Plan the content for your SharePoint site

Huomautus:  Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .

When a site's content is logically organized and easy-to-find, it's easier to maintain and manage, and site users are more productive. As a site collection admin or a site owner, you might want to plan out your site strategy before creating your site. In this article, we explore:

Millaisia sivustoja tarvitaan?

Depending on the size or your organization and the scope of content that you plan to have on your site, you may want to create subsites under your main site to organize content. For more information on how to create sites, see Create a site.

Sivustohierarkiakaavio

There are many possible ways you can choose to organize subsites. Some examples are:

  • ryhmän tai osaston mukaan

  • sisältöluokan mukaan

  • projektin mukaan

  • asiakkaan mukaan

  • käyttöoikeustason tai luottamuksellisuuden mukaan. (Jos esimerkiksi tiettyjen tietojen käyttöä on rajoitettava, voit sijoittaa tällaiset tiedot omaan sivustoonsa.)

Ennen kuin alat luoda sivustoja, mieti, miten monta sivustoa tarvitset ja minkä logiikan mukaan haluat ne järjestää. Suunnittelussa voit käyttää apuna sivustohierarkiaa kuvaavaa kaaviota. Voit luonnostella kaavion nopeasti paperille tai luonnoslehtiöön, mutta voit myös luoda perusteellisemman kaavion käyttämällä jotakin Microsoft Wordissa tai Microsoft PowerPointissa SmartArt-objekteina olevista hierarkiamuodoista. Näin saat kaavion, jonka voit tallentaa myöhempää käyttöä varten ja jota voit muokata tarpeen mukaan.

Pohdi myös kunkin sivuston käyttötarkoitusta tai tehtävää. Näin voit määrittää, mitä sivustomalleja haluat käyttää, kun luot uusia sivustoja. SharePoint Online sisältää runsaasti erilaisia sivustomalleja, joista voit valita sopivan uutta sivustoa varten. Valitsemalla tiettyyn tarkoitukseen soveltuvan sivustomallin autat käyttäjiä pääsemään tehokkaasti alkuun työssään. Jos haluat esimerkiksi luoda sivuston, jossa ryhmän jäsenet voivat säännöllisesti jakaa mielenkiintoisia uutisia tai ideoita, valitse blogisivustomalli, koska se on tarkoitettu juuri tällaiseen viestintään.

Some examples of site templates included in SharePoint are:

  • Ryhmäsivusto

  • Blogi

  • Projektisivusto

  • Yhteisön sivusto

For more information on site templates, see Using templates to create different kinds of SharePoint sites.

Millaista sisältöä sivustoissa tarvitaan?

Kun olet päättänyt, kuinka monta sivustoa ja minkä tyyppisiä sivustoja haluat luoda, kannattaa suunnitella, millaista sisältöä sivustoihin tallennetaan. Määritä suunnittelun yhteydessä seuraavat seikat:

  • What kinds of lists, libraries, or pages you want to create on sites to organize content    Libraries can be used to store documents and other files, while lists can be useful for tracking tasks or issues. Pages are individual items within a site where you can display content, apps, links, and more.

  • What kinds of apps you want to include    SharePoint Online includes built-in apps such as document libraries and lists, but you can also create your own apps or buy apps from third-parties in the SharePoint Store.

  • Whether you want to create content types     Content types help you customize how you handle and track specific kinds of content.

Tällainen suunnittelu (erityisesti sisältötyyppien suunnittelu) hoidetaan usein organisaatiossa keskitetysti, mutta yksittäisten sivustojen omistajia kannattaa silti kehottaa ottamaan nämä seikat huomioon, kun he tekevät mukautuksia sivustoihin.

Minkä tyyppisiä sovelluksia haluat lisätä?

Sisältötyyppien lisäksi sinun kannattaa pohtia myös sitä, minkä muun tyyppisiä tietoja sivustoihin on määrä tallentaa, tai minkä tyyppisiä tehtäviä organisaatioon kuuluvat käyttäjät haluavat hallita sivustoissa. Näin voit suunnitella, millaisia sovelluksia perustettaviin sivustoihin kannattaa lisätä. Jos esimerkiksi haluat paikan tiedostojen tallentamista varten, voit lisätä sivustoon tiedostokirjaston. Jos haluat seurata tärkeitä päivämääriä, voit lisätä kalenterin.

Kaikkia sovelluksia ei tarvitse lisätä heti, jos niitä tarvitaan vasta myöhemmin. Sivustojen omistajat voivat lisätä uusia sovelluksia tai poistaa sovelluksia yrityksen tarpeiden muuttuessa. Suunnittelemalla kuitenkin etukäteen, miten haluat mukauttaa sivustojen sisältöä, voit varmistaa, että sivustoista on välittömästi hyötyä käyttäjille.

SharePoint Online sisältää valmiita sovelluksia, joista on hyötyä erilaisissa liiketoimintatarkoituksissa tiedostojen tallentamisesta ja hallinnasta projektien hallintaan ja seurantaan sekä viestintään. Voit lisätä sivustoon useita samantyyppisiä sovelluksia. Voit myös ostaa ja lisätä sivustoon kolmansien osapuolten sovelluksia SharePoint Storesta.

For more information, see Add an app to a site and Buy an app from the SharePoint Store.

Tarvitseeko sisältötyypit määrittää?

Sisältötyypeillä sivustojen omistajat voivat nopeasti luoda tietynlaista sisältöä käyttämällä luettelossa tai kirjastossa olevaa Uusi kohde- tai Uusi asiakirja ‑komentoa. Sisältötyypeistä on hyötyä myös siinä mielessä, että niillä sivustojen omistajat voivat varmistaa sisällön yhdenmukaisuuden eri sivustoissa. Sisältötyyppien ansiosta yksittäinen luettelo tai kirjasto voi lisäksi sisältää useita kohde- tai tiedostotyyppejä. Sivustojen omistajat voivat sivuston, luettelon tai kirjaston sisältötyyppejä määrittäessään määrittää etukäteen joitakin sisältöä koskevia tietoja.

Sivustojen omistajat voivat määrittää sisältötyyppejä luettelokohteille, tiedostoille tai kansioille.

Sisältötyypit kannattaa määrittää sisällölle, joka täyttää jonkin seuraavista ehdoista:

If this is true:

Sisältötyypeistä voi olla hyötyä seuraavasti:

Organisaatiolla on tietyntyyppisiä, muotoilultaan tai tarkoitukseltaan samanlaisia tiedostoja, joiden haluat olevan yhdenmukaisia koko organisaatiossa.

Määritä tämäntyyppisten tiedostojen sivuston sisältötyypit ryhmäsivustotasolla, jotta sisältötyypit ovat käytettävissä ryhmäsivuston kaikissa alisivustoissa. Näin kaikki organisaatioon kuuluvat käyttäjät luovat tällaiset tiedostot yhdenmukaisesti.

Organisaatiolla on tiettyjä malleja, joita käyttäjien on käytettävä tietyntyyppisissä tiedostoissa.

Lisää nämä tiedostomallit niihin liittyviin sisältötyyppeihin, jotta kaikki kustakin sisältötyypistä luodut uudet tiedostot ovat oman mallinsa mukaisia.

Haluat seurata tiettyjä tietoja määrätyn tyyppisissä tiedostoissa tai kohteissa.

Lisää sisältötyyppiin sarakkeita, joilla näitä tietoja seurataan. Jos jotkin tiedot ovat erittäin tärkeitä, voit määrittää niiden sarakkeet pakollisiksi. Voit sisältötyyppiä määrittäessäsi myös antaa tietyille sarakkeille oletusarvot.

Tietyntyyppiset tiedostot käsitellään tai tarkistetaan aina määrätyn liiketoimintaprosessin mukaisesti.

Tietyille sisältötyypeille kannattaa ehkä määrittää työnkulkuja. Niillä voit hallita liiketoimintaprosesseja, kuten tiedostojen tarkistamista tai hyväksymistä.

Kun olet päättänyt, minkälaiselle sisällölle kannattaa luoda sisältötyypit, mieti, miten laajasti haluat sisältötyyppien olevan käytössä. Jos määrität sivuston sisältötyyppejä ryhmäsivustotasolla, ne ovat käytettävissä ryhmäsivuston kaikkien alisivustojen luetteloissa ja kirjastoissa. Yksittäisten sivustojen omistajat voivat myös määrittää omiin sivustoihinsa sisältötyyppejä, mutta ne ovat käytettävissä vain kyseisen sivuston ja sen alisivustojen luetteloissa ja kirjastoissa.

Kun määrität sisältötyyppejä, voi olla hyödyllistä luoda laskentataulukko tai tavallinen taulukko mukaan liitettävistä tiedoista. Voit esimerkiksi luoda ensin seuraavanlaisen perustaulukon ja mukauttaa sitä lisäämällä siihen tietoja, joita haluat seurata, kuten sivustot tai ryhmät, jotka käyttävät kyseisiä sisältötyyppejä:

Uusi sisältötyyppi

Pääsisältötyyppi

Sarakkeet

Tiedostomalli

Työnkulut

Määritä luotavan sisältötyypin nimi.

Määritä pääsisältötyyppi, josta sisältötyyppi luodaan.

Määritä uusi tai aiemmin luotu sarake, jonka haluat lisätä sisältötyyppiin.

Määritä, liitetäänkö sisältötyyppiin jokin tiedostomalli.

Määritä, liitetäänkö sisältötyyppiin työnkulkuja.

For more information about working with content types, see Create or customize a content type.

Miten käyttäjien on tarkoitus etsiä ja käyttää sisältöä?

Suunnittele ensin, miten sivuston käyttäjät voivat etsiä ja käyttää SharePoint Online ‑sivustojen sisältöä. Suunnitelman avulla voit helposti päättää, miten määrität ryhmäsivuston ja sen alisivustojen siirtymisnäkymän ja hakutoiminnon.

Mitä sivustoja haluat sisällyttää yleiseen siirtymisnäkymään?

Kun suunnittelet siirtymisnäkymää, kannattaa luoda kaavio sivustohierarkian sivustoista. Jos olet luonut kaavion jo sivustojen suunnittelun aikana, voit tarkastella ja muokata sitä. Liitä mukaan kaikki ryhmäsivuston alisivustot. Voit liittää mukaan myös ryhmäsivustossa ja sen alisivustoissa olevat tärkeät luettelot tai kirjastot. Näin voit kätevästi määrittää tärkeät kohteet ja sijainnit, joita käyttäjät todennäköisesti etsivät ryhmäsivuston kotisivulta.

Sivuston yläsiirtymispalkissa on yleinen siirtymisnäkymä.

Top links with one selected.

By default, each site uses its own top navigation, but you can decide to allow sites to inherit top navigation from the parent site so that the navigation experience is consistent across all sites. You can configure what sites appear on the top navigation. You can also include links to any other URL that you want, in case you want to integrate links to external resources into the navigation of your site. For more information about customizing the top navigation, see Customize the navigation on your team site.

Jos ryhmäsivustossa on useita alisivustoja, niitä kaikkia ei ehkä kannata näyttää ylälinkkipalkissa, jotta sivuston käyttäjät eivät menisi sekaisin niissä. Huolehdi kuitenkin siitä, että tärkeät sivustot ja sisältö ovat selkeästi näkyvissä. Sivustohierarkiakaaviosta tunnistat helposti tärkeät sivustot, joiden haluat näkyvän yleisessä siirtymisnäkymässä.

Miten käyttäjät siirtyvät sivustoissa?

Yläsiirtymispalkin lisäksi sivustojen vasemmassa reunassa on pikakäynnistykseksi kutsuttu siirtymiselementti.

Pikakäynnistyksessä näkyy yleensä nykyiseen sivustoon liittyviä linkkejä. Sen avulla voi myös korostaa tärkeintä sisältöä. Kun luot uuden luettelon tai kirjaston, pikakäynnistyksen Viimeisimmät-kohtaan ilmestyy automaattisesti uusi linkki. Viimeisimmät-osassa näkyy vain viisi uusinta linkkiä.

Pikakäynnistyksen Viimeisimmät-linkki näyttää hiljattain luodut sivut, luettelot ja kirjastot.

You can customize the Quick Launch to add or remove links to the lists and libraries on the site. You can also group links under custom headings. If you choose to have all subsites inherit the global navigation, then it will be important for Site Owners to customize the navigation on the Quick Launch because it will be the primary way users will find content within a site when they visit it. If you decide not to have subsites inherit global navigation from the Team Site, then users will be able to use both the top link bar and the Quick Launch on a subsite to find the content within it. For more information about editing the links on the Quick Launch, see Customize the navigation on your team site.

Top of Page

Mitä hakutoiminnon suunnittelussa tulisi ottaa huomioon?

Paras keino motivoida käyttäjät käyttämään SharePoint Onlinea on tarjota tarvittavat tiedot helposti etsittävässä muodossa. Voit parantaa sisällön haettavuutta käyttämällä sisältötyyppien kaltaisia sisältöominaisuuksia tai lisäämällä metatietosarakkeita luetteloihin ja kirjastoihin.

Sivustokokoelman järjestelmänvalvojat ja sivuston järjestelmänvalvojat voivat mukauttaa käyttäjien hakukokemusta tekemällä hakuun liittyviä määrityksiä.

Toiminto

Ohjeaihe

Voit mukauttaa hakutulosten tyylejä ja asetuksia muokkaamalla hakukeskusta ja hakukeskuksen sivujen verkko-osia.

Hakukeskuksen hallinta SharePoint Onlinessa

Voit luoda kyselysääntöjä, jotka parantavat hakujen tarkoituksenmukaisuutta.

Kyselysääntöjen hallinta

Voit mukauttaa hakujen hakutulosten lähteitä.

Tuloslähteiden hallinta

Voit tarkastella, luoda ja muuttaa hallittuja ominaisuuksia sekä yhdistää indeksoituja ominaisuuksia hallittuihin ominaisuuksiin.

Hakurakenteen hallinta SharePoint Onlinessa

Voit viedä ja tuoda mukautettuja hakumääritysten asetuksia sivustojen välillä. Tuotavia ja vietäviä asetuksia ovat esimerkiksi kaikki mukautetut hakusäännöt, hakutulosten lähteet, tulostyypit, luokitusmallit ja sivuston hakuasetukset.

Mukautettujen haun kokoonpanoasetusten vieminen ja tuominen

Sisällön käytettävyys hakutoiminnossa

The search service is scheduled to crawl SharePoint Online content every five minutes. After an item is added to a SharePoint Online site, there will be a period of time before it is indexed and returned in search results. This amount of time varies based on current user activities. Tasks like site migration, upgrade, and maintenance increase the load on the indexing pipeline. New content items should typically display in search results within an hour.

Miten käyttäjät käsittelevät sisältöä?

Pohtimalla seuraavia sisällön käyttöön liittyviä kysymyksiä, voit selvittää miten tietyt sivustot, luettelot tai kirjastot tulisi määrittää ja mitä ominaisuuksia sivuston käyttäjät saattavat tarvita.

Kysymyksiä:

Sisällön määrittämisessä huomioon otettavia seikkoja:

Haluatko seurata tietyntyyppisten tiedostojen tai luettelokohteiden eri versioita?

  • Mieti, kannattaisiko näiden luetteloiden tai kirjastojen versiotiedot ottaa käyttöön.

  • Mieti, täytyykö tiedostot tai kohteet kuitata ulos muokattaviksi.

Onko sivuston käyttäjien käsiteltävä tietyntyyppisiä tiedostoja yhdessä tai samanaikaisesti?

  • Mieti, kannattaisiko tiettyjen kirjastojen yhteiskäyttö ottaa käyttöön, jotta käyttäjät voivat käsitellä tiedostoja samanaikaisesti.

Tarvitseeko tietyntyyppiset sisällöt hyväksyä, ennen kuin ne tulevat yleiseen käyttöön?

  • Mieti, kannattaisiko kirjastoissa ottaa käyttöön sisällön hyväksyntä tai voisiko hyväksymisen hallintaan käyttää työnkulkuja.

Liittyvätkö tietyntyyppiset tiedostot tiettyihin liiketoimintaprosesseihin tai työnkulkuihin?

  • Mieti, kannattaisiko näihin tiedostoihin liittyville sisältötyypeille tai tiedostojen sijaintina käytettäville kirjastoille luoda tai määrittää työnkulkuja.

Suoritetaanko tai hallintaanko prosesseja luetteloiden avulla?

  • Mieti, kannattaisiko prosesseille (esimerkiksi kohteiden seurannalle ja hallinnalle) luoda tai määrittää luettelopohjaisia työnkulkuja.

Onko sivustoissa luottamuksellista sisältöä, jonka käyttöä on rajoitettava?

  • Mieti, kannattaisiko luottamukselliselle sisällölle luoda omat sivustot tai kirjastot, joilla on yksilölliset käyttöoikeudet.

  • Mieti, kannattaisiko ottaa käyttöön kohdetason oikeudet, jos rajoitettavaa sisältöä on vain vähän.

  • Mieti, voisiko näytettävän sisällön kohdentaa käyttäjäryhmien mukaan.

  • Mieti, pitäisikö tietyt luettelot tai kirjastot sulkea pois hakuindeksoinnista.

Tarvitseeko käyttäjille lähettää päivityksiä sisältöön tehdyistä muutoksista?

  • Mieti, kannattaisiko RSS-syötteet ottaa käyttöön tärkeimmille luetteloille ja kirjastoille.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×