Office
Kirjaudu sisään

Office 365 -apuohjelmien käyttöönoton hallinta Office 365 -hallintakeskuksessa

Officen apuohjelmien avulla voit mukauttaa tiedostoja ja helpottaa verkossa olevien tietojen käyttöä (katso Officen apuohjelman käytön aloittaminen). Office 365 -järjestelmänvalvojana voit ottaa käyttöön Office-apuohjelmia organisaatiosi käyttäjille. Avaa tätä varten Office 365 -hallintakeskus ja Keskitetty käyttöönotto -toiminto.

Keskitetty käyttöönotto on suositeltava ja eniten ominaisuuksia sisältävä tapa useimmille järjestelmänvalvojille, kun apuohjelmia halutaan ottaa käyttöön organisaation käyttäjille ja ryhmille. Lisätietoja sen määrittämisestä, tukeeko organisaatio keskitettyä käyttöönottoa, on artikkelissa Sen määrittäminen, toimiiko apuohjelmien keskitetty käyttöönotto Office 365 -organisaatiossa.

Keskitetty käyttöönotto tarjoaa seuraavat edut:

  • Yleinen järjestelmänvalvoja voi määrittää apuohjelman suoraan käyttäjälle, useille käyttäjille ryhmän kautta tai kaikille vuokraajassa.

  • Kun soveltuva Office-sovellus käynnistyy, apuohjelma latautuu automaattisesti kyseiselle käyttäjälle. Jos apuohjelma tukee apuohjelmakomentoja, apuohjelma näkyy automaattisesti Office-sovelluksen valintanauhassa.

  • Apuohjelmat eivät enää näy käyttäjille, jos järjestelmänvalvoja poistaa apuohjelman käytöstä tai poistaa sen kokonaan tai jos käyttäjä poistetaan Azure Active Directorystä tai ryhmästä, jolle apuohjelma on määritetty.

Huomautukset: 

  • Käytä Wordille, Excelille ja PowerPointille SharePointin sovellusluetteloa apuohjelmien ottamiseksi käyttöön käyttäjille paikallisessa ympäristössä, josta ei ole yhteyttä Office 365:een ja/tai jossa ei ole SharePointin apuohjelmien tukea.

  • Käytä Outlookille Exchangen ohjauspaneelia apuohjelmien ottamiseksi käyttöön paikallisessa ympäristössä, josta ei ole yhteyttä Office 365:een.

Office-apuohjelmien suositeltu käyttöönottotapa

Apuohjelmien käyttöönottotavaksi kannattaa harkita myös vaiheittaista tapaa sen varmistamiseksi, että apuohjelman käyttöönotto käy sujuvasti. Suosittelemme seuraavaa suunnitelmaa:

  1. Ota apuohjelma käyttöön pienelle joukolle yrityksen sidosryhmiä ja IT-osaston jäseniä. Arvioi, onnistuiko käyttöönotto. Jos onnistui, jatka vaiheeseen 2.

  2. Ota apuohjelma käyttöön suuremmalle käyttäjämäärälle yrityksessä. Valitse käyttäjät, jotka käyttävät apuohjelmaa. Arvioi jälleen tulokset. Jos kaikki sujui hyvin, jatka seuraavaan vaiheeseen ja apuohjelman täydelliseen käyttöönottoon.

  3. Ota käyttöön koko käyttäjäryhmälle.

Käyttäjäryhmän koon mukaan käyttöönottovaiheita voi lisätä tai vähentää.

Officen apuohjelman käyttöönotto Office 365 -hallintakeskuksen avulla

Tutustu ennen aloittamista artikkeliin Sen määrittäminen, toimiiko apuohjelmien keskitetty käyttöönotto Office 365 -organisaatiossa.

Huomautus:  

Kertakirjautumista vaativien apuohjelmia varten määritetyille käyttäjille ja ryhmille jaetaan myös apuohjelmia, joilla on sama Azure-sovelluksen tunnus. Käyttäjämääritysten muutokset koskevat myös näitä apuohjelmia. Liittyvät apuohjelmat näytetään tällä sivulla.

Alueluettelo

Huomautus: Kun yleinen järjestelmänvalvoja napsauttaa Tallenna, suostumus koskee vuokraajan kaikkia käyttäjiä eikä vain niitä käyttäjiä, joille apuohjelma on määritetty.

  1. Kirjaudu sisään Office 365:een työpaikan tai oppilaitoksen tilillä.

  2. Valitse vasemmasta yläkulmasta sovellusten käynnistyskuvake Office 365:n sovellusten käynnistimen kuvake ja valitse Järjestelmänvalvoja.

    Vihje: Järjestelmänvalvoja näkyy ainoastaan Office 365 -järjestelmänvalvojille.

  3. Valitse siirtymisruudussa Asetukset > Palvelut ja apuohjelmat.

  4. Jos sivun yläreunassa näkyvä sanoma ilmoittaa uudesta Office 365 -hallintakeskus -kohteesta, napsauta sanomaa, jotta pääset hallintakeskuksen kokeiluversioon (katso Tietoja Office 365 -hallintakeskuksesta).

  5. Valitse Lataa apuohjelma sivun yläreunassa.

  6. Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista Keskitetty käyttöönotto -sivulta:

    • Haluan lisätä apuohjelman Office-kaupasta

    • Tässä laitteessa on luettelotiedosto (.xml): Valitse tässä vaihtoehdossa Selaa ja etsi käytettävä luettelotiedosto (.xml).

    • Minulla on luettelotiedoston URL-osoite: Kirjoita tässä vaihtoehdossa URL-osoite sille varattuun kenttään.

    Näyttökuvassa näkyy keskitetyn käyttöönoton Uusi apuohjelma -valintaikkuna. Käytettävissä olevia vaihtoehtoja ovat apuohjelman lisääminen Office-kaupan kautta, luettelotiedoston selaaminen tai luettelotiedoston URL-osoitteen kirjoittaminen.
  7. Valitse Seuraava.

  8. Jos päätit lisätä apuohjelman Office-kauppasta, voit nyt valita apuohjelman valitsemalla Valitse apuohjelma. Huomaa, että voit tarkastella käytettävissä olevia apuohjelmia luokkien Suositellut, Luokitus ja Nimi kautta. Office-kaupasta voit lisätä vain maksuttomia apuohjelmia. Maksullisia apuohjelmia ei tällä hetkellä tueta.

    Huomautus: Kun käytössä on vaihtoehto Office-kauppa, apuohjelman päivitykset ja laajennukset saatetaan automaattisesti käyttäjien saataville ilman lisätoimia.

    Näyttökuvassa näkyy Office-kaupan Valitse apuohjelma -valintaikkuna. Luetteloruutu käytettävissä olevien apuohjelmien tarkastelua varten näyttää luokat Suositellut, Luokitus ja Nimi.
  9. Apuohjelma on nyt käytössä. Apuohjelman sivulla sen tilana on Käytössä samalla tavalla kuin alla olevan näyttökuvan Power BI Tiles -apuohjelman kohdalla. Valitse Kenellä on käyttöoikeus? -kohdasta Muokkaa, jos haluat määrittää, kenelle tämä apuohjelma otetaan käyttöön.

    Huomautus: Oletusarvoisesti apuohjelmaa ei voida ottaa käyttöön kaikille ennen henkilöiden tai ryhmien yksilöimistä.

    Vihje: Lue lisätietoja muista apuohjelmaa koskevista tiloista. Katso Apuohjelmatilat jäljempänä tässä aiheessa.

    Näyttökuvassa näkyy Power BI Tiles -apuohjelman keskitetyn käyttöönoton sivu. Kenellä on käyttöoikeus -nimisen kentän arvo on Ei määritetty tällä hetkellä ja kohdistin osoittaa Muokkaa-kohtaa.
  10. Valitse Muokkaa käyttöoikeuksia -sivulla joko Kaikki tai Tietyt käyttäjät tai ryhmät. Voit hakukentän avulla etsiä käyttäjät tai ryhmät, joille haluat ottaa apuohjelman käyttöön.

    Näyttökuvassa näkyy Power BI Tiles -apuohjelman Muokkaa käyttöoikeuksia -sivu. Valittavia asetuksia ovat Kaikki tai Tietyt käyttäjät tai ryhmät. Voit määrittää käyttäjiä tai ryhmiä käyttämällä hakukenttää.
  11. Vain kertakirjautumista vaativat apuohjelmat:
    Tämä sivu näkyy kaavion soveltamisalan luettelossa, jota apuohjelma vaatii toimiakseen. 

  12. Kun olet valmis, valitse Tallenna, tarkista apuohjelman asetukset ja valitse sitten Sulje.

    Apuohjelma näkyy nyt muiden sovellusten joukossa Office 365:ssä.

    Office 365-hallintakeskuksen käyttöön otettu apuohjelma

Apuohjelman käyttöönotosta kannattaa ilmoittaa käyttäjille ja ryhmille, jotta he tietävät, että apuohjelma on käytettävissä. Voit esimerkiksi lähettää sähköpostiviestin, jossa kuvailet, milloin ja miten apuohjelmaa käytetään. Voit selostaa viestissä, miten apuohjelmasta on hyötyä työssä. Lisää viestiin tarvittava ohjesisältö tai usein kysyttyjä kysymyksiä tai linkit niihin, sillä niistä voi olla apua, mikäli käyttäjillä on ongelmia apuohjelman kanssa.

Järjestelmänvalvojat voivat määrittää apuohjelman kaikille tai tietyille käyttäjille ja ryhmille. Kukin vaihtoehto vaikuttaa tietyllä tavalla:

  • Kaikki: Nimensä mukaisesti tämä vaihtoehto määrittää apuohjelman jokaiselle vuokraajan käyttäjälle. Käytä tätä vaihtoehtoa säästeliäästi ja vain sellaisissa apuohjelmissa, jotka todella koskevat koko organisaatiota.

  • Käyttäjät: Jos määrität apuohjelman yksittäiselle käyttäjälle ja haluat ottaa apuohjelman käyttöön uudelle käyttäjälle, kyseinen käyttäjä on ensin lisättävä. Sama pätee myös käyttäjien poistamiseen.

  • Ryhmät: Jos määrität apuohjelman ryhmälle, apuohjelma määritetään automaattisesti ryhmään lisättäville käyttäjille. Kun käyttäjä poistetaan ryhmästä, käyttäjä menettää myös apuohjelman käyttöoikeuden. Kummassakaan tapauksessa järjestelmänvalvojalta ei edellytetä muita toimenpiteitä.

Organisaatiollesi sopiva vaihtoehto riippuu kokoonpanosta. Suosittelemme kuitenkin määritysten tekemistä ryhmien kautta. Apuohjelmien hallitseminen voi olla järjestelmänvalvojana helpompaa ryhmien kautta, sillä tällöin voidaan hallita ryhmien jäsenyyksiä sen sijaan, että määritettyjä käyttäjiä tarvitsisi muuttaa joka kerta. Toisaalta joissakin tilanteissa käyttöoikeus on ehkä rajoitettava erittäin pienelle käyttäjäjoukolle, joten määritykset on kätevämpi tehdä tietyille käyttäjille. Tällöin määritettyjä käyttäjiä on hallittava manuaalisesti.

Seuraavassa taulukossa kuvataan tilat, jotka koskevat apuohjelmaa.

Tila

Tilan toteutuminen

Vaikutus

Aktiivinen

Järjestelmänvalvoja on ladannut apuohjelman ja määrittänyt sen käyttäjille tai ryhmille.

Käyttäjät ja ryhmät, joille apuohjelma on määritetty, näkevät sen soveltuvissa asiakassovelluksissa.

Poistettu käytöstä

Järjestelmänvalvoja on poistanut apuohjelman käytöstä.

Käyttäjät ja ryhmät, joille apuohjelma on määritetty, eivät enää pääse käyttämään sitä.

Jos apuohjelman tilaksi vaihdetaan Aktiivinen, käyttäjät ja ryhmät pääsevät taas käyttämään apuohjelmaa.

Poistettu

Järjestelmänvalvoja on poistanut apuohjelman.

Käyttäjät ja ryhmät, joille apuohjelma on määritetty, eivät enää pääse käyttämään sitä.

Apuohjelman poistamista kannattaa harkita, jos kukaan ei enää käytä sitä. Apuohjelma kannattaa poistaa käytöstä, jos sitä käytetään vain tiettyinä aikoina vuodesta.

Office-apuohjelmat yhdistävät XML-luettelotiedoston, joka sisältää apuohjelman metatietoja, mutta ennen kaikkea osoittaa verkkosovellukseen, joka sisältää kaikki koodit ja logiikan. Apuohjelmien ominaisuudet voivat vaihdella. Apuohjelmat voivat esimerkiksi:

  • Näyttää tietoja.

  • Lukea käyttäjän tiedoston tilannekohtaisten palvelujen tarjoamiseksi.

  • Lukea tiedot käyttäjän tiedostosta ja kirjoittaa tietoja käyttäjän tiedostoon arvon tarjoamiseksi käyttäjälle.

Lisätietoja Office-apuohjelmien tyypeistä ja ominaisuuksista saat artikkelista Office-apuohjelmien käyttöympäristön yleiskatsaus, ja erityisesti sen osasta ”Office-apuohjelman rakenne”.

Jotta apuohjelma voi käsitellä käyttäjän tiedostoa, sen on määriteltävä luetteloon tarvittavat käyttöoikeudet. Viisitasoinen JavaScript-ohjelmointirajapinnan käyttöoikeusmalli luo suojaus- ja tietosuojapohjan tehtäväruutuapuohjelmien käyttäjille. Suurin osa Office-kauppa-apuohjelmista tukee tiedoston lukemista ja kirjoittamista ja lähes kaikki apuohjelmat tukevat vähintään tiedoston lukemista. Lisätietoja käyttöoikeustasoista saat artikkelista Ohjelmointirajapinnan käyttöoikeuksien pyytäminen sisältö- ja tehtäväruutuapuohjelmille.

Kun päivität luetteloa, muutoksia tehdään yleensä apuohjelman kuvakkeeseen ja tekstiin. Toisinaan myös apuohjelman komennot muuttuvat. Apuohjelman käyttöoikeudet eivät kuitenkaan muutu. Apuohjelman koodit ja logiikan sisältävä verkkosovellus voi muuttua milloin tahansa, sillä se on verkkosovellusten luonteen mukaista.

Apuohjelmien päivitykset tehdään seuraavasti:

  • Toimialakohtaiset apuohjelmat: Jos järjestelmänvalvoja on erikseen ladannut luettelotiedoston, apuohjelma edellyttää, että järjestelmänvalvoja lataa uuden luettelotiedoston metatietojen muutosten tukemiseksi. Apuohjelma päivitetään, kun seuraavan kerran käynnistät kyseisen Office-sovelluksen. Verkkosovellus voi muuttua milloin tahansa.

  • Office-kaupan apuohjelmat: Kun järjestelmänvalvoja on valinnut apuohjelman kohteesta Office-kauppa ja apuohjelman päivityspaikka on Office-kauppa, apuohjelma päivitetään myöhemmin keskitetyssä käyttöönotossa. Apuohjelma päivitetään, kun seuraavan kerran käynnistät kyseisen Office-sovelluksen. Verkkosovellus voi muuttua milloin tahansa.

Organisaatiossasi saatetaan haluta, että uusien Office-apuohjelmien lataaminen Office-kaupasta estetään. Tämän ja keskitetyn käyttöönoton avulla voidaan varmistaa, että vain organisaation hyväksymät apuohjelmat otetaan käyttöön organisaatiossasi.

Apuohjelmien hankkimisen poistaminen käytöstä:

  1. Siirry Office 365 -hallintakeskukseen.

  2. Valitse Asetukset > Palvelut ja apuohjelmat.

  3. Valitse Office-kauppa.

  4. Valitse valintakytkin kohdan Salli organisaation käyttäjien siirtyä Office-kauppaan vieressä niin, että se on Ei käytössä -asennossa.

Tämä estää kaikkia käyttäjiä hankkimasta seuraavia apuohjelmia kaupasta.

  • Wordin, Excelin ja PowerPoint 2016:n apuohjelmat seuraavista:

    • Windows

    • Mac

    • Office Online

    • iOS

  • AppSourcesta alkavat hankinnat

  • Office 365:n sisäiset apuohjelmat

Käyttäjä, joka yrittää käyttää kauppaa, saa seuraavan ilmoituksen: Office 365 on määritetty estämään Office-kaupan apuohjelmien yksittäinen hankinta.

Tuki Office-kaupan käytöstä poistamiselle on seuraavissa versioissa:

  • Windows: 16.0.9001 – käytettävissä kuukausittaisella kanavalla. Käytettävissä osavuosittaisen kanavan julkaisussa heinäkuussa 2018.

  • Mac: 16.10.18011401 – käytettävissä tällä hetkellä.

  • iOS: 2.9.18010804 – käytettävissä tällä hetkellä.

  • Office Online – käytettävissä tällä hetkellä.

Tämä ei estä järjestelmänvalvojaa määrittämästä apuohjelmaa Office-kaupasta keskitetyn käyttöönottotoiminnon avulla.

Tämä ei vaikuta mihinkään aiemmin ladattuihin apuohjelmiin käyttäjien työpaikan tai oppilaitoksen tilillä eikä Microsoft-tilin avulla hankittuihin apuohjelmiin. Kyseiset apuohjelmat pysyvät näiden käyttäjien käytössä.

Jos haluat estää käyttäjää kirjautumasta sisään Microsoft-tilin avulla, voit rajoittaa kirjautumisen vain organisaation tiliin. Saat lisätietoja katsomalla tätä.

Huomautus: Outlook-apuohjelman asennusta hallitaan eri prosessilla.

Alaikäiset ja apuohjelmien hankkiminen kaupasta

Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) on Euroopan unionin asetus, joka tulee voimaan 25. toukokuuta 2018. Se antaa käyttäjille oikeudet tietoihinsa ja niiden suojaamiseen. Tietosuoja-asetuksen (GDPR) myötä alaikäinen ei voi lähettää henkilökohtaisia tietojaan sellaisille osapuolille, joita hänen vanhempansa tai huoltajansa ei ole hyväksynyt. Alaikäisyyden määritelmä riippuu henkilön alueellisesta sijainnista.

Alueet, joissa vanhemman suostumuksesta on säädetty lailla, ovat Yhdysvallat, Etelä-Korea, Yhdistynyt kuningaskunta ja Euroopan unioni. Näillä alueilla alaikäistä estetään (Azure Active Directoryn kautta) saamasta uusia Officen apuohjelmia kaupasta tai suorittamasta aiemmin hankittuja apuohjelmia. Maissa, joissa tätä lainsäädäntöä ei ole, ei lataamiselle ole rajoituksia.

Käyttäjä on määritetty alaikäiseksi Azure Active Directoryn tietojen perusteella. Vuokraajan järjestelmänvalvoja on vastuussa laillisen ikärajan määrityksestä ja vanhemman suostumuksesta kyseisen käyttäjän osalta.

Jos vanhempi tai huoltaja on antanut suostumuksensa siihen, että alaikäinen käyttää tiettyä apuohjelmaa, voi vuokraajan järjestelmänvalvoja käyttää keskitettyä käyttöönottoa, jotta kaikki alaikäiset, joilla on suostumus, saavat kyseisen apuohjelman käyttöön.

Varmistaaksesi yhteensopivuuden EU:n tietosuoja-asetukseen alaikäisten osalta, tulee jonkin seuraavista Office-koontiversioista olla käytössä organisaatiossasi tai oppilaitoksessasi.

Wordissa, Excelissä, PowerPointissa ja Projectissa:

Palvelinversio

Koontiversion numero

Office 2016 ProPlus kuukausittain Windowsille

9001.2138

Office 2016 ProPlus puolivuosittainen

8431.2159

Windowsin Office 2016

16.0.4672.1000

Windowsin Office 2013

15.0.5023.1000

Office 2016 for Mac

16.11.18020200

Office 2016 for iOS

2.12.18032600

Office Online

Outlook

Palvelinversio

Koontiversion numero

Outlook 2016 for Windows (MSI)

Koontiversio määritellään myöhemmin

Outlook 2016 for Windows (C2R)

16.0.9323.1000

Office 2016 for Mac

16.0.9318.1000

Outlook Mobile iOS:lle

2.75.0

Outlook Mobile Androidille

2.2.145

Outlook Online

-

Office 2013:n vaatimukset

Windows 2013:n Word, Excel ja PowerPoint tukee samoja tarkastuksia, mikäli Active Directory -todentamiskirjasto (ADAL) on otettu käyttöön. Seuraavassa on selitetty kaksi yhteensopivuuden vaihtoehtoa.

Apuohjelmien käyttökokemus

Nyt kun olet ottanut apuohjelman käyttöön, käyttäjäsi voivat aloittaa sen käytön Office-sovelluksissaan (katso Officen apuohjelman käytön aloittaminen). Apuohjelma näkyy kaikissa ympäristöissä, joita apuohjelma tukee.

Jos apuohjelma tukee apuohjelmakomentoja, komennot näkyvät Officen valintanauhassa. Seuraavassa esimerkissä komento Hae lainaus näkyy Lainaukset-apuohjelmassa.

Näyttökuvassa on osa Office-valintanauhasta, jossa Lainaukset-apuohjelman Hae lainauksia -komento on korostettuna.

Jos käyttöön otettu apuohjelma ei tue apuohjelmakomentoja tai haluat tarkastella kaikkia käyttöön otettuja apuohjelmia, saat ne näkyviin valitsemalla Omat apuohjelmat.

Word 2016:ssa, Excel 2016:ssa tai PowerPoint 2016:ssa

  1. Valitse Lisää > Omat apuohjelmat.

  2. Valitse Järjestelmänvalvojan hallinnoima -välilehti Officen apuohjelmat -ikkunasta.

  3. Kaksoisnapsauta apuohjelmaa, jonka otit käyttöön aiemmin (tässä esimerkissä Lainaukset).

    Näyttökuvassa näkyy Office-sovelluksessa Officen apuohjelmat -sivun Järjestelmänvalvojan hallinnoima -välilehti. Välilehdessä näkyy Lainaukset-apuohjelma.

Outlookissa

  1. Valitse Aloitus-valintanauhassa Kauppa.

    Kauppa-painike Outlookissa
  2. Valitse Omat apuohjelmat vasemmanpuoleisesta siirtymisruudusta.

  3. Etsi apuohjelma, jonka tilaksi on määritetty Järjestelmänvalvojan asentama.

    Järjestelmänvalvoja asensi apuohjelman Outlook-kaupassa.

Lisätietoja

Lue lisätietoja Office-apuohjelmien luomisesta ja muodostamisesta.

Apuohjelmien hallinta keskitetyn käyttöönoton PowerShell-cmdlet-komentojen avulla.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×