Piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen poistaminen asiakirjojen tarkastuksen avulla

Kun jaat tiettyjen Officen apusovellukset-asiakirjojen sähköisen kopion asiakkaille tai työtovereille, asiakirja kannattaa tarkastaa sellaisten piilotettujen tietojen tai henkilökohtaisten tietojen varalta, joita voi olla asiakirjassa itsessään tai asiakirjan ominaisuuksissa tai metatiedoissa. Piilotetuissa tiedoissa voi olla organisaatiota tai itse asiakirjaa koskevia tietoja, joita ei ole tarkoitettu kaikkien nähtäviksi, joten piilotetut tiedot on usein hyvä poistaa ennen asiakirjan jakamista muiden kanssa.

Tässä artikkelissa kuvataan piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja, jotka voidaan tallentaa Officen apusovellukset-asiakirjoihin. Nämä tiedot ehkä ole heti näkyvissä tarkastellessasi asiakirjaa, vaikka muut henkilöt saattavatkin pystyä tarkastelemaan tai hakemaan tietoja.

Lue, miten Wordin, Excelin, PowerPointin tai Vision Asiakirjan tarkastaminen -toiminto voi auttaa löytämään ja piilottamaan jaettavien asiakirjojen piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja. Kerromme myös tietotyypeistä, jotka yleensä tallennetaan Office-asiakirjoihin. Voit näin päättää, mitkä tiedot säilytät ja poistat asiakirjassa tai metatiedoissa. Asiakirjan tarkastaminen ei voi poistaa joitakin tietoja. Ne on selitetty taulukoissa, joiden yhteydessä on lisätietoja Wordista, Excelistä ja PowerPointista.

Piilotetut tiedot voivat sisältää seuraavaa:

  • Piilotetut tiedot tai henkilökohtaiset tiedot, joita et ehkä halua jakaa Word-asiakirjoissa.

  • Tiedot, jotka Excel lisää työkirjaan, jotta työkirjan käsitteleminen yhdessä muiden kanssa on mahdollista. Voit myös määrittää tietoja tarkoituksenmukaisesti piiloon.

  • Piilotetut tiedot tai henkilökohtaiset tiedot PowerPointissa, jotka saatetaan tallentaa esitykseen tai sen metadata-

  • asiakirjatietoihin ja tiedosto-ominaisuuksiin Visio-asiakirjoissa.

Asiakkaille tai työtovereille jaettu Word-asiakirjan sähköinen kopio sisältää usein piilotettuja tietoja tai henkilökohtaisia tietoja, jotka on tallennettu itse asiakirjaan tai asiakirjan ominaisuuksiin tai metatietoihin.

Piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen etsiminen ja poistaminen Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla

Voit Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla etsiä ja poistaa piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja Word-asiakirjoista. Asiakirjan sähköinen kopio kannattaa tarkastaa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla ennen Word-asiakirjan jakamista esimerkiksi sähköpostiviestin liitteenä.

  1. Avaa Word-asiakirja, jonka haluat tarkastaa piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen varalta.

  2. Tallenna kopio alkuperäisestä asiakirjastasi valitsemalla Tiedosto-välilehti, valitsemalla Tallenna nimellä ja kirjoittamalla sitten nimi Tiedostonimi-ruutuun.

    Tärkeää: Suosittelemme voimakkaasti käyttämään Asiakirjan tarkastaminen -toiminnossa alkuperäisen asiakirjan kopiota, koska Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon poistamia tietoja ei voi aina palauttaa.

    Word 2007: Tallenna kopio alkuperäisestä asiakirjasta napsauttamalla Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva , valitsemalla Tallenna nimellä ja kirjoittamalla sitten nimi Tiedostonimi-ruutuun.

  3. Valitse alkuperäisessä asiakirjassa Tiedosto-välilehti ja valitse sitten Tiedot.

    Word 2007: Napsauta alkuperäisen asiakirjan kopiossa Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva , osoita kohtaa Valmistele ja valitse sitten Tarkasta asiakirja. Ohita vaihe 4 ja siirry vaiheeseen 5.

  4. Valitse Tarkista ongelmien varalta ja valitse sitten Tarkasta asiakirja.

  5. Valitse Asiakirjan tarkastaminen ‑valintaikkunassa niiden piilotettujen sisältötyyppien valintaruudut, jotka asiakirjasta on tarkoitus tarkastaa.

  6. Valitse Tarkasta.

  7. Käy tarkastuksen tulokset läpi Asiakirjan tarkastaminen ‑valintaikkunassa.

  8. Jos esityksestä löytyy piilotettua sisältöä, jonka haluat poistaa, valitse tällaisten sisältötyyppien vierestä Poista kaikki.

    Tärkeää: 

    • Jos työkirjasta poistetaan piilotettua sisältöä, sitä ei välttämättä voi palauttaa Kumoa-komennolla.

    • Jos haluat poistaa piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot OpenDocument Text -muodossa (.odt) tallentamistasi asiakirjoista, sinun on suoritettava Asiakirjan tarkastaminen -toiminto aina, kun tallennat asiakirjan tässä muodossa.

Piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen tyypit

Word-asiakirjoissa voi olla seuraavanlaisia piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja:

  • Kommentit, jäljitettyjen muutosten muokkausmerkinnät, versiot ja käsin kirjoitetut huomautukset     Jos asiakirjan luomisessa oli mukana muita henkilöitä, asiakirjassa voi olla esimerkiksi jäljitettyjen muutosten muokkausmerkintöjä, kommentteja, käsin kirjoitettuja huomautuksia tai versioita. Näistä tiedoista muut voivat selvittää asiakirjaa käsitelleiden henkilöiden nimet, tarkistajien kommentit ja asiakirjaan tehdyt muutokset.

  • Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot     Asiakirjan ominaisuudet (tunnetaan myös nimellä metatiedot) sisältävät asiakirjan tietoja, kuten tekijän, aiheen ja otsikon. Asiakirjan ominaisuudet sisältävät myös tietoja, joita Office-ohjelmat ylläpitävät automaattisesti, kuten asiakirjan viimeksi tallentaneen henkilön nimi ja päivämäärä, jolloin asiakirja on luotu. Jos olet käyttänyt tiettyjä ominaisuuksia, asiakirja voi sisältää myös muita erilaisia henkilökohtaisia tietoja, kuten sähköpostiotsikoita, tarkistettavaksi lähettämisen tietoja, kiertolistoja ja mallien nimiä.

  • Ylä- ja alatunnisteet sekä vesileimat   Word-asiakirjoissa voi olla tietoja ylä-ja alatunnisteissa. Käyttäjä on myös voinut lisätä Word-asiakirjaan vesileiman.

  • Piiloteksti     Word-asiakirjoissa voi olla tekstiä, joka on muotoiltu piilotekstiksi. Jos et tiedä, onko asiakirjassa piilotekstiä, voit etsiä piilotekstiä Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla.

  • Asiakirjapalvelimen ominaisuudet     Jos asiakirja on tallennettu asiakirjanhallinnan palvelimeen, kuten tiedostotyötilasivustoon tai Windows SharePoint Services -pohjaiseen kirjastoon, asiakirjassa voi olla muita asiakirjan ominaisuuksia tai palvelimen sijaintiin liittyviä tietoja.

  • Mukautetut XML-tiedot     Asiakirjat voivat sisältää mukautettuja XML-tietoja, jotka eivät näy itse asiakirjassa. Tällaiset XML-tiedot voi etsiä ja poistaa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla.

Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon löytämät ja poistamat tiedot

Wordin Asiakirjan tarkastaminen -toiminnossa on useita tarkastustoimintoja, joiden avulla voit poistaa Word-asiakirjoihin liittyviä piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja. Seuraavissa taulukoissa on tietoja piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen tyypeistä, joita Asiakirjan tarkastaminen -toiminto voi löytää ja poistaa Word-asiakirjoista.

Huomautukset: 

  • Jos Asiakirjan tarkastaminen -toimintoa on mukautettu organisaatiossa lisäämällä tarkastusmoduuleja, voit mahdollisesti tarkastaa asiakirjat myös muunlaisten tietojen varalta.

  • Jos käytössäsi on Valitse Microsoft Word Starter 2010., huomaa, että kaikkia Wordin ominaisuuksia ei tueta Word Starterissa. Lisätietoja Word Starterissa käytettävissä olevista ominaisuuksista on artikkelissa Word Starter -ominaisuuksien tuki.

Tarkastavan toiminnon nimi

Etsittävä ja poistettava kohde

Kommentit, muokkaukset, versiot ja huomautukset

Huomautus: Word Starter 2010issa Asiakirjan tarkastaminen poistaa vain versiot ja huomautukset.

  • Kommentit

  • Muokkausmerkinnät

  • Asiakirjan versiotiedot

  • Käsinkirjoitetut huomautukset

Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot

  • Asiakirjan ominaisuudet, mukaan lukien Asiakirjan ominaisuudet -valintaikkunan Yhteenveto-, Tilastotiedot- ja Mukautettu -välilehtien tiedot

  • Sähköpostin otsikkotiedot

  • Kiertolistat

  • Tiedot tarkistukseen lähettämisestä

  • Asiakirjapalvelimen ominaisuudet

  • Asiakirjan hallintakäytäntöjen tiedot

  • Sisältötyypin tiedot

  • Tietoihin sidottujen kenttien tietosidontalinkkien tiedot (viimeinen arvo muunnetaan tekstiksi)

  • Käyttäjänimi

  • Mallin nimi

Ylätunnisteet, alatunnisteet ja vesileimat

  • Asiakirjojen ylätunnisteiden tiedot

  • Asiakirjojen alatunnisteiden tiedot

  • Vesileimat

Piiloteksti

Teksti, joka on muotoiltu piiloon (fonttitehoste, joka on käytettävissä Fontti-valintaikkunassa).

Huomautus: Tarkastamistoiminto ei havaitse tekstiä, joka on piilotettu jollakin muulla tavalla (esimerkiksi valkoisella taustalla oleva valkoinen teksti).

Mukautetut XML-tiedot

  • Mukautetut XML-tiedot, joita voi olla tallennettuna asiakirjassa.

Näkymätön sisältö

Objektit, jotka eivät ole näkyvissä, koska ne on muotoiltu näkymättömiksi.

Huomautus: Tarkastamistoiminto ei havaitse objekteja, jotka jäävät muiden objektien alle.

Kun jaat Excel-työkirjan sähköisen kopion, varmista, että tarkistat työkirjan sellaisten piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen varalta, joita voi olla tallennettu itse työkirjaan tai sen asiakirjan ominaisuuksiin (metatiedot).

Työkirjojen piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot voi etsiä ja poistaa Excelin Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla.

Huomautus: Vaikka voitkin poistaa piilotetut ja henkilökohtaiset tiedot työkirjoista, jotka olet lähettänyt muille henkilöille, et voi poistaa kommentteja, huomautuksia, asiakirjan ominaisuuksia tai henkilökohtaisia tietoja, jos Excel-työkirja on tallennettu jaettuna työkirjana. Jos haluat poistaa jaetusta työkirjasta nämä tiedot, kopioi ja poista ensin käytöstä Jaettu työkirja -ominaisuus.

Piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen etsiminen ja poistaminen

Asiakirjan tarkastaminen auttaa etsimään ja poistamaan piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot Excel -työkirjoista. Työkirjan sähköinen kopio, kuten sähköpostiviestin liite, kannattaa tarkistaa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla ennen sen jakamista.

  1. Avaa työkirja, jonka haluat tarkastaa piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen varalta.

  2. Tallenna kopio alkuperäisestä työkirjastasi valitsemalla Tiedosto > Tallenna nimellä ja kirjoittamalla sitten eri nimi Tiedostonimi-ruutuun.

    Tärkeää: Asiakirjan tarkastaminen -toimintoa kannattaa käyttää alkuperäisen Excel -työkirjan kopioon, koska Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon poistamia tietoja ei voi aina palauttaa.

  3. Napsauta alkuperäisessä työkirjassa Tiedosto > Tiedot.

  4. Napsauta Tarkista ongelmien varalta ja napsauta sitten Tarkasta asiakirja.

  5. Valitse Asiakirjan tarkastaminen ‑valintaikkunassa niiden piilotettujen sisältötyyppien valintaruudut, jotka asiakirjasta on tarkoitus tarkastaa. Katso lisätietoja yksittäisistä tarkastavista toiminnoista artikkelista Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon löytämät ja poistamat tiedot.

  6. Napsauta Tarkasta.

  7. Käy tarkastuksen tulokset läpi Asiakirjan tarkastaminen ‑ruudussa.

  8. Jos esityksestä löytyy piilotettua sisältöä, jonka haluat poistaa, valitse tällaisten sisältötyyppien vierestä Poista kaikki.

    Tärkeää: 

    • Jos työkirjasta poistetaan piilotettua sisältöä, sitä ei välttämättä voi palauttaa Kumoa-komennolla.

    • Jos työkirjasta poistetaan piilotettuja rivejä, sarakkeita tai laskentataulukoita, joissa on tietoja, työkirjan laskelmat tai kaaviot voivat muuttua. Jos et tiedä, mitä tietoja piilotetuilla riveillä tai piilotetuissa sarakkeissa tai laskentataulukoissa on, sulje Asiakirjan tarkastaminen -toiminto, tuo piilotetut rivit, sarakkeet tai laskentataulukot näkyviin ja käy sitten läpi niiden sisältö.

    • Kommentit ja huomautukset-, Tiedoston ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot- ja Ylä- ja alatunnisteet -tietojen tarkastustoimintoja ei voi käyttää työkirjassa, joka on tallennettu jaettuna työkirjana (Tarkista > Jaa työkirja). Syynä tähän on se, että jaettujen työkirjojen yhteiskäyttö mahdollistetaan juuri henkilökohtaisten tietojen avulla. Voit poistaa nämä tiedot jaetusta työkirjasta kopioimalla työkirjan ja määrittämällä sen jakamattomaksi. Voit määrittää työkirjan jakamattomaksi valitsemalla ensin Tarkista > Jaa työkirja. Poista sen jälkeen Salli useamman kuin yhden käyttäjän tekemät muutokset -valintaruudun valinta.

      Huomautus: Jakamisen poistaminen ei ole käytettävissä Microsoft Excel Starter 2010:ssä. Jos haluat poistaa jakamisen, sinulla on oltava Excelin täysi versio.

    • Jos haluat poistaa piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot OpenDocument Spreadsheet -muodossa (.ods) tallentamistasi laskentataulukoista, sinun on suoritettava Asiakirjan tarkastaminen -toiminto aina, kun tallennat laskentataulukon tässä muodossa.

Piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen tyypit Excelissä

Esimerkiksi seuraavat kohteet voivat olla piilotettujen tietojen tai henkilökohtaisten tietojen lähteitä Excel-työkirjoissa:

  • Kommentit ja käsinkirjoitetut huomautukset     Jos olet luonut työkirjan yhdessä muiden kanssa, työkirjassa voi olla esimerkiksi kommentteja tai käsinkirjoitettuja huomautuksia. Näistä tiedoista muut voivat selvittää työkirjaa käsitelleiden henkilöiden nimet, tarkistajien kommentit ja työkirjaan tehdyt muutokset.

  • Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot     Asiakirjan ominaisuudet eli metatiedot sisältävät työkirjan tietoja, kuten tekijän, aiheen ja otsikon. Tiedoston ominaisuudet sisältävät myös tietoja, joita ylläpidetään automaattisesti Office-ohjelmissa, kuten sen henkilön nimen, joka viimeksi tallensi työkirjan, tiedoston luontipäivän ja asiakirjan sijainnin (Excel 2013 tai uudemmat versiot). Jos olet käyttänyt tiettyjä ominaisuuksia, tiedosto voi sisältää myös muita henkilötietoja, kuten sähköpostiviestien otsikoita, tietoja lähettämisestä tarkastettavaksi, kiertolistoja, tulostimen ominaisuuksia (esimerkiksi tulostinpolku ja suojatun tulostuksen salasana) sekä tiedostopolun tietoja verkkosivujen julkaisemista varten.

  • Ylä- ja alatunnisteet    Työkirjojen ylä- ja alatunnisteissa voi olla tietoja.

  • Piilotetut rivit, sarakkeet ja laskentataulukot    Työkirjaan voidaan piilottaa rivejä, sarakkeita ja kokonaisia laskentataulukoita. Jos jaat piilotettuja rivejä, sarakkeita tai laskentataulukoita sisältävän työkirjan kopion, muut voivat tuoda ne näkyviin ja tarkastella niiden sisältämiä tietoja.

  • Asiakirjapalvelimen ominaisuudet     Työkirjat, jotka on tallennettu asiakirjanhallinnan palvelimeen, kuten tiedostotyötilasivustoon tai Windows SharePoint Services -kirjastoon, saattavat sisältää muita asiakirjan ominaisuuksia tai palvelimen sijaintiin liittyviä tietoja.

  • Mukautetut XML-tiedot    Työkirjat voivat sisältää mukautettuja XML-tietoja, jotka eivät näy itse tiedostossa. Tällaiset XML-tiedot voi etsiä ja poistaa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla.

  • Näkymätön sisältö    Työkirjoissa voi olla objekteja, jotka eivät ole näkyvissä, koska ne on muotoiltu näkymättömiksi.

  • Ulkoiset linkit    Työkirjoissa voi olla linkkejä muissa työkirjoissa oleviin tietoihin (ulkoisia linkkejä). Niiden laskentataulukoiden nimet, joissa kyseiset tiedot ovat, tallennetaan työkirjojen mukana, mutta nimet eivät ehkä ole näkyvissä.

  • Upotetut tiedostot tai objektit    Työkirjoissa voi olla upotettuja tiedostoja (kuten Office- tai tekstiasiakirja) tai upotettuja objekteja (kuten kaavio tai kaava), joissa voi olla tietoja, jotka eivät ole näkyvissä.

  • VBA-makrot    Työkirjoissa voi olla makroja, VBA-moduuleja, COM- tai ActiveX-komponentteja, käyttäjälomakkeita tai käyttäjän määrittämiä funktioita (UDF), jotka voivat sisältää piilotettuja tietoja.

  • Kohteet, joissa voi olla välimuistiin tallentuneita tietoja    Työkirjoissa voi olla välimuistiin tallentuneita Pivot-taulukoiden, Pivot-kaavioiden, osittajien, aikajanojen ja kuutiokaavojen tietoja, jotka eivät ehkä ole näkyvissä.

  • Excel-kyselyt    Työkirjoissa voi olla piilotettuja Excel-kyselyn kysymyksiä, jotka on kirjoitettu Excel Onlineiin ja tallennettu työkirjaan, mutta jotka eivät näy siinä.

  • Skenaariohallinnan skenaariot    Työkirjoissa voi olla skenaarioita, jotka on määritetty Skenaariohallinnan avulla. Näissä skenaarioissa voi olla välimuistiin tallentuneita tai piilotettuja tietoja.

  • Suodattimet    Työkirjoissa voi olla aktiivisia pikasuodattimia tai taulukkosuodattimia, joiden vuoksi välimuistissa olevia tai piilotettuja tietoja voi tallentua työkirjaan.

  • Piilotetut nimet    Työkirjoissa voi olla piilotettuja nimiä, jotka voivat olla piilotettujen tietojen lähteitä.

Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon löytämät ja poistamat tiedot

Asiakirjan tarkastaminen -toiminto näyttää havaitsemiaan kohteita, joiden avulla voit poistaa Excel-työkirjoihin liittyviä piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja. Seuraavassa taulukossa on lueteltu eri tyyppisiä piilotettuja ja henkilökohtaisia tietoja, joita Asiakirjan tarkastaminen -toiminto voi etsiä ja poistaa työkirjoista.

Huomautukset: 

  • Kaikkia taulukossa lueteltuja Excel-ominaisuuksia ei tueta Microsoft Excel Starter 2010issa. Lisätietoja Excel Starterissa käytettävissä olevista ominaisuuksista on artikkelissa Excel Starter -ominaisuuksien tuki.

  • Jos Asiakirjan tarkastaminen -toimintoon on lisätty mukautettuja tarkastusmoduuleja organisaatiossa, myös muunlaisia tietoja voi olla näkyvissä.

Näistä kohteista:

Asiakirjan tarkastaminen etsii ja poistaa:

Kommentit ja huomautukset

  • Kommentit

  • Käsinkirjoitetut huomautukset

Huomautus: Excel Starter 2010:ssä Asiakirjan tarkastaminen poistaa vain huomautukset.

Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot

  • Asiakirjan ominaisuudet, mukaan lukien Asiakirjan ominaisuudet -valintaikkunan Yhteenveto-, Tilastotiedot- ja Mukautettu -välilehtien tiedot

  • (Excel 2013 tai uudemmat versiot) Asiakirjan sijainti: Kun napsautat Poista kaikki, olemassa oleva asiakirjan sijainti poistetaan tiedostosta. Asiakirjan sijaintia ei lisätä takaisin tiedostoon tallentamisen yhteydessä, ennen kuin suljetExcel 2013:n tai uudemman version ja avaat tiedoston uudelleen.

  • Sähköpostiotsikot

  • Kiertolistat

  • Tiedot tarkistukseen lähettämisestä

  • Asiakirjapalvelimen ominaisuudet

  • Asiakirjan hallintakäytäntöjen tiedot

  • Sisältötyypin tiedot

  • Käyttäjänimi

  • Tulostimen polkutiedot

  • Skenaarioita koskevat kommentit

  • Verkkosivujen julkaisemisen tiedostopolku

  • Määritettyjen nimien ja taulukoiden nimien kommentit

  • Passiiviset ulkoiset tietoyhteydet

Ylä- ja alatunnisteet

  • Laskentataulukoiden ylätunnisteiden tiedot

  • Laskentataulukoiden alatunnisteiden tiedot

Piilotetut rivit ja sarakkeet

  • Piilotetut rivit

  • Tietoja sisältävät piilotetut sarakkeet

    Huomautukset: 

    • Jos työkirjassa on piilotettuja sarakkeita, joissa ei ole tietoja, ja ne sijaitsevat sellaisten sarakkeiden välissä, joissa on tietoja, myös kyseiset tyhjät sarakkeet löydetään ja poistetaan.

    • Jos työkirjan piilotetuilla riveillä tai piilotetuissa sarakkeissa on tietoja, työkirjojen kaavojen tulokset voivat muuttua piilotettujen tietojen poistamisen jälkeen. Jos et tiedä, mitä tietoja piilotetuilla riveillä tai piilotetuissa sarakkeissa on, sulje Asiakirjan tarkastaminen -toiminto, tuo piilotetut rivit tai sarakkeet näkyviin ja käy läpi niiden sisältö.

    • Asiakirjan tarkastaminen -toiminto ei havaitse piilotettujen sarakkeiden muotoja, kaavioita, ohjausobjekteja, Microsoft ActiveX -objekteja ja -komponentteja, kuvia tai SmartArt-kuvia.

    • Piilotettuja rivejä tai piilotettuja sarakkeita ei poisteta, jos ne ovat osa taulukon otsikkoa, luettelon otsikkoa tai pivot-taulukkoa. Nämä rivit ja sarakkeet ovat näkyvissä.

Piilotetut laskentataulukot

Piilotetut laskentataulukot

Huomautus: Jos työkirjan piilotetuissa laskentataulukoissa on tietoja, työkirjan laskujen tai kaavojen tulokset voivat muuttua piilotettujen tietojen poistamisen jälkeen. Jos et tiedä, mitä tietoja piilotetuissa laskentataulukoissa on, sulje Asiakirjan tarkastaminen -toiminto, tuo piilotetut laskentataulukot näkyviin ja käy sitten läpi niiden sisältö.

Mukautetut XML-tiedot

Mukautetut XML-tiedot, joita voi olla tallennettuna työkirjassa

Näkymätön sisältö

Objektit, jotka eivät ole näkyvissä, koska ne on muotoiltu näkymättömiksi

Huomautus: Asiakirjan tarkastaminen -toiminto ei havaitse objekteja, jotka jäävät muiden objektien alle.

Tiedot, jotka Asiakirjan tarkastaminen -toiminto löytää, muttei voi poistaa

Asiakirjan tarkastaminen -toiminto havaitsee seuraavat kohteet, jotka saattavat sisältää tietoja, jotka eivät näy työkirjassa. Se ei voi poistaa näitä kohteita, koska työkirja ei ehkä toimisi kunnolla tämän jälkeen. Voit tarkistaa kunkin havaitun kohteen ja määrittää, poistatko sen manuaalisesti vai korvaatko sen kohteella, jossa ei ole piilotettuja tietoja, kuten staattisella kuvalla.

Näistä kohteista:

Asiakirjan tarkastaminen etsii:

Ulkoiset linkit

Linkit muissa työkirjoissa oleviin tietoihin. Niiden laskentataulukoiden nimet, joissa kyseiset tiedot ovat, tallennetaan työkirjan mukana, mutta nimet eivät näy siellä. Ulkoisia linkkejä ovat muun muassa ulkoiset viittaukset, joita käytetään seuraavissa kohteissa:

  • Laskentataulukon solut

  • Nimet

  • Objektit, kuten tekstiruudut tai muodot

  • Kaavion otsikot

  • Kaavion arvosarjat

Upotetut tiedostot tai objektit

Upotetut tiedostot (kuten Office- tai tekstiasiakirja) tai upotetut objektit (kuten kaavio tai kaava), joissa voi olla tietoja, jotka eivät ole näkyvissä työkirjassa. Esimerkkejä objektilajeista:

  • Bittikarttakuvan objektit

  • Microsoft Equation 3.0 -objektit

  • Microsoft Graph -kaavion objektit

  • PowerPoint -esityksen objektit

  • Visio -piirroksen objektit

  • Word-asiakirjan objektit

  • OpenDocument-tekstiobjektit

VBA-makrot

Makro- tai VBA-kohteet, jotka saattavat sisältää piilotettuja tietoja työkirjassa. Näitä kohteita ovat

  • makrot, kuten Excel 4.0 -makrolomakkeet (XLM)

  • VBA-moduulit

  • COM- tai ActiveX-komponentit

  • käyttäjälomakkeet, kuten Excel 5.0 -lomakkeet

  • käyttäjän määrittämät funktiot (UDF)

BI-ominaisuudet, joiden tietoja on välimuistissa

BI-ominaisuudet, joissa voi olla välimuistissa olevia tietoja, jotka tallennetaan työkirjan mukana, ja tietoja, jotka eivät ole näkyvissä. Asiakirjan tarkastaminen -toiminto tarkistaa seuraavat kohteet, joissa voi olla pivot-välimuisti, osittaja-välimuisti tai kuutiokaavavälimuisti:

  • Pivot-taulukot ja pivot-kaaviot

  • Osittajat ja aikajanat

  • Kuutiokaavat

Excel-kyselyt

Excel-kyselyn kysymykset, jotka on luotu Excel Onlineissa ja tallennettu työkirjan mukana näkymättöminä.

Skenaariohallinnan skenaariot

Skenaariot, jotka on määritetty Skenaariohallinnassa ja voivat aiheuttaa välimuistissa olevien tai piilotettujen tietojen tallentumisen työkirjan mukana.

Suodattimet

Suodattimet, jotka voivat olla syynä siihen, että työkirjassa on välimuistissa olevia tai piilotettuja tietoja. Asiakirjan tarkastaminen -toiminto tarkistaa mahdollisesti tietoihin käytetyt pikasuodattimet ja taulukkosuodattimet.

Piilotetut nimet

Työkirjassa olevat piilotetut nimet, jotka voivat sisältää piilotettuja tietoja.

Piilotettujen tietojen poistaminen PowerPoint-asiakirjoista

Yksi tapa etsiä ja poistaa esityksen piilotettuja tietoja on käyttää PowerPointin Asiakirjan tarkastaminen -toimintoa.

Piilotettujen ja henkilökohtaisten tietojen etsiminen ja poistaminen

  1. Avaa esitys, jonka haluat tarkastaa piilotettujen ja henkilökohtaisten tietojen osalta.

  2. Tallenna kopio alkuperäisestä esityksestäsi valitsemalla Tiedosto-välilehti, valitsemalla Tallenna nimellä ja kirjoittamalla sitten nimi Tiedoston nimi ‑ruutuun.

    Tärkeää:   Asiakirjan tarkastaminen -toimintoa kannattaa käyttää alkuperäisen esityksen kopioon, koska Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon poistamia tietoja ei aina voi palauttaa.

  3. Valitse alkuperäisessä esityksessä Tiedosto-välilehti ja valitse sitten Tiedot.

  4. Valitse Tarkista ongelmien varalta ja valitse sitten Tarkasta asiakirja.

  5. Valitse Asiakirjan tarkastaminen ‑valintaikkunassa niiden piilotettujen sisältötyyppien valintaruudut, jotka asiakirjasta on tarkoitus tarkastaa. Lisätietoja yksittäisistä tarkastavista toiminnoista on kohdassa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon löytämät ja poistamat tiedot

  6. Valitse Tarkasta.

  7. Käy tarkastuksen tulokset läpi Asiakirjan tarkastaminen ‑valintaikkunassa.

  8. Jos esityksestä löytyy piilotettua sisältöä, jonka haluat poistaa, valitse tällaisten sisältötyyppien vierestä Poista kaikki.

    • Jos esityksestä poistetaan piilotettua sisältöä, sitä ei välttämättä voi palauttaa Kumoa-komennolla.

    • Jos haluat poistaa piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot OpenDocument-muodossa (.odp) tallentamistasi esityksistä, sinun on suoritettava Asiakirjan tarkastaminen ‑toiminto aina, kun tallennat esityksen tässä muodossa.

Piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen tyypit

PowerPoint-esitykseen voi tallentua erityyppisiä piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja. Tiedot eivät välttämättä näy heti, mutta ne ovat silti olemassa ja on mahdollista, että muut pystyvät näyttämään tai hakemaan tietoja esityksestäsi.

Piilotettuja tietoja voivat olla esimerkiksi sellaiset tiedot, joita PowerPoint lisää esitykseen, jotta esityksen luominen yhdessä muiden kanssa on mahdollista. Se voi myös sisältää tietoja, jotka on tarkoituksellisesti piilotettu.

PowerPoint-esityksissä voi olla seuraavanlaisia piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja:

  • Kommentit ja käsinkirjoitetut huomautukset     Jos olet luonut esityksen yhdessä muiden kanssa, esityksessä voi olla esimerkiksi kommentteja tai käsinkirjoitettuja huomautuksia. Näistä tiedoista muut voivat selvittää esitystä käsitelleiden henkilöiden nimet, tarkistajien kommentit ja esitykseen tehdyt muutokset.

  • Tarkistusten seurantatiedot   Kun käsittelet pilvipalveluun tallennettua jaettua asiakirjaa yhdessä muiden kanssa, Office 365:n PowerPoint 2016 tallentaa tiedot henkilöstä, joka teki muutokset asiakirjaan sekä sen, milloin muutokset tehtiin.

  • Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot     Asiakirjan ominaisuudet eli metatiedot sisältävät tietoja esityksestä, kuten esityksen tekijän, aiheen ja otsikon. Asiakirjan ominaisuuksissa on myös tietoja, joista Office-ohjelmat pitävät kirjaa automaattisesti. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi esityksen viimeksi tallentaneen henkilön nimi sekä esityksen luontipäivämäärä. Jos olet käyttänyt tiettyjä ominaisuuksia, esityksessä voi olla myös muita tietoja, joista voi päätellä käyttäjän henkilöllisyyden. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi sähköpostiviestien otsikkotiedot, tiedot tarkistukseen lähettämisestä, kiertolistat ja verkkosivujen julkaisemissa käytettävät tiedostopolkutiedot.

  • Näkymätön diasisältö     Esityksessä voi olla objekteja, jotka eivät ole näkyvissä, koska ne on muotoiltu näkymättömiksi.

  • Diojen ulkopuolinen sisältö   PowerPoint-esityksissä voi olla objekteja, jotka eivät ole suoraan näkyvissä, koska ne on vedetty dian ulkopuolelle. Dian ulkopuolella voi olla tekstiruutuja, ClipArt-kuvia, grafiikkaa ja taulukoita.

  • Esityksen muistiinpanot   PowerPoint-esityksen muistiinpano-osassa voi olla tekstiä, jota ei ole tarkoitettu kaikkien nähtäväksi. Tällaista tekstiä voivat olla esimerkiksi muistiinpanot, jotka on tehty vain esityksen pitäjää varten.

  • Asiakirjapalvelimen ominaisuudet     Jos asiakirja on tallennettu asiakirjanhallinnan palvelimeen, kuten tiedostotyötilasivustoon tai Windows SharePoint Services -pohjaiseen kirjastoon, asiakirjassa voi olla muita asiakirjan ominaisuuksia tai palvelimen sijaintiin liittyviä tietoja.

  • Mukautetut XML-tiedot    Esitykset voivat sisältää mukautettuja XML-tietoja, jotka eivät näy itse asiakirjassa. Tällaiset XML-tiedot voi etsiä ja poistaa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla.

Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon löytämät ja poistamat tiedot

PowerPointin Asiakirjan tarkastaminen -toiminnossa on useita tarkastustoimintoja, joiden avulla voit etsiä ja poistaa PowerPoint-esityksiin liittyviä piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja. Seuraavassa taulukossa on tietoja piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen tyypeistä, joita Asiakirjan tarkastaminen -toiminto löytää ja poistaa esityksistä.

Jos Asiakirjan tarkastaminen -toiminto on mukautettu organisaatiossa lisäämällä tarkastusmoduuleja, voit mahdollisesti tarkastaa esitykset myös muunlaisten tietojen varalta.

Tarkastavan toiminnon nimi

Etsittävä ja poistettava kohde

Kommentit ja huomautukset

  • Kommentit

  • Käsinkirjoitetut huomautukset

Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot

  • Asiakirjan ominaisuudet, mukaan lukien Asiakirjan ominaisuudet -valintaikkunan Yhteenveto-, Tilastotiedot- ja Mukautettu -välilehtien tiedot

  • Sähköpostiotsikot

  • Kiertolistat

  • Tiedot tarkistukseen lähettämisestä

  • Asiakirjapalvelimen ominaisuudet

  • Asiakirjan hallintakäytäntöjen tiedot

  • Sisältötyypin tiedot

  • Web-sivujen julkaisemisen tiedostopolku

Tarkistusten seurantatiedot

Tiedot, kuka on muokannut tiedostoa ja milloin sitä on muokattu.

Tämä ominaisuus on vain niiden Office 365 -tilaajien käytettävissä, jotka ovat liittyneet Office Insider -ohjelmaan. Jos olet Office 365 -tilaaja, varmista, että käytössäsi on Officen uusin versio.

Näkymätön diasisältö

Objektit, jotka eivät ole näkyvissä, koska ne on muotoiltu näkymättömiksi

Tarkastamistoiminto ei havaitse objekteja, jotka jäävät muiden objektien alle.

Diojen ulkopuolinen sisältö

  • Sisältö tai objektit, jotka eivät ole heti näkyvissä esityksessä, koska ne sijaitsevat dia-alueen ulkopuolella. Esimerkkejä:

    • ClipArt-kuvat

    • Tekstiruudut

    • Grafiikka

    • Taulukot

      Asiakirjan tarkastaminen -toiminto ei tunnista eikä poista dian ulkopuolisia objekteja, joissa on animaatiotehosteita.

Esityksen muistiinpanot

Esityksen muistiinpano-osaan lisätty teksti.

Asiakirjan tarkastaminen -toiminto ei voi poistaa kuvia, jotka on lisätty esityksen muistiinpano-osaan.

Mukautetut XML-tiedot

Mukautetut XML-tiedot, joita voi olla tallennettuna esityksessä.

Tiedot, jotka Asiakirjan tarkastaminen -toiminto löytää, muttei voi poistaa

Asiakirjan tarkastaminen -toiminto havaitsee seuraavat kohteet, jotka saattavat sisältää tietoja, jotka eivät näy työkirjassa. Asiakirjan tarkastaminen ei voi poistaa näitä kohteita, koska työkirja ei ehkä toimisi kunnolla tämän jälkeen. Voit tarkistaa kunkin havaitun kohteen ja määrittää, poistatko sen manuaalisesti vai korvaatko sen kohteella, jossa ei ole piilotettuja tietoja, kuten staattisella kuvalla.

Näistä kohteista:

Asiakirjan tarkastaminen etsii:

Upotetut tiedostot tai objektit

Upotetut tiedostot (kuten Office- tai tekstiasiakirja) tai upotetut objektit (kuten kaavio tai kaava), joissa voi olla tietoja, jotka eivät ole näkyvissä työkirjassa. Esimerkkejä objektilajeista:

  • Bittikarttakuvan objektit

  • Microsoft Equation 3.0 -objektit

  • Microsoft Graph -kaavion objektit

  • PowerPoint -esityksen objektit

  • Visio -piirroksen objektit

  • Word-asiakirjan objektit

  • OpenDocument-tekstiobjektit

Makrot tai VBA-koodi

Makro- tai VBA-kohteet, jotka saattavat sisältää piilotettuja tietoja esityksessä. Näitä kohteita ovat

  • Makrot

  • VBA-moduulit

  • COM- tai ActiveX-komponentit

Asiakirjan tarkastaminen -toiminto ja henkilökohtaiset tiedot

Tarkistuksen seurantatiedot otettiin käyttöön PowerPoint 2016:n koontiversiossa 8403 Office 365 Insider -käyttäjille. Se kuvaa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon rajoitusta. Oletetaanpa esimerkiksi, että Karita ja Linda yhteismuokkaavat esitystä A Office 365:ssä. Tarkistuksen seurantatiedot (eli käyttäjänimet ja muokkausajat) lisätään esitykseen. Jos Markku avaa myöhemmin esityksen A PowerPoint 2013:ssa ja suorittaa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon tiedostossa henkilökohtaisten tietojen poistamiseksi, PowerPointin version Asiakirjan tarkastaminen ei pysty tunnistamaan ja poistamaan Karitan ja Lindan käyttämän PowerPointin uudemman Office 365-version siihen lisäämiä tarkistuksen seurantatietoja. Markku ei voi poistaa tarkistuksen seurantatietoja, ellei hän päivitä PowerPointin nykyiseen versioon ja suorita sitten Asiakirjan tarkastaminen -toimintoa.

Voit poistaa piilotetut tiedot Visiossa samalla tavalla kuin muista Officen apusovellukset-versioista. Ennen kuin annat muille Visio-asiakirjan kopioita, haluat ehkä poistaa joitakin tietoja asiakirjasta ja asiakirjatiedoston ominaisuuksista.

Huomautus: Jollet lähetä asiakirjaa Microsoftiin, Microsoftilla ei ole pääsyä asiakirjan mihinkään tietoihin.

Henkilökohtaiset tiedot voidaan poistaa helposti seuraavista ominaisuusalueilta Visiossa:

  • Asiakirjan sivuille lisätyt kommentit

  • Tiedoston ominaisuudet (Tekijä, Hallinnoija ja Yritys)

  • Tarkistajan nimet, nimikirjaimet ja merkinnät

  • Kaavaimen tiedostopolut

  • Mallin tiedostopolku ja nimi

  • Napsauta Tiedosto-valikossa Valitse Poista piilotetut tiedot.

    Jos käytät Visio Premium 2010:aa tai uudempia versioita, löydät tämän kohdasta Tiedosto > Tiedot > Poista henkilökohtaiset tiedot.

  • Napsauta Henkilökohtaiset tiedot -välilehteä.

  • Valitse Poista nämä kohteet asiakirjasta -valintaruutu.

    Vihje: Valitse Varoita minua, jos yritän lisätä uudelleen nämä tiedot -valintaruutu, jos haluat nähdä varoituksen, kun yrität lisätä uudelleen henkilökohtaisia tietoja.

  • Voit poistaa mahdollisesti arkaluontoiset tiedot ulkoisista tietolähteistä valitsemalla Poista tiedot asiakirjaan tallennetuista ulkoisista lähteistä -valintaruudun.

    Huomautus: Kun valitset tämän valintaruudun, se ei poista muotoon linkitettyjä tietoja. Se poistaa tietolähteen kaaviosta, mutta jos tietolähteen tietoja on kaaviossa, ne on poistettava siitä manuaalisesti.

Huomautus: Jos muut henkilöt voivat käyttää asiakirjaa jaetussa palvelimessa, aina, kun joku avaa asiakirjan, näytetään sen käyttäjän tiedot, jolla tiedosto on avoinna, ja sen tietokoneen nimi, johon tiedosto on tallennettu. Jotta voit suojella näitä tietoja, varmista, että jaettuja asiakirjoja voivat käsitellä vai luotettavat käyttäjät.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×