Office
Kirjaudu sisään
Raportin tietojen suodattaminen

Raportin tietojen suodattaminen

Tarkastellessasi Access-raporttia näytössä voit käyttää suodattimia ja siirtyä suoraan haluamiisi tietoihin. Tämän jälkeen voit tulostaa raportin, jossa on vain kyseiset tiedot. Lisätietoa raporttien muodostamisesta on artikkelissa Johdanto Access-raportteihin.

Huomautus: Tämä artikkeli ei koske Access-verkkosovelluksia eli tietokantaa, jonka voit suunnitella Accessilla ja julkaista verkossa.

Raportin tiedot suodatetaan avaamalla ne ensin raporttinäkymässä (napsauta siirtymisruutua hiiren kakkospainikkeella ja valitse Raporttinäkymä). Napsauta sitten hiiren kakkospainikkeella tietoja, jotka haluat suodattaa.

Esimerkiksi kaikki työntekijät sisältävässä raportissa voi joskus olla tarpeen rajoittaa raportti työntekijöihin, joiden sukunimi alkaa L-kirjaimella:

  1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa sukunimeä ja valitse Tekstisuodattimet > Alkaa kirjaimella.
    Suodattimen käyttäminen raportissa napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella arvoa raporttinäkymässä.

  2. Kirjoita avutuvaan ruutuun L ja valitse OK.
    Mukautettu suodatin -valintaikkuna, johon on syötetty L-kirjain.
    Access käyttää suodatinta ja voit nyt tulostaa vain suodatetut tiedot sisältävän raportin.
    Työntekijäraportti, johon on suodatettu työntekijät, joiden sukunimi alkaa L-kirjaimella.

Suodattimien ottaminen käyttöön, poistaminen käytöstä tai poistaminen

Voit poistaa suodattimen käytöstä tai käyttää sitä uudelleen napsauttamalla Aloitus-välilehden Ota suodatus käyttöön tai poista se käytöstä -painiketta.

Jos suljet raportin poistamatta suodattimia, Access muistaa ne seuraavan kerran raporttia käyttäessäsi. Voit käyttää suodattimia napsauttamalla jälleen Ota suodatus käyttöön tai poista se käytöstä -painiketta. Suodattimet ovat käytettävissä, vaikka sulkisit tietokannan ja avaisit sen uudelleen. Jos sen sijaan valitset Aloitus > Lisäasetukset > Poista kaikki suodattimet, Access poistaa kaikki suodattimet ja joudut luomaan ne uudelleen seuraavalla kerralla.

Suodattimien tallentaminen kyselynä

Jos raportissa käytetään useita suodattimia, ne kannattaa tallentaa kyselynä. Voit käyttää kyselyä tietolähteenä nykyisessä tai uudessa raportissa tai suorittaa kyselyn, kun haluat nähdä tiedot uudelleen.

  1. Käytä suodattimia ja valitse Aloitus > Lisäasetukset > Erikoissuodatus ja lajittelu.

    Access luo kyselyn, joka sisältää kaikki käyttämäsi suodattimet. Jos haluat nähdä kyselyn tuloksessa suodatettujen sarakkeiden lisäksi muitakin sarakkeita, lisää ne kyselyn ruudukkoon kaksoisnapsauttamalla niitä taulukoissa.

  2. Valitse Tallenna ja kirjoita kyselylle nimi.

Lisätietoa raporteista on artikkelissa Johdanto Access-raportteihin ja suodattimista artikkelissa Tietojen suodattaminen paikallisessa tietokannassa. Lisätietoja kyselyiden erilaisista käyttömahdollisuuksista on artikkelissa Johdanto kyselyihin.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×