Projektien Access-tietokantamallin käyttäminen

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Access-projekti hallinnan tietokanta avulla voit hallita projekteja ja liittyviin tehtäviin ja työntekijät. Voit myös hakea ja suodattaa projektin tiedot, anna yleisten tehtävien tekemiseen ja lähettää tai vastaanottaa tietoja sähköpostiviestien kautta.

Huomautus: Project management-tietokantamallin on päivitetty viimeksi muutaman vuoden aikana. Nämä ohjeet viitata ladattavissa mallin uusimman version. Seuraavia ohjeita eivät vastaa mitä näet, jos käytät todennäköisesti mallin vanhempi versio.

Tietokannan käyttäminen

Tässä artikkelissa kerrotaan perusvaiheet käytön projektien paikallisen tietokannan mallia.

Tietokannan valmisteleminen käyttöä varten

Jos haluat varmistaa, että kaikki tietokannan sisältö on otettu käyttöön, toimimalla seuraavasti:

  • Varmista, että kaikki tietokannan sisältö on otettu käyttöön, sanomapalkissa, valitse Ota tämä sisältö käyttöön.

    Lisätietoja tietokannan sisällön ottaminen käyttöön on artikkelissa tietokannan luottaminen.

Työntekijöiden lisääminen

Kun haluat käyttää projektit-tietokantamalli, ensimmäiseksi on voit työntekijöiden lisääminen, niin, että sinulla on henkilön projektien ja tehtävien määrittäminen. Näiden ohjeiden avulla voit työntekijöiden lisääminen manuaalisesti tai on seuraavassa osassa voit työntekijöiden lisääminen Outlook-yhteystiedoista.

  1. Valitse Projektin luettelolomakkeen Työntekijäluettelo.

  2. Täytä Työntekijän luettelolomakkeen kunkin työntekijän tietoja.

  3. Voit lisätä työntekijän tarkempia tietoja, kaksoisnapsauta työntekijän nimi Työntekijän luettelolomake ja kirjoita Työntekijöiden tiedot -lomakkeen tiedot.

  4. Valitse Sulje palaa Projektin luettelolomake.

Microsoft Outlookin yhteystietojen lisääminen

Jos käytät Microsoft Outlookia, voit lisätä työntekijöitä kyseisestä ohjelmasta eikä sinun tarvitse kirjoittaa tiedot uudelleen.

  1. Valitse Projektin luettelolomakkeen Työntekijäluettelo.

  2. Valitse Lisää OutlookistaTyöntekijäluettelo -lomakkeessa.

  3. Valitse Lisättävien nimien valitseminen -valintaikkunassa nimiä, jotka haluat lisätä tietokantaan.

  4. Valitse Lisää ja valitse sitten OK.

Lisää uusi projekti

  1. Valitse Uusi projektiProject-luettelo -lomake.

  2. Projektitiedot -lomakkeen Anna projektin tiedot ja valitse sitten Sulje.

Muokkaa aiemmin luodusta projektista

  1. Kaksoisnapsauta Projektin luettelolomakkeen projekti, jota haluat muokata.

  2. Projektitiedot -lomakkeen lisätä tai muokata projektin tietoja.

    Tehtävän lisääminen

    • Valitse Projektitiedot -lomake valitsemalla Lisää tehtävä.

    • Valitse Tehtävän tiedot -lomake täytä tehtävän tiedot ja valitse sitten Sulje.

      Access näyttää uuden projektin Project tehtäväluettelon Projektitiedot -lomakkeen.

      Tehtävän muokkaaminen

    • Valitse Projektitiedot -lomake Projektitehtävät -välilehti.

    • Kaksoisnapsauta tehtävää, jota haluat muokata.

    • Tehtävän tiedot -lomake, valitse Muokkaa tehtävän tiedot ja valitse sitten Sulje.

      Yleisiä tehtävän lisääminen

      Yleisiä tehtäviä tehtäviä, joita käytetään usein useita eri projekteihin, kuten budjetointi tai koulutusta. Sen jälkeen, kun kirjoitat yhteisen tehtävän, se voidaan lisätä minkä tahansa projektin Project-tietokannasta tarvitsematta kirjoittaa uudelleen tehtävän tiedot.

    • Valitse Projektitiedot -lomakkeen Yleiset toiminnot.

    • Valitse yleisten tehtävien, johon haluat lisätä projektiin vieressä oleva valintaruutu. Lisää uusi yleisiä tehtäviä luettelon loppuun.

    • Valitse Sulje ja palaa Projektitiedot -lomake.

Suodata projektiluettelo

Projektiluettelossa lomakkeeseen voit suodattaa projektiluettelon ja tallentaminen myöhempää käyttöä varten tuttuja suodattimet.

  1. Suodattimien lomaketta hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla haluamasi suodattimet.

  2. Valitse Tallenna suodatin.

  3. Valitse Suodattimen tietolomake suodattimen nimi ja kuvaus ja valitse sitten Sulje.

  4. Tallennetun suodattimen Suodattimen Suosikit -ruudun avulla, tai valitse Poista suodatin (Tyhjennä suodatin) .

Projektin tai työntekijän tietojen näyttäminen

Projektitiedot -lomake ja Työntekijän tietoja lomakkeiden avulla voit tarkastella ja kirjoittaa lisätietoja projektin tai työntekijän. Voit näyttää Projektitiedot tai Työntekijän tietoja lomakkeen seuraavasti:

  • Kaksoisosoita kohdetta, jonka haluat nähdä Projektin luettelolomake tai Työntekijäluettelo lomakkeen.

Liitteiden lisääminen

Projektitiedot -lomake, Tehtävän tiedot -lomake ja Työntekijän tietoja lomakkeen voit lisätä kuvia ja muita liitteitä.

  • Kaikki tiedot -lomake, kaksoisnapsauta liitetiedostot -kenttää ( Työntekijän tiedot -lomake, kaksoisnapsauta kuvan kuvaketta).

  • Valitse liitteet -valintaikkunassa Lisää.

  • Valitse tiedosto -valintaikkunassa Selaa tiedoston sisältävä kansio.

  • Valitse tiedosto, johon haluat lisätä, ja valitse sitten Avaa.

  • Valitse liitteet -valintaikkunassa OK.

Huomautus: Voit liittää useita tiedostoja kunkin kohteen, kuten eri tiedostotyyppien, kuten asiakirjat ja laskentataulukoita.

Näytä raportit

Projektit-tietokanta sisältää useita raportteja sekä Avointen projektien, Tehtävän tiedottai Työntekijöiden osoitteisto. Voit näyttää raportin seuraavasti:

  • Valitse Projektiluettelo -lomake, raportti, jonka haluat näyttää Raportit -luettelosta.

Raportin tulostaminen:

  • Valitse Tiedosto > Tulosta.

Voit luoda omia mukautettuja raportteja. Lisätietoja on artikkelissa yksinkertaisen raportin luominen.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×