Office 365 -ryhmien käytön aloittaminen Outlookissa

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Olet kuullut Office 365 -ryhmistä ja siitä, miten niitä voi käyttää Outlookissa, mutta et ehkä tiedä, miten pääset alkuun. Tässä artikkelissa esitellään muutamia perusvaiheita, joilla sinä ja työryhmäsi pääsette alkuun Outlookin Office 365 -ryhmillä. Jäljempänä on myös linkkejä lisätietoihin, jos kaipaat perusteellisempaa sisältöä.

Jos et ole varma, mitä ryhmät ovat, sinun kannattaa tutustua ensin artikkeliin Lisätietoja Office 365:n ryhmistä.

Jos haluat, että Office 365-ryhmistä on eniten hyötyä Outlookissa, tarvitset Office 365-palvelu paketin, joka tukee Exchange Onlinea ja SharePoint Onlinea, kuten Business Premium, E3 tai E5.

Huomautus: Jotta voit käyttää Office 365-ryhmiä Outlook 2016: ssa, sinun on käytettävä Outlookia Exchange-synkronointi tilassa. Lisä tietoja on Ohje aiheessa Exchange- synkronointi tilan ottaminen käyttöön.

Saat lisätietoa toiminnon aloittamisesta valitsemalla välilehden alta.

Ensimmäisenä on luotava ryhmä. Ryhmän luominen Outlook 2016:ssa on hyvin yksinkertaista. Lyhyesti:

  1. Valitse valinta nauhan ryhmät-osasta Uusi ryhmä . Jos käytät Outlookin verkkoversio-versiota Työpöytä version sijaan, voit aloittaa tämän prosessin napsauttamalla Uusi -ja valitse Ryhmä-kohdan vieressä olevaa avattavaa nuolta.

    Outlookin Uusi ryhmä -tietosivu
  2. Anna ryhmälle nimi.

  3. Aseta tieto suoja-asetus. Ryhmät ovat oletusarvoisesti yksityisiä. Tämä tarkoittaa, että vain ryhmän jäsenet voivat tarkastella niitä ja edellyttää ryhmän omistajan liittymis lupaa. Kuka tahansa organisaatiossa voi tarkastella ja yhdistää julkisia ryhmiä. Kumpikaan asetus ei aseta ryhmiä organisaation ulkopuolisille henkilöille, ellet nimenomaisesti kutsu niitä vieraiksi.

    Vihje: Ryhmät ovat oletusarvoisesti yksityisiä, kun ne luodaan Outlookin verkko version avulla. Tulevina kuukausina ne ovat oletusarvoisesti yksityisiä, kun ne on luotu jollakin Outlook-sovelluksilla.

  4. Päätä, haluatko uusien jäsenten noudattavan ryhmää (lisä asetukset). Jäsenet, jotka seuraavat ryhmää, saavat kopiot jokaisesta ryhmä viestistä heidän henkilökohtaisessa saapuneet-kansionsa. Jäsenet, jotka ovat vain liittyneet ryhmään, joutuvat siirtymään ryhmän jaettuun Saapuneet-kansioon, jotta he voivat osallistua ryhmäkeskusteluihin.

Lisää:

Kun ryhmä on luotu, voit lisätä ryhmään jäseniä. Uusien jäsenten lisääminen:

  1. Siirry ryhmääsi Outlook 2016:ssa etsimällä se vasemmalla olevasta siirtymisruudusta. Sen pitäisi olla Saapuneet-kansiosi alla Ryhmät-osassa.

  2. Kun olet ryhmässäsi, valitse valintanauhassa Lisää jäseniä. Jos käytössäsi on Outlookin verkkoversio, napsauta lähellä ikkunan oikeaa yläkulmaa kohtaa, jossa lukee ryhmän jäsenten määrä, ja valitse sitten Lisää jäseniä.

    Kirjoita ryhmään lisättävien henkilöiden nimet tai sähköpostiosoitteet ja valitse OK.
  3. Kirjoita sen henkilön nimi tai sähkö posti osoite, jonka haluat lisätä antamaasi kenttään. Kun olet valmis, valitse OK, niin ne lisätään. Kukin heistä saa Sähkö posti viestin, joka toivottaa heidät tervetulleeksi ryhmään ja antaa heille kätevät linkit käyttää ryhmän sisältöä.

    Vihje: Jos haluat lisätä kaikki olemassa olevan jakeluluettelon jäsenet kerralla, kirjoita jakeluluettelon nimi. Kaikki sen jäsenet lisätään yhdellä kertaa.

Lisää:

Outlookin Office 365-ryhmien keskustelut tapahtuvat ryhmän jaetussa Saapuneet-kansiossa. Käyttäjät voivat lukea ja vastata viesteihin, ja jäsenet voivat helposti etsiä tai vierittää takaisin viesti historian kautta, jotta saat lisä tietoja aiemmin käsitellyistä aiheista. Yhteinen Saapuneet-kansio muistuttaa paljon siitä, että Outlook 2016-käyttäjät tuntevat itsensä tutuiksi. Jokainen keskustelu ilmestyy viestin vasemmassa reunassa olevaan viesti luetteloon, ja sen napsauttaminen avaa sen luku ruudussa.

Keskustelut käydään Office 365 -ryhmän jaetussa Saapuneet-kansiossa.

Vihje: Outlookin Office 365-ryhmän keskustelut näkyvät pinottuina, eli yksittäisinä viesteinä, joita vierität yksittäisten viestien säikeiden sijaan. Jos haluat nähdä ne yksittäisinä viesteinä, seuraa ryhmää ja saat yksittäiset viestit omassa Saapuneet-kansiostasi.

Nyt kun olet saanut ryhmäsi luotua, aloitetaan uusi keskustelu. Voit lähettää uuden viestin avaamalla ryhmän yhteisen Saapuneet-kansion ja valitsemalla valinta nauhassa Uusi keskustelu . Voit myös lähettää sähkö posti viestin ryhmän aliakselle. Kaikki ryhmän jäsenet voivat lukea julkaisemasi uuden viestin, ja kaikki ryhmän jäsenet saavat viestin kopion henkilökohtaisesta Saapuneet-kansiostasi.

Lisää:

Jokainen Office 365 -ryhmä saa jaetun tiedostokirjaston, jossa voi säilyttää, jakaa ja yhteiskäyttää asiakirjoja, työkirjoja, esityksiä tai lähes kaikenlaisia tiedostoja.

Avaa tiedostot-Kirjasto siirtymällä Outlookin ryhmääsi (vasemmassa siirtymis ruudussa) ja valitsemalla valinta nauhassa tiedostot . Tiedostot-Kirjasto avataan selaimessa ja sieltä voit luoda uusia tiedostoja, ladata tiedostoja tieto koneesta ja tehdä melkein mitä tahansa muuta, mitä SharePoint-tiedosto kirjasto voi tehdä. Mieti, millaisia tiedostoja olisi hyödyllistä jakaa ryhmäsi kanssa, eikä niitä voi käyttää vain Microsoft Office-tiedostoihin. Voit myös jakaa PDF-tiedostoja, valo kuvia tai melkein mitä tahansa muita tiedostoja, jotka ryhmäsi mielestä ovat hyödyllisiä.

Tiedostot-kohdan valinta Office 365 -ryhmässä, jotta näkyviin saadaan luettelo ryhmään tallennetuista tiedostoista ja kansioista

Voit ladata tai poistaa tiedoston valitsemalla sen. Nämä vaihtoehdot näkyvät yläreunan työkalurivillä.

Lisää:

Jokainen Office 365 -ryhmä saa oman jaetun OneNote-muistikirjan, jonka avulla voi kerätä ideoita, tehdä yhteistyötä ja kirjata tutkimuksia.

Siirry ryhmään OneNote 2016:ssa etsimällä se vasemmalla olevasta siirtymisruudusta tai Outlookin verkkoversiossa siirtymällä Henkilöt-ruutuun. Sinne päästyäsi avaa ryhmän jaettu muistikirja valitsemalla valintanauhassa Muistikirja.

Muistiinpanojen ja ideoiden kerääminen ja yhteistyön tekeminen niiden parissa jaetun OneNote-muistikirjan avulla

Kun avaat ryhmän jaetussa muisti kirjassa ensimmäisen kerran, se avautuu selaimessa OneNote Onlinessa. Voit tehdä muokkauksia siellä tai jos sinulla on OneNote 2016, ja haluat mieluummin käyttää sitä, valitse valinta nauhasta Muokkaa OneNotessa . Kun olet avannut sen OneNote 2016 muisti kirja Synkronoi avattujen muisti kirjojen luettelon OneNote 2016 ja voit käyttää sitä suoraan OneNotessa tarvitsematta siirtyä ensin ryhmään.

Kokeile siirtymistä ryhmän OneNote-muistikirjaan ja mieti, mistä olisi hyötyä ryhmälle ideoiden keräämisessä ja yhteiskäytössä. Käytössä voi esimerkiksi olla osa, jonka avulla kerätään ja kommentoidaan työryhmään liittyvää verkkosisältöä ja artikkeleita.

Huomautus: Ryhmän muistikirja on myös käytettävissä älypuhelimella tai tabletilla OneNote for iOS- tai Android-sovelluksen kautta.

Lisää:

Ryhmällä on todennäköisesti tapahtumia, kokouksia, välitavoitteita tai muita kohteita, joissa jaetusta kalenterista olisi hyötyä. Jokaisella Office 365 -ryhmällä on jaettu kalenteri, jota kaikki jäsenet voivat tarkastella ja muokata.

Ryhmän kalenterin käyttö ei ole erilaista kuin oman kalenterin käyttö. Jos valitset Kalenteri-painikkeen siirtymis ruudussa, näet oman kalenterisi sekä niiden ryhmien yhteiset kalenterit, joiden jäsen olet. Voit tarkistaa kunkin kalenterin vieressä olevat ruudut, jotka haluat nähdä vierekkäin tai päällekkäin.

Esimerkki ryhmien kalenterista, jossa eri ryhmät on merkitty värikoodauksella

Kohteen lisääminen jaettuihin kalentereihin toimii samalla tavalla kuin henkilökohtaisessa kalenterissasi, mutta kaikki jaetulle kalenteriin lisättävät kohteet kehottavat myös muita ryhmän jäseniä tapahtumaan, jotta he voivat käyttää sitä omissa kalentereissaan. Nyt kun olet saanut oman kalenterisi, voit yrittää lisätä niihin tulevia tapaamisia tai tapahtumia, joihin ryhmäsi voi osallistua.

Lisää:

Mitä pitäisi tehdä nyt, kun ryhmä on toiminnassa?

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Onko sinulla kysyttävää?

Käy Microsoft Tech Community -yhteisössä. Voit lähettää kysymyksiä ja osallistua Microsoft Office 365 -ryhmiä koskeviin keskusteluihin.

Olemme valmiita auttamaan

Diane viimeksi päivitti tämän artikkelin 18. huhtikuuta, 2018 palautteen perusteella. Jos olet löytänyt siitä apua, ja varsinkin jos et ole, napsauta alla olevaa Palaute toimintoja ja anna meille rakentavia kommentteja, jotta voimme jatkaa sen parantamista. Kiitos!

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×