Office 365 -raportit hallintakeskuksessa – OneDrive for Businessin käyttö

Office 365:n uudessa Raportit-koontinäytössä näet toimintasi yleiskatsauksen organisaatiosi eri Office 365 -tuotteissa. Voit sen avulla siirtyä yksittäisten tuotteiden raportteihin, jotta saat tarkempia tietoja kunkin tuotteen toiminnasta. Tutustu raporttien yleiskatsauksen ohjeaiheeseen.

Esimerkiksi koontinäytön OneDrive-kortti antaa kattavan yleiskuvan siitä, miten hyödynnät OneDrive for Businessia, näyttämällä tiedostojen ja käytetyn tallennustilan kokonaismäärän koko organisaatiossasi. Porautumalla syvemmälle siihen voit hankkia tietoa siitä, miten aktiivisten OneDrive-tilien käyttöaste kehittyy, kuinka montaa tiedostoa käyttäjät ovat muokkaamassa tai tutkimassa ja kuinka paljon he käyttävät tallennustilaa. Se näyttää myös tietoja kunkin käyttäjän OneDrivesta.

Huomautus: Office 365:n yleinen järjestelmänvalvoja sekä Exchange-, SharePoint- ja Skype for Business -järjestelmänvalvoja tai raporttien lukija näkevät Office 365:n raportit.

Miten pääsen tarkastelemaan OneDrive-käyttöraporttia?

  1. Valitse Office 365:n hallintakeskuksen vasemmasta valikosta ensin Raportit ja sitten Käyttö tai napsauta Raportit-pienoissovellusta.

    Tutustu uusiin Office 365 -toimintaraportteihin
  2. Käytä avattavaa Valitse raportti -valikkoa vasemmassa alakulmassa ja valitse OneDriven käyttö.

    Valitse raportti

OneDrive-käyttöraportin tulkitseminen

Voit tarkastella OneDrive for Business -käyttöä katsomalla Tilit-, Tiedostot- ja Tallennustila-näkymiä.

OneDrive-käyttöraportti

1

OneDrive-käytön raportista voi tarkastella trendejä viimeisten 7 päivän, 30 päivän, 90 päivän tai 180 päivän ajalta. Jos valitset tietyn päivän raportissa, taulukossa (7) näkyvät kuitenkin tiedot jopa 28 päivältä nykyisestä päivästä (ei raportin luontipäivästä) lähtien.

2

Jokaisessa raportissa on mainittu raportin luontipäivämäärä. Raportit luodaan yleensä 24–48 tunnin viiveellä toiminnan ajankohdasta.

Huomautus: Tietojen keruussa ja käsittelyssä voi olla ajoittain ennustamattomia viiveitä, jotka voivat viivästää raportin luontia. Näkyvä raportin päivämäärä on aina sen päivän päivämäärä, jona järjestelmä on käsitellyt raporttitiedot. Pyrimme pitämään nämä 24–48 tunnin sisällä toiminnon ajankohdasta.

3

Tilit-näkymä näyttää muutokset kaikkien ja aktiivisten OneDrive-tilien määrissä. ”Aktiiviset tilit” ovat tilejä, joiden käyttäjät katselevat, muokkaavat, lataavat, jakavat tai synkronoivat tiedostoja.

4

Tiedostot-näkymä näyttää kaikkien aktiivisten tiedostojen määrän. Tiedosto on aktiivinen, jos se on tallennettu, synkronoitu tai jaettu tai sitä on muokattu tietyn ajanjakson aikana.

Huomautus: Tiedoston aktiivisuutta voi ilmetä useita kertoja yhden tiedoston kohdalla, mutta se lasketaan silti vain yhdeksi aktiiviseksi tiedostoksi. Voit esimerkiksi tallentaa ja synkronoida saman tiedoston useita kertoja ajanjakson aikana, mutta se lasketaan tiedoissa vain yhdeksi aktiiviseksi tiedostoksi ja yhdeksi synkronoiduksi tiedostoksi.

5

Tallennustila-näkymä näyttää, miten OneDrive-tallennustilasi käyttömäärä on muuttunut.

Huomautus: Kokoon sisältyvät kaikki versiot ja tiedostoihin liittyvät metatiedot.

6

  • Tilit-kaaviossa pystyakseli on OneDrive-tilien lukumäärä.

  • Tiedostot-kaaviossa pystyakseli on tallennettujen tiedostojen lukumäärä OneDrivessa.

  • Tallennustila-kaaviossa pystyakseli on käytetyn OneDrive-tallennustilan määrä.

  • Kaikkien kaavioiden vaaka-akseli on tälle erityiselle raportille valittu päivämääräalue.

7

Voit suodattaa kaaviossa näkemäsi sarjat napsauttamalla selitteessä olevaa kohdetta. Valitse esimerkiksi Tiedostot-kaaviosta Kaikki tiedostot tai Aktiiviset tiedostot. Valitse Tilit-kaaviosta Kaikki tilit tai Aktiiviset tilit. Tai valitse Tallennustila-kaaviosta Käytetty tallennustila. Tämän valinnan muuttaminen ei muuta ruudukkotaulukon tietoja.

8

Taulukossa eritellään jokaisen käyttäjän OneDrive-tiedot. Jotta tiedot saadaan näkymään taulukossa, käyttäjällä tulee olla tuotelisenssi, joka sisältää OneDriven, ja SharePoint Online tulee olla käytössä. Käyttäjän tulee myös joko kirjautua sisään OneDrive-synkronointiohjelmaan tai siirtyä OneDriveeen käyttämällä selainta.

Jos OneDrivessa on käytetty tiedostotoimintoja, tässä näkyy viimeisin päivä, jolloin niitä on käytetty. Taulukon rivit lajitellaan arvon Viimeisin toimintapäivä mukaan, jolloin OneDrive, jota on käytetty viimeksi, näkyy luettelon ylimpänä.

Sarakkeita voi lisätä taulukkoon tai poistaa taulukosta.

Sarakeasetukset
  • URL-osoite on käyttäjän OneDriven verkko-osoite.

  • Poistettu on OneDriven poistamisen tila. Kestää vähintään seitsemän päivää, ennen kuin tilit merkitään poistetuiksi.

  • Sivuston omistaja on OneDriven ensisijaisen omistajan käyttäjänimi.

  • Viimeisin toimintapäivä (UTC) on viimeisin päivä, jolloin OneDriven tiedostoja on käytetty. Jos OneDriven tiedostotoimintoja ei ole käytetty, arvo on tyhjä.

  • Tiedostot on OneDrivessa olevien tiedostojen määrä.

  • Aktiiviset tiedostot on aktiivisten tiedostojen määrä tietyn ajan sisällä. Tiedosto on aktiivinen, jos se on tallennettu, synkronoitu tai jaettu tai sitä on muokattu valitun ajanjakson aikana.

    Huomautukset: 

    • Tiedoston aktiivisuutta voi ilmetä useita kertoja yhden tiedoston kohdalla, mutta se lasketaan silti vain yhdeksi aktiiviseksi tiedostoksi. Voit esimerkiksi tallentaa ja synkronoida saman tiedoston useita kertoja ajanjakson aikana, mutta se lasketaan tiedoissa vain yhdeksi aktiiviseksi tiedostoksi ja yhdeksi synkronoiduksi tiedostoksi.

    • Jos tiedostoja on poistettu raportissa määritetyn ajanjakson aikana, raportissa näkyvien aktiivisten tiedostojen määrä voi olla suurempi kuin OneDrive-tiedostojen nykyinen määrä.

    • Poistettuja käyttäjiä voi ilmestyä raportteihin vielä 180 päivän ajan.

  • Käytetty tallennustila (Mt) on OneDrivessa käytössä olevan tallennustilan määrä megatavuina. Tähän sisältyvät kaikki versiot ja tiedostoihin liittyvät metatiedot.

Jos organisaatiosi käytännöt estävät sinua näkemästä raportteja, joissa käyttäjätiedot ovat tunnistettavissa, voit muuttaa näiden kaikkien raporttien tietosuoja-asetuksia. Katso käyttäjätietojen piilottamista käsittelevä osio Toimintaraportit Office 365:n hallintakeskuksen esikatselussa -kohdassa.

9

Napsauta tai napauta Sarakkeiden hallinta -kuvaketta Sarakkeiden hallinta , jos haluat lisätä raporttiin sarakkeita tai poistaa niitä.

10

Voit myös viedä raportointitiedot Excelin .csv-tiedostoon napsauttamalla tai napauttamalla Vie Vie -linkkiä. Toiminto vie kunkin OneDriven päivämäärän. Voit lisäksi analysoida tietoja tarkemmin käyttämällä yksinkertaisia lajittelu- ja suodatustoimintoja. Jos OneDrive-käyttäjiä on alle 2 000, voit lajitella ja suodattaa tietoja raportin taulukossa. Jos OneDrive käyttäjiä on yli 2 000, tiedot on vietävä, jotta suodattaminen ja lajittelu onnistuu.

Huomautus: Huomaa, että kun tiedot on viety Excel-tiedostoon, sisältöraportin luontipäivämäärä näkyy tiedostossa Alkaen-sarakkeessa.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×