Outlook-sähkö postin tekeminen helppokäyttöisiksi toimintarajoitteisille henkilöille

Outlook-sähkö postin tekeminen helppokäyttöisiksi toimintarajoitteisille henkilöille

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Windows 10 -sovellus: Parhaat käytännöt Outlook-sähköpostien helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraava taulukko sisältää parhaat käytännöt sellaisten Outlook-sähköpostien luomiseksi, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.

Mitä korjata

Miksi korjata

Miten korjata

Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kuviin ja taulukoihin.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, pystyvät ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää.

Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos sinun on käytettävä kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista kuvassa oleva teksti asiakirjassa. Kuvaile kuvaa lyhyesti vaihtoehtoisessa tekstissä ja mainitse, mitä tekstiä kuvaan sisältyy ja mitä siinä sanotaan.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukoihin

Lisää kuvaava hyperlinkin teksti.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa.

Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta.

Lisää esimerkiksi alleviivaus värikoodatun hyperlinkin alle, niin että värisokeat henkilöt huomaavat linkityksen, vaikka eivät voi nähdä väriä. Harkitse lihavoinnin tai isomman fontin käyttöä otsikoissa.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä.

Sähköpostiviestin tekstin pitäisi olla luettavissa Suuri kontrasti -tilassa, niin että kaikki, myös näkörajoitteiset henkilöt, voivat nähdä sen selvästi.

Käytä kirkkaita värejä tai suuren kontrastin värimalleja väriasteikon vastakkaisista päistä. Mustavalkoiset mallit auttavat värisokeita käyttäjiä erottamaan tekstin ja muodot.

Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö

Käytä suuria fonttikokoja (11 pt tai suurempia), sans serif -fontteja ja riittävästi tyhjää tilaa.

Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä.

Pienennä lukukuormitusta, jotta lukihäiriöiset ja heikkonäköiset voivat lukea tekstisi. Esimerkiksi tutusta sans serif -fontista, kuten Arialista tai Calibrista, voi olla heille hyötyä. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta. Käytä riittävästi tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö

Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä.

Käytä loogista otsikkojärjestystä ja Outlookin valmiita muotoilutyökaluja, niin välilehtien järjestys säilyy ja näytönlukuohjelmat voivat lukea sähköpostisi helpommin.

Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös sähköpostisi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.

Valmiiden otsikoiden ja tyylien käyttö

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

Otsikkojen käyttö taulukossa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin ja taulukoihin

Seuraavassa ohjeistetaan vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Outlook-sähköpostin sisältämiin visuaalisiin kohteisiin ja taulukoihin.

Huomautus: Teksti kannattaa sijoittaa ainoastaan kuvauskenttään niin, että otsikko jää tyhjäksi. Tämä takaa parhaan käyttökokemuksen useimmilla näytönlukuohjelmilla, kuten Lukijalla. Sisällytä kuuroja tai kuulorajoitteisia käyttäjiä varten ääni- ja videosisältöön vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Kun lisäät vaihtoehtoisen tekstin kuviin, esimerkiksi kuvituskuviin ja näyttökuviin, näytönlukuohjelma voi tekstin lukemalla kuvailla kuvan käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

  1. Valitse sähköpostiviestissä haluamasi kuva.

  2. Avaa näytön alareunan muokkausasetusten valintanauha napauttamalla ... (Lisäasetukset) -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Kuva-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  4. Vieritä alaspäin Vaihtoehtoinen teksti -painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  5. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

  6. Lisää teksti ja poistu valintaikkunasta napauttamalla Valmis.

Lisää kuvaan vaihtoehtoinen teksti.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukoihin

Lisäämällä taulukoihin vaihtoehtoisen tekstin voit kertoa taulukon tarkoituksen käyttäjille, jotka eivät näe sitä.

  1. Valitse sähköpostiviestissä haluamasi taulukko.

  2. Avaa näytön alareunan muokkausasetusten valintanauha napauttamalla ... (Lisäasetukset) -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Taulukko-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  4. Vieritä alaspäin Vaihtoehtoinen teksti -painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  5. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

  6. Lisää teksti ja poistu valintaikkunasta napauttamalla Valmis.

Lisää taulukkoon vaihtoehtoinen teksti.

Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen

Seuraavassa kuvaillaan menetelmät Outlook-sähköpostien hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistamiseksi.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

Lisää selkeä hyperlinkin teksti, jotta näytönlukuohjelmien käyttäjät voivat helposti etsiä viestistä linkit.

  1. Valitse sähköpostiviestissä teksti, johon haluat lisätä hyperlinkin.

  2. Avaa näytön alareunan muokkausasetusten valintanauha napauttamalla ... (Lisäasetukset) -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Lisää-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  4. Vieritä alaspäin Linkki-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  5. Vaihda tarvittaessa hyperlinkin teksti Näytettävä teksti -kentässä.

  6. Kirjoita Osoite-tekstikenttään URL-kohdeosoite.

  7. Lisää hyperlinkki napauttamalla Lisää.

Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.

Lisää hyperlinkin teksti.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Käytä sähköpostiviestissäsi tuttua fonttityyppiä ja tarpeeksi suurta fonttikokoa, jotta dysleksiasta tai näkörajoitteista kärsivät käyttäjät pystyvät helpommin lukemaan sen.

  1. Valitse sähköpostiviestin teksti.

  2. Avaa näytön alareunan muokkausasetusten valintanauha napauttamalla ... (Lisäasetukset) -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Muotoile-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  4. Valitse Muotoile-valikossa haluamasi fonttityyppi, fontin koko ja fontin muotoilu.

Muokkaa fonttiasetuksia.

Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö

Käyttämällä automaattista fonttiväriasetusta varmistat, että teksti näkyy hyvin Suuri kontrasti -tilassa.

  1. Valitse sähköpostiviestin teksti.

  2. Avaa näytön alareunan muokkausasetusten valintanauha napauttamalla ... (Lisäasetukset) -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Muotoile-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  4. Vieritä Muotoile-valikossa alaspäin Fontin väri -painikkeeseen asti ja avaa sitten alivalikko napauttamalla >-painiketta.

  5. Vieritä Fontin väri -valikossa alaspäin kohtaan Automaattinen ja napauta sitä.

Muokkaa fontin väriasetukset automaattisiksi.

Valmiiden otsikoiden ja tyylien käyttö

Valmiiksi suunniteltujen otsikoiden ja tyylien avulla näytönlukuohjelmien on helpompi lukea sähköpostiviestisi.

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kirjoittamasi sähköpostiviestin kohtaan.

  2. Avaa näytön alareunan muokkausasetusten valintanauha napauttamalla ... (Lisäasetukset) -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Muotoile-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  4. Vieritä Muotoile-valikossa alaspäin Tyylit-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  5. Vieritä Tyylit-valikossa alaspäin kohtaan Otsikko 1 tai Otsikko 2 ja napauta sitä.

Käytä tyylejä ja otsikoita.

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttäminen

Luettelomerkeillä varustettujen luetteloiden avulla annat tekstille rakennetta.

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kirjoittamasi sähköpostiviestin kohtaan.

  2. Avaa näytön alareunan muokkausasetusten valintanauha napauttamalla ... (Lisäasetukset) -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Muotoile-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  4. Vieritä Muotoile-valikossa alaspäin Luettelomerkit-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  5. Valitse Luettelomerkit-valikossa haluamasi luettelomerkkityyppi.

  6. Kirjoita luettelomerkityn kohdan teksti. Voit lisätä uuden luettelomerkityn kohdan napauttamalla näyttönäppäimistössä Enter-näppäintä. Kun haluat päättää luettelon, paina Enter-näppäintä kahdesti.

Lisää luettelomerkeillä varustettu luettelo.

Järjestettyjen luetteloiden käyttäminen

Järjestettyjen luetteloiden avulla voit järjestää tekstin toisiaan seuraaviksi vaiheiksi.

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kirjoittamasi sähköpostiviestin kohtaan.

  2. Avaa näytön alareunan muokkausasetusten valintanauha napauttamalla ... (Lisäasetukset) -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Muotoile-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  4. Vieritä Muotoile-valikossa alaspäin Numerointi-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  5. Valitse Numerointi-valikossa haluamasi järjestetyn luettelon tyyppi.

  6. Kirjoita numeroidun kohdan teksti. Voit lisätä uuden numeroidun rivin napauttamalla näyttönäppäimistössä Enter-näppäintä. Kun haluat päättää luettelon, paina Enter-näppäintä kahdesti.

Lisää numeroitu luettelo.

Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö

Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.

  1. Valitse sähköpostiviestin teksti.

  2. Avaa näytön alareunan muokkausasetusten valintanauha napauttamalla ... (Lisäasetukset) -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Muotoile-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  4. Vieritä Muotoile-valikossa alaspäin Rivi- ja kappaleväli -painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  5. Valitse Rivi- ja kappaleväli -valikko ja valitse haluamasi rivi- ja kappaleväliasetukset.

Muokkaa rivivälin asetuksia.

Otsikkojen käyttö taulukossa

Määritä taulukon otsikkorivi.

  1. Sijoita osoitin sähköpostiviestissäsi mihin tahansa kohtaan taulukkoa.

  2. Avaa näytön alareunan muokkausasetusten valintanauha napauttamalla ... (Lisäasetukset) -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Taulukko-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  4. Vieritä Taulukko-valikossa alaspäin Tyyliasetukset-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  5. Valitse Tyyliasetukset-valikossa Otsikkorivi-vaihtoehto.

  6. Kirjoita sarakeotsikot.

Lisää taulukolle otsikkorivi.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt

Helppokäyttöisten Word-asiakirjojen tekeminen

Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille

Tekninen tuki toimintarajoitteisille asiakkaille

Microsoft haluaa tarjota kaikille asiakkailleen parhaan mahdollisen käyttökokemuksen. Jos sinulla on jokin toimintarajoite tai kysymyksiä helppokäyttöisyydestä, ota yhteyttä Microsoft Disability Answer Desk -palveluun teknisen tuen saamiseksi. Disability Answer Desk -palvelun tukitiimi on koulutettu monien suosittujen käyttöä helpottavien toimintojen käyttöön. Saat siltä apua englanniksi, espanjaksi, ranskaksi ja amerikkalaisella viittomakielellä. Löydät omaa aluettasi koskevat yhteystiedot käymällä Microsoft Disability Answer Desk -palvelun sivustossa.

Jos olet julkishallinnossa, kaupallisessa organisaatiossa tai yrityksessä toimiva käyttäjä, ota yhteys yrityksille tarkoitettuun aputoimintojen Answer Desk -palveluun.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×