Office
Kirjaudu sisään

Projektinhallinnan tavoite: projektitietojen viestittäminen

Huomautus:  Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .

Yleistä näkymäskenaarioista -kuva

Tiedonkulku on projektin menestyksen tai epäonnistumisen kannalta kaikkein kriittisin elementti. Project 2010 on onneksi helpottanut projektitietojen tiedonkulkua – olipa kyseessä yhteydenpito yksittäisen projektin kimpussa työskentelevän pienen ryhmän kesken tai laajassa organisaatiossa, jossa on maailmanlaajuiset yhteydenpitotarpeet projektiportfolioiden alalla.

Lisäksi Project on nyt integroitu SharePointiin, mikä helpottaa projektitietojen jakamista ilman Project Serveriä.

Tässä artikkelissa on tietoa yhdestä projektinhallinnan monesta tavoitteesta projektin suunnittelu.

Esimerkkejä projektin hallinnasta...

Tehtävä: Vastaat uudesta projektista ja tehtäväsi on olla yhteydessä säännöllisesti sidosryhmän jäseniin. Kun selvität mitä sana sidosryhmä merkitsee, huomaat, että se tarkoittaa muutakin kuin vain omaa esimiestäsi. Se tarkoittaa kaikkia, joita projekti kiinnostaa, esimiehestäsi ulkopuolisiin myyjiin ja mahdollisesti organisaation toimitusjohtajaan saakka. Huomaat myös, että muidenkin kuin tärkeiden sidosryhmän jäsenien on tiedettävä, miten projekti edistyy. Myös tiimisi tarvitsee näitä tietoja. Äkkiä tiedonkulku kuulostaakin monimutkaiselta.

Asia kerrallaan. Analysoi sidosryhmän jäsenien viestintätarpeet. Useat yhtiöt epäonnistuvat, vaikka niillä on erinomaiset yhteydenpitoaikeet, koska ne eivät ymmärrä, että tehokas yhteydenpito tapahtuu usealla tavalla. Excelissä voit luoda Vaikutus/Kiinnostus-kvadranttikaavion, jossa selviää, kenen pitää tietää mitä ja missä määrin. Kuten kaaviosta näkyy, kannattaa kiinnittää eniten huomiota sen henkilön yhteydenpitotarpeisiin, jolla on suurin vaikutus sekä projektin lopputulokseen että itse projektiin.

Kuva Excel-vaikutusruudukosta

Onneksi huomasit juuri, että koko organisaatioosi on asennettu Microsoft Project 2010 ja ajattelit kokeilla sen mahtavia viestintäominaisuuksia. Olet pyytänyt organisaation kokeneilta projektipäälliköiltä apua projektinhallinnan alkeissa ja saanut hyviä neuvoja Projectin edistyneistä raportointi- ja seurantaominaisuuksista tiimisi työskentelyä varten. Olet myös kyllästynyt lähettämään anovia sähköposteja ja koputtamaan oville saadaksesi projektipäivityksiä.

Analysoituasi sidosryhmän jäseniä saatat tulla siihen johtopäätöksen, että yksi Office-sovellus sopii muita paremmin sen tyyppiselle tiedolle, jota haluat lähettää. Tässä on yhteenveto Office-sovelluksista ja niiden sinulle mieleen tulleista hyvistä ja huonoista puolista sidosryhmän jäsenen tarpeista riippuen.

Sovellus

Hyvät puolet

Huonot puolet

Excel

Voit tuoda tietoja projektin advanced analyysi, esimerkiksi Anova-LASKELMIA ja Ansaitun arvon. Lue lisätietoja Project on kehittyneiden analyysi ominaisuuksien.

Liian helppo monimutkaisten kaavioiden muodostamiseen, vaikka yleistason tiedot olisivat tarkoituksenmukaisempia.

Word

Word-asiakirjoja voidaan projektin elinkaarensa aikana, etenkin alkuvaiheessa, kun määritettyjä koodauksia suunnitteluasiakirjoja on luotu ja jakaa. Käyttämisestä Word-asiakirjan luominen projektin aloittamisen (video).

Jotkut sidosryhmän jäsenet haluavat visuaalisen selityksen meneillään olevan projektin edistymisestä, jolloin Excel, Project tai Visio sopisivat paremmin.

Project

Microsoft Project on valmiit Esitystyökalut kaikille sidosryhmätasoille, mukaan lukien aikajanan, ryhmän suunnittelu ominaisuudet ja tietojen vieminen ominaisuuksia. Lue lisää eri tavoista tarkasteleminen ja esittäminen projektitietoja.

Projectia ei välttämättä ole asennettu kaikkien sidosryhmän jäsenien tietokoneille ja vaikka olisikin, tietojen monimutkaisuutta voi olla vaikea hallita. Voi olla parempi käyttää Projectin omia raportointitoimintoja, kuten aikajanoja ja visuaalisia raportteja, tietojen välittämiseen johdolle.

SharePoint

Jos olet aloittanut SharePoint-tehtäväluettelon tuominen Projectiin. Muuta yhden tehtäväluettelossa näkyvät myös muita tehtäväluettelossa. Lisätietoja SharePointin avulla Projectissa.

Vaatii IT-osaston tai IT-palveluntarjoajan, joka pystyy investoimaan yhtiön resursseja käyttöönottamiseen. Voit kuitenkin pienentää SharePoint hallinta-ongelmia ottamalla käyttöön pilvestä.

Project Server

Project Serverin mukautettuja yrityksen viestintä-ja raportointiominaisuuksien erityisesti tasolla portfolion viestintää ja Raportointityökalut. Lisätietoja Project Server.

Muutaman työntekijän pienyrityksille Project Serverin käyttöönottaminen voi olla haaste. Project Serverin tehokasta käyttöä varten organisaation pitäisi ymmärtää liiketoimintaprosessit, menetelmät ja projektin hallintakyvyt. Lisäksi on tarpeen miettiä, miten organisaation nykytilanteen ja tavoitteena olevan tilanteen välinen ero voidaan määritellä ja miten sitä voidaan hallita.

PowerPoint

Ihanteellinen vaikuttavien esitysten luontityökalu korkean tason viestittäessä. Lisätietoja siitä, miten voit käyttää PowerPoint tehokkaita esityksiä.

Myyjille, analyytikoille ja insinööreille Excelin kaltainen sovellus voi sopia paremmin yksityiskohtaisten kaavioiden luontia varten.

Visio

Ihanteellinen missä liiketoiminnan kaavioiden ja tuotantoprosesseja hyödyllisiä projektin alkuperäinen vaiheet. Lue lisää luominen vuokaaviot Vision avulla projektin viestintään.

Voi sisältää liian paljon prosessitietoja, jos esitys on johdolle.

Lync Server

Mahdollistaa yhdistetyn ryhmän-toiminto, joka muuntaa jokaisen viestintä kyselyjä vuorovaikutuksessa, joka on usean henkilön, mielenkiintoisempia ja missä tahansa.

Vaatii IT-osaston tai IT-palveluntarjoajan, joka pystyy investoimaan yhtiön resursseja käyttöönottamiseen.

Office Online ohjelmat (pilvipalvelu)

Kiinnostavan helposti ja projektitietojen näyttäminen käyttämällä upotetun työkirjan koodia Excel Onlineyrityksen verkkosivulle. Esimerkki Excel-blogin.

Turvallisuus voi olla ongelma joissakin yhtiöissä. Varmista, että upotetut laskentataulukot näkyvät vain suojatussa sivustossa tai ne näytetään yksityisestä (ei julkisesta) OneDrive-kansiosta.

Yhteisöpalvelut

Twitter-, Facebook- ja muut Yhteisöpalvelut avulla hallita projekteja ja ryhmiä, etenkin alkuvaiheessa projektin. Lisätietoja Yhteisöpalvelut projektinhallinnan käyttäminen

Ryhmän jäsenet voivat olla haluttomia jakamaan tietoja, jotka ovat vähemmän suojattuja kuin SharePoint-palvelimet.

Sivun alkuun

Projektitietojen välitys

Tutki aikatauluongelmat, joista on tiedotettava

Jotta viestintä tiimin ja sidosryhmän jäsenille onnistuu, on erittäin tärkeää tunnistaa mahdolliset aikatauluongelmat.

Ansaitun arvon tietojen välitys

Ansaittuun arvoon liittyvien tietojen kerääminen on edistynyt vaihe, mutta se on tehokas vaihe selvitettäessä projektin etenemisen plussia ja miinuksia. Sidosryhmän jäsenet haluavat nimenomaan nähdä siitä saatavan tiiviin ja laadukkaan tietopaketin.

SharePoint-tehtäväluettelon synkronointi projektitehtävät

Jos olet jo luonut projektin, voit synkronoida sen tehtäväluettelon SharePoint-tehtäväluettelon kanssa. Yhteen tehtäväluetteloon tehdyt muutokset näkyvät myös toisessa tehtäväluettelossa.

SharePoint-luettelon vieminen Project-tehtäväluetteloon

Jos olet aloittanut SharePoint-tehtäväluettelosta, voit tuoda sen Projectiin. Yhteen tehtäväluetteloon tehdyt muutokset näkyvät myös toisessa tehtäväluettelossa.

Voit luoda ja hallita SharePoint-projektitehtäväluettelon

Jos olet luonut tehtäväluettelon SharePointissa, voit lisätä tehtäviä, määrittää niitä käyttäjille ja hallita töitä ilman Project Serveriä.

Projektitietojen tarkasteleminen ilman Project 2010: ssä

Jos etsit muita tapoja katsella projektitietoja ilman Projectia ja SharePointia, voit viedä Project-tietoja monissa eri muodoissa useita eri työkaluja varten.

Ajan tasalle Project Web Appissa

Näissä videoissa kerrotaan, miten Project Server ja Project Web App voivat auttaa organisaatiota.

Viestintä työryhmän kanssa Outlook 2010: n avulla

Opi Outlookin käytön parhaat käytännöt, joilla voit maksimoida tiimille lähettämiesi sähköpostien tehon. Ratkaise ongelmat – älä luo niitä!

Web-sivulla Excel-työkirjan upottaminen

Näytä upotettu laskentataulukko intranet-sivustossa, jotta sidosryhmä näkee hiljattain päivitetyt projektitiedot. Työkirja tallennetaan julkiseen paikkaan, kuten Windows Liven palveluun OneDrive

Visio-kaavioiden luominen

Käyttämällä Visio 2010:tä voi luoda vaikuttavia kaavioita ja tarjota niiden avulla tiiviin ja laadukkaan tietopaketin sidosryhmälle.

Sivun alkuun | Palaa projektin suunnitteluun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×