Organisaatiokaavion luominen automaattisesti työntekijätiedoista

Organisaatiokaavion luominen automaattisesti työntekijätiedoista

Organisaatiokaavio ilmaisee työntekijöiden, tehtävänimikkeiden ja ryhmien väliset suhteet.

Jos työntekijätiedot ovat jo esimerkiksi Excel-laskentataulukossa tai Exchange Server -hakemistossa, Visio voi luoda kaavion, johon se lisää muodot ja yhdistimet automaattisesti. Jos et halua, että kaavio tuotetaan automaattisesti, voit luoda kaavion ulkoista tietolähdettä käyttämättä.

Jos haluat käynnistää ohjatun organisaatio kaavion luomisen, valitse tiedosto > Uusi ja napsauta sitten organisaatio kaavio -luokkaa ja valitse Luo.

Valitse Visio 2016-sovelluksessa tiedosto > uusi > yritys > organisaatio kaavioja valitse sitten Luo.

Organisaatiokaavio

Kaavion luominen automaattisesti aiemmin luodusta tietolähteestä

Kun luot kaavion mallista napsauttamalla, ohjattu organisaatiokaavion luominen käynnistyy. Valitse ohjatun toiminnon ensimmäisellä sivulla Tiedot, jotka on jo tallennettu tiedostoon tai tietokantaan ja seuraa sitten ohjatun toiminnon ohjeita.

Käytettävät tietolähteet

  • Microsoft Excel -laskentataulukko

  • Tekstitiedosto

  • Microsoft Exchange Server -hakemisto

  • ODBC-yhteensopiva tietolähde

Tietolähteen pakolliset sarakkeet

Tietolähteessä on oltava omat sarakkeensa seuraaville tiedoille: työntekijän nimi, yksilöivä tunniste sekä henkilö, jolle työntekijä raportoi. Tietolähteessä olevilla sarakkeiden nimillä ei ole merkitystä, koska ohjatun toiminnon aikana määrität itse, mistä sarakkeista (tai kentistä) kyseiset tiedot poimitaan.

  • Työntekijän nimi    Työntekijän nimi näkyy organisaatiokaaviomuodossa samalla tavalla kuin tässä kentässä.

  • Yksilöllinen tunnus     Tämä sarake voi olla sama kuin Työntekijän nimi -sarake, jos kaikki nimet ovat yksilöiviä. Muussa tapauksessa on lisättävä sarake, jonka arvon avulla jokainen työntekijä voidaan yksilöidä.

  • Kenelle työntekijä raportoi    Tähän kenttään on annettava jokaisen päällikön yksilöivä tunniste, joko nimi tai päällikön tunniste. (Organisaatiokaavion ylimmällä tasolla olevien työntekijöiden kohdalla tämä kenttä jätetään tyhjäksi.)

Esimerkki tietolähteenä olevasta tekstitiedostosta

Seuraava teksti sisältää esimerkin pilkulla erotetusta teksti tiedostosta, jossa on viisi saraketta ja neljä riviä, ja ensimmäinen rivi on otsikko rivi. Visio luo tämän esimerkki teksti tiedoston – käynnistä Ohjattu organisaatio kaavion luominen, valitse ohjatun toiminnon avulla kirjoittamasi tiedotja valitse Seuraava. Valitse seuraavalla sivulla erotin merkeillä erotettu teksti, kirjoita tiedosto nimi ja valitse Seuraava. Visio avaa tämän esimerkki tietojen teksti editorin oppaana.

Nimi,Esimies,Nimike,Osasto,Puhelin

Joe Sampleboss,, toimitus johtaja, johto,
x5555 Jane Samplemgr, Joe Sampleboss, kehitys päällikkö, tuote kehitys, x6666
John Samplepos, Jane Samplemgr, ohjelmisto kehittäjä, tuote kehitys, x6667

Organisaatiokaavion luominen uudesta datatiedostosta

Jos tietoja ei ole vielä valmiiksi jossakin muussa ohjelmassa, mutta haluaisit koota tiedot, voit avata Visiolla Excel-taulukon tai tekstieditorin, jolloin saat näkyviin oikeassa muodossa olevat esimerkkitiedot. Korvaa esimerkkitiedot omilla tiedoilla ja luo organisaatiokaavio ohjatun toiminnon ohjeiden avulla.

  1. Jos haluat käynnistää ohjatun organisaatio kaavion luomisen, valitse tiedosto > Uusi ja napsauta sitten organisaatio kaavio -luokkaa ja valitse Luo.

    Valitse Visio 2016-sovelluksessa tiedosto > uusi > yritys > organisaatio kaavioja valitse sitten Luo.

  2. Valitse ohjatun toiminnon ensimmäisellä sivulla Ohjatun toiminnon avulla lisättävät tiedot ja valitse sitten Seuraava.

  3. Valitse Excel tai Eroteltu teksti, kirjoita uuden tiedoston nimi ja valitse sitten Seuraava.
    Jos valitset Excel, näkyviin tulee Microsoft Excel-laskenta taulukko, jossa on malli teksti. Jos valitse kohdan Eroteltu teksti, esimerkkitekstin sisältävä Muistio-sivu avautuu.

  4. Kun joko Excel tai notepad avautuu, käytä esimerkki tekstiä esimerkkinä siitä, millaisia tietoja haluat sisällyttää, ja kirjoita tiedot. Työn tekijän nimi ja raportit – sarakkeet ovat pakollisia, mutta voit lisätä tai poistaa muita sarakkeita.

  5. Lopeta Excel tai Muistio ja suorita sitten ohjattu toiminto loppuun.

Asettelun ja muotojen muuttaminen sekä kuvien lisääminen

Kun Organisaatiokaavio-malli on käytössä, valintanauhaan tulee näkyviin Organisaatiokaavio-välilehti. Tämän välilehden työkaluilla voit tehdä merkittäviä muutoksia kaavion ulkoasuun.

Muotojen asettelua ja hierarkiaa voi muuttaa Asettelu- ja Järjestä-ryhmien työkaluilla.

Valitse kaaviossa käytettävä muotojen tyyli Muodot-valikoimasta. Kuva-ryhmän työkaluilla voit lisätä kuvan valitsemaasi muotoon, poistaa paikkamerkkikuvan tai vaihtaa muotoon lisätyn kuvan. Jos et lisännyt kuvia kaikkiin muotoihin ohjatun toiminnon avulla, voit lisätä ne nyt. Valitse organisaatio kaavio -väli lehdessä Lisää > useita kuvia. Kaikkien kuvien on oltava samassa kansiossa, ja tiedoston nimi on muodossa "työn tekijän nimi. tiedosto tyyppi" – esimerkiksi Jonathan Foster. jpg (nimen on vastattava tieto lähteen nimeä tarkalleen).

Organisaatiotiedot-ryhmässä on työkalut, joilla voit tuoda tietoja ulkoisesta lähteestä ohjatulla toiminnolla, viedä organisaatiotietoja Excel- tai tekstitiedostoon tai verrata kaavion ja ulkoisen tietolähteen tietoja keskenään.

Työryhmien osoittaminen ryhmäkehystä tai pisteviivoja käyttämällä

Kun olet luonut organisaatiokaavion, voit järjestää tiedot uudelleen niin, että ne kuvaavat virtuaalisia työryhmäsuhteita. Siirrä toisiinsa liittyvät muodot lähelle toisiaan ja lisää sitten pisteviivayhdistimet näyttääksesi toissijaiset raportointirakenteet. Voit myös korostaa virtuaalityöryhmän ryhmäkehyksellä. Vedä ryhmäkehysmuoto Muodot-ikkunasta piirustukseen ja lisää henkilöitä virtuaalityöryhmään käyttämällä reunojen koonmuuttokahvoja.

Ryhmäkehys

Ulkoista tietolähdettä käyttävän organisaatiokaavion päivittäminen

Voit päivittää kaavion tiedot tai päivittää organisaatiokaavion tiedot manuaalisesti, kun organisaatiossa tapahtuu rakennemuutoksia:

  • Valitse Tiedot > Ulkoiset tiedot > Päivitä kaikki.

Jos uudet tiedot eivät vastaa täysin niitä tietoja, joiden mukaan kaavio on luotu, voit joutua siirtämään henkilöitä manuaalisesti.

Jos sinulla on uusi kaavio, vertaa sitä vanhaan kaavioon Vision avulla ja käytä Visiota ilmoittamaan muutoksista.

  1. Avaa organisaatiokaavion uusi tai vanha versio.

  2. Valitse Organisaatiokaavio > Organisaatiotiedot > Vertaa. Etsi versio, johon haluat verrata, Vertaa organisaatiotietoja -ruudussa.

  3. Valitse kohdasta Vertailutyyppi tilanne sen perusteella, minkä version olet avannut.

  4. Valitse haluamasi vaihtoehto kohdasta Raporttityyppi.

  5. Valitse OK.

Jos kaavio ei vieläkään päivity haluamallasi tavalla, voit joutua muodostamaan kaavion uudelleen.

Haluatko vielä enemmän?

Esimerkki organisaatio kaaviosta Visio-mallit ja-kaaviot

Katso myös

Organisaatio kaavion luominen visio Web Appissa

Huomautus:  Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kerrotko meille, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset artikkelin englanninkieliseen versioon.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×