Ohjeita ja esimerkkejä tietojen lajittelemisesta ja suodattamisesta värin mukaan

Tietojen lajitteleminen ja suodattaminen värin mukaan helpottaa tietojen analysoimista. Työkirjan käyttäjät näkevät tärkeimmät tiedot ja trendit yhdellä silmäyksellä.

Värispektrin läpi kulkeva valo, joka muotoilee Excel-tietoja

Artikkelin sisältö

Yleistä tietojen lajittelemisesta ja suodattamisesta värin ja kuvakejoukon mukaan

Värien tehokas käyttäminen tietojen analysoinnissa

Tarpeita parhaiten vastaavien värien valitseminen

Esimerkkejä

Yleistä tietojen lajittelemisesta ja suodattamisesta värin ja kuvakejoukon mukaan

Tietojen lajitteleminen ja suodattaminen yhdessä ehdollisen muotoilun tietojen kanssa on olennainen osa tietojen analysointia ja niiden avulla voidaan saada vastaus esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin:

  • Kuka on myynyt palveluita yli 50 000 euron arvosta tässä kuussa?

  • Mitkä ovat ne tuotteet, joiden myynti on kasvanut yli 10 prosenttia vuosittain?

  • Ketkä ovat parhaiten ja huonoiten menestyneet ensimmäisen vuosikurssin opiskelijat?

  • Milloin on ollut poikkeamia tuottojen kertymissä viimeisimmän viiden vuoden aikana?

  • Mikä on työntekijöiden ikäjakautuma?

Voit järjestää ja etsiä haluamasi tiedot nopeasti lajittelemalla. Tietoja suodattamalla voit tarkastella määrittämiesi ehtojen mukaisia yhden tai usean sarakkeen rivejä ja piilottaa rivit, joita et halua tarkastella. Kun muotoilet tietoja ehdollisesti, voit kehittää tietojen visualisointia ja analysointia, tunnistaa kriittiset ongelmakohdat sekä havaita kuvioita ja trendejä. Tietojen lajittelu, suodattaminen ja ehdollinen muotoilu auttavat sinua ja muita laskentataulukon käyttäjiä tekemään entistä tehokkaampia päätöksiä tietojen perusteella.

Voit lajitella ja suodattaa tietoja muotoilujen, kuten solun värin tai fontin värin mukaan, olivatpa solut sitten manuaalisesti tai ehdollisesti muotoiltuja.

Tässä kuvassa suodatus ja lajittelu perustuvat väriin tai kuvakkeeseen Luokka-, M/M Δ%- ja Merkinnät-sarakkeissa.

Ehdollinen muotoilu solun taustaväreillä ja kuvakejoukoilla

Voit myös lajitella ja suodattaa tietoja ehdollisen muotoilun avulla luodun kuvakejoukon mukaan. Kuvakejoukon avulla voit lisätä merkintöjä ja luokitella tiedot viiteen eri luokkaan, jotka on erotettu raja-arvon mukaan. Kukin kuvake edustaa arvojoukkoa. Esimerkiksi seuraavassa kuvakejoukkojen taulukossa (kolmen nuolen kuvakejoukko) ylöspäin osoittava vihreä nuoli kuvaa korkeita arvoja, keltainen vaakasuora nuoli keskitason arvoja ja punainen alaspäin osoittava nuoli matalia arvoja.

Kuvakejoukkojen taulukko

Kuvakejoukkojen taulukko

Voit muotoilla soluja käyttämällä kaksi- tai kolmiväristä asteikkoa, tietopalkkeja ja kuvakejoukkoja. Voit myös muotoilla soluja, jotka sisältävät erityistä tekstiä, numeroita, päivämäärä- tai aika-arvoja, ensimmäiseksi tai viimeiseksi luokiteltuja arvoja, keskiarvon ylä- tai alapuolella olevia arvoja, ainutkertaisia arvoja tai kaksoisarvoja. Lisäksi ehdollinen muotoilu helpottaa erilaisten sääntöjen luomista ja hallintaa.

Sivun alkuun

Värien tehokas käyttäminen tietojen analysoinnissa

Lähes kaikki pitävät väreistä. Värien tehokas käyttäminen tiedostoissa voi parantaa tiedoston houkuttelevuutta ja luettavuutta merkittävästi. Värien ja kuvakkeiden järkevä käyttö Excel-raporteissa parantaa päätöksentekoa, auttaa käyttäjiä kiinnittämään huomiota kriittisiin tietoihin ja tukee visuaalisesti tulosten ymmärtämistä. Hyvä värien käyttö voi luoda positiivisen latauksen heti alusta alkaen. Toisaalta huono ja liian runsas värien käyttö voi häiritä ja jopa uuvuttaa käyttäjiä. Seuraavissa osissa on ohjeita, jotka auttavat sinua käyttämään värejä oikein ja välttämään värien huonoa käyttämistä.

Lisätietoja asiakirjateemoista      Excelin avulla on helppo luoda yhdenmukaisia teemoja sekä lisätä mukautettuja tyylejä ja tehosteita. Pääosa värien tehokkaassa yhdistämisessä huomioitavista seikoista on jo mietitty puolestasi, kun käytät houkuttelevia värimalleja sisältäviä valmiita tiedoston teemoja. Tiedoston teemaa käyttämällä voit muotoilla kokonaisen tiedoston helposti ja nopeasti sekä antaa tiedostolle ammattimaisen ja modernin ulkoasun. Tiedoston teema on joukko muotoiluasetuksia, jotka sisältävät teeman värit, teeman fontit (mukaan lukien otsikon ja leipätekstin fontit) sekä teeman tehosteet (mukaan lukien viivojen ja täytön tehosteet).

Vakiovärien käyttäminen ja värien määrän rajoittaminen

Kun lajittelet ja suodatat tietoja värin mukaan, voit valita haluamasi värin, jolloin tulokset saattavat miellyttää omaa silmääsi. Mieti kuitenkin, pitävätkö myös muut käyttäjät samoista väreistä ja näkevätkö he ne samalla tavalla. Tietokone voi näyttää 16 777 216 väriä 24-bittisessä väritilassa. Useimmat käyttäjät voivat kuitenkin erottaa vain pienen osan näistä väreistä. Lisäksi värien laatu saattaa vaihdella tietokoneen mukaan. Myös huoneen valaistus, paperin laatu, näytön ja tulostimen tarkkuus sekä selaimen asetukset saattavat vaihdella. Jopa kymmenellä prosentilla väestöstä on vaikeuksia erottaa ja nähdä tiettyjä värejä. Nämä kaikki on tärkeitä tekijöitä, joihin et välttämättä voi vaikuttaa.

Voit kuitenkin vaikuttaa moniin tekijöihin, kuten värien valitsemiseen, värien määrään sekä laskentataulukon tai solun taustaan. Kun teet perustavanlaatuiseen tutkimukseen perustuvia valintoja, voit viestittää väreillä sanomaasi ja tukea tietojen oikeanlaista tulkitsemista. Voit täydentää värejä kuvakkeilla ja selitteillä ja varmistaa näin, että käyttäjät ymmärtävät oikean merkityksen.

Värien harkittu kontrasti ja tausta

Värejä kannattaa yleisesti ottaen käyttää täydessä kylläisyydessään (esimerkiksi kirkkaankeltainen, keskivihreä tai tummanpunainen). Varmista, että taustan ja edustan kontrasti on suuri. Käytä esimerkiksi valkoista tai harmaata laskentataulukon taustaa värillisten solujen kanssa tai valkoista tai harmaata solun väriä värillisen fontin kanssa. Jos käytät taustaväriä tai -kuvaa, suosi mahdollisimman vaaleita värejä, jotta solun tai fontin väri ei haalistu. Jos käytät ainoastaan värillistä fonttia, harkitse fonttikoon suurentamista tai fontin lihavointia. Mitä suurempi fontti on, sitä helpompi käyttäjien on nähdä ja erotella värejä. Voit tarvittaessa muuttaa tai poistaa vuorovärisyyden tai rivejä tai sarakkeita, koska vuorovärisyys saattaa häiritä solun tai fontin väriä. Kaikkien näiden seikkojen tarkoituksena on auttaa käyttäjiä ymmärtämään ja tulkitsemaan värejä oikein.

Vältä väriyhdistelmiä, jotka voivat heikentää värin näkyvyyttä tai sekoittaa katsojan. Et halua epähuomiossa luoda hämmästyttävää taidetta tai optisia harhoja. Harkitse solun reunaviivan käyttämistä ongelmallisten värien, kuten punaisen tai vihreän, erottamiseksi, jos värien on pakko olla vierekkäin. Käytä vastavärejä ja kontrastivärejä kontrastin parantamiseksi ja vältä samankaltaisten värien käyttöä. On hyvä tuntea perusväriympyrä sekä osata määrittää samankaltaiset värit sekä kontrasti- ja vastavärit.

Perusväriympyrä

1. Samankaltaiset värit ovat vierekkäin väriympyrässä (esimerkiksi violetti ja oranssi ovat vierekkäisiä värejä punaisen kanssa).

2. Kontrastiväri sijaitsee kolmen värin päässä tietystä väristä (esimerkiksi sininen ja vihreä ovat punaisen kontrastivärejä).

3. Vastavärit ovat väriympyrässä vastakkain olevia värejä (esimerkiksi sinivihreä on punaisen vastaväri).

Jos sinulla on aikaa, voit testata värejä, näyttää niitä työtovereille, kokeilla värejä eri valaistusolosuhteissa sekä testata eri tietokoneiden näyttöjen ja tulostusasetusten vaikutuksia väreihin.

Vihje: Jos tulostat asiakirjan värillisenä, tarkista huolellisesti solun värin ja solun fontin luettavuus. Jos solun väri on liian tumma, voit parantaa luettavuutta käyttämällä valkoista fonttia.

Sivun alkuun

Tarpeita parhaiten vastaavien värien valitseminen

Haluatko nopean yhteenvedon? Käytä punaista, keltaista, vihreää tai sinistä valkoisella tai harmaalla taustalla.

Määritä käyttämiesi värien merkitys kohdeyleisön ja tiedoston tarkoituksen mukaan. Laadi tarvittaessa selite, joka täsmentää kunkin värin merkitystä. Useimmat ihmiset erottavat helposti 7 - 10 väriä yhdessä laskentataulukossa. Jopa viidenkymmenen värin erottaminen on mahdollista, mutta se vaatii erikoisharjaantumista, jota ei käsitellä tässä artikkelissa.

Kymmenen parasta väriä

Kun lajittelet ja suodatat tietoja värin mukaan, voit käyttää seuraavaa taulukkoa apuna värien valitsemisessa. Nämä värit tuottavat parhaan mahdollisen kontrastin ja ovat helposti erottuvia useimmille ihmisille.

Värivaihtoehtotaulukko

Voit käyttää värejä soluissa ja fonteissa Kotisivu-välilehden Fontti-ryhmän Täyttöväri- tai Fontin väri -painikkeilla.

Vakiovärit

Merkitystä luonnollisesti tukevien värien käyttäminen

Taloudellisia tietoja luettaessa luvut ovat useimmiten punaisia (negatiiviset luvut) tai mustia (positiiviset luvut). Punaista väriä käytetään siksi, että sillä on yleisesti hyväksytty merkitys. Jos haluat korostaa negatiivisia lukuja, punainen on ensisijainen valinta. Tietojen tyypin mukaan voit käyttää tiettyjä värejä, joilla on tietty merkitys kohdeyleisölle tai yleisesti hyväksytty merkitys. Esimerkki:

  • Jos tiedot ovat lämpötilalukemia, voit käyttää lämpimiä värejä (punainen, keltainen tai oranssi) lämpimien lämpötilojen ilmaisemiseen ja kylmiä värejä (vihreä, sininen ja violetti) kylmien lämpötilojen ilmaisemiseen.

  • Jos tiedot ovat topografisia tietoja, voit ilmaista veden sinisellä, kasvillisuuden vihreällä, autiomaat ja vuoristot ruskealla sekä lumen ja jään valkoisella värillä.

  • Jos tiedot liittyvät liikenteeseen ja turvallisuuteen, voit käyttää punaista väriä pysähtyneiden tai keskeytyneiden tilojen ilmaisemiseen, oranssia laitevaarojen ilmaisemiseen, keltaista varoitusten ilmaisemiseen, vihreää turvallisuuden ilmaisemiseen sekä sinistä yleisten tietojen ilmaisemiseen.

  • Jos tiedot liittyvät sähkövastuksiin, voit käyttää vakiovärikoodeja (musta, ruskea, punainen, oranssi, keltainen, vihreä, sininen, violetti, harmaa ja valkoinen).

Sivun alkuun

Esimerkkejä

Oletetaan, että valmistelet raportteja tuotekuvauksista, hinnoittelusta ja varastotasoista. Seuraavassa osassa kerrotaan, millaisia kysymyksiä näiden raporttien tietoihin tyypillisesti liittyy ja miten näihin kysymyksiin voi vastata käyttämällä värejä ja kuvakejoukkoja.

Mallitiedot

Esimerkeissä käytetään seuraavia mallitietoja.

Esimerkeissä käytetyt mallitiedot

Jos haluat kopioida tiedot tyhjään työkirjaan, toimi seuraavasti:

Tietojen tallentaminen .xlsx-tiedostoksi

  1. Käynnistä Microsoftin Muistio.

  2. Valitse malliteksti. Kopioi ja liitä malliteksti Muistioon.

  3. Tallenna tiedosto tiedostonimellä ja tiedostomuodolla, esimerkiksi Tuotteet.csv.

  4. Sulje Muistio.

  5. Käynnistä Excel.

  6. Avaa Muistiolla tallentamasi tiedosto.

  7. Tallenna tiedosto .xlsx-tiedostoksi.

Mallitiedot

Category,Product Name,Cost,Price,Markup,Reorder At,Amount,Quantity Per Unit,Reorder?
Dried Fruit/Nuts,Almonds,$7.50,$10.00,"=(D2-C2)/C2",5,7,5 kg pkg.,"=IF(G2<=F2,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Apricot,$1.00,$1.20,"=(D3-C3)/C3",10,82,14.5 OZ,"=IF(G3<=F3,""Yes"",""No"")"
Beverages,Beer,$10.50,$14.00,"=(D4-C4)/C4",15,11,24 - 12 oz bottles,"=IF(G4<=F4,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Boysenberry,$18.75,$25.00,"=(D5-C5)/C5",25,28,12 - 8 oz jars,"=IF(G5<=F5,""Yes"",""No"")"
Condiments,Cajun,$16.50,$22.00,"=(D6-C6)/C6",10,10,48 - 6 oz jars,"=IF(G6<=F6,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Cake Mix,$10.50,$15.99,"=(D7-C7)/C7",10,23,4 boxes,"=IF(G7<=F7,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Cherry Pie Filling,$1.00,$2.00,"=(D8-C8)/C8",10,37,15.25 OZ,"=IF(G8<=F8,""Yes"",""No"")"
Soups,Chicken Soup,$1.00,$1.95,"=(D9-C9)/C9",100,123,,"=IF(G9<=F9,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Chocolate Mix,$6.90,$9.20,"=(D10-C10)/C10",5,18,10 boxes x 12 pieces,"=IF(G10<=F10,""Yes"",""No"")"
Soups,Clam Chowder,$7.24,$9.65,"=(D11-C11)/C11",10,15,12 - 12 oz cans,"=IF(G11<=F11,""Yes"",""No"")"
Beverages,Coffee,$34.50,$46.00,"=(D12-C12)/C12",25,56,16 - 500 g tins,"=IF(G12<=F12,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Crab Meat,$13.80,$18.40,"=(D13-C13)/C13",30,23,24 - 4 oz tins,"=IF(G13<=F13,""Yes"",""No"")"
Sauces,Curry Sauce,$30.00,$40.00,"=(D14-C14)/C14",10,15,12 - 12 oz jars,"=IF(G14<=F14,""Yes"",""No"")"
Pasta,Gnocchi,$28.50,$38.00,"=(D15-C15)/C15",30,38,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G15<=F15,""Yes"",""No"")"
Cereal,Granola,$2.00,$4.00,"=(D16-C16)/C16",20,49,,"=IF(G16<=F16,""Yes"",""No"")"
Beverages,Green Tea,$2.00,$2.99,"=(D17-C17)/C17",100,145,20 bags per box,"=IF(G17<=F17,""Yes"",""No"")"
Cereal,Hot Cereal,$3.00,$5.00,"=(D18-C18)/C18",50,68,,"=IF(G18<=F18,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Marmalade,$60.75,$81.00,"=(D19-C19)/C19",10,13,30 gift boxes,"=IF(G19<=F19,""Yes"",""No"")"
Dairy,Mozzarella,$26.10,$34.80,"=(D20-C20)/C20",10,82,24 - 200 g pkgs.,"=IF(G20<=F20,""Yes"",""No"")"
Condiments,Mustard,$9.75,$13.00,"=(D21-C21)/C21",15,23,12 boxes,"=IF(G21<=F21,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Pears,$1.00,$1.30,"=(D22-C22)/C22",10,25,15.25 OZ,"=IF(G22<=F22,""Yes"",""No"")"
Pasta, Ravioli,$14.63,$19.50,"=(D23-C23)/C23",20,27,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G23<=F23,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Smoked Salmon,$2.00,$4.00,"=(D24-C24)/C24",30,35,5 oz,"=IF(G24<=F24,""Yes"",""No"")"
Sauces,Tomato Sauce,$12.75,$17.00,"=(D25-C25)/C25",20,19,24 - 8 oz jars,"=IF(G25<=F25,""Yes"",""No"")"
Dried Fruit/Nuts,Walnuts,$17.44,$23.25,"=(D26-C26)/C26",10,34,40 - 100 g pkgs.,"=IF(G26<=F26,""Yes"",""No"")"

Millaisia tuotteen pakkaustyyppejä on olemassa?

Ongelma

Haluat selvittää tuotteen erilaiset säilötyypit, mutta taulukossa ei ole Säilö-saraketta. Voit Määrä yksikössä -sarakkeen avulla määrittää kunkin solun värin manuaalisesti ja lajitella tiedot värin mukaan. Voit myös lisätä selitteen siitä, mitä värit tarkoittavat.

Tulokset

Tuotteen eri pakkaustyyppeihin liittyvän ongelman esimerkkitulokset

Ratkaisu

  1. Voit määrittää kunkin solun värin manuaalisesti edellä kuvatun taulukon värimallin mukaan napsauttamalla kutakin solua ja lisäämällä värin Aloitus-välilehden Fontti-ryhmän Täyttöväri-painikkeella.

    Vihje: Voit käyttää valittua väriä toisessa solussa Aloitus-välilehden Leikepöytä-ryhmän Muotoilusivellin-painikkeella.

  2. Napsauta solua Määrä yksikössä -sarakkeessa ja valitse Aloitus-välilehden Ryhmän muokkaaminen -kohdassa Lajittele ja suodata. Valitse sitten Mukautettu lajittelu.

  3. Valitse Lajittelu-valintaikkunan Sarake-kohdassa Määrä yksikössä, valitse Lajittele-kohdassa Solun väri ja napsauta sitten kahdesti kohtaa Kopioi taso.

  4. Valitse kohdan Järjestys ensimmäisellä rivillä punainen väri, toisella rivillä sininen väri ja kolmannella rivillä keltainen väri.

    Jos solu ei sisällä mitään edellä mainituista väreistä (esimerkiksi silloin, kun solu on valkoinen), rivit säilyvät ennallaan.

    Huomautus: Luetellut värit ovat sarakkeessa käytettäviä värejä. Oletusarvoista värien lajittelujärjestystä ei ole eikä mukautettua lajittelujärjestystä voi luoda käyttämällä mukautettua luetteloa.

  5. Lisää selite raportin oikealla puolella olevien solujen avulla ja käytä seuraavaa taulukkoa mallina.

Selite:

Punainen

Paketit ja laatikot

Sininen

Tölkit ja rasiat

Vihreä

Purkit ja pullot

Valkoinen

(Epävarma)

Millä tuotteille on yli 67 prosentin tai alle 34 prosentin merkintä?

Ongelma

Haluat nähdä nopeasti suurimmat ja pienimmät merkintäarvot raportin yläreunassa.

Tulokset

Tuotteen merkintöihin liittyvän ongelman esimerkkitulokset

Ratkaisu

  1. Valitse solut E2:E26 ja napsauta sitten Aloitus-välilehden Tyyli-ryhmässä kohdan Ehdollinen muotoilu vieressä olevaa nuolta. Valitse sitten Kuvakejoukko ja valitse 3 nuolta (värillinen) -kuvakejoukko.

  2. Napsauta solua hiiren kakkospainikkeella Merkintä-sarakkeessa, valitse Lajittele ja valitse sitten Mukautettu lajittelu.

  3. Valitse Lajittelu-valintaikkunan Sarake-kohdasta Merkintä, valitse Lajittele-kohdassa Solun kuvake ja napsauta sitten kohtaa Kopioi taso.

  4. Valitse Järjestys-kohdan ensimmäisellä rivillä ylöspäin osoittava vihreä nuoli ja toisella rivillä alaspäin osoittava punainen nuoli.

Mitä tuotteita on tilattava välittömästi lisää?

Ongelma

Haluat luoda nopeasti raportin tuotteista, joita on tilattava heti lisää, ja lähettää raportin henkilökunnalle.

Tulokset

Tilattaviin tuotteisiin liittyvän ongelman esimerkkitulokset

Ratkaisu

  1. Valitse solut I2:I26, napsauta Aloitus-välilehden Tyyli-ryhmän Ehdollinen muotoilu -kohdan vieressä olevaa nuolta, valitse Solujen korostussäännöt ja valitse sitten Yhtä suuri kuin.

  2. Kirjoita ensimmäiseen ruutuun Kyllä ja valitse sitten toisesta ruudusta Vaalea punainen täyttö ja tummanpunainen teksti.

  3. Napsauta sarakkeen mitä tahansa muotoiltua solua hiiren kakkospainikkeella, valitse Suodata ja valitse sitten Suodata valitun solun värin mukaan.

    Vihje: Näet, miten sarake on suodatettu, viemällä osoittimen sarakeotsikon Suodatin-painikkeen kohdalle.

Millä tuotteilla on korkeimmat ja matalimmat hinnat ja kustannukset?

Ongelma

Haluat tarkastella korkeimpia ja matalimpia hintoja ja kustannuksia ryhmiteltynä raportin yläreunaan.

Tulokset

Tuotteen hintoihin ja kustannuksiin liittyvän ongelman esimerkkitulokset

Ratkaisu

  1. Tee soluille C2:C26 ja D2:D26 seuraavat toimet:

    • Napsauta Aloitus-välilehden Tyyli-ryhmän Ehdollinen muotoilu -kohdan vieressä olevaa nuolta, valitse Ensimmäiset/viimeiset-säännöt ja valitse sitten Ensimmäiset 10 kohdetta.

    • Kirjoita ensimmäiseen ruutuun 1 ja valitse sitten toisesta ruudusta Keltainen täyttö ja tummankeltainen teksti.

    • Napsauta Aloitus-välilehden Tyyli-ryhmän Ehdollinen muotoilu -kohdan vieressä olevaa nuolta, valitse Ensimmäiset/viimeiset-säännöt ja valitse sitten Viimeiset 10 kohdetta.

    • Kirjoita ensimmäiseen ruutuun 1 ja valitse sitten toisesta ruudusta Vihreä täyttö ja tummanvihreä teksti.

  2. Toimi Kustannus- ja Hinta-sarakkeiden kohdalla seuraavasti:

    • Napsauta pienintä arvoa hiiren kakkospainikkeella, valitse Lajittele ja valitse sitten Lajittele valitun solun värin mukaan.

    • Napsauta suurinta arvoa hiiren kakkospainikkeella, valitse Lajittele ja valitse sitten Lajittele valitun solun värin mukaan.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×