu-näkymässä tai rakennenäkymässä. Ohjausobjektien asetteluja auttaa saavuttamiseksi yhtenäisen tasaus rivien ja sarakkeiden tiedot ja ne helpottavat Lisää, muuta kokoa tai poistaa kenttiä. Järjestätaulukon ja sijainti -ryhmien työkaluilla (käytettävissä asettelunäkymässä eikä rakennenäkymässä), voit muuttaa toisentyyppiseen perusasettelu toiseen, ja voit poistaa asettelut ohjausobjektit niin, että voit sijoittaa määrittää, missä haluat raportissa.

Huomautus: Jos käytät Access 2007-saatavilla työkaluja JärjestäOhjausobjektin asettelu -ryhmän.

Sivun alkuun

Lisää tai poista raportin tai sivun ylä- ja alatunnisteen osat

Tämän artikkelin mainittu ylä- ja alatunnisteet ovat raportin osissa, joiden avulla voit näyttää tietoja, joka on yhteinen koko raportissa tai raportin jokaiselle sivulle. Voit lisätä sivun ylätunnistetta näyttämään sivunumeron jokaisen sivun alareunassa, tai voit lisätä raportin ylätunniste-osassa näytettävä koko raportin nimi.

Raportin tai sivun ylä- ja alatunnisteiden osien lisääminen

  1. Napsauta muutettavaa raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Rakennenäkymä.

  2. Tarkista, mitkä osat ovat jo raportin. Osat on erotettu toisistaan Varjostettu vaakapalkkia kutsutaan osan valitsimia. Jokaisen osanvalitsinta tarra ilmaisee osa suoraan sen alapuolella on.

    Raportti rakennenäkymässä

    Jokaisella raportissa on tiedot-osaan ja voi sisältää myös raportin ylätunniste, ylätunniste, alatunniste ja raportin alatunnisteeseen osia. Lisäksi, jos raportissa on ryhmittelytasoja, saatat nähdä ryhmän ylä- tai alatunnisteisiin (kuten Otsikon kuin edellisessä kuvassa). Oletusarvon mukaan ryhmän ylä- ja alatunnisteiden nimetään käyttämällä kenttänimi tai lauseke, joka perustuu ryhmän. Tässä tapauksessa ryhmiteltävän kentän nimi on ”tiedosto nimellä”.

  3. Voit lisätä raportin sivun ylä- ja alatunnisteen osat- tai raportin ylä- ja alatunnisteen osat, minkä tahansa osanvalitsinta hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Sivun ylä-ja alatunniste tai Raportin ylä-ja alatunniste .

    Varoitus: Jos osassa on jo olemassa-raportissa, Access ilmoittaa, että se poista aiemmin luotu osa ja sen sisältämät ohjausobjektit.

    Voit siirtää ohjausobjektien tai Lisää uusia osia uudet ohjausobjektit.

Access Lisää sivu ja raportin ylä- ja alatunnisteen osat aina parit. Ei voi lisätä sivun tai raportin ylätunnisteosaa lisäämättä vastaava alatunniste-osaan. Jos et tarvitse molemmissa osissa, ei voi poistaa osan, mutta voit sovittaa käyttämättömät osan korkeus välttää ylimääräisiä pystysuunnassa lisääminen raporttiin nolla (0). Aseta hiiren osoitin käyttämättömät osan alareunassa, kunnes se muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi Kaksipäinen nuoli ja vedä sitten ylöspäin, kunnes osa on piilotettu. Jos osa on ohjausobjekteja, ne on poistettava ennen kuin voit piilottaa osan kokonaan.

Poista raportin tai sivun ylä- ja alatunnisteen osat

  1. Napsauta muutettavaa raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Rakennenäkymä.

  2. Minkä tahansa osanvalitsinta hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Sivun ylä-ja alatunniste tai Raportin ylä-ja alatunniste .

Jos poistat ylä- ja alatunniste-pari ja osat sisältävät ohjausobjekteja, Access varoittaa, osien poistaminen näkyy myös poistat ohjausobjektit ja että olet voi kumota. Kyllä osien ja poistaa ohjausobjektit tai valitse ei , jos haluat peruuttaa.

Sivun alkuun

Vinkkejä eri tietotyyppien muotoiluun

Kun luot raportin (käytettävissä Luo -välilehden Raportit -ryhmässä) raportti -työkalun avulla tai käyttämällä ohjattua raportin, Access Lisää kenttiä raporttiin ja luo sopivimman ohjausobjektia kunkin kentän kentän tietotyypin mukaan. Jos haluat lisätä kenttiä raporttiin itse, ensisijainen tapa on kunkin kentän vetäminen Kenttäluettelo -raporttiin. Kuin ohjatun raportin luomisen tai raportti -työkalua Access Luo sopivimman ohjausobjektin kunkin kentän kentän tietojen tyypin mukaan. Useimmat tietotyyppien sopivimman (oletus) ohjausobjekti, käyttämään on tekstiruutu.

Seuraavissa osissa on vihjeitä muotoilusta joitakin erityisiä palvelupyynnön tietotyypit.

Moniarvoiset kentät    Moniarvoisen kentän oletusarvo-ohjausobjekti on yhdistelmäruudun. Tämä voi olla esimerkiksi outo valinta ohjausobjektin raportissa, koska et voi napsauttaa yhdistelmäruudun raportin vieressä olevaa nuolta. Kuitenkin raportin yhteydessä yhdistelmäruudun toimii kuten tekstiruutu. Nuoli on näkyvissä vain rakennenäkymässä.

Jos kentässä on useita arvoja, kyseiset arvot on erotettu toisistaan pilkulla. Jos yhdistelmäruudun ei ole tarpeeksi leveä näyttääkseen kaikki arvot yksi rivi-ja laajentua omaisuuden yhdistelmäruudun on asetettu Kyllä, arvot Rivitä seuraavalle riville. Muussa tapauksessa arvot katkaistaan. Voit määrittää ohjausobjektille laajentua -ominaisuuden, Avaa raportti rakennenäkymä tai asettelunäkymä, napsauta ohjausobjektia ja painamalla F4-näppäintä ohjausobjektin ominaisuusikkuna. Laajentua -ominaisuuden sijaitsee Muotoile -välilehti ja ohjausobjektin ominaisuusikkuna kaikki -välilehti.

Rich text-kentät    RTF-kentän oletusarvo-ohjausobjekti on tekstiruutu. Jos tekstiruutu ei ole tarpeeksi leveä näyttääkseen kaikki arvot yksi rivi-ja laajentua ominaisuus, tekstiruutu on asetettu Kyllä, arvot Rivitä seuraavalle riville. Muussa tapauksessa arvot katkaistaan. Voit määrittää ohjausobjektille laajentua -ominaisuuden, Avaa raportti rakennenäkymä tai asettelunäkymä, napsauta ohjausobjektia ja painamalla F4-näppäintä ohjausobjektin ominaisuusikkuna. Laajentua -ominaisuuden sijaitsee Muotoile -välilehti ja ohjausobjektin ominaisuusikkuna kaikki -välilehti.

RTF-kentän avulla voit muotoilla tekstiä useilla eri tavoilla. Esimerkiksi useita sanoja kentässä on alleviivattu ja kursivoituna voi olla useita muita sanoja samaan kenttään. Voit kuitenkin edelleen määrittää yleinen muotoilutyylin tekstiruudun, joka sisältää RTF. Ruutuun tekstimuotoilun koskee vain teksti, joka on ei ole erityisesti muotoiltu käyttämällä RTF-muotoilua.

Määrittää muotoilun tyylit tekstiruudun, jossa näkyy RTF-kenttä

  1. Napsauta raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Asettelunäkymä .

  2. Napsauta tekstiruutua, joka näyttää rich text-kenttään ja valitse Muotoile -välilehden Fontti -ryhmässä muotoilun tyyli, jota haluat käyttää.

    Access koskee rich text-kenttä, jossa ei ole jo kyseisen tyyppi (mutta arvo ei) muotoiluja näkymässä, joka tukee tiedonsyötön, kuten taulukon tai kyselyn taulukkonäkymässä tai lomakkeen lomakenäkymässä kaiken tekstin muotoilun. Esimerkiksi jos teksti-kenttään osa muotoillaan punaista väriä ja haluat käyttää sinisen värin tekstiruudun, Access poistaa kaiken tekstin sininen, joka on muotoiltu yksitellen punainen lukuun ottamatta. Toinen esimerkki Jos teksti-kenttään osa muotoillaan 11 pisteen fonttikokoa ja haluat käyttää 14 pisteen fonttikoko teksti-ruutuun Access koskee 14 pisteen fonttikoon kaiken tekstin lukuun ottamatta, joka on muotoiltu yksitellen 11 poin ts.

    Liitetiedostokentät    Liitekenttiä käyttää erityisiä objektia, joka ei ole muita tietotyypin. Voit liittää useita tiedostoja tietueen käyttämällä yksittäisen liitetiedostokenttää, mutta kentän vain voidaan näyttää tietoja yhden kerrallaan. Liitetiedosto-ohjausobjektin näkyy oletusarvoisesti kuvake tai kuvan, liitetiedosto-ohjausobjekti näkyvissä olevan tiedostotyypin mukaan. Jos haluat, voit määrittää liitetiedosto-ohjausobjektin ominaisuuksien niin, että kaikki liitetiedostot näkyvät kuvakkeina tai niin, että kenttä näyttää ainoastaan paperiliitinkuvake ja liitteiden määrää. Oletetaan, että käytät jo liiteohjausobjektin raportin, voit muuttaa ohjausobjektin ominaisuuksia eri käyttötarkoituksiin ohjausobjektin seuraavasti.

Näytä ominaisuuksien liitekentän määrittäminen

  1. Napsauta raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Asettelunäkymä .

  2. Valitse liiteohjausobjekti. Jos ominaisuusikkuna ei ole vielä näytössä, tuo se näyttöön painamalla F4-näppäintä. Valitse ominaisuusikkunan muoto -välilehti.

    Liitetiedosto-ohjausobjektin ominaisuuksien määrittäminen käyttää apuna seuraavassa taulukossa.

    Ominaisuus

    Asetus

    Näyttömuoto

    • Kuva-kuvake näyttää grafiikan kuvia ja muita tiedostoja kuvakkeina. Tämä on oletusarvo.

    • Kuvake näyttää kaikki tiedostot kuvakkeina.

    • Paperiliitin näyttää paperiliitinkuvaketta, liitteet sulkeissa numero.

    Oletuskuva

    Jotta oletuskuvan näy liitetiedosto-ohjausobjektin, kun ei liitetiedostot, valitse Muodostin-painike -ominaisuuden ruutuun, valitse kuva ja valitse sitten Avaa.

    Huomautus: Oletuskuvan ei ole näkyvissä, jos Näytä muodossa -ominaisuudeksi on määritetty paperiliitin.

    Kuvan tasaaminen

    Valitse luettelosta haluamasi tasaus. Oletusarvo on keskelle. Tämän asetuksen muuttaminen voi tuottaa odottamattomia tuloksia, Kuvan koko -ominaisuuden asetus mukaan.

    Kuvan näyttötapa

    Tämä asetus on käytettävissä vain, jos Näytä muodossa -ominaisuudeksi on määritetty Kuva-kuvake.

    • Clip näyttää kuvan todellisessa koossa. Kuva on leikata, jos se on liian suurta eikä mahdu ohjausobjektin sisällä.

    • Venytä venyttää kuvaa niin, että se täyttää koko ohjausobjekti napsauttamalla.

      Huomautus: Ellei liiteohjausobjektin tarkka yhtä suuri kuin kuvan, tämän asetuksen avulla vääristä kuva, jolloin näkyviin laajennetun pysty- tai vaakasuuntaisesti.

    • Zoomaa näyttää mahdollisimman suuri kuvan ilman leikkauksen tai vääristää kuvan. Tämä on oletusarvo.

  3. Jos käytät ohjausobjektin grafiikka, liitetiedosto-ohjausobjektin koon niin, että näet yksityiskohdista, jonka haluat.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×