Outlookin parhaat käytännöt: Hyvien sähköpostin kirjoittaminen

Outlookin parhaat käytännöt: Hyvien sähköpostin kirjoittaminen

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Tämän artikkelin sisältö

Toimi näin

Älä tee näin

Miten jakeluluettelot ja Yhteystietoryhmien (jakeluluetteloiden)

Rivikommenttien käyttäminen

Piilokopio-toiminnon käyttäminen

Loman valmisteleminen

Toimi näin

Seuraavien ohjeiden avulla sähköpostiviestit ammattimaisen näköisiä ja viestisi menee perille.

  1. Lue viesti, ennen kuin lähetät sen.

  2. Tee oman aihe kuvaava ja toiminnon aloittaminen. Esimerkiksi ”: valvojat: Lähetä taulun Retreat päivämääriä” on ryhmän ja toiminnon nimen, joten vastaanottajat nopeasti selvittää ne on suoritettava. Muita hyödyllisiä etuliitteitä Sisällytä ”tiedoksi”: ja ”toimia ei tarvita”.

  3. Jos toimia ei tarvita, Postitoimipaikka mitä haluat aiherivillä.

  4. Vaihda viestin aihe, jos keskustelun aihe muuttuu.

  5. Kirjoita kaikki viestit lyhyesti ja ytimekkäästi.

  6. Järjestä sisältö viestissä tärkein vähiten avulla.

  7. Harkitse tärkeiden tietojen lihavointia .

  8. Sijoita toimenpiteitä vaativat asiat tai kysymykset omille riveilleen , jotta ne erottuvat muusta tekstistä ja huomataan.

  9. Lihavoi henkilöiden nimet, kun kysymisen. Esimerkiksi ”:Ryan: mikä on tilaa project?” Jos käytät Outlook 2016 Office 365: n, kannattaa käyttää @Mentions.

  10. Raja henkilöille, joille lähetät viestin käyttäjille, joiden on luettava viesti.

    • Sijoita henkilöt, joiden on ilmoitettava kopio -rivillä.

    • Sijoita henkilöt, joiden on vastattava viestiin tai joilta edellytetään toimenpiteitä, Vastaanottaja -riville.

  11. Käytössä allekirjoitus tilanteen, mutta säilyttää allekirjoituksen yksinkertainen, lyhyt, professional ja kuvia, jos se on mahdollista maksutta.

  12. Jos haluat vastauksen heti, älä lähetä sähköpostia. Puhelimen tai Lähetä pikaviesti.

  13. Tarkkuus on, Jos olet sähköpostikeskustelut, jossa on yli 10 viestit kannattaa harkita, puhelut tai kokouksen määrittäminen Keskustele ongelman. Sähköposti ei aina tehokas Normaali, monimutkaisia ongelmien ratkaisemiseen.

  14. Kuittaa viestit, jotka edellyttävät laajemmat vastausta. Jos olet varattu ja vastaa koko vastaus heti, Salli lähettäjä, kyselyjä ongelman näyttöä että vastaa aika tai päivämäärä. Merkitse viestimuistat vastata myöhemmin.

  15. Käytä hyvin tärkeäksi ( Outlookin Hyvin tärkeä -kuvake ) toimintoa harkiten.

    Huomautus: Vaikka olet määrittänyt viivästyneet Lähetä säännön määrittäminen viestille tärkeäksi aiheuttaa lähetettäväksi heti.

  16. Jos esität kysymyksen, on usea henkilö voi vastata, Valitse vain yhdelle henkilölle sijaan Lähetä ryhmälle.

Hyvien sähköpostiviestien kirjoittaminen avain on empathize vastaanottajien kanssa. Lisätietoja sähköpostin muodostuu lähemmin, tämä artikkelin.

Seuranta: seurantamerkintöjen käyttö lähtevissä viesteissä

Toimi seuraavasti, kun lähetät viestin henkilölle, jonka on vastattava sinulle:

  1. Merkitse se itsellesi, Lähetä.

  2. Muuta merkityn sähköpostin tehtävää, voit aloittaa SeurantaTehtävät-palkissa.

  3. Merkitse siihen @Odottaa-luokka.

Suorittamalla nämä vaiheet tiedät, että seuraava toimi on uuden viestin lähettäminen tai vastauksen Etsi.

Vihje    Muistuttaa itse uuden viestin lähettäminen on usein kuin haluat, että vastaanottaja viestin merkitsemisen. Samalla, kun Lupaat tekemään tiettyjä toimenpiteitä viestin, Merkitse viesti itsellesi niin, että sinulla on tehtävä Tehtävät-palkin muistuttamaan sinua.

Sivun alkuun

Älä tee näin

  1. Älä Käytä taustamallia.

  2. Älä Sisällytä esimiestäsi jokaiseen lähettämääsi viestiin.

  3. Älä Lähetä viesti, kun angry. Voit kirjoittaa sen, tallentaa sen Luonnokset-kansioon paremmin ja palata siihen myöhemmin.

  4. Älä Odota nopeaa vastausta, jos lähetät pitkän viestin (enemmän kuin kaksi kappaletta).

  5. Älä Lähetä seuranta viestin alle seuraavana ensimmäisen viestin. Jos et kuule takaisin ajoissa, kokeile puhelin tai pikaviestinnän.

  6. Älä Käytä lukea kuitteja tai vastaanottokuittaukset kaikkiin lähetettäviin viesteihin. Käyttää niitä vain, jos et ole varma, onko vastaanottajat saavat viestin.

  7. Liput tai hyvin tärkeäksi Outlookin Hyvin tärkeä -kuvake ei liittäminen kaikkiin lähetettäviin viesteihin. Vastaanottajilla on tietoja ohittaa ne.

  8. Älä Käytä PELKKIÄ isoja kirjaimia.

  9. Älä Lähetä liitteet – Lähetä linkit sen sijaan.

  10. Älä jakeluluetteloiden laajentaminen tai yhteystietoryhmiä. Jakeluluetteloiden laajentaminen tekee viestien näyttävyyttä lukea ja niiden salliva asetus väärä postikansiot.

  11. Älä Käytä sarcasm. Oman huumoria voitaisiin ymmärtää väärin.

  12. Älä Kirjoita jotain Eikö haluat kaikki yrityksesi lukea. Tiedät aina, jossa sähköpostiviestin ehkä sinut.

  13. Älä Käytä kursiivia tai erittäin taiteellisen fontteja, sillä niitä on vaikea lukea.

  14. Älä Käytä punaisia fontteja, koska niitä on vaikea lukea ja tulkita arvosteluksi.

  15. Älä Lähetä vastaa kaikille jakeluluettelon tai yhteystietoryhmä pyytää nimesi poistamista. Koskaan.

Sivun alkuun

Yhteystietoryhmät ja jakeluluettelot (jakeluluetteloiden) säännöt

  • Jos olet vastaamassa suuri yhteystietoryhmälle, noudata kaikkia edellä sähköpostin Dos ohjeita.

  • Jos tarvitset lisätietoja lähettämät tai tutkii ongelman erikseen, vastata koko jakeluluettelon käyttäjät pystyvät tiedät, että olet vastaamassa ja sitten vastaa yksittäiset erikseen. Vastata jakeluluettelon, kun ongelma ratkeaa tarkkuudella, että. Muiden käyttäjien kanssa jakeluluettelon viittaavan tarkkuuden tällöin avulla.

Uudelleenohjaaminen muille

Jos joku lähettää viestin, jonka jäsen olet ja viestin voisi paremmin vastata joku muu henkilö tai toinen jakeluluettelon jakeluluettelon, toimi seuraavasti:

  1. Vastaa ja Lisää oikea jakeluluettelon tai henkilö Vastaanottaja -riville.

  2. Vastaukset lähetetään oikea jakeluluettelon tai henkilölle.

  3. Älä lisää alkuperäisen jakeluluettelon piilokopioiden koska viesti suodatetaan ole muiden käyttäjien sääntöjen mukaan. Jätä sen sijaan jakeluluettelon Vastaanottaja tai kopio -rivillä.

Voit poistaa DL

Jos saat sähköpostin jakeluluettelon, et halua olevan, lähettää viestin verkonvalvoja tai jakeluluettelon omistajaan ja pyydä poistetaan. Vastaa koko jakeluluettelon. Voit etsiä DL-luettelon omistaja, kaksoisnapsauta jakeluluettelon nimi.

Sivun alkuun

Rivikommenttien käyttäminen

Sähköpostiviesteihin lisääminen rivihuomautuksia vastaanottaa kätevästi kysymyksiin ja vastata ongelmat. Katsotaan paras käytäntö seuraavasti:

  1. Mainitse viestissä, että käytät rivikommentteja. Voit esimerkiksi todeta, että kommenttisi on lisätty oheiseen tekstiin.

  2. Erota oma tekstisi alkuperäisestä viestistä. Voit käyttää esimerkiksi seuraavia tapoja:

    • Fonttivärin muuttaminen

    • Valmiiksi odotetaan oma nimesi tai nimikirjaimet hakasulkeissa, esimerkiksi [Melissa], [MM]

    • Fontin muuttamisesta Kursivoi tai lihavoinnin tai molemmat

  3. Älä poista mitään, mitä et ole itse kirjoittanut.

Kuva
Kuva 1 Esimerkki rivihuomautuksesta Outlook-viestissä

Kuva 1 Esimerkki rivihuomautuksesta Outlook-viestissä

Sivun alkuun

Piilokopio-toiminnon käyttäminen

Piilokopio -toiminnon avulla voit poistaa henkilöt sähköpostikeskustelusta, kun mielestäsi, että he eivät enää tarvitse Lisäviestejä tai jos keskustelun aihe on muuttunut.

Esimerkiksi jos olet viisi henkilöä, jotka saavat kysymys ja pohtia sitä, siirtää muut Piilokopio neljä henkilöä rivi- ja postitoimipaikka suunnilleen ”Bcc'ing Esko, Jeff tai James Jennifer. Seuraavassa on vastauksia... ” Viestit on välillä vain sinä ja alkuperäiselle lähettäjälle.

Älä käytä Piilokopio kertoaksesi toimittajan (kuten esimiehesi) lisätietoja luottamuksellisia viestiin. Piilokopion vastaanottaja voi ole huomannut, että hän on saanut Piilokopio ja saattaa toimia kaikille paljastaa, että hän vastaanotettu Piilokopio. Tämä saattaa tulla nimellä viekkaan toiminta osaltasi.

Sijaan Piilokopio ilmoittaa kolmannen osapuolen olevan tietoinen ongelmasta, Lähetä viesti edelleen lähettämisen jälkeen.

Sivun alkuun

Loman valmisteleminen

Jos käytät Outlookia Office 365, Outlook.com, Hotmail.com tai Live.com-tiliä tai Microsoft Exchange-tiliä, voit määrittää organisaatioon kuuluvien henkilöiden tietävän, että olet poissa toimistosta ilmoituksen.

Paras käytäntö on seuraaminen ehdotuksen toimiston ulkopuolella ajan lisääminen työtoverisi tekemät Outlook-kalentereita.

Jos sinä tai järjestelmänvalvoja on luonut jaetun lomakalenterin, muista kirjata loma siellä. Jos kaikki on jaettu kalenteri, ei tarvitse erillistä kokouskutsu, kerro kaikille ollessa poissa, on artikkelissa Viitattu aiemmin ehdottaa, mutta sähköpostiviestin voi toimia hyvä muistutus.

Tietoja kirjoittajasta

Patricia laskea on liidin sisällön writer Outlook. Patricia laskea on liidin sisällön writer Outlook työpöydän. Hän on entisen Outlook MVP-Asiantuntija ja kirjoittajasta useita kirjojen hyvin vanhojen Outlook-versioissa. Hän sijaitsevat Seattle, jossa hän saa lukeminen ja toisto Kitaran.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×