Projektin sidosryhmän jäsenluettelon luominen ja hallitseminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Jane Suchan, PMP

Mikä on projektin sidosryhmän jäsen?     Määritelmiä on useita ja ne vaihtelevat lähteen ja yrityksen mukaan. Kaikissa kuitenkin sidosryhmän jäseneksi määritellään ihminen tai ryhmä, jonka oma etu riippuu projektin lopputuloksesta. Sidosryhmän hallinta tarkoittaa samaa kuin suhteen hallinta: tavoitteena on hankkia sitoutuminen projektiin ja ylläpitää sitä.

Sidosryhmät ovat tässä artikkelissa organisaation henkilöitä tai ryhmiä, joilla on osuus projektin tuloksiin tai joihin projektin tulos vaikuttaa. Ennen kuin aloitat sidosryhmän jäsenluettelon laatimisen ja hallinnan, varmista, että sidosryhmän määritelmä sopii organisaatioosi.

Miksi sidosryhmän jäsenten hallinta on tärkeää?

Vaikka haluaisimme ajatella, että kaikki projektissa mukana olevat ovat innoissaan siitä, näin ei aina ole. Sidosryhmän jäsenten on ehkä opeteltava uusia työkaluja tai prosesseja, luopua hallinnasta tai joissakin tapauksissa jopa jättää työnsä. Sidosryhmän jäsenten huolten helpottaminen jää projektipäällikölle ja tukijoille. On epätodennäköistä, että pystyt pitämään kaikki tyytyväisinä koko ajan. Joitakuita on käsiteltävä siten, että he eivät tee ponnisteluasi tyhjäksi.

Motivaatioiden ymmärtäminen auttaa huolten käsittelyssä ja välttämään negatiivisia toimintatapoja ja taktiikoita, kuten:

  • tarvittavien panosten tai hyväksymisten viivästyttäminen

  • kilpailevan projektin aloittaminen

  • resurssien uudelleenmäärittäminen muihin projekteihin

  • projektin heikentäminen osallistumalla politikointiin taustalla.

Tehokkaasti hallittujen sidosryhmän jäsenten edut:

  • projektin läpikulkuajan lyhentäminen, koska politikointiin kuluu vähemmän aikaa

  • hyväksyntäprosessin selkiyttäminen

  • sen varmistaminen, että projektin resurssit ovat käytettävissä ja aktiivisia

  • tiedonkulun säilyminen.

Sivun alkuun

Sidosryhmän jäsenluettelon laatiminen

Tee projektin alkuvaiheessa yhteistyötä projektin tukijan kanssa ja laadi luettelo mahdollisista sidosryhmistä. Luettelo voi olla pitkä sen mukaan, miten määrittelet tämän roolin ja millainen vaikutus projektilla on organisaatioon.

Sidosryhmän jäsenluettelo on projektipäällikön työkalu. Se on keskeinen osa projektin viestintäsuunnitelmaa. Luettelon arvioinnin perusteella voit laatia vahvan viestintäsuunnitelman. Lisäksi riittää, että jaat luettelon tiedot vain projektin tukijalle.

Useimmissa projekteissa mukaan tulee politiikkaa, joten voit päätyä sidosryhmien arvioinnissa epäselville alueille.

Sivun alkuun

Sidosryhmän jäsenluettelo arviointi

Määritä kunkin sidosryhmän vaikutusvalta ja luokittele ryhmät sen mukaan. Joillakuilla on valta pitää projekti liikkeessä. Tällaisia tahoja voivat olla projektin tukija tai vanhemmat johtajat. Aseman ja päätöksentekoroolin takia näitä sidosryhmiä kannattaa seurata muita tarkemmin. Muut voivat olla henkilöitä, jotka eivät välttämättä pysty lopettamaan projektia mutta jotka voivat taustalla toimien heikentää projektia ja jopa epäsuorasti lopettamaan sen.

Toisen tason sidosryhmään kuuluvat henkilöt, jotka käyttävät tuotetta joskus jopa päivittäin. Tämä ryhmä antaa tietoja täytettävistä liiketoimintavaatimuksista. He hyötyvät eniten projektin onnistumisesta, koska projekti vaikuttaa heihin suoraan. Vaikka he eivät pysty suoraan tai epäsuoraan lopettamaan projektia, tällä ryhmällä on keskeinen rooli projektin onnistumisessa. Jos näiden henkilöiden tarpeita tai huolia ei huomioida, he siirtyvät nopeasti projektin tukijoista suurimmaksi ongelmaksi.

Toinen tapa järjestää sidosryhmän jäsenet on ryhmitellä heidät osallistumisen ja vastuun mukaan. Yksi ryhmä voi olla aktiivisesti mukana projektissa ja tehdä työtä sen eteen, toinen saattaa osallistua projektiin jossakin vaiheessa ja kolmas voi sisältää sidosryhmän jäsenet, jotka eivät osallistu aktiivisesti mutta joiden on saatava tietoa projektista.

Sivun alkuun

Sidosryhmän jäsenten luokittelu RACI:n avulla

Responsible, accountable, consulted and informed (RACI) on työkalu, jota käytetään organisaatiosuunnittelussa sidosryhmän jäsenten nimeämiseen ja määrittämiseen projektiin osallistumisen ja vastuun tason mukaan. Se on kätevä tapa luokitella sidosryhmän jäsenet, jotta voit laatia tehokkaan viestintästrategian kullekin henkilölle tai ryhmälle. Nämä sidosryhmän jäsenet määritellään seuraavasti:

  • Responsible    Tämän henkilön vastuulla on tehtävän suorittaminen.

  • Accountable    Tältä henkilöltä edellytetään toimenpiteitä, jos tehtävää ei ole suoritettu. Hän saattaa olla tehtävän suorittamisesta vastuussa olevan henkilön esimies. Projektipäälliköillä on usein tämä rooli.

  • Consulted    Vaikka tämä henkilö ei ole vastuussa tehtävän suorittamisesta tai valvonnasta, häntä konsultoidaan tehtävän osista.

  • Informed    Tämän passiivisen roolin haltija saa tiedon asioista, mutta hän ei vastaa tehtävien suorittamisesta tai valvonnasta.

Sivun alkuun

Sananen ennaltaehkäisystä

Projektinhallintaan liittyy keskeisesti odotuksien hallinta. Käytä projektien alussa aikaa tukijan kanssa sidosryhmän jäsenten tunnistamiseen ja arviointiin. Muista päivittää luetteloa projektin mittaan. Sinun on tiedettävä sidosryhmien jäsenet ja heidän etunsa, jotta voit hallita jäseniä tehokkaasti. Voit tällä tavalla toimien välttää ongelmia ja varmistaa projektin onnistumisen.

Sivun alkuun

Tietoja kirjoittajasta     Jane Suchan on Microsoftin ohjelmapäällikkö, jolla on kokemusta yritysten liiketoimintahankkeiden hallinnasta ja projektinhallintamenetelmien kehittämisestä. Jane asuu Washingtonin Seattlessa.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×