Raportin jakaminen

Vapauta Käyttöraporttisi ja jaa ne laajalle. Voit esimerkiksi lähettää sähkö postia yhdelle tai useammalle käyttäjälle, viedä ne SharePoint-tiedosto kirjastoihin ja arkistoida ne verkko kansioihin. Kun jaat yhteys raportin, luot staattiseen tieto raporttiin tiettynä ajan kohtana, kuten päivittäin, viikoittain tai kuukausittain. Tällä tavoin sinulla on yksi totuuden piste, jonka avulla tieto työntekijät voivat tehdä hyviä liiketoiminta päätöksiä, vastata kysymyksiin, etsiä vaihto ehtoja, määrittää parhaat suunnitelmat, arvioida riskejä ja parantaa laatua.

Raporttien jakaminen

Vihje    Kun luot raportin, Lisää julkaisu päivämäärä. Tämä auttaa käyttäjiä vahvistamaan, että raportti on luotu oikein. Lisä tietoja on Ohje aiheessa päivä määrän ja kellon ajan lisääminen raporttiin tai lomakkeeseen.

Sisältö

Raportin lähettäminen Sähkö posti-komennolla

Yksi nopein tapa raportin jakamiseen on käyttää sähkö posti-komentoa. Vain muutamalla hiiren napsautuksella voit viedä raportin ja luoda sitten uuden sähkö posti viestin, johon tiedosto on liitetty.

  1. Valitse siirtymis ruudussa raportti, jonka haluat lähettää.

  2. Valitse ulkoiset tiedot > Sähkö posti.

  3. Valitse Lähetä objekti nimellä -valinta ikkunassa haluamasi esitys muoto, kuten PDF-tiedosto, ja valitse sitten OK.

    Huomautus    Vaikka käytettävissä on useita eri muotoja, voit käyttää PDF-tiedostoa, joka on muuttunut defacto-standardiksi, säilyttää alkuperäisen käyttö oikeus raportin asettelun ja muotoilun ja sisältää valmiita tapoja mukauttaa sivut tarkastelemista ja tulostus. Lisä tietoja on Ohje aiheessa Adobe Readerin asentaminen ja PDF-tiedoston tulostaminen.

    Näyttöön avautuu uusi Sähkö posti viesti Outlookissa, johon tiedosto on liitetty.

  4. Kirjoita vastaanottajat-sähkö posti osoitteet vastaanottaja-ja kopio -ruutuihin, kuvaus Aihe -ruutuun ja viesti-alueelle.

    Vihje    Tällä menetelmällä lähettämaasi tiedostoa ei oletusarvoisesti tallenneta tieto koneeseesi. Jos haluat tallentaa kopion tiedostosta tieto koneeseesi, napsauta liitettä hiiren kakkos painikkeella liitetyssä ruudussa ja valitse sitten Tallenna nimellä.

  5. Valitse Lähetä.

Huomautus    Voit automatisoida prosessin käyttämällä Emaildatabaseobject-makro toimintoa. Voit esimerkiksi luoda makron, joka sisältää näiden toimintojen sarjan, sähkö postin eri raportteihin eri käyttäjille.

Sivun alkuun

Raportin vieminen kansioon tai SharePoint-tiedosto kirjastoon

  1. Valitse siirtymis ruudussa raportti, jonka haluat viedä.

  2. Avaa Julkaise PDF-tai XPS -muodossa-valinta ikkuna valitsemalla ulkoiset tiedot > PDF tai XPS .

  3. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Etsi kansio siirtymis ruudun avulla.

    • Etsi SharePoint-sivusto napsauttamalla SharePoint -kohtaa siirtymis ruudussa tai kirjoittamalla sivuston URL-osoite yläreunassa olevaan osoitteen ruutuun. Esimerkki:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      Lisä tietoja on Ohje aiheessa sisällön etsiminen SharePointin aloitus sivulla.

  4. Varmista, että PDF -tiedosto tyyppi on valittuna tallennus muoto-ruudussa.

  5. Jos haluat muuttaa raportin oletus nimeä, kirjoita uusi tiedosto nimi tiedosto nimi- ruutuun.

  6. Jos haluat avata raportin heti sen viemisen jälkeen, valitse Avaa tiedosto julkistamisen jälkeen- valinta ruutu.

  7. Tee optimointi-kohdassa jokin seuraavista:

    • Jos haluat optimoida raportin suuremmaksi, Suuritarkkuuksinen tiedosto (suositellaan tulostamista varten), valitse vakio.

    • Jos haluat optimoida raportin pienemmän, pienemmän tarkkuuden tiedoston (suositeltava online-julkaisemista varten), valitse vähimmäiskoko.

  8. Valitse Julkaise. Tiedosto luodaan Accessissa. Jos valitsit, että haluat avata tiedoston, kun se on julkaistu, Adobe Reader näyttää tiedoston.

  9. Jos haluat tallentaa toiminnon vaiheet niin, että voit suorittaa saman toiminnon ja ajoittaa sen, valitse Tallenna vienti vaiheet -valinta ruutu:

    • Kirjoita vaiheiden nimi ja kuvaus.

    • Jos haluat luoda Outlook-tehtävän, joka ajoittaa vienti toiminnon tulevaan päivä määrään, valitse Luo Outlook-tehtävä -valinta ruutu.

    Lisätietoja on artikkelissa Tuonti- tai vientitoiminnon tietojen tallentaminen määrityksenä.

    Huomautus    Toinen menetelmä prosessin automatisoimiseen on käyttää makro toimintoa. Voit esimerkiksi luoda kuvaavan tiedosto nimen raportin otsikon ja vienti päivämäärän perusteella. Tämä auttaa käyttäjiä löytämään oikean raportin SharePoint-kirjastosta tai useista raporteista. Voit tehdä tämän määrittämällä seuraavan lausekkeen tulostus tiedosto-argumentissa:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    Jos RptQC5 on raportti objektin nimi, Auto_Header0 on raportin otsikko-osa ja kuva otsikko-ominaisuus on raportin otsikko.

Sivun alkuun

Tietoja raportti keskuksen luomisesta SharePointissa

Harkitse erillisen raportti keskuksen luomista SharePoint-tiedosto kirjastoon, jotta käyttäjät löytävät tarvitsemasi raportit helpommin ja voivat tarkastella niitä. Lisäämällä sarakkeita, liittämällä kirjastoon Accessista ja muokkaamalla tiedosto kirjastoa näkymien avulla voit luoda ensiluokkaisen käyttö kokemuksen käyttäjille. Seuraavassa on perusvaiheet, joihin voit ryhtyä.

Tiedostokirjaston luominen    Tiedosto Kirjasto on suojattu tiedoston sijainti, joka yksinkertaistaa yhteiskäyttöä. Voit lisätä sarakkeita kirjastoon, kuten luokkiin, henkilöihin tai ryhmiin ja laskettuihin sarakkeisiin, joita voit käyttää näkymien ja suodattimien luomiseen.

Tiedosto kirjaston Pikkukuvaruutu, jossa ei ole valittuna mitään.

Lisä tietoja on Ohje aiheessa mikä on tiedosto Kirjasto?

Kirjaston sarakkeiden päivittäminen Accessista    Liittämällä kirjaston Accessiin voit päivittää tiedosto kirjaston sarakkeita Accessista, jotta käyttäjät löytävät haluamasi raportit ja saavat lisä tietoja.

Lisä tietoja on Ohje aiheessa tietojen tuominen, linkittäminen tai siirtäminen SharePointiin.

Lajiteltujen ja suodatettujen näkymien luominen    Sen sijaan, että lähettäisit raportin Accessista sähköpostitse, Lähetä linkki asiakirja kirjaston asiaankuuluvaan näkymään. Esimerkki:

  • Lajittele näkymä nousevaan järjestykseen muutetun sarakkeen mukaan niin, että uusin raportti näkyy ensimmäisenä. Lisä tietoja on kohdassa SharePoint-näkymän muokkaaminen lajittelunavulla.

  • Jos sinulla on JobFunction-kirjaston vaihto ehto-sarake, jossa on kolme arvoa: Lineworker, Foreman ja ohjaaja, Luo erilliset näkymät kunkin työroolin suodatus lausekkeen perusteella:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    Kun lähetät linkin esimies-näkymään ja käyttäjä napsauttaa sitä, näkymä näyttää valvonta viranomaisille haluamasi raportit. Saat kirjaston näkymän linkin näkyviin tuomalla näkymän ja kopioimalla URL-osoitteen osoite riviltä.

  • Jos kirjastossa on henkilö-sarake, jonka nimi on OurEmployees, Luo näkymä, joka perustuu minä-funktiota käyttävään suodatin lausekkeeseen ja näyttää vain nykyisen käyttäjän raportit:

    OurEmployees is equal to [Me]

    Kun lähetät linkin näkymään ja käyttäjä napsauttaa sitä, näkymä näyttää kyseisen käyttäjän omat raportit.

Lisä tietoja on kohdassa SharePoint-näkymän muokkaaminen suodattamalla ja luettelon näkymän muokkaaminen SharePointissa.

Verkko-osien yhdistäminen modernilla sivulla   Voit myös luoda modernin sivun, joka näyttää tiedoston sen perusteella, mitä käyttäjä valitsee tiedosto kirjastossa, yhdistämällä tiedoston katselu ohjelman verkko-osan tiedosto kirjaston verkko-osaan. Käyttäjät voivat selata raportteja löytääksesi haluamasi.

Esimerkki luettelo, joka on yhdistetty luettelon ominaisuudet-verkko-osaan

Lisä tietoja on kohdassa verkko-osien käyttäminen SharePoint-sivuilla ja verkko-osien yhdistäminen SharePoint Onlinessa.

Microsoft Flow'n hyödyntäminen    Voit automatisoida kirjaston käytön ja hallinnan Microsoft Flow'n avulla. Voit esimerkiksi push-ilmoituksia, lähettää päivittäisiä muistutuksia, luoda Planner-tehtävän ja arkistoida vanhentuneita tiedostoja kansioon.

Jos haluat valita SharePointissa valitun kohteen, luo Planner-tehtävä, jossa on linkki SharePoint-kohteeseen.

Microsoft Flow-malli SharePointiin ja Planneriin

Lisä tietoja on Ohje aiheessa luettelon tai kirjaston työn kulun luominen SharePoint Onlinessa tai OneDrive for Businessissa.

Sivun alkuun

Huomautus:  Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kerrotko meille, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset artikkelin englanninkieliseen versioon.

Katso myös

Johdatus raportteihin Accessissa

Raporttien suunnittelu opas

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×