Outlook 2007:n parhaat käytännöt: hyvien sähköpostiviestien kirjoittaminen

Outlook 2007:n parhaat käytännöt: hyvien sähköpostiviestien kirjoittaminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Kirjoittaja: Melissa MacBeth

Tämä artikkeli on osa artikkelikokoelmaa, joka on peräisin Melissa MacBethin artikkelista Best practices for Outlook 2007.

Huomautus:  Saat tietoja näiden periaatteiden soveltamisesta napsauttamalla luettelossa olevia linkkejä ja lisäartikkelien alla olevia rivikommentteja.

Tässä jaksossa on myös linkkejä muihin artikkeleihin.

Viestin tai kohteen etsiminen pikahaulla

Outlookin määrittäminen vastaamaan tarpeitasi

Usein kysytyt kysymykset

Kalenterit ja kokoukset

Työskentely tehtävien avulla

Ajan hallinta päivittäisen arvioinnin avulla

Saapuneet-kansion pitäminen siistinä: neljä keskeistä toimintoa

Ajan hallinta

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet

Toimi näin

Älä toimi näin

Jakeluluetteloiden säännöt

Rivikommenttien käyttäminen

Piilokopio-toiminnon käyttäminen

Lomavalmistelut

Tietoja kirjoittajasta

Toimi näin

Seuraavien ohjeiden avulla kirjoittamissasi sähköpostiviesteissä on ammattimainen ote ja viestisi menee perille.

  1. Lue viesti, ennen kuin lähetät sen.

  2. Varmista, että aihe on kuvaava ja mahdollisiin toimenpiteisiin ohjaava. Esimerkiksi: ”UCEF: lähettäkää johtokunnan strategiapalaverin päivämäärät”, jossa UCEF on ryhmän nimi ja ”Lähettäkää…” toimenpide. Muita käteviä aloituksia ovat esimerkiksi ”Tiedoksi:” ja ”Edellyttää toimenpiteitä”.

  3. Jos jokin toimenpide on tehtävä, mainitse se Aihe-ruudussa.

  4. Vaihda viestin aihe, jos keskustelun aihe muuttuu.

  5. Kirjoita kaikki viestit lyhyesti ja ytimekkäästi.

  6. Mainitse viestissä tärkein asia ensimmäisenä ja vähiten tärkeä viimeisenä.

  7. Harkitse tärkeiden tietojen lihavointia.

  8. Sijoita toimenpiteitä vaativat asiat tai kysymykset omille riveilleen, jotta ne erottuvat muusta tekstistä ja jotta lukija huomaa ne.

  9. Lihavoi niiden henkilöiden nimet, joille esität kysymyksiä. Esimerkki: ”Jaakko: Mikä on projektin tilanne?”

  10. Lähetä viesti vain niille henkilöille, joiden on luettava viesti.

    • Jos viesti on tarkoitettu henkilölle tiedoksi, lisää henkilö Kopio-riville.

    • Lisää henkilö, jonka on vastattava viestiin tai jolta edellytetään toimenpiteitä, Vastaanottaja-riville.

  11. Käytä tarvittaessa allekirjoitusta. Allekirjoituksen on hyvä olla yksinkertainen, lyhyt, ammattimainen ja mielellään ilman grafiikkaa.

  12. Jos haluat saa vastauksen heti, älä lähetä sähköpostiviestiä vaan soita tai lähetä pikaviesti.

  13. Jos sähköpostikeskustelussa on yli 10 viestiä eikä asiaa ole saatu ratkaistua, harkitse, kannattaako järjestää kokous, jossa asiasta voidaan keskustella. Sähköposti ei ole aina tehokas tapa ratkaista monisyisiä ongelmatilanteita.

  14. Kuittaa viestit, jotka vaativat pidempää vastausta. Jos et ehdi heti kirjoittamaan varsinaista vastausta, ilmoita viestin lähettäjälle, että perehdyt asiaan ja vastaat tiettyyn ajankohtaan mennessä. Merkitse viesti, jotta muistat käsitellä sen myöhemmin.

  15. Hyvin tärkeä käyttää ( Outlookin Hyvin tärkeä -kuvake ) säästeliäästi.

    Huomautus:  Vaikka olet määrittänyt viivästyneiden viestin lähetystä koskevan säännön, joka on kuvattu Usein kysytyt kysymykset -artikkelissa, jos merkitset viestin tilaksi Hyvin tärkeä, se lähetetään välittömästi.

  16. Jos esität kysymyksen, johon usea henkilö voi vastata, lähetä kysymys vain yhdelle henkilölle sen sijaan, että lähettäisit sen koko ryhmälle.

Hyvien sähköpostiviestien kirjoittaminen tarkoittaa vastaanottajien huomioimista. Löydät tarkempia tietoja sähköpostia koskevista ohjesäännöistä tästä artikkelista.

Seuranta: seurantamerkintöjen käyttö lähtevissä viesteissä

Toimi seuraavasti, kun lähetät viestin henkilölle, jonka on vastattava sinulle:

  1. Merkitse viesti itsellesi lähetettäväksi.

  2. Muuta merkityn viestin tehtävänimi siten, että sen nimen alussa Tehtävät-palkissa on Seuranta.

  3. Merkitse siihen @Odottaa-luokka.

Suorittamalla nämä vaiheet tiedät, että seuraava toimi on toisen viestin lähettäminen tai vastauksen odottaminen.

Vihje    Itsesi muistuttaminen toisen viestin lähettämisestä on usein tehokkaampi tapa kuin viestin merkitseminen vastaanottajalle. Jos vastaavasti lupaat viestissä, että teet jotakin, merkitse viesti itsellesi, jotta asia näkyy tehtävänä Tehtävät-palkissa ja siten muistuttaa sinua.

Sivun alkuun

Älä toimi näin

  1. Älä käytä taustamallia.

  2. Älä sisällytä esimiestäsi jokaiseen lähettämääsi viestiin.

  3. Älä lähetä viestiä, jos olet vihainen. Voit kirjoittaa viestin, tallentaa sen Luonnokset-kansioon ja palata siihen myöhemmin.

  4. Älä odota nopeaa vastausta, jos lähetät pitkän viestin (viestissä on yli kaksi kappaletta).

  5. Älä lähetä seurantaviestiä, ellei ensimmäisestä viestistä ole kulunut vähintään päivä. Jos et saa vastausta kohtuullisessa ajassa, soita tai käytä pikaviestiä.

  6. Älä käytä luku- tai vastaanottokuittausta kaikissa viesteissä. Käytä niitä vain siinä tapauksessa, ettet ole varma, saako vastaanottaja viestin.

  7. Älä liitä seurantaa tai Outlookin Hyvin tärkeä -kuvake -merkintää jokaiseen lähettämääsi viestiin, koska vastaanottajat eivät ajan mittaan reagoi niihin.

  8. Älä käytä pelkkiä ISOJA KIRJAIMIA.

  9. Älä Lähetä liitetiedostoja – Lähetä sen sijaan linkkejä.

  10. Älä laajenna jakeluluetteloita. Jakeluluetteloiden laajentaminen vaikeuttaa viestien lukemista ja aiheuttaa sen, että viestit päätyvät vääriin kansioihin.

  11. Älä ole sarkastinen. Kaikilla ei ole välttämättä samanlainen huumorintaju.

  12. Älä kirjoita mitään sellaista, mitä kuka tahansa yrityksen työntekijä ei voisi lukea. Et voi koskaan tietää, mihin viestisi päätyy.

  13. Älä käytä kursiivia tai hassuja fontteja, sillä niitä on vaikea lukea.

  14. Älä käytä punaisia fontteja, koska niitä on vaikea lukea ja niiden käyttö voidaan tulkita arvosteluksi.

  15. Älä lähetä Vastaa kaikille jakeluluetteloon, jossa kysytään, että sinut poistetaan. Joskus.

Sivun alkuun

Jakeluluetteloiden säännöt

  • Jos vastaat suureen jakeluluetteloon, noudata kaikkia sähköpostin Toimi näin- ja Älä toimi näin -ohjeita.

  • Jos tarvitset lisätietoja tai selvität ongelmaa erikseen, vastaa koko jakeluluettelon ryhmälle ja kerro kaikille, että hoidat asiaa. Vastaa sitten yksittäiselle henkilölle erikseen. Muista vastata jakeluluettelon ryhmälle, kun ongelma on ratkaistu, ja ilmoittaa tehdystä ratkaisusta. Tällä tavoin ratkaisu on myös muiden jakeluluettelon ryhmän jäsenten käytettävissä.

Uudelleenohjaaminen muille

Jos joku lähettää viestin jakeluluetteloon, jonka jäsen olet, mutta joku muu henkilö tai toinen jakeluluettelo voisi vastata viestiin paremmin, toimi seuraavasti:

  1. Vastaa lisäämällä oikea jakeluluettelo tai henkilö Vastaanottaja-riville.

  2. Ohjaa vastaukset oikeaan jakeluluetteloon tai oikealle henkilölle.

  3. Älä lisää alkuperäistä yhteystietoryhmää Piilokopio-riville, koska viestiä ei suodateta muiden henkilöiden säännöillä. Jätä sen sijaan jakeluluettelo Vastaanottaja- tai Kopio-riville.

Jakeluluettelosta poistuminen

Jos saat sähköpostiviestin jakeluluettelosta, jonka jäsen et halua olla, lähetä viesti verkon järjestelmänvalvojalle tai jakeluluettelon omistajalle ja pyydä, että sinut poistetaan. Älä vastaa koko jakeluluettelolle. Löydät jakeluluettelon omistajan kaksoisnapsauttamalla jakeluluettelon nimeä.

Sivun alkuun

Rivikommenttien käyttäminen

Rivikommenttien lisääminen Voit vastata kätevästi viestissä oleviin kysymyksiin tai niissä mainittuihin ongelmiin lisäämällä rivikommentin. Noudata seuraavia parhaita käytäntöjä:

  1. Mainitse viestissä, että käytät rivikommentteja. Voit esimerkiksi todeta, että kommenttisi on lisätty oheiseen tekstiin.

  2. Erota oma tekstisi alkuperäisestä viestistä. Voit käyttää esimerkiksi seuraavia tapoja:

    • Voit vaihtaa fontin väriä.

    • Voit lisätä kommentin alkuun oman nimesi tai nimikirjaimesi hakasulkeissa, esimerkiksi [Melissa], [MM].

    • Voit kursivoida tai lihavoida fontin tai käyttää molempia muotoiluja.

  3. Älä poistaa mitään, mitä et ole itse kirjoittanut.

Kuva
Kuva 1 Esimerkki rivikommentista Outlook-viestissä

Sivun alkuun

Piilokopion käyttäminen

Piilokopio-toiminnon avulla voit poistaa turhat henkilöt sähköpostikeskustelusta, kun he eivät enää mielestäsi tarvitse lisäviestejä tai jos keskustelun aihe on muuttunut.

Jos olet esimerkiksi yksi viidestä henkilöstä, jolle kysymys on lähetetty, ja haluat vastata siihen, siirrä neljä muuta henkilöä Piilokopio-riville ja lisää viestiin esimerkiksi: ”Markus, Lassi, Teemu ja Oona saavat viestin piilokopiona. Vastaus kysymykseen on…”. Seuraavat viestit lähetetään vain sinun ja alkuperäisen lähettäjän välillä.

Älä käytä Piilokopio-toimintoa tilanteissa, joissa haluat jonkun muun (kuten esimiehen) tietävän luottamuksellisesta viestistä. Piilokopio-rivillä oleva vastaanottaja ei välttämättä huomaa, että kyse on piilokopiosta, ja hän saattaa vastata kaikille, jolloin selviää, että hän on saanut viestin piilokopiona. Lähettäjä voi joutua tässä tilanteessa ikävään valoon.

Jos haluat jonkun muun olevan tietoinen ongelmasta, älä käytä Piilokopio-toimintoa vaan lähetä viesti edelleen sen jälkeen, kun olet lähettänyt sen.

Sivun alkuun

Lomavalmistelut

Katso lomavalmisteluja koskevat parhaat käytännöt artikkelista Poissaoloajoista ilmoittaminen. Jos sinä olet luonut tai järjestelmänvalvojasi on luonut jaetun lomakalenterin, muista ilmoittaa sinne lomastasi. Jos kaikki käyttävät jaettua kalenteria, sinun ei tarvitse lähettää erillistä kokouskutsua ja kertoa kaikille poissaolostasi, kuten aiemmin viitatussa artikkelissa ehdotetaan, mutta sähköpostiviesti voi toimia hyvänä muistutuksena.

Tietoja kirjoittajasta

Melissa MacBethin valokuva Melissa MacBeth on Microsoftin Office-tuoteryhmän ohjelmajohtaja. Hän on työstänyt useita Outlook 2007:n ajanhallintatoimintoja, kuten Tehtävät-palkkia, seurantaa, lähtevien viestin merkintää ja päivittäistä tehtäväluetteloa. Hän asuu Seattlessa ja nauttii puutarhanhoidosta.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×