Office
Kirjaudu sisään

Project Online -käyttöönoton tukeminen projektitoimiston (PMO, Project Management Office) avulla

Huomautus:  Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .

< Lisää Project-ohjeita

Mikä on projektitoimisto?

Oletko suunnittelemassa Project Onlinen käyttöönottoa yrityksessäsi? Kuinka aiot käyttää Project Onlinea – tai mitä liiketoimintahaasteita pyrit sillä ratkaisemaan? Tyypillisiä käyttöönottotilanteita ovat esimerkiksi seuraavat:

  • Yrityksen johto haluaa tarkastella projektin tilatietoja helpommin.

  • Resurssien hallintaa ja työvoiman kohdistamista eri projekteihin halutaan sujuvoittaa.

  • Ajankäytön seurantaa halutaan yksinkertaistaa.

  • Projektitietojen hallinnassa halutaan käyttää tehokkaampia työkaluja kuin Excel-taulukoita.

Organisaatiot, joilla on eniten onnistuu käyttämällä Project Online -osoitteiden yrityksen ongelmat, kuten nämä ovat oikeat, joka luo joukko standardeja, prosessit ja parhaita käytäntöjä projektien hallitaan tavoin organisaation. Henkilö tai ryhmä, joka luo ja hallitsee sääntöjen projektinhallinnan viitataan joskus nimellä Projektitoimiston (pt).

Mitä projektitoimisto tekee?

Suurissa yrityksissä projektitoimisto voi olla oma osastonsa, joka hoitaa koko organisaation laajuisesti projektinhallintaan liittyviä asioita, kuten projektinhallinnan johtamista, toteutusta, koulutusta ja tarvekartoitusta sekä määrittää, mikä on paras tapa tuottaa hyödyllisiä raportteja. Pk-yrityksissä projektitoimisto voi olla yksittäinen henkilö tai ryhmä, mutta se voi myös pyrkiä vastaamaan samoihin ongelmiin kuin suurissa yrityksissä. Kaikille projektitoimistoille yhteisiä päämääriä ovat seuraavat:

  • projektinhallintajärjestelmän käyttöönoton edistäminen ja sen puolesta puhuminen

  • projektinhallinnan yksinkertaistaminen organisaation käyttäjien näkökulmasta automatisoimalla työkalussa käytettäviä prosesseja

  • toimintaperiaatteiden, menettelytapojen ja parhaiden käytäntöjen luominen projektinhallintatoimintoja varten

  • toimiminen projektinhallinnan asiantuntijoina ja "huippuosaamisen" keskuksena, joka kouluttaa projektinhallinnan parhaiden käytäntöjen ja työkalujen käyttöön

  • riittävän tuen saaminen yrityksen johdolta, jotta muutoksia voidaan viedä läpi johdon suositusten nojalla.

Onko toiminta-ajatusta edelleen vaikea hahmottaa? Otetaan vielä askel taaksepäin ja rinnalle esimerkki, johon on helppo samaistua. Katsotaan, kuinka tavallisen perheen pää todennäköisesti huolehtii perheestään:

Tarve

Projektitoimisto

Perhe

PMO - Tiedot

Projektitoimisto auttaa löytämään tehokkaan tavan toimittaa tietoa projektin sidosryhmille projektin tila- ja kuntoraporttien välityksellä. Tähän voi liittyä raportointitarpeiden tutkimusta, vaadittavien tietojen siirtämistä järjestelmään sekä sellaisten työnkulkujen muodostamista, joilla varmistetaan, että toistuviin raportteihin vaadittavat tiedot saadaan järjestelmään ajoissa.

Perheen pää tarvitsee tietoa siitä, kuinka asiat sujuvat:

  • lasten koulumenestyksestä kertovat lukukausitodistukset kahdesti vuodessa

  • taloustilanteesta kertovat tiliotteet kerran kuussa

  • perheenjäsenten terveydentilasta kertovat työpaikan ja koulun terveystarkastukset kerran vuodessa.

PMO – Tiedot jokaisen työtehtävistä

PT Luo prosesseja, jotta projektin hallintajärjestelmään tarjoamaan tila projektin tasolla projektipäälliköt oikeita tietoja. Se sisältää myös ohjeita ja parhaita käytäntöjä Resurssienhallinta.

Perheenjäsenten on tiedettävä, kuka tekee mitäkin. Tarvittavaa tietoa ovat esimerkiksi seuraavat:

  • Kuka hakee lapset päiväkodista, vie koiran ulos illalla tai valmistaa päivällisen.

  • Jos joku ei pysty hoitamaan tavanomaista tehtäväänsä, on tiedettävä, kuka vastaa siitä hänen puolestaan.

  • Kunkin perheenjäsenen työ- ja opiskeluaikataulujen sekä tavoitettavuuden on hyvä olla kaikkien tiedossa ja nähtävillä. Näin on helppo tietää, kenelle voidaan aikatauluttaa mitäkin tehtäviä.

PMO – keskustelupalstat yhteistyötä varten

Projektitoimisto auttaa luomaan projektin yhteistyösivustoja ja mukauttamaan niitä sivuston käyttäjien tarpeiden mukaan.

Perheenjäsenet tarvitsevat foorumin yhteistyötä ja viestintää varten. Esimerkkejä ovat seuraavat:

  • Tärkeät tapahtumat kirjoitetaan keittiön seinäkalenteriin.

  • Asioista keskustellaan päivittäin päivällispöydässä.

PMO – Riskien arviointi ja vähentäminen

Projektitoimisto on vastuussa riskienhallintajärjestelmän laatimisesta.

Perheen pään on mietittävä, kuinka mahdollisia riskejä voidaan minimoida:

  • vakuutustarpeiden määrittäminen

  • kuntosalijäsenyyden hankkiminen

  • eläkesäästöihin ohjattavan rahamäärän kasvattaminen.

PMO – sääntöjen ja prosessien laatiminen

PT tarkastelee nykyisiä prosesseja ja työnkulkuja ja etsii keinoja niiden automatisointiin project management-työkalun parhaillaan käytössä. Jokin seuraavista voi liittyä määritettäessä ohjaimet valitsemalla Siirrä eteenpäin annettu määrittäminen budjetti (portfolion määritys) projektit.

Perheen yhteisten sääntöjen sopiminen, esimerkiksi seuraavat:

  • lasten kotiintulo- ja nukkumaanmenoaikojen sopiminen

  • Määritä tekijöiden avulla, mitkä ostokset tehdään (esimerkiksi ”pitäisikö tänä vuonna ostaa auto, korjata katto vai lähteä lomalle?").

  • nurmikkosadettimen automaattiajastuksen käyttäminen

  • ruokaostosten ja juoksevien asioiden ajoittaminen tiettyyn viikonpäivään.

Projektitoimisto ohjaa yritystä tehokkaampaan projektinhallintaan muun muassa seuraavilla tavoilla:

  • Tiedon kerääminen siitä, mitkä ovat organisaation projektinhallintatarpeet. Esimerkiksi organisaation liiketoimintatarpeiden analysointi, näihin tarpeisiin vastaavien prosessien suunnittelu ja kyseisten prosessien yhdistäminen Project Onlinen asetuksiin tai työnkulkuihin.

  • Säännöllisesti tarkasteltavien tietojen määrittäminen sekä työskentely projektin ylläpitäjän kanssa, jotta tiedot voidaan jakaa sidosryhmille. Esimerkiksi viikoittaisen projektin tilaraportin luominen, jotta sidosryhmät saavat käsityksen käynnissä olevien projektien tilanteesta.

  • Prosesseja ja työnkulkuja koskevien sääntöjen luominen. Esimerkiksi sellaisen työnkulun luominen, jossa projekti-ideat käyvät läpi hyväksyntäprosessin, ennen kuin niistä tulee Project Onlinen projekteja.

  • Olemassa olevien tietojen siirtäminen nykyisestä projektinhallintajärjestelmästä uuteen. Esimerkiksi helpoimman tavan määrittäminen sille, kuinka resurssi- ja projektitietoja voidaan siirtää Microsoft Excel -laskentataulukoista Project Onlineen tai käyttäjien omissa tietokoneissa olevista Project Professional -sovelluksista keskitettyyn Project Online-ympäristöön.

  • Tarjoaa projektin portfolion hallinta tukeen, jotta projektin priorisointi ja ennustamista varten. Useimmat yritykset, kuten on useita projekteja, jotka haluat tehdä, mutta on rajoitettu budjetti ja ne kaikki resursseja. Tarvitset voi määrittää, mihin projekteihin, sinun on siirrettävä käyttöön. Pt: stä Voit vaikuttavat projektin ja ohjelman valinnan prosessi varmistaa, että tulevien sijoitukset ovat organisaation strategisia tavoitteita ja kasvu vision tasaus.

  • Tunnesiteisiin muutokset-käyttäjien hallitseminen ehkä yleisölle tarkoitetun siirtyvät niiden nykyinen projektinhallintajärjestelmän, johon ne on kiinnitetty. Esimerkiksi tactfully vaikuttavien projektipäälliköt voivat siirtää niiden vanhoja prosessi, tallentamalla projektitiedostot niiden kiintolevyillä ja jakamisen niitä näyttämällä ne on hyötyä julkaiseminen Project Online. PT voi tehdä tämän devoting houkuttelemalla Lisää vanhempi projektipäälliköille ensin ja niiden muita projektin valvojat auttaa levyasemassa muutoksen vaikutus postilähetyksiä enemmän aikaa.

  • Muutoksen teknisten haasteiden hallinta tarjoamalla laadukasta koulutusta.

Miksi projektitoimistoa tarvitaan?

Perheen esimerkissä vaikutukset käyttötavan joitakin tarpeiden ei voi olla suo. Esimerkiksi arviota ei lapsen raportin kortin, kun se vastaanotetaan ensin saattaa aiheuttaa olettaen, että Word on Hieno, kun todella Lisää tutkia aika- tai tutor saattaa olla tarpeen. Samalla tavalla käyttöönotto Project Online ilman, että luot kohteen standardointia ja käyttöönottostrategian avulla voit myös määrittää suo tilanteissa. PT vahvistamiseksi avulla voit laajentaa varmasti onnistuisi Project Online käyttöönottoa varten. Käyttötarkoituksen mukaan tämä voit kääntää tehokkuutta projektinhallinnan (esimerkiksi useiden projektien valmistua aika), joka liittyy yleensä alemman kustannusten Projektinhallinta (esimerkiksi Lisää project-palvelussa tai budjetissa).

Mitkä ovat projektitoimiston perustamisen ensimmäiset vaiheet?

Olet luultavasti edennyt jo projektitoimiston perustamisen ensimmäisiin vaiheisiin, koska olet päätynyt lukemaan tätä artikkelia. Jos olet kiinnostunut siirtymään Project Onlinen käyttöön, sinulla on todennäköisesti jo ajatus siitä, kuinka se voi parantaa tehokkuutta tai ratkaista jonkin ongelman yrityksessäsi. Jos haluat perustaa projektitoimiston osaksi yrityksen toimintaa, käy läpi seuraavat asiat:

Määrittele, mitä haluat projektitoimiston tekevän

Projektitoimiston tärkeimmät tavoitteen käyttäjästä tulee yrityksen ongelman korjaamiseen? Voit esimerkiksi haluta toteuttamisesta ajanseurantajärjestelmään saat tekeminen parannettu hallinta. Tai voit joutua projektin tiedot eri kaksi tai jopa kolme eri sovelluksia ja koottavat tiedot yhteen järjestelmään, joka auttavat ymmärtämään projektien suorittamisen. Tai se voi olla esitellään meneillään olevan projektin hallinta ja osoitteen projektin hallinta koulutus tarpeisiin. Kun tiedät, miksi Projektitoimiston tarvita, se on helppoa laajuus vaatimukset ovat ja ylläpitoa.

Tuen hankkiminen ylemmältä johdolta

Varmista, että ylempi johto tukee asiaa. Projektitoimistolla on oltava ylemmän johdon tuki, sillä ilman sitä hanke erittäin todennäköisesti epäonnistuu. Jos tiedät valmiiksi, että joku ylemmän johdon edustajista tuntee projektitoimiston edut ja tärkeyden, asiassa on huomattavasti helpompi edetä. Jollei tällaista henkilöä ole, yksi parhaista tavoista saada johdon tuki taakseen on näyttää, mitä hyötyä on Project Onlinen kaltaiseen projektinhallintajärjestelmään siirtymisestä. Voit tehdä tämän esittelemällä johdolle liiketoimintaongelman, joka pystytään ratkaisemaan uuden toimintamallin avulla. Olet ehkä jo ryhtynyt tekemään näin, kun ensi kertaa arvioit Project Onlinen toimivuutta, mutta saat johdon varmimmin puolellesi, jos pystyt osoittamaan ratkaisun toimivuuden pilottiympäristössä oman yrityksesi tiedoilla. Hyötyjen osoittaminen on ratkaisevan tärkeää.

Vahva johdolta voi olla hyötyä osoitteiden ja tiedostojen käyttäjät voi olla tuttu, uusi projektinhallintajärjestelmän, kuten Project Onlinene siirtyvät. Sen puolesta puhuminen ja edistää vaikutusvaltaista sidosryhmille vanhempi Projektipäälliköt, kuten hyötyä myös voit seurata purkaa tunnesiteisiin liitteet, joita muut käyttäjät saattavat järjestelmään, johon siirrät.

Tiimin kokoaminen

Oltiinpa projektitoimistoa muodostamassa pieneen tai suureen yritykseen, sen on pystyttävä vastaamaan seuraavista asioista:

Rooli

Kuvaus

Project Onlinen käyttöönottosuunnitelman edistäminen

Jos olet parhaillaan käyttöönoton Project Online, yleinen palvelupaketti on henkilö drive sitä. Samalla tavalla kuin minkä tahansa projektin käyttöönottosuunnitelman edistäminen on omistaja varmistaaksesi, että tarvittavat tehtävät henkilökunnan osallistuminen ja valmis.

Projektinhallinnan tarpeiden tutkiminen

Tämä henkilö arvioi organisaation projektinhallinnan vaatimuksia. Hänen on keskusteltava yrityksen henkilöstön kanssa yli organisaatiorajojen kaikilla osastoilla selvittääkseen, kuinka projekteja tällä hetkellä hallitaan, mitkä ovat käyttäjien vaatimukset ja kuinka esille tuleviin asioihin pystytään paremmin vastaamaan Project Onlinen käyttöönoton myötä. Vaatimukset on ilmoitettava projektin ylläpitäjälle, jotta ne voidaan toteutusvaiheessa ottaa asianmukaisesti huomioon Project Onlinessa. Tältä henkilöltä vaaditaan hyvää projektinhallintatietämystä, mutta hänellä on oltava myös hyvät vuorovaikutustaidot. Yrityksen henkilöstöllä voi olla yllättävän vahva tunneside prosesseihin, joista sen on siirtymässä luovuttava, joten henkilön on osattava kuunnella käyttäjien huolenaiheita ja pystyttävä esittelemään, kuinka uusi järjestelmä helpottaa työntekoa.

Koulutus, dokumentaatio ja tuki

Tästä osa-alueesta vastaavan henkilön on arvioitava käyttäjien taitotasoa ja vastattava tuotteen käyttökoulutuksesta. Tähän voi sisältyä roolipohjaisen koulutuksen tarjoaminen projektin ylläpitäjille, projektipäälliköille, tiiminvetäjille ja tiimien jäsenille. Vaikka suurin työ liittyy koulutuksen järjestämiseen projektipäälliköille ja ylläpitäjille, myös tiiminvetäjät ja tiimien jäsenet tarvitsevat tukea. Heille pikaohjeet, "lunttilaput", tarkistuslistat ja lyhyet opetusohjelmat voivat osoittautua hyödyllisimmiksi. Henkilön on myös selvitettävä, kuinka käyttäjiä tuetaan yrityksen sisällä ja kuinka monimutkaisemmat ongelmat hoidetaan asianmukaisia kanavia pitkin.

Yhteistyö IT-osaston kanssa

Yhteistyö IT-osaston kanssa on olennainen kiinnostavissa he voivat auttaa Kirjaudu määrittäminen, asetukset ja Project Onlinemääritykset. Jos olet vain parhaillaan arvioimisen Project Online, tämä yleensä sujuu joku IT-osaston ilman liikaa ongelmia katsomalla aloittaminen Project Online -ohjeista.

Projektitoimiston on työskenneltävä yhteistyössä IT-osaston kanssa seuraavilla osa-alueilla:

  • Office 365: n hallinta: Projektitoimisto toteuttaa Office 365: n järjestelmänvalvojan kanssa käyttäjien ja käyttöoikeuksien määrittämiseksi.

  • Project Onlinen hallinta: Projektitoimisto toteuttaa Project Onlinen järjestelmänvalvojan kanssa esimerkiksi mukautettujen kenttien, resurssien ja työaikaraporttien määritykset. Yhdessä toteutetaan myös prosessien tuominen Project Onlineen työnkulkujen kautta.

Joillakin suuryritysten projektitoimistoilla on projektipäälliköitä, joille voidaan antaa tehtäväksi lisätukea tarvitsevien projektien avustaminen. Projektin laajuuden mukaan tehtävät voivat vaihdella projektin omistajan neuvonnasta projektin omistajuuden haltuunottoon.

Projektitoimiston toiminta-ajatuksen määrittäminen

Kaikilla projektitoimistoilla pitäisi olla erikseen määritetty toiminta-ajatus. Jos yrityksen projektitoimiston tarpeet on jo arvioitu, toiminta-ajatuksen määrittäminen on huomattavasti helpompaa. Tarkista yrityksen toiminta-ajatus ja pyri määrittämään projektitoimiston toiminta-ajatus linjassa sen kanssa. Toiminta-ajatuksen ei tarvitse olla liian monimutkainen – riittää, että sen perusteella on helppo ymmärtää, miksi projektitoimisto on olemassa ja mikä sen rooli on yrityksessä.

Suunnitelman luominen projektitoimiston perustamista varten

Kun rajaus haluat pt: n tehtävät, voit haluta korkean tason projektisuunnitelman luomiseen. Harkitse Projektitoimiston rakentaminen kuin yksi suurten projektien liittyvät tehtävät, kestot ja tehtäviä. Projektisuunnitelman tullut Lisää määritetty käy joitakin alkuperäisen tehtäviä, kuten arvioidaan ympäristön. Projektisuunnitelman voit antaa Projektitoimiston aikataulussa seurantaan, mitä olet tehnyt, mitä käsittelet ja mitä sinulla ole vielä luominen Projektitoimiston tekevän. Seuraavassa on, miten useita pt muodosta tehtäviä Project Online projektisuunnitelman voi näyttää:

PMO-projektisuunnitelma Project Onlinessa

Projektitoimistoa koskevan lisätiedon hankkiminen

Jos sinulla ei ole pt, sinulta voidaan intimidated hieman milloin haluat näyttää aloittamisesta jokin. Vaikka oman yrityksen tarpeiden ja vaatimusten vaikuttavat Projektitoimiston, sinun täytyy vahvistaa ja kehityttävä Projektitoimiston framework luominen. Sen mukaan, tavoitteiden haluat ehkä tutkiminen eri pt-prosessi ja teollisuuden menetelmiä tai Katso saattaa muistuttaa tasassa pt malli. On monia kirjoista, koulutusta ja verkkoresursseja käytettävissä luomista ja hallintaa, jotka auttavat sinua vaivaa pt: stä.

Jos yrität pt määrittäminen ja tarvitset apua, haluat ehkä ottaa yhteyttä Microsoftin Certified-kumppani tai Microsoft Consulting Services. On valmisteltu sisäiset konsulteille Microsoftilla on pieni, Normaali ja suuret yritykset Projektitoimistoa määrittäminen erinomainen käyttökokemuksen.

Mitä seuraavaksi?

Näin on Oletko valmis aloittamaan Projektitoimiston? Toivottavasti olet toteutunut sisältö, joka alkaa pt on sijoitukselle, joka on myös enemmän aikaa ja vaivaa lukemisen jälkeen. Viestin laadittava yhteiskäyttöä ihmisiä yrityksessä useita ja ottaa johdolle ”mestari” on olennainen. Sijoituksen-matkaan Lisää määrittämisestä pt kautta paljon resursseja, jotka ovat käytettävissä myös edellyttävät. Ja jos tarvitset lisäohjeita, voit poistaa Microsoft Certified Partner sekä Microsoft Consulting Services.

Jos olet pienempi yrityksessä, nämä laajuus saattaa näyttää hankalaa. Sinulla ei ehkä ole resursseja palkkaaminen henkilöiden kunkin pt roolin ”Muodosta työryhmän”-taulukko on kerrottu ja sinun ei tarvitse tehdä. Vain otettava huomioon, että ne on todennäköisesti on pystyttävä jossakin vaiheessa ajassa vastuut ja määrin, joka sopii tarpeen. Huomaa, että työmäärään tarvitaan skaalata yrityksen koon ja tavoitteet. Pienempi yrityksen pt on ehkä vain muutaman vanhempi projektipäälliköt omille tukihenkilöilleen arvioida tarpeisiin ja vaihteleva vaatimusten suurempi yrityksessä useita osastot tavata.

Projektitoimiston perustaminen auttaa Project Onlinen onnistuneessa käyttöönotossa, ja Project Onlinen käyttö tukee projektitoimiston toimintaa. Onnea toteutukseen!

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×