Office
Kirjaudu sisään

Pienen tärkeyden viestien lajitteleminen järjestelytoiminnolla Outlook 2016 for Macissa

Huomautus:  Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .

Järjestelytoiminto siirtää pienen tärkeyden viestit pois Saapuneet-kansiosta, jotta tärkeiden viestien tarkistaminen on helpompaa. Järjestelytoiminto analysoi aikaisempien toimintojen perusteella tapaasi käsitellä sähköpostiviestejä ja määrittää sen perusteella, mitkä viesteistä todennäköisimmin ohittaisit. Nämä viestit siirretään Tarpeettomat-kansioon, jossa niitä on mahdollista tarkastella myöhemmin.

Tärkeää: Tarvitset järjestelytoiminnon käyttöön

  • sähköpostin Exchange-palvelimessa

  • Office 365.

Tarpeettomat-kansion sijainti

  1. Valitse Outlook 2016 for Macvasemmanpuoleisen ruudun Exchange-tili. Se saattaa olla nimetty organisaatiosi, esimerkiksi Contoso.

  2. Valitse Tarpeettomat-kansio: järjestelytoiminto siirtää viestit tähän kansioon.

    Siirtyy Tarpeettomat-kansioon

Jos et näe tarpeettomat kansioluettelostasi, se voi olla se, tarpeettomat ei ole otettu käyttöön. Järjestelytoiminnon ottaminen käyttöön saat ohjeita.

Järjestelytoiminnon ottaminen käyttöön

Järjestelytoiminnon ottaminen käyttöön ja poistaminen käytöstä-asetusta on Office 365, joten yhteys on Outlookin verkkoversioKirjaudu sisään työpaikan tai oppilaitoksen tiliä.

  1. Avaa Outlookin verkkoversio ja valitse Asetukset Valitse Asetukset > Sähköposti.

  2. Valitse vasemmanpuoleisen ruudun Asetukset-kohdasta Sähköposti > Automaattinen käsittely > Tarpeettomat.

    Kohdassa Sähköposti > Automaattinen käsittely > Tarpeettomat

  3. Valitse oikeanpuoleisen ruudun tarpeettomat-kohdasta erottele tarpeettomiksi luokitellut kohteetja valitse sitten Tallenna.

    Järjestelytoiminnon ottaminen käyttöön

Järjestelytoiminnon poistaminen käytöstä

  1. Avaa Outlookin verkkoversio ja valitse Asetukset Valitse Asetukset > Sähköposti.

  2. Valitse vasemmanpuoleisen ruudun Asetukset-kohdasta Sähköposti > Automaattinen käsittely > Tarpeettomat.

    Kohdassa Sähköposti > Automaattinen käsittely > Tarpeettomat

  3. Oikeanpuoleisen ruudun tarpeettomat-kohdasta Poista erottele tarpeettomiksi luokitellut kohteetvieressä oleva valintaruutu ja valitse sitten Tallenna.

    Järjestelytoiminnon ottaminen käyttöön

Näin autat järjestelytoimintoa oppimaan toimintatapasi nopeammin

Järjestelytoiminto ja Roskaposti ovat molemmat suodatettu ennen Saapuneet. Viestien tunnistaa mahdollisimman Roskaposti siirretään automaattisesti roskapostikansioon ja kaikki mahdollisesti haitallinen sisältö, kuten linkit tai liitetty ohjelmat, eivät ole käytettävissä. Valitse Outlook käsittelee sääntöjä, jos sinulla on kaikki. Saat lisätietoja sääntöjä Outlook 2016 for Macin säännön luominen.

Seuraavaksi järjestelytoiminto analysoi jäljellä olevat viestit aikaisempien toimintatapojesi perusteella ja suodattaa pois sellaiset viestit, jotka yleensä ohitat tai joihin et vastaa.

Seuraavien henkilöiden sähköpostiviestejä ei merkitä koskaan tarpeettomiksi:

  • sinä itse,

  • kanssasi samaan johtamisketjuun kuuluvat henkilöt (jos olet Office 365 for Business ‑käyttäjä)

  • suorat alaisesi (jos olet Office 365 for Business ‑käyttäjä).

Järjestelytoiminto tarkistaa esimerkiksi seuraavien tekijöiden avulla, millaisia viestejä et tavallisesti lue:

  • lähettäjä

  • osallistumisesi keskusteluun

  • oletko ainoa vastaanottaja

  • tärkeys.

Järjestelytoiminto oppii ja mukautuu lukemistapojesi mukaisesti. Saattaa kestää muutaman päivän, ennen kuin järjestelytoiminto oppii käsittelemään sähköpostiviestejä haluamallasi tavalla, sillä järjestelmä tallentaa tiedon tekemistäsi valinnoista ja käsittelee sitten vastaavia viestejä jatkossa näiden tietojen perusteella. Voit auttaa järjestelytoimintoa oppimaan toimintatapasi nopeammin seuraavasti:

  • Jos näyttöön tulee sanoma, joka on siirretty tarpeettomat -kansioon vahingossa, valitse sähköposti ja vedä se Saapuneet tai toiseen Saapuneet-kansioon.

  • Jos huomaat, että jokin pienen tärkeyden viesti on jäänyt Saapuneet-kansioosi, valitse ja vedä se Tarpeettomat-kansioon.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×